7. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN
DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM
2.2.1. Mụ t êu ểm soát nộ bộ oạt tín ụn tạ N ân àn TMCP Xuất n ập ẩu V ệt N m
Theo quan điểm của ban điều hành ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam, bộ phận kiểm tra kiểm tra kiểm soát nội bộ thuộc Phòng Quản lý rủi ro hoạt động Hội sở ngân hàng đƣợc duy trì nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Đánh giá tính đúng đắn và hiệu quả trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các chính sách tín dụng, quy trình quy chế cho vay, phân chia chức năng, nhiệm vụ đối với cán bộ thực hiện nghiệp vụ và cán bộ điều hành hoạt động tín dụng trong nội bộ hệ thống Eximbank đƣợc ban hành và tổ chức thực hiện trong từng thời kỳ.
- Phát hiện những sơ hở, những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động tín dụng của ngân hàng từ đó đề xuất với Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo các biện
pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng của ngân hàng. Đảm bảo tất cả các sơ hở, rủi ro tiềm ẩn cần phải đƣợc cảnh báo. Thực hiện kiểm tra tất cả các chi nhánh trong hệ thống Eximbank tối thiểu 1 năm/lần, số lƣợng hồ sơ tín dụng kiểm tra trong năm có dƣ nợ tín dụng đạt tối thiểu 70% dƣ nợ tín dụng của chi nhánh và mức tỷ lệ nợ xấu của các chi nhánh ở mức dƣới 2%.
- Đảm bảo hoạt động tín dụng trong ngân hàng phải tuân thủ theo các quy định, quy trình quy chế mà ban điều hành ngân hàng đã đề ra và tuân thủ pháp luật hiện hành. Tất cả các sai phạm trọng yếu có nguy cơ gây tổn thất đều phải đƣợc phát hiện qua công tác KSNB hoạt động tín dụng, không để phát sinh trƣờng hợp cán bộ KTKSNB ghi nhận lỗi không chính xác hoặc không ghi nhận lỗi qua kiểm tra giám sát tình hình hoạt động của chi nhánh.
2.2.2.Nộ un ểm soát nộ bộ oạt độn tín ụn tạ N ân àn TMCP Xuất n ập ẩu V ệt N m
a. Môi trường kiểm soát
- Quan điểm điều hành của ban lãnh đạo Eximbank.
Quan điểm của Ban lãnh đạo Eximbank là chất lƣợng an toàn tín dụng đƣợc đặt lên hàng đầu. Các chi nhánh trong hệ thống Eximbank phải thƣờng xuyên kiểm soát tình trạng các khoản nợ, đảm bảo tỷ lệ nợ xấu của chi nhánh không vƣợt quá 2%. Chú trọng công tác thẩm định cho vay, tuân thủ đúng các quy trình quy định liên quan đến cấp tín dụng, quản lý tiền vay, không thực hiện nới lỏng các điều kiện cấp tín dụng. Đồng thời, Ban điều hành Eximbank đánh giá cao tầm quan trọng của KSNB hoạt động tín dụng, coi KSNB hoạt động tín dụng là biện pháp quan trọng để giảm thiểu rủi ro tín dụng. Chính quan điểm này đã ảnh hƣởng đến toàn bộ các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm soát trong toàn hệ thống Eximbank. Bởi chính các
nhà quản lý cấp cao sẽ đƣa ra các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát tín dụng.
- Cơ cấu tổ chức của Eximbank:
+ Mô hình tổ chức kiểm soát hoạt động tín dụng của Eximbank
Cơ cấu tổ chức nghiệp vụ tín dụng của Eximbank đƣợc xây dựng, phân chia rõ ràng từ Hội sở đến chi nhánh. Tại Hội sở có Trung tâm tín dụng, Trung tâm thẩm định giá, khối Giám sát hoạt động, khối KHDN, khối bán lẻ. Trung tâm tín dụng thực hiện chức năng tái thẩm định. Trung tâm thẩm định giá thực hiện chức năng kiểm soát, phê duyệt giá trị tài sản thế chấp. Khối Giám sát hoạt động thực hiện quản trị rủi ro hoạt động tín dụng. Khối KHDN và khối bán lẻ thực hiện công tác phát triển khách hàng cập nhật các thông tin về thị trƣờng, chính sách vĩ mô của Nhà nƣớc. Tại chi nhánh Giám đốc chi nhánh, Ban tín dụng chi nhánh thực hiện phê duyệt tín dụng theo mức thẩm quyền đƣợc Tổng giám đốc phân giao. Phòng tín dụng cá nhân và doanh nghiệp đƣợc chia thành ba bộ phận FO, MO, BO. Bộ phận FO thực hiện công tác tìm kiếm khách hàng, đề xuất cấp tín dụng; bộ phận MO thực hiện công tác thẩm định tín dụng; bộ phận BO thực hiện công tác hạch toán, quản lý hồ sơ tín dụng. Tại Phòng giao dịch Giám đốc PGD thực hiện phê duyệt tín dụng và bộ phận tín dụng thuộc PGD cũng đƣợc chia thành ba bộ phận FO, MO, BO và thực hiện các chức năng nhƣ trên. Nhìn chung, các khối, phòng ban nghiệp vụ đƣợc phân chia chức năng nhiệm vụ khá rõ ràng. Các cá nhân đảm nhiệm những vai trò thích hợp cho phép đảm bảo phân tách nhiệm vụ một cách phù hợp nhằm tạo môi trƣờng tín dụng có kiểm soát.
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Trung tâm tín dụng Trung tâm thẩm định giá Khối giám sát hoạt động Khối khách hàng cá nhân Khối khách hàng doanh nghiệp
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức kiểm soát hoạt động tín dụng tại Hội sở
Giám đốc chi nhánh Trƣởng phòng tín dụng Phó phòng tín dụng Trƣởng FO - Cán bộ QHKH Trƣởng MO - Cán bộ thẩm định Trƣởng BO - Cán bộ hỗ trợ tín dụng
Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức kiểm soát hoạt động tín dụng tại Chi nhánh
Giám đốc Phòng giao dịch Phó giám đốc Phòng giao dịch Trƣởng FO - Cán bộ QHKH Trƣởng MO - Cán bộ thẩm định Trƣởng BO - Cán bộ hỗ trợ tín dụng
+ Mô hình tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc Khối Giám sát hoạt động Eximbank:
Từ ngày 1/4/2012 Eximbank thực hiện chuyển đổi mô hình từ bố trí cán bộ KTKSNB tại Hội sở định kỳ phân công kiểm tra trực tiếp tại các chi nhánh sang bố trí cán bộ KTKSNB đóng trực tiếp cố định tại tất cả các chi nhánh trên toàn hệ thống. Theo đó bộ máy KSNB đƣợc thành lập gọi là Phòng quản lý rủi ro hoạt động thuộc Khối giám sát hoạt động Hội sở trực thuộc sự quản lý của Hội sở và thực hiện hiện chức năng hằng ngày kiểm tra giám sát trực tiếp tình hình hoạt động của các chi nhánh trên toàn hệ thống, đặc biệt kiểm tra hồ sơ tín dụng của chi nhánh trƣớc khi giải ngân. Tuy nhiên, từ ngày 8/10/2016 đến nay Eximbank thực hiện chuyển đổi mô hình không bố trí cán bộ KTKSNB đóng trực tiếp tại tất cả các chi nhánh mà chỉ bố trí cán bộ KTKSNB đóng trực tiếp cố định tại một số các chi nhánh nếu thấy cần thiết theo chỉ đạo của Tổng giám đốc trong từng thời kỳ. Chi nhánh có bố trí cán bộ KTKSNB đóng cố định sẽ thực hiện chức năng hằng ngày kiểm tra giám sát trực tiếp tình hình hoạt động của chi nhánh đƣợc phân công, đặc biệt kiểm tra sau đối với hồ sơ tín dụng, chấm dứt việc kiểm tra hồ sơ tín dụng trƣớc khi giải ngân nhƣ trƣớc đây. Đối với các chi nhánh không bố trí cán bộ KTKSNB cố định tại chi nhánh sẽ đƣợc giám sát từ xa và định kỳ theo chỉ đạo của Tổng giám đốc sẽ tiến hành kiểm tra giám sát trực tiếp. Eximbank tách bạch chức năng của KTNB và KSNB, theo đó chức năng Kiểm toán sẽ do Ban kiểm toán thuộc Ban Kiểm soát của Hội đồng quản trị và thực hiện chức năng định kỳ hàng năm kiểm tra giám sát trực tiếp tình hình hoạt động của chi nhánh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy KTKSNB phòng QLRRHĐ: Phó Phòng Chuyên viên cấp 1 Chuyên viên cấp 2 Chuyên viên cấp 3 Tổ Trƣởng Tổ Trƣởng Tổ Trƣởng Tổ Trƣởng
Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Giám Đốc khối giám sát
hoạt động Phó Tổng Giám đốc khối giám sát hoạt động
Trƣởng Phòng
Sơ đồ 2.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy KTKSNB phòng QLRRHĐ
Với mô hình tổ chức trên, Eximbank đã phân định rõ chức năng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ, đã coi trọng những nguyên tắc cơ bản là tính độc lập, tính khách quan và tính chuyên nghiệp của KTNB. Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc đã chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ trong hệ thống, tạo môi trƣờng kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
Tuy nhiên, việc thành lập Bộ máy kiểm soát nội bộ chuyên trách trực thuộc Tổng Giám đốc đã vô tình tạo ra hai bộ máy kiểm soát trong Eximbank, vì theo quy định của Luật các TCTD 2010, TCTD phải có Ban kiểm soát. Theo quy định tại Quy chế Tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát
Eximbank, Ban kiểm soát có vai trò độc lập với Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc, do Đại hội cổ đông bầu ra, thay mặt các cổ đông để kiểm soát một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trƣớc Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Theo cơ chế của Eximbank, Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban Kiểm soát. Nhiệm vụ của bộ phận này cũng là kiểm tra tính tuân thủ và kiểm soát rủi ro trong hoạt động ngân hàng. Do đó, có sự chồng chéo về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ.
- Phân công quyền hạn của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ thuộc Khối Giám sát hoạt động Eximbank:
* Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm về các quyết định xử lý, ý kiến đánh giá, kết luận và đề xuất, kiến nghị trong quá trình kiểm tra, giám sát trên cơ sở hồ sơ, chứng từ do CN cung cấp (không chịu trách nhiệm về các thông tin trên hồ sơ do CN thẩm định);
- Thực hiện các quy định về bảo mật số liệu và tài liệu, thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tại CN;
- Thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo theo quy định để bảo đảm Hội sở cập nhật đƣợc tình hình hoạt động tại CN kiểm tra.
* Quyền hạn:
- Đƣợc quyền yêu cầu CN cung cấp các thông tin, hồ sơ liên quan để thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tại CN;
- Đƣợc quyền phỏng vấn, trao đổi, làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo, cán bộ tín dụng, nhân sự các phòng ban tại chi nhánh để tìm hiểu, thu thập thông tin phục vụ quá trình kiểm tra kiểm soát.
- Đƣợc quyền kiểm tra thực tế khách hàng theo danh sách đã đƣợc lãnh đạo Phòng quản lý rủi ro hoạt động phê duyệt.
Eximbank đã xây dựng hệ thống KSNB với trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, cụ thể với nhiệm vụ chính là kiểm tra, giám sát sự đầy đủ, phù hợp của toàn bộ hoạt động tại CN và các PGD trực thuộc. Tuy nhiên, hiện tại, so với quy mô hoạt động của Eximbank cũng nhƣ định hƣớng phát triển kinh doanh trong thời gian tới thì lực lƣợng KSNB còn quá mỏng nên chủ yếu chỉ thực hiện công tác kiểm soát các hoạt động có rủi ro cao mà cụ thể là hoạt động tín dụng tại CN và các PGD trực thuộc, trong khi các mảng khác nhƣ kế toán, quản lý nợ xấu, thẩm định khách hàng…chƣa đƣợc triển khai thực hiện nhƣ định hƣớng.
- Các chính sách, quy định của ngân hàng: để nâng cao hiệu quả hoạt
động KSNB Eximbank có hệ thống các văn bản, chính sách, quy chế, quy trình nghiệp vụ tín dụng nội bộ hƣớng dẫn việc thực hiện các nghiệp vụ tín dụng trong nội bộ Eximbank. Các quy định này đƣợc ban hành đảm bảo tuân thủ theo các văn bản pháp luật của nhà nƣớc và căn cứ theo tình hình, quan điểm kiểm soát tín dụng của nội bộ ngân hàng, đảm bảo nguyên tắc luôn kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế và đúng với các quy định pháp luật. - Nhân sự. Bảng 2.3. Tình hình nhân sự phòng QLRRHĐ Eximbank ĐVT: Người C ỉ t êu 2012 2013 2014 2015 2016 SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % Số lƣợng cán bộ kiểm tra KTKSNB 120 100% 132 100% 158 100% 135 100% 90 100% - Trình độ Thạc sỹ 90 75% 101 77% 120 76% 91 67% 62 69% - Trình độ Đại học 30 25% 31 23% 38 24% 44 33% 28 31%
Qua bảng số liệu trên ta thấy số lƣợng cán bộ làm công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Eximbank ngày càng tăng qua các năm từ 2012 đến 2014 do trong giai đoạn này Ban lãnh đạo Eximbank coi trọng công tác kiểm soát nội bộ do đó đã tăng cƣờng nhân sự cho bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo cho Eximbank hoạt động an toàn và hiệu quả. Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu của Ban điều hành tất cả các chi nhánh trong hệ thống phải có nhân sự KTKSNB đóng cố định để kiểm tra hồ sơ tín dụng trƣớc khi giải ngân do đó việc gia tăng số lƣợng nhân sự KTKSNB là cần thiết. Tuy nhiên năm 2015, 2016 nhân sự KTKSNB có sự suy giảm do trong năm 2015 có sự thay đổi trong chính sách tiền lƣơng trên toàn hệ thống và chi phí hỗ trợ công tác phí của bộ phận KTKSNB bị điều chỉnh giảm. Đặc biệt, trong năm 2016 do sự thay đổi trong quan điểm quản lý của Ban điều hành, thực hiện chuyển đổi mô hình không bố trí cán bộ KTKSNB đóng cố định tại tất cả các chi nhánh mà chỉ bố trí tại một số chi nhánh nếu thấy cần thiết do đó số lƣợng cán bộ KTKSNB bị cắt giảm tƣơng đối lớn. Theo thống kê thì phần lớn cán bộ làm công tác kiểm soát nội bộ đƣợc tuyển dụng từ các ngân hàng khác và phải đáp ứng yêu cầu có kinh nghiệm kiểm toán, kiểm tra kiểm soát hoặc tín dụng tối thiểu 2 năm, trình độ Đại học trở lên do đó nhân sự làm công tác KTKSNB đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.
* Nhận xét
- Ưu điểm
+ Ban lãnh đạo Eximbank ý thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động tín dụng và kiểm soát rủi ro tín dụng là cần thiết và quan trọng, ý thức đƣợc vai trò của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với việc kiểm tra giám sát hoạt động của ngân hàng, đặc biệt là hoạt động tín dụng.
+ Eximbank đã xây đựng đƣợc bộ phận KTKSNB theo yêu cầu của Ngân hàng nhà nƣớc, tuân thủ theo thông lệ quốc tế ủy ban Basel là chức
năng quản lý rủi ro tín dụng giao cho một phòng độc lập tại Hội sở, tách bạch với chức năng kinh doanh của chi nhánh.
+ Có sự phân công rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm trong bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ, đồng thời các văn bản chính sách nội bộ của ngân hàng hữu ích cho công tác KSNB luôn cập nhật kịp thời tình hình thực tế và đúng với các quy định pháp luật.
- Nhược điểm
+ Công tác đào tạo cán bộ làm công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ chƣa đƣợc chú trọng. Eximbank không tổ chức các lớp đào tào nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ KTKSNB, cán bộ KTKSNB phải tự trao dồi kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm làm việc.
+ Nhân sự bị cắt giảm nên số lƣợng cán bộ KTKSNB thực hiện kiểm tra các chi nhánh khá mỏng do đó khó đáp ứng đƣợc yêu cầu vừa thực hiện kiểm tra trực tiếp chi nhánh này vừa giám sát từ xa chi nhánh khác, kiểm tra hồ sơ tín dụng với số lƣợng lớn và nắm bắt đƣợc tất cả vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động tín dụng tại chi nhánh.
b. Đánh giá rủi ro
Ban lãnh đạo Eximbank quan tâm và khuyến khích nhân viên về việc dự đoán, phát hiện sớm các dấu hiệu rủi ro, phân tích, đánh giá các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro. Tại