7. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.2 CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI CÁC
CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI
1.2.1. Hoạt độn tín ụn ủ N ân àn t ƣơn mạ
a. Khái niệm tín dụng ngân hàng
Tín dụng là quan hệ kinh tế trong đó các chủ thể chuyển cho nhau quyền sử dụng tạm thời một lƣợng giá trị hoặc một hiện vật theo nguyên
tắc có hoàn trả một lƣợng giá trị lớn hơn. Khoản giá trị chênh lệch này gọi là lợi tức tín dụng.
Trong thực tế có rất nhiều loại hình tín dụng khác nhau, dƣới hình thức mua bán chịu thì tín dụng đƣợc hiểu là tín dụng thƣơng mại, dƣới góc độ là các ngân hàng với các chủ thể khác thì tín dụng đƣợc hiểu là tín dụng ngân hàng. Mặt khác, tín dụng là quan hệ vay mƣợn, gồm cả cho vay và đi vay. Nhƣng khi nó đƣợc gắn với một chủ thể nhất định nhƣ ngân hàng, vì tính phức tạp mà thông thƣờng tín dụng ngân hàng chỉ hàm nghĩa ngân hàng là chủ thể cho vay. Tóm lại, tín dụng ngân hàng là quan hệ kinh tế về sử dụng vốn tạm thời giữa ngân hàng và các tổ chức kinh tế và các cá nhân theo nguyên tắc hoàn trả nhằm thỏa mãn nhu cầu về vốn của các tổ chức và cá nhân trong kinh doanh.
b. Các nguyên tắc của tín dụng ngân hàng
Hoạt động cấp tín dụng của ngân hàng phải đảm bảo ba nguyên tắc sau: (1) Vốn vay phải có mục đích, bảo đảm sử dụng vốn đúng mục đích và hiệu quả
(2) Vốn vay phải có đảm bảo
(3) Vốn vay phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn cả vốn gốc lẫn lãi.
c. Rủi ro tín dụng của Ngân hàng thương mại
- Khái niệm rủi ro tín dụng
Rủi ro tín dụng là rủi ro phát sinh trong trƣờng hợp ngân hàng không thu hồi đƣợc đầy đủ cả vốn gốc và lãi của khoản vay hoặc việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kỳ hạn đã thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng vay.
- Nguyên nhân dẫn đến rủi ro tín dụng
+ Nguyên nhân từ phía Ngân hàng:
- Cán bộ thực hiện không tuân thủ đúng quy định, quy trình cho vay, thiếu trách nhiệm, vi phạm tƣ cách đạo đức.
- Các cấp quản lý trong ngân hàng không sát sao trong công tác kiểm tra giám sát.
- Ngân hàng đƣa ra chính sách tín dụng không phù hợp và quy chế cho vay còn sơ hở tạo điều kiện cho khách hàng lợi dụng chiếm đoạt vốn của ngân hàng
+ Nguyên nhân từ phía khách hàng:
- Khách hàng kinh doanh yếu kém dẫn đến thua lỗ nên mất khả năng trả nợ - Khách hàng cố tình lừa đảo, chiếm dụng vốn của ngân hàng
+ Nguyên nhân khác:
- Những biến động kinh tế không dự báo đƣợc nhƣ suy thoái kinh tế, biến động tỷ giá, lạm phát gia tăng ảnh hƣởng tới khách hàng cũng nhƣ ngân hàng.
- Sự thay đổi trong chính sách kinh tế, pháp luật của Nhà nƣớc.
1.2.2. Mụ t êu ểm soát nộ bộ oạt độn tín ụn tron ngân hàng t ƣơn mạ
Để hoạt động kinh doanh của ngân hàng an toàn và hiệu quả, bằng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể của mình, công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng có tác dụng phòng ngừa, hạn chế rủi ro, nâng cao chất lƣợng hoạt động tín dụng của ngân hàng. Việc thiết lập một hệ thống KSNB đối với hoạt động tín dụng nhằm những thực hiện những mục tiêu sau:
- Đánh giá tính đúng đắn và hiệu quả trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện nghiệp vụ tín dụng nhƣ chính sách, quy trình quy chế, phân chia chức năng, nhiệm vụ hoạt động.
- Phát hiện những sơ hở, những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động tín dụng của ngân hàng từ đó đề xuất với Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo các biện
- Đảm bảo hoạt động tín dụng trong ngân hàng phải tuân thủ theo các quy định, quy trình quy chế mà ban điều hành ngân hàng đã đề ra và tuân thủ pháp luật hiện hành.
1.2.3. Nộ un ểm soát nộ bộ oạt độn tín ụn tron n ân àn t ƣơn mạ
Nội dung kiểm soát nội bộ đƣợc tiếp cận theo COSO:
a. Môi trường kiểm soát
Đây là môi trƣờng mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ đƣợc triển khai. Một môi trƣờng kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB, bao gồm các nội dung sau:
- Quan điểm, phong cách điều hành và tƣ cách của Hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc: Hội đồng quản trị và tổng giám đốc là ngƣời quyết định và điều hành mọi hoạt động của ngân hàng. Vì vậy quan điểm, đƣờng lối quản trị cũng nhƣ tƣ cách của họ là trung tâm trong môi trƣờng kiểm soát. Họ cần phải có trách nhiệm thiết kế vận hành các chiến lƣợc, chính sách để xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm soát rủi ro tín dụng duy trì văn hóa tốt cho ngân hàng. Ban lãnh đạo ngân hàng cần phải xây dựng các tiêu chuẩn đạo đức, thiết lập một nền văn hóa tổ chức cho thấy tầm quan trọng của KSNB phổ biến rộng rãi đến tất cả nhân viên, là tấm gƣơng sáng để cho nhân viên làm theo.
- Cơ cấu tổ chức: để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động tín dụng của ngân hàng, cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng, đó là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. Một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức thể hiện qua sơ đồ tổ chức và cần phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của đơn vị. Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
- Các phƣơng pháp truyền đạt và phân công quyền hạn: phân định quyền hạn và trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hƣởng đến tổ chức nhƣ thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị.
- Các chính sách, quy định của ngân hàng: để nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB các văn bản, chính sách, quy chế, quy trình nghiệp vụ tín dụng phải đƣợc kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế và đúng với các văn bản pháp luật của nhà nƣớc.
- Nguồn nhân lực: chiếm vai trò quan trọng trong hoạt động KSNB, một
đội ngũ cán bộ kiểm soát nội bộ có năng lực, làm việc tốt sẽ phát góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác KSNB. Do đó, việc tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng cho cán bộ làm công tác KSNB cần đƣợc thực hiện thƣờng xuyên.
b. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của ngân hàng đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả các rủi ro bởi vì có hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Vì vậy ban lãnh đạo ngân hàng phải tìm cách kiểm soát rủi ro, tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro gây nên. Chính vì vậy hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng đòi hỏi phải có công cụ đánh giá rủi ro hiệu quả.
Để đánh giá rủi ro thì cần phải có những mục tiêu và đƣợc thiết lập ở các mức độ khác nhau, nhất quán với nhau. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đƣợc coi là chất lƣợng nếu:
- Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích định lƣợng tác hại các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Ngân hàng đề ra các biện pháp cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến mức chấp nhận đƣợc.
c.Hoạt động kiểm soát
Là những thủ tục, quy trình kiểm soát đƣợc Ban điều hành đặt ra nhằm kiểm soát rủi ro trong hoạt động tín dụng của ngân hàng. Cụ thể, có 2 phƣơng thức kiểm soát tín dụng đó là giám sát từ xa và kiểm tra trực tiếp hoạt động tín dụng.
- Giám sát từ xa hoạt động tín dụng: là việc sử dụng thông tin dữ liệu trên hệ thống phần mềm, báo cáo nghiệp vụ của các phòng ban tại Hội sở, chi nhánh và thông tin bên ngoài để phân tích đánh giá tình hình hoạt động tín dụng của chi nhánh nhằm kiểm soát rủi ro, phát hiện sai phạm phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh.
+ Mức độ thực hiện: thƣờng xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của ban điều hành Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.
+ Các nội dung kiểm tra: Kiểm tra giám sát phát hiện các dấu hiệu bất thƣờng trong tình hình hoạt động tín dụng của chi nhánh. Thông qua kiểm tra một số chỉ tiêu nhƣ dƣ nợ tín dụng, tỷ lệ nợ xấu, tỷ lệ trích lập dự phòng; kiểm tra nội dung tờ trình/báo cáo thẩm định tín dụng, kiểm tra thẩm quyền phê duyệt; kiểm soát lãi suất cho vay; kiểm tra tình hình trả nợ và xử lý nợ vay.
- Kiểm tra trực tiếp hoạt động tín dụng: (hay còn gọi là kiểm tra tại chỗ)
là bằng cách tiếp cận đơn vị kiểm tra, hệ thống phần mềm, hồ sơ tín dụng và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để thực hiện kiểm tra, thu thập thông tin nhằm phát hiện những rủi ro, sai sót, gian lận trong hoạt động tín dụng tại đơn vị.
+ Mức độ thực hiện: thƣờng xuyên, định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của ban điều hành Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.
+ Các nội dung kiểm tra:Kiểm tra công tác tổ chức, điều hành hoạt động tín dụng tại đơn vị; kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc trong thực hiện nghiệp vụ tín dụng; kiểm tra hồ sơ tín dụng; kiểm tra thông tin nhập liệu trên hệ thống phần mềm quản lý tín dụng; kiểm tra thực tế khách hàng.
Cụ thể các nội dung kiểm tra nhƣ sau:
+ Kiểm tra công tác tổ chức, điều hành hoạt động tín dụng tại đơn vị: kiểm tra tính tuân thủ, hợp lý trong công tác phân công, tổ chức cán bộ điều hành và cán bộ thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại đơn vị.
+ Kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc trong thực hiện nghiệp vụ tín dụng: quá trình thực hiện nghiệp vụ phải tuân thủ sự phân quyền, nội dung công việc và các bƣớc thực hiện theo quy trình.
+ Kiểm tra hồ sơ tín dụng: kiểm tra tính tuân thủ, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ tín dụng.
Kiểm tra hồ sơ pháp lý: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ hồ sơ pháp lý do khách hàng cung cấp.
Kiểm tra hồ sơ thông tin CIC: kiểm tra tính phù hợp, đầy đủ liên quan đến thời gian truy vấn, nội dung báo cáo, loại báo cáo.
Kiểm tra việc đánh giá xếp hạng khách hàng: việc xếp hạng khách hàng trên hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ phải đƣợc thực hiện trƣớc khi ra quyết định cho vay, định kỳ theo quy định.
Kiểm tra thẩm quyền: thẩm quyền phê duyệt cấp tín dụng, thẩm quyền phê duyệt kết quả định giá tài sản, thẩm quyền nhận tài sản, thẩm quyền giải chấp tài sản, thẩm quyền ký kết hợp đồng, thẩm quyền cơ cấu nợ xử lý nợ phải đúng với giới hạn thẩm quyền đƣợc giao.
Kiểm tra thực hiện điều kiện phê duyệt cấp tín dụng: kiểm tra tính tuân thủ của đơn vị trong việc thực hiện các điều kiện tín dụng đã đƣợc phê duyệt.
Kiểm tra phƣơng án vay vốn: kiểm tra tính khả thi, trung thực của phƣơng án vay vốn do khách hàng thực hiện.
Kiểm tra hồ sơ tài chính: kiểm tra tính trung thực, đầy đủ chứng từ chứng minh tình hình tài chính do khách hàng cung cấp.
Kiểm tra hồ sơ tài sản đảm bảo: kiểm tra tính pháp lý, đầy đủ của hồ sơ tài sản bảo đảm, kiểm tra tính tuân thủ liên quan đến việc định giá, thẩm định, thủ tục nhận thế chấp tài sản.
Kiểm tra nội dung báo cáo thẩm định tín dụng: kiểm tra tính trung thực, chính xác, đầy đủ, khách quan của đơn vị trong việc phân tích thẩm định tình hình khách hàng.
Kiểm tra hồ sơ vay vốn/cấp tín dụng/giải ngân/thu nợ/giải chấp: kiểm tra tính đầy đủ và chính xác về nội dung của hồ sơ vay vốn, cấp tín dụng, giải ngân giải chấp khoản vay.
Kiểm tra mẫu biểu hồ sơ tín dụng: kiểm tra tính tuân thủ trong việc sử dụng mẫu biểu hồ sơ tín dụng tại đơn vị.
Kiểm tra lƣu trữ hồ sơ tín dụng: kiểm tra tính tuân thủ trong việc lƣu trữ hồ tín dụng theo đúng quy định về lƣu trữ hồ sơ chứng từ.
Kiểm tra chứng từ sử dụng vốn vay: kiểm tra tính xác thực, đầy đủ chứng từ sử dụng vốn do khách hàng cung cấp.
Kiểm tra lãi suất, phí, thời hạn, phƣơng thức cho vay: kiểm tra tính tuân thủ của đơn vị trong việc áp dụng mức lãi suất, phí, thời hạn, phƣơng thức cho vay.
Kiểm tra hồ sơ giám sát sau cho vay: kiểm tra đánh giá tính tuân thủ của đơn vị trong việc kiểm tra thực tế tình hình khách hàng sau cho vay, từng thời điểm kiểm tra đơn vị phải lập biên bản kiểm tra và biên bản kiểm tra phải nêu đƣợc các nội dung chủ yếu sau: đánh giá đƣợc mục đích sử dụng vốn, tình hình tài chính, tình hình thanh toán nợ vay, tình trạng tài sản đảm bảo, kiểm tra việc thực hiện các điều kiện cấp tín dụng sau cho vay.
Kiểm tra hồ sơ cơ cấu nợ, xử lý nợ: kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, kiểm tra tính tuân thủ của đơn vị trong việc thực hiện cơ cấu nợ, xử lý nợ theo đúng quy trình nghiệp vụ.
+ Kiểm tra thông tin nhập liệu trên hệ thống phần mềm quản lý tín dụng: kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin hồ sơ giấy và hồ sơ máy do cán bộ nghiệp vụ nhập vào hệ thống liên quan đến việc hạch toán giải ngân, thu nợ, cơ cấu nợ, trích lập dự phòng
+ Kiểm tra thực tế khách hàng: phối hợp với đơn vị kinh doanh kiểm tra đánh giá lại mục đích sử dụng vốn, tình hình tài chính, tình hình thanh toán nợ vay, tình trạng tài sản đảm bảo…, đƣa ra kiến nghị (nếu có)
d. Hệ thống thông tin
Đây là hệ thống hỗ trợ không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì nâng cao năng lực kiểm soát trong ngân hàng thông qua việc cung cấp thông tin và đảm bảo thông tin đƣợc nắm bắt đầy đủ và kịp thời trong toàn ngân hàng. Thông tin là cần thiết cho mọi cấp vì giúp cho việc đạt đƣợc những mục tiêu khác nhau do đó nếu hệ thống thông tin không đƣợc thiết lập và kiểm soát tốt sẽ ảnh hƣởng đến việc ra quyết định của ngƣời sử dụng thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm hệ thống công nghệ thông tin, cơ chế giao tiếp, kênh thông tin giữa các cấp và bộ phận trong ngân hàng. Hệ thống này liên quan đến tính hữu hiệu, đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
e. Hoạt động giám sát
Đây là quá trình theo dõi, đánh giá chất lƣợng của hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo công tác kiểm tra KSNB đƣợc triển khai, điều chỉnh, cải thiện liên tục. Công việc này do Tổng Giám đốc ngân hàng, bộ phận kiểm toán nội bộ của ngân hàng và tổ chức kiểm toán độc lập bên ngoài cũng nhƣ các cơ quan