6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo lực lực lƣợng bán bán hàng
a. Tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng
Tuyển dụng lực lƣợng bán hàng là quá trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn nhân lực phù hợp vào thực hiện công việc bán hàng của công ty.
Trong đó quá trình tìm kiếm, thu hút còng đƣợc gọi là quá trình tuyển dụng, quá trình sàn lọc từ các ứng viên để lựa cọn ra những ngƣời tốt nhất gọi
là quá trình lựa chọn.
Dựa trên nhu cầu cần tuyển nhân viên bán hàng của doanh nghiệp sẽ xác định nguồn tuyển dụng và các phƣơng thức tuyển chọn từ các ứng viên để lựa chọn ra những ngƣời phù hợp nhất công việc bán hàng của công ty.
Hình 1.8: Các bước trong quy trình tuyển dụng và lựa chọn * Mô tả công việc và các tiêu chuẩn tuyển chọn
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc: Là tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của công việc bán hàng. Mỗi công việc, chức danh nói chung và bán hàng nói riêng đều phải có bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc bán hàng phải đƣợc viết bằng ngôn ngữ đơn giản, có thể so sánh với các công việc khác và dễ hiểu với ngƣời bán hàng nhận công việc đó
Xây dựng bản mô tả chi tiết công việc: Bản mô tả công việc chính xác là cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia ( nhân sự triển vọng cho bộ phận bán hàng cũng nhƣ các cá nhân trong quá trình tuyển dụng và chọn lựa) hiểu rõ bản chất đúng đắn của nhiệm vụ và trách nhiệm của một chức vụ bán hàng. Nếu không, nhầm lẫn và xung đột sẽ xảy ra, điều đó sẽ ngăn chặn quá trình tuyển dụng nhân sự bán hàng, ảnh hƣởng đén tinh thần của lực lƣợng bán hàng, và cuối cùng là ảnh hƣởng tiêu cực đến kết quả bán hàng.
Mô tả công việc và các tiêu chuẩn tuyển chọn
Nhận dạng nguồn tuyển dụng và phƣơng pháp truyền thông Sàn lọc đơn ứng tuyển Phỏng vấn Đánh giá và quyết định tuyển dụng
Nhận dạng nguồn tuyển dụng
Tuyển chọn bán hàng là một chuỗi hoạt động đƣợc tạo ra để sắp xếp những ngƣời phù hợp với yêu cầu của công ty về công việc bán hàng. Mục tiêu của giai đoạn tuyển chọn là phát triển nhóm ngƣời dự tuyển có xu hƣớng chuyên môn hóa càng rộng càng tốt. Ở giai đoạn này chú ý không để sa đà với những ngƣời không có đủ phẩm chất.
Việc tuyển dụng và lựa chọn từ các nguồn tuyển dụng thí dụ nhƣ, từ các đối thủ, các bạn hàng, các trƣờng đào tạo. Làm cách nào để tuyển dụng và lựa chọn đƣợc các nhân viên bán hàng có triển vọng. Việc đầu tiên là sàng lọc những ngƣời dự tuyển, loại ra những ngƣời không đủ điều kiện cơ bản nhƣ trình độ đại học, cao đẳng rồi tới quá trình lựa chọn nhiều giai đoạn bắt đầu từ việc sàng lọc này.
Nguồn tuyển dụng
+ Nguồn bên trong: Gồm chính các nhân sự bán hàng của doanh nghiệp, thuyên chuyển nội bộ các nhân sự không thuộc bộ phận bán hàng, các quản trị viên và điều hành viên của doanh nghiệp.
+ Nguồn bên ngoài: Gồm những ngƣời đi tìm việc nhƣ học sinh, sinh viên mới tốt nghiệp, lực lƣợng bán hàng của đối thủ cạnh tranh và không cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, thành viên của các câu lạc bộ và tổ chức của những ngƣời theo nghề bán hàng.
Sàng lọc đơn ứng tuyển
Việc sàng lọc đơn ứng tuyển là nhằm để loại ra bớt những ngƣời không đạt yêu cầu. Việc sàng lọc căn cứ vào yêu cầu về năng lực do công ty đặt ra (dựa vào mô tả và đặc trƣng công việc). Tiến trình sàng lọc nên cung cấp cho các nhân viên càng nhiều thông tin càng tốt, để trên cơ sở đó có thể đánh giá các ứng viên, và quá trình này nên sàng lọc ra một số ngƣời có năng lực nổi bật.
Nói chung, thiết kế các hệ thống chọn lựa phù hợp nhất với các điều kiện cụ thể của công ty, thì tiến tình chọn lựa cụ thể bao gồm nhiều giai đoạn mà mỗi giai đoạn là một công cụ sàng lọc cho giai đoạn tiếp theo, thí dụ nhƣ: Sơ tuyển, nạp đơn chính thức, phỏng vấn sâu, thẩm tra học vấn và kinh nghiệm, kiểm tra tâm lý, kiểm tra sức khỏe và quyết định lựa chọn.
Đánh giá ứng viên và quyết định tuyển dụng
Sau khi đặt những câu hỏi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thƣờng ghi chú lại những thông tin quan trọng để tiện cho việc lựa chọn: cử chỉ và thái độ của ứng viên, ấn tƣợng ban đầu, sự tự tin, sự độc lập, khả năng lãnh đạo, khả năng làm việc nhóm, kinh nghiệm phù hợp ở mức độ nào, thành tích nổi bật...
Giai đoạn này giám đốc bán hàng thƣờng có các cách thức cụ thể nhƣ: Lựa chọn những ứng viên nổi bật nhất với số lƣợng theo đúng dự kiến, hoặc lựa chọn nhiều hơn một chút và đƣa đi đào tạo ngắn hạn và gạn lọc lại một lần nữa. Trong trƣờng hợp những ngƣời đƣợc lựa chọn lƣợt đầu tiên có một số không phù hợp với yêu cầu của công việc thì không nhất thiết tổ chức tuyển chọn nữa mà sẽ mời những ứng viên có khả năng trong các đợt phỏng vấn lần trƣớc để thay thế.
Hội đồng tuyển dụng đặc biệt là giám đốc bán hàng thực hiện quyết định mời làm bằng văn bàn chính thức và nên trao cho ứng viên một thời gian hợp lý để ứng viên xem xét và quyết định. Khi lời mời làm việc đƣợc chấp nhận và quá trình làm việc bắt đầu, thì thƣờng ứng viên sẽ bƣớc vào một chƣơng trình huấn luyện dành cho lực lƣợng bán hàng.
b. Đào tạo lực lượng bán hàng
* Xác định nhu cầu đào tạo
Để xác định nhu cầu đào tạo cần phải quan tâm đến 3 cấp độ: doanh nghiệp, công việc và cá nhân.
hiệu quả hoạt động và các nhu cầu duy trì doanh nghiệp.
Phân tích công việc: Phân tích công việc sẽ xác định kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên bán hàng thực hiện công việc.
Phân tích cá nhân: Phân tích này chú trọng đến các năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên văn phòng, đƣợc sử dụng để xác định ai là ngƣời cần thiết đƣợc đào tạo và ngƣời đó cần đƣợc đào tạo những gì.
Hình 1.9. Tiến trình xây dựng chương trình đào tạo * Xác định mục tiêu đào tạo
Có hai mục tiêu lớn trong việc xây dựng và thực hiện chƣơng trình đào tạo và phát triển đối với lực lƣợng bán hàng là chuẩn bị cho lực lực lƣợng bán hàng mới thâm nhập vào thị trƣờng và tăng cƣờng hiệu quả công việc và kết quả bán hàng cũ một cách liên tục. Ngoài ra, chƣơng trình còn có thể có một số mục tiêu cụ thể. Đào tạo có thể có 4 cấp độ mục tiêu:
+ Phản ứng: Ngƣời học cảm thấy thích thú và thỏa mãn với chƣơng trình học.
+ Kiến thức: Ngƣời học có thể học đƣợc những kiến thức, kỹ năng gì. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo Lựa chọn đối tƣợng đào tạo
Xác định chƣơng trình đào tạo vào phƣơng pháp đào tạo Thực hiện chƣơng trình đào tạo
+ Hành vi: Ngƣời học có thể làm gì theo một điều kiện làm việc cụ thể. + Kết quả: Kết quả làm việc tăng.
Hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua việc thiết kế và đƣa ra các chƣơng trình đào tạo. Nhƣng những chƣơng trình đào tạo đều có những mục tiêu khác nhau. Có thể là do tỷ lệ doanh thu thấp, nâng cao hiệu quả giao tiếp... Những mục tiêu này đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 1.10. Các mục tiêu đào tạo lực lượng bán hàng * Xác định chương trình đào tạo
Mục đích chính của hầu hết các chƣơng trình đào tạo là huấn luyện cho nhân viên bán hàng và kỹ năng bán hàng hiện tại của họ. Do đó hầu hết nội dung huấn luyện đều dành cho sản phẩm và kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Tuy nhiên, còn có một số yếu tố khác làm cho việc bán hàng thất bại. Ví dụ nhƣ thái độ về nghề bán hàng, kiến thức về công ty, kiến thức về ngành, kiến thức về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh...
Mục tiêu đào tạo Nâng cao năng suất bán hàng Nâng cao khả năng tự quản lý Cải thiện giao tiếp Cải thiện mối quan hệ với KH Cải thiện doanh số Nâng cao tinh thần làm việc
Hình 1.11. Nội dung chương trình đào tạo lực lượng bán hàng * Đánh giá chương trình đào tạo
Một số phƣơng pháp đánh giá khác nhau có thể đƣợc sử dụng, gồm: + Đánh giá nội dung chƣơng chình đào tạo
Cuối cùng trong suốt gia đoạn đánh giá, bộ phận quản lý phải đánh giá hiệu quả chƣơng trình mình huấn luyện. Để thực hiện đƣợc điều này, họ phải quyết định:
Kết quả đánh giá là gì?
Đo lƣờng kết quả đó nhƣ thế nào?
+ Đánh giá khóa đào tạo: Cần đánh giá công tác tổ chức khóa đào tạo, kỹ năng giảng dạy của giảng viên hay những ngƣời hƣớng dẫn để hiệu quả khóa đào tạo ngày càng nâng cao.
+ Đánh giá những thay đổi của ngƣời học: Theo cấp độ mục tiêu đã đề ra ban đầu.
+ Đánh giá hiểu quả - chi phí: Thông qua việc phân tích, so sánh tổng chiphí và tổng lợi ích mang lại.