6. Tổng quan tài liệu nghiêncứu
1.4. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCHNHIỆM TRONG DOANH
có phân cấp quản lý tài chắnh thì mới thực hiện ựược kế toán trách nhiệm và sự phân cấp quản lý càng chặt chẽ và phù hợp thì hiệu quả của kế toán trách nhiệm càng caọ
1.4. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP DOANH NGHIỆP
1.4.1. Xác ựịnh các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp
ạ Khái niệm trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận hay ựơn vị trong tổ chức, ựặt dưới sự lãnh ựạo của một nhà quản trị hoặc một cấp quản lý, chịu trách nhiệm trực tiếp với kết quả của chức năng hay bộ phận ựó.
Theo ựó, một Công ty là tập hợp nhiều trung tâm trách nhiệm. Tùy thuộc vào tắnh phức tạp của cơ cấu tổ chức và mức ựộ phân cấp quản lý mà doanh nghiệp thiết lập các trung tâm trách nhiệm phù hợp. Các trung tâm trách nhiệm này tạo thành hệ thống cấp bậc: ở cấp thấp nhất là các trung tâm trách nhiệm cho từng bộ phận, khu vực, mỗi công việc hay một nhóm nhỏ các công việc như cấp phân xưởng sản xuất, cửa hàng, Ầ nhà quản lý cấp này là các quản ựốc phân xưởng, cửa hàng trưởng,Ầ Ở cấp cao hơn là các bộ phận gồm nhiều ựơn vị nhỏ hơn như khu vực kinh doanh theo vùng, miền hay các nhà máy phân bổ ở các tỉnh,Ầ Khi xét theo quan ựiểm của nhà quản trị cấp cao thì cả Công ty là một trung tâm trách nhiệm, nhà quản trị cấp cao nhất là người chịu trách nhiệm của trung tâm nàỵ
b. Bản chất của trung tâm trách nhiệm
Mỗi trung tâm trách nhiệm có bản chất như một hệ thống, mỗi hệ thống ựược xác ựịnh ựể xử lý một công việc cụ thể. Hệ thống này sử dụng ựầu vào là các giá trị vật chất như nguyên vật liệu, số giờ công lao ựộng hay các dịch vụ khác kèm theọ Kết quả là, các trung tâm này sẽ cho ựầu ra là các loại sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ nào ựó.
Bản chất của trung tâm trách nhiệm ựược mô tả như sau:
Sơ ựồ 1.2. Mối quan hệ ựầu vào và ựầu ra của trung tâm trách nhiệm
(Nguồn: Robert N.Anthony & Vijay Govindarajan, 2000)
Hàng hóa hay dịch vụ ựược tạo ra bởi trung tâm trách nhiệm này có thể là ựầu vào của trung tâm trách nhiệm khác trong cùng một tổ chức hoặc cũng có thể ựược bán ra bên ngoàị Do ựó, ựôi khi nó là ựầu vào của một trung tâm trách nhiệm hay ựầu ra của toàn bộ tổ chức.
để ựo lường mức ựộ hoàn thành của một trung tâm trách nhiệm thường dựa trên hai tiêu chắ: hiệu quả và hiệu năng.
Hiệu quả là tỷ lệ giữa ựầu ra so với ựầu vào của trung tâm trách nhiệm, hay là tỷ lệ giữa kết quả thực tế ựạt ựược với nguồn lực thực tế mà trung tâm trách nhiệm ựã sử dụng ựể tạo ra kết quả ựó.
Hiệu năng là mối quan hệ giữa ựầu ra của một trung tâm trách nhiệm và mục tiêu của trung tâm trách nhiệm ựó. đó chắnh là mức ựộ hoàn thành mục tiêu của một trung tâm trách nhiệm.
Như vậy, ựể có thể xác ựịnh ựược hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm trách nhiệm, vấn ựề ựặt ra là phải lượng hóa ựược Ộựầu vàoỢ và Ộựầu raỢ của các trung tâm trách nhiệm. Trên cơ sở ựó sẽ xác ựịnh các chỉ
đầu vào Trung tâm tráchnhiệm đầu ra
Vốn Công việc Các nguồn lực sử dụng
ựược ựo lường bởi chi phắ
tiêu cụ thể ựể ựánh giá kết quả hoạt ựộng của từng trung tâm trách nhiệm. Việc ựo lường thành quả hoạt ựộng của các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo ựiều kiện cho việc ựánh giá chất lượng hoạt ựộng của người ựứng ựầu trung tâm, ựồng thời khắch lệ họ ựiều khiển hoạt ựộng của trung tâm cho phù hợp với mục tiêu toàn Công tỵ
c. Phân loại các trung tâm trách nhiệm
Căn cứ vào sự khác biệt trong việc lượng hoá giữa Ộựầu vàoỢ và Ộựầu raỢ của các trung tâm trách nhiệm cũng như mức ựộ trách nhiệm của người quản trị trung tâm, có thể chia thành 4 loại trung tâm trách nhiệm chắnh ựó là: trung tâm chi phắ, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm ựầu tư.
-Trung tâm chi phắ: Là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý thường chỉ chịu trách nhiệm về những chi phắ mà họ kiểm soát. Có 2 dạng trung tâm chi phắ:
+ Trung tâm chi phắ ựịnh mức + Trung tâm chi phắ tùy ý
điểm ựặc trưng của trung tâm chi phắ ựịnh mức là sản lượng ựầu ra có thể ựo lường và phắ tổn ựầu vào sản xuất một sản phẩm ựòi hỏi phải ựược ựịnh rõ. Kiểm soát ựược sử dụng thông qua việc so sánh chi phắ ựịnh mức với chi phắ thực tế. Sự khác nhau giữa chi phắ ựịnh mức và chi phắ thực tế ựược thể hiện thông qua ựộ lệch.
Trung tâm chi phắ ựịnh mức
Sơ ựồ 1.3. Mối quan hệ ựầu vào và ựầu ra củatrung tâm chi phắ ựịnh mức
(Nguồn: Robert N.Anthony & Vijay Govindarajan, 2000)
Công việc
đầu vào đầu ra
(Tiền tệ) (Vật chất)
Mối quan hệ có thể ựược thiết lập rõ ràng
Phân xưởng sản xuất
Trung tâm chi phắ tùy ý là những trung tâm chi phắ mà ở ựó sản lượng ựầu ra không thể ựo lường bằng các chỉ tiêu tài chắnh và không có mối quan hệ rõ ràng giữa ựầu vào (các nguồn lực sử dụng) và ựầu ra (kết quả ựạt ựược). Kiểm soát trong trường hợp này nhằm bảo ựảm rằng mỗi một loại chi phắ thực tế có liên quan chặt chẽ với chi phắ kế hoạch và cũng như nhiệm vụ ựược giao cho trung tâm ựã hoàn thành thành công. Một trong những vấn ựề chắnh của trung tâm chi phắ tự do là hiệu quả của phắ tổn.
Trung tâm chi phắ tùy ý
Sơ ựồ 1.4. Mối quan hệ ựầu vào và ựầu ra của trung tâm chi phắ tùy ý
(Nguồn: Robert N.Anthony & Vijay Govindarajan, 2000)
Tóm lại mục tiêu của trung tâm chi phắ là kiểm soát tốt và hợp lý chi phắ, ựặc biệt là trong dài hạn hơn là trong ngắn hạn, bởi vì các chi phắ ngắn hạn không ựánh giá ựược tổng quan tình hình chi phắ thực tế của ựơn vị, chi phắ trong dài hạn có thể tăng trong khi chi phắ ngắn hạn lại giảm.
Trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm chi phắ là phải xây dựng ựược kế hoạch chi phắ trong ngắn hạn và dài hạn, nắm ựược số lượng sản phẩm sản xuất, chi phắ sản xuất thực tế, mức chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch là bao nhiêu, nguyên nhân gì dẫn ựến sai lệch trên.
- Trung tâm doanh thu: Là trung tâm trách nhiệm mà ở ựó nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về kết quả ựầu ra là doanh thu thực hiện ựược. Vắ dụ tiêu biểu của trung tâm doanh thu là các bộ phận, ựơn vị thực hiện chức năng bán hàng của doanh nghiệp.
Công việc
đầu vào đầu ra
(Tiền tệ) (Vật chất)
Mối quan hệ không
thể thiết lập rõ ràng Bộ phận
nghiêncứu và phát triểnVăn phòng quản lý
Trung tâm doanh thu có thể phân biệt với trung tâm lợi nhuận bởi trên thực tế trung tâm doanh thu chỉ chịu trách nhiệm một phần nhỏ trong tổng chi phắ sản xuất và bán hàng, ựược gọi là chi phắ bán hàng, trong khi ựó trung tâm lợi nhuận chịu trách nhiệm bao gồm cả chi phắ sản xuất và bán hàng.
Trung tâm doanh thu
Sơ ựồ 1.5. Mối quan hệ ựầu vào và ựầu ra của trung tâm doanh thu
(Nguồn: Robert N.Anthony & Vijay Govindarajan, 2000) - Trung tâm lợi nhuận: Cả nhà quản lý trung tâm chi phắ và trung tâm doanh thu ựều bị giới hạn quyền ra quyết ựịnh. Việc gia tăng ựáng kể quyền tự chủ trong quản lý xuất hiện nhà quản lý bộ phận chịu trách nhiệm trong cả sản xuất và bán hàng. Trong trường hợp này, nhà quản lý thường ựược tự do ựịnh giá bán, lựa chọn thị trường bán, thiết kế cấu trúc sản phẩm, ra quyết ựịnh sản lượng và lựa chọn nhà cung cấp. Những bộ phận trong tổ chức mà nhà quản lý chịu trách nhiệm cả doanh thu và chi phắ gọi là trung tâm lợi nhuận.
Thường thì trung tâm lợi nhuận ựược hình thành theo dòng sản phẩm, kênh tiêu thụ hay các phân ựoạn thị trường. Hiệu quả của trung tâm ựược ựánh giá dựa vào mức chênh lệch giữa lợi nhuận hoạt ựộng so với dự toán. Tuy nhiên lợi nhuận ựược ựịnh nghĩa theo nhiều cách khác nhau ựược dùng ựể ựo lường mức ựộ hoàn thành. Thông thường lợi nhuận có thể ựược thiết lập theo dạng số dư ựảm phắ trên cơ sở ựó xác ựịnh ựược các nguyên nhân chủ quan và khách quan làm biến ựộng lợi nhuận.
Công việc
đầu vào đầu ra
(Chỉ gánh chịu những chi phắ trực tiếp)
(Doanh thu) Không có mối quan hệ
giữa ựầu vào và ựầu ra
Bộ phận bán hàng
Trung tâm lợi nhuận
Sơ ựồ 1.6. Mối quan hệ ựầu vào và ựầu ra của trung tâm lợi nhuận
(Nguồn: Robert N.Anthony & Vijay Govindarajan, 2000)
- Trung tâm ựầu tư: Là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chịu trách nhiệm cả về doanh thu, chi phắ và cả việc xác ựịnh vốn hoạt ựộng và những quyết ựịnh ựầu tư vốn. đặc trưng của việc ựo lường trung tâm ựầu tư là tỉ lệ hoàn vốn ựầu tư và giá trị kinh tế tăng thêm. Phương pháp ựo lường này chịu ảnh hưởng bởi cả doanh thu, chi phắ và tài sản kinh doanh và vì vậy phản ánh trách nhiệm của nhà quản lý về lợi nhuận phát sinh và cơ sở ựầu tư.
Trung tâm ựầu tư ựại diện cho mức ựộ quyền lực quản lý cao nhất. Chúng bao gồm công ty như là một tổng thể gồm nhiều chi nhánh hoạt ựộng, nhóm hoạt ựộng và bộ phận. Nhà quản trị trung tâm ựầu tư có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát mọi hoạt ựộng sản xuất kinh doanh kể cả hoạt ựộng ựầu tư trong doanh nghiệp.
Trung tâm ựầu tư
Sơ ựồ 1.7. Mối quan hệ ựầu vào và ựầu ra của trung tâm ựầu tư
(Nguồn: Robert N.Anthony & Vijay Govindarajan, 2000)
Tóm lại bước ựầu tiên và cơ bản của việc thực hiện kế toán trách Có mối quan hệ giữa
ựầu vào và ựầu ra Công
việc
đầu vào đầu ra
(đồng chi phắ) (đồng doanh thu)
đơn vị chịu trách nhiệm
lợi nhuận
Lợi nhuận có mối quan hệ với vốn sử
dụng Công
việc
đầu vào đầu ra
(đồng chi phắ) (đồng doanh thu)
đơn vị chịu trách nhiệm
nhiệm là xây dựng các trung tâm trách nhiệm. Doanh nghiệp nên tổ chức thành các trung tâm lợi nhuận và ựầu tư hay nên hình thành các trung tâm chi phắ? điều này phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, mức ựộ phân quyền cũng như thái ựộ và quan ựiểm của nhà quản trị cấp caọ Vì vậy, vấn ựề tổ chức kế toán trách nhiệm mang tắnh linh hoạt hơn mặc dù nó phải ựảm bảo tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của kế toán trách nhiệm.
1.4.2. Các chỉ tiêu ựo lường thành quả của trung tâm trách nhiệm nhiệm
ạ Cơ sở ựánh giá thành quả trung tâm trách nhiệm
Trong doanh nghiệp xây dựng dự toán là công cụ cơ bản trong việc hạch toán, kiểm soát và ra các quyết ựịnh quản trị doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài, hoạt ựộng ổn ựịnh và vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh tổng thể và lập dự toán cho từng kỳ sao cho các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh trong dự toán phải có sự liên kết phù hợp với nhaụ điều ựó phụ thuộc rất nhiều vào khâu lập dự toán sản xuất kinh doanh. Có thể nói dự toán là cơ sở ban ựầu ựể ựánh gắa trách nhiệm.
b. Tổ chức thông tin dự toán làm cơ sở ựánh giá ở các trung tâm trách nhiệm
- Mục ựắch của thông tin dự toán trong các trung tâm trách nhiệm
Dự toán là những tắnh toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp về cách thức huy ựộng các nguồn lực cho hoạt ựộng kinh doanh của một tổ chức, ựược xác thông qua một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian cụ thể trong tương laị
Mục ựắch của dự toán là cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp cho nhà quản trị. Khi dự toán ựược công bố thì không còn nghi ngờ gì về mục tiêu mà doanh nghiệp muốn ựạt ựược và cách thực hiện nó.
Thông tin dự toán ở các trung tâm trách nhiệm có những tác dụng sau:
+ Xác ựịnh rõ các mục tiêu cụ thể làm căn cứ ựánh giá thực hiện sau nàỵ
+ Xác ựịnh những khó khăn khi chúng chưa xảy ra ựể có phương án ựối phó kịp thời và ựúng ựắn.
+ đảm bảo cho kế hoạch của từng trung tâm trách nhiệm phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
- Nội dung tổ chức thông tin dự toán
Dự toán ựược chuẩn bị từ cấp cơ sở, số liệu dự toán của cấp cơ sở ựược trình lên cấp trên xem xét và quyết ựịnh ựể ngăn ngừa việc lập dự toán quá thấp dẫn ựến mức hoạt ựộng không hiệu quả và lãng phắ. Nhà quản trị cấp trên căn cứ vào số liệu dự toán chi tiết của cấp dưới, kết hợp với các chỉ tiêu khác ựể xây dựng nên những bản dự toán có cơ sở, hợp lý và tắnh thống nhất caọ
+ Thông tin dự toán của trung tâm chi phắ
Thông tin dự toán của trung tâm chi phắ bao gồm các thông tin như dự toán về chi phắ nguyên vật liệu, chi phắ nhân công, sản xuất chung, bán hàng và quản lý doanh nghiệp,Ầ Tùy theo sự phân cấp quản lý mà chi phắ trong doanh nghiệp ựược lập dự toán ở các trung tâm chi phắ tương ứng phù hợp với trách nhiệm và quyền hạn của trung tâm chi phắ ựó. Sau ựây là công tác tổ chức dự toán cho một số chi phắ trong doanh nghiệp:
Trong dự toán nguyên vật liệu, căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ mà doanh nghiệp xây dựng dự toán về nguyên vật liệu thỏa mãn nhu cầu sản xuất và cho dự trữ. Khi công việc dự toán về chi phắ nguyên vật liệu kết thúc, doanh nghiệp lập báo cáo dự toán về chi phắ nguyên vật liệu, trong ựó thể hiện các chỉ tiêu cơ bản như khối lượng sản phẩm cần sản xuất, ựịnh
mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một ựơn vị sản phẩm, khối lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất,Ầ
Dự toán chi phắ nhân công cũng căn cứ trên dự toán sản xuất. Dự toán chi phắ nhân công có tác dụng giúp doanh nghiệp chủ ựộng trong việc sử dụng lao ựộng, không bị tình trạng thiếu hay thừa lao ựộng mà ựảm bảo ựủ lao ựộng và sử dụng lao ựộng một cách có hiệu quả nhất. Khi hoàn thành công việc dự toán nhân công, doanh nghiệp lập báo cáo dự toán chi phắ nhân công với các chỉ tiêu như số lượng lao ựộng, ựơn giá tiền lương,Ầ
Dự toán chi phắ sản xuất chung ựược xây dựng dựa trên biến phắ và ựịnh phắ sản xuất chung, căn cứ trên ựơn giá phân bổ chi phắ sản xuất chung và tổng mức ựộ hoạt ựộng. Báo cáo dự toán chi phắ sản xuất chung thể hiện các chỉ tiêu cơ bản như ựơn giá biến phắ sản xuất chung, tổng nhu cầu lao ựộng trực tiếp, ựịnh phắ sản xuất chung,Ầ
Dự toán chi phắ bán hàng và quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phắ ước tắnh phát sinh trong kỳ kế hoạch ở lĩnh vực ngoài sản xuất. Dự toán này là bảng tổng hợp các dự toán chi phắ ở các khâu lưu thông và quản lý. Báo cáo dự toán chi phắ bán hàng và quản lý doanh nghiệp thể hiện các chỉ tiêu như biến phắ bán hàng và quản lý ước tắnh của một sản phẩm, ựịnh phắ bán hàng và quản lý, chi phắ quảng cáo, lương quản lý,Ầ
+ Thông tin dự toán của trung tâm doanh thu
Dự toán doanh thu ựược xây dựng dựa trên mức tiêu thụ ước tắnh với ựơn giá bán. Dự toán doanh thu thường ựược lập bởi phòng kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo dự toán doanh thu của doanh nghiệp cung cấp thông tin về khối lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến và ựơn giá bán.
+ Thông tin dự toán của trung tâm lợi nhuận
thống dự toán. Nó có thể lập theo hai phương pháp là phương pháp trực tiếp và phương pháp toàn bộ. Theo phương pháp trực tiếp ựể ứng xử, ựánh giá, phân tắch kết quả hoạt ựộng kinh doanh; còn theo phương pháp toàn bộ ựể tắnh lợi nhuận sau thuế doanh nghiệp.
Dự toán lợi nhuận phản ánh lợi nhuận ước tắnh thu ựược trong năm