7. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2. KHUYẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI HOẠT
HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM
3.2.1. Đố v N ân àn TMCP Xuất n ập ẩu V ệt N m
a. Nâng cao chất lượng công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ
Bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ thuộc Khối giám sát hoạt động Hội sở ngân hàng là đơn vị trực thuộc Tổng giám đốc, hỗ trợ Tổng giám đốc trong quá trình điều hành, quản trị rủi ro của ngân hàng. Thông qua hoạt động giám
sát, kiểm tra kiểm soát các chi nhánh, bộ phận kiểm tra KSNB giúp Tổng giám đốc sớm phát hiện những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động tín dụng của ngân hàng, đƣa ra các kiến nghị để hạn chế rủi ro đảm bảo cho ngân hàng đƣợc hoạt động an toàn, hiệu quả. Tuy nhiên, để bộ phận này hoạt động thực sự hiệu quả, nâng cao chất lƣợng kết quả công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ cần có sự quan tâm, tạo điều kiện của Ban lãnh đạo ngân hàng và bản thân cán bộ KTKSNB phải tự trao dồi kiến thức, nâng cao kĩ năng, kinh nghiệm kiểm tra kiểm soát, cụ thể:
Xây dựng cẩm nang nghiệp vụ kiểm tra cho cán bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ
Cẩm nang nghiệp vụ kiểm tra sẽ giúp cho cán bộ KTKSNB có tài liệu hƣớng dẫn đầy đủ nhất nhằm đảm bảo chất lƣợng công việc của cán bộ KTKSNB đồng thời là công cụ giúp cho cán bộ KTKSNB tự mình nâng cao năng lực trong hoạt động kiểm tra.
Để cẩm nang hƣớng dẫn nghiệp vụ kiểm tra là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ KTKSNB cần xây dựng cẩm nang với đầy đủ các nội dung nhƣ những vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ, cập nhật đầy đủ các quy trình, quy định, phƣơng pháp kiểm tra, giám sát, hƣớng dẫn đầy đủ các bƣớc kiểm tra, việc ghi nhận lỗi, xác định nguyên nhân gây ra lỗi để cho cán bộ KTKSNB có cơ sở tin cậy trong quá trình tác nghiệp. Bên cạnh đó cẩm nang cần phải thƣờng xuyên cập nhật các bài học kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động kiểm tra, cập nhật thƣờng xuyên các câu hỏi, các vấn đề vƣớng mắc để cán bộ KTKSNB trong quá trình kiểm tra có thể học hỏi và đúc rút kinh nghiệm cho bản thân.
Nâng cao kỹ thuật kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng
Cán bộ kiểm tra KSNB hoạt động tín dụng khi đóng cố định, tiếp xúc hàng ngày với chi nhánh ngoài việc kiểm tra hồ sơ giấy theo quy trình đã định
sẵn, cần thiết phải nắm bắt các thông tin, tình hình hoạt động, tình hình nhân sự diễn ra tại chi nhánh, nắm bắt các thông tin bên ngoài nhƣng có ảnh hƣởng đến hoạt động tín dụng. Việc thu thập thông tin từ các cán bộ tín dụng, nhân viên các phòng ban trong chi nhánh là rất cần thiết và hữu ích cho công tác kiểm tra KSNB, nó sẽ giúp các cán bộ KTKSNB có thể phát hiện ra các sai phạm liên quan đến hoạt động tín dụng mà có thể quá trình chọn mẫu hồ sơ có thể bỏ qua hoặc quá trình kiểm tra hồ sơ không thể phát hiện ra do không thể hiện trên bề mặt hồ sơ.
Từng bƣớc đổi mới tƣ duy và nhận thức trong việc tiến hành các cuộc kiểm tra nội bộ theo hƣớng nâng cao chất lƣợng, đảm bảo hiệu quả, coi đó là một yêu cầu hàng đầu. Nên thực hiện kiểm tra kiểm soát theo phƣơng pháp “định hƣớng rủi ro”, ƣu tiên tập trung nguồn lực để kiểm tra, giám sát các quy trình, bộ phận đƣợc đánh giá có mức độ rủi ro cao. Từng cuộc kiểm tra đều phải có sự chuẩn bị kỹ lƣỡng, rà soát đánh giá thông qua số liệu hoạt động tại chi nhánh từ đó khoanh vùng, định hƣớng rủi ro và xác định nội dung trọng tâm kiểm tra để tiết kiệm thời gian và nhận lực tiến hành kiểm tra tại chi nhánh.
Kiểm tra kiểm soát nội bộ hiện nay chỉ chú trọng kiểm tra đánh giá cán bộ, chi nhánh có thực hiện đúng quy trình, quy định hay không là chƣa đủ mà cần phải mở rộng, đánh giá cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình nghiệp vụ để có những kiến nghị sửa đổi, bổ sung vào quy trình để kiểm soát tốt rủi ro hoạt động tín dụng.
Hoàn thiện công tác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Trong công tác lập kế hoạch kiểm tra cần phải xây dựng mục tiêu và công việc phù hợp với định hƣớng chỉ đạo của ban lãnh đạo, xây dựng kế hoạch trên cơ sở cân đối nguồn lực và yêu cầu của từng khu vực, kế hoạch
kiểm tra cần phải phù hợp với nghiệp vụ của từng phòng ban để không ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Việc kiểm tra không chỉ thực hiện theo kế hoạch hàng năm mà phải chi tiết cụ thể hàng quý, hàng tháng. Đặc biệt trong công tác kiểm tra hoạt động tín dụng không nên chỉ áp dụng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm hiện tại mà phải xem xét cả những mảng nghiệp vụ phát sinh trƣớc đó. Nhƣ vậy KSNB mới có thể phát hiện kịp thời những sai sót, gian lận trong hoạt động tín dụng và đƣa ra những giải pháp ngăn chặn để hạn chế rủi ro và thiệt hại. Bên cạnh việc thực hiện các cuộc kiểm tra theo kế hoạch đa lập ra bộ phận kiểm soát nội bộ cần tập trung và tăng tần suất kiểm tra đột xuất, bất thƣờng đối với những khách hàng có nợ quá hạn dƣới 10 ngày để nhận diện sớm rủi ro của khoản vay. Ngoài ra công tác tổ chức thực hiện cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng KSNB trụ sở chính và các phòng khu vực, cụ thể nhƣ sau: tại trụ sở chính phải thƣờng xuyên theo dõi việc thực hiện của từng khu vực, thực hiện điều phối và giải quyết nhanh các vƣớng mắc từ phòng khu vực, thực hiện trao đổi thông tin thƣờng xuyên giữa trụ sở chính và các phòng khu vực. Taị phòng khu vực cần phải bám sát mục tiêu kế hoạch, nghiên cứu kỹ văn bản chỉ đạo của trụ sở chính, trƣởng các phòng khu vực cần phải giao và kiểm soát công việc đến từng cán bộ kiểm tra kiểm soát.
Tăng cường tổ chức các cuộc kiểm tra chéo giữa các tổ KTKSNB
Phòng quản lý rủi ro hoạt động bố trí nhân sự cán bộ KTKSNB đóng cố định tại chi nhánh, không có quá trình luân chuyển cán bộ ngồi cố định tại chi nhánh trên 1 năm do đó để tăng hiệu quả công tác KTKSNB cần thiết tổ chức các cuộc kiểm tra chéo giữa các tổ KSNB trong khu vực, thực hiện luân chuyển cán bộ định kỳ 3 tháng/lần đối với các chi nhánh có cán bộ KTKSNB đóng cố định. Đây là cách thức để Phòng quản lý rủi ro hoạt động có thêm cơ sở để đánh giá kết quả và chất lƣợng hoạt động của tổ KTKSNB trong khu
vực, trên biên bản kiểm tra chéo ngoài việc đánh giá tình hình hoạt động của chi nhánh sẽ thực hiện thêm nội dung các cán bộ KTKSNB trƣớc đó chƣa thực hiện đƣợc nhằm hạn chế các trƣờng hợp các cán bộ KTKSNB đóng cố định trong thời gian dài tại chi nhánh ngại va chạm, cố ý bỏ qua lỗi, bao che cho chi nhánh hoặc kiểm tra nhƣng không phát hiện ra sai phạm, đồng thời thông qua đoàn kiểm tra chéo các tổ KTKSNB có thể học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
Tổ chức đánh giá định kỳ công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Phòng quản lý rủi ro hoạt động tại Hội sở Eximbank cần tổ chức các cuộc họp trực tuyến định kỳ hàng tháng cho các tổ KTKSNB tại các chi nhánh. Qua đó đánh giá kết quả công tác KTKSNB theo từng tháng, những mặt Phòng đã đạt đƣợc và những mặt chƣa đạt đƣợc. Việc đánh giá này có tác dụng củng cố công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ, giúp nhìn nhận đƣợc những kết quả mà cán bộ KTKSNB đã làm đƣợc trong tháng, kịp thời chấn chỉnh các mặt chƣa đạt đƣợc để rút kinh nghiệm và khắc phục trong thời gian tới.
Qua cuộc họp đánh giá định kỳ cán bộ KTKSNB có thể nắm bắt tình hình công tác kiểm tra của các chi nhánh trong hệ thống. Điều này tạo điều kiện cho các cán bộ làm công tác KSNB nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng nghề nghiệp thông qua việc nắm bắt thông tin về tình hình gian lận, các sai sót và rủi ro phát sinh trong hoạt động tín dụng tại các chi nhánh khác. Hơn nữa, những sai sót, gian lận và rủi ro tín dụng tại mỗi chi nhánh là khác nhau nên thông qua các cuộc giao ban này các cán bộ KTKSNB có thể nắm bắt thông tin, tình hình chung trên toàn hệ thống về những vụ việc gian lận lớn, nghiêm trọng đã xảy ra để từ đó rút kinh nghiệm, kịp thời chấn chỉnh và sớm có biện pháp thích hợp để phòng ngừa rủi ro tại chi nhánh. Ngoài ra, tại các cuộc giao ban này, các cán bộ làm công tác KSNB có thể đƣa ra những đề
xuất, kiến nghị lên cấp lãnh đạo về những khó khăn, vƣớng mắc trong thực tiễn công tác. Trên cơ sở đó, Ban lãnh đạo ngân hàng có sự quan tâm kịp thời và đƣa ra những biện pháp khắc phục để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác KSNB hoạt động tín dụng.
Chú trọng công tác tác đào tạo, bồi dưỡng phát triển cán bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ
Chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB hoạt động tín dụng có ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả công tác KSNB. Do đó để nâng cao chất lƣợng kết quả công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Eximbank cần phải xây dựng một đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB giỏi về trình độ chuyên môn, tốt về phẩm chất đạo đức. Để làm đƣợc điều đó Ban lãnh đạo ngân hàng cần phải quan tâm đến các vấn đề sau:
Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác KSNB thông qua việc tổ chức các chƣơng trình đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ tín dụng cho cán bộ KTKSNB với đội ngũ giảng dạy là các chuyên gia bên ngoài có nhiều kinh nghiệm về thẩm định tín dụng, các chuyên gia về kiểm toán, kiểm soát nội bộ để trao đổi kinh nghiệm và những kỹ năng cần thiết cho cán bộ KTKSNB. Ngoài ra, để có thể tăng cƣờng kinh nghiệm thực tế cho các cán bộ KSNB Ban lãnh đạo ngân hàng nên thực hiện luân chuyển một số cán bộ thuộc bộ phận KTKSNB qua các phòng ban nghiệp vụ để nắm bắt thực tế công việc trong một thời gian nhất định sau đó trở lại đảm nhiệm vị trí KSNB thì với kinh nghiệm thực tế sẽ giúp cán bộ KTKSNB có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn khi đánh giá về các đối tƣợng đƣợc kiểm tra.
Có chế độ quan tâm ƣu đãi phù hợp với các cán bộ KTKSNB nhƣ thực hiện chính sách hỗ trợ về tài chính đối với các cán bộ KTKSNB tự theo học các khóa học chuyên sâu vừa có mục đích nâng cao trình độ nhƣ Thạc sỹ,
Chứng chỉ Kiểm toán nội bộ, Chứng chỉ CPA, ACCA… vừa có thể trang bị cho các cán bộ KTKSNB có đủ sự tự tin về kiến thức để hoàn thành công việc của mình hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc tuyển dụng nhân sự có chất lƣợng làm vị trí này rất hạn chế do tính chất công việc nhân sự làm công tác KSNB phải luân chuyển, đi công tác xa nhà vì vậy ban lãnh đạo ngân hàng nên đƣa ra những chế độ đãi ngộ phù hợp bằng chính sách lƣơng, thƣởng hợp lý để thu hút nhân sự có chất lƣợng tốt vào công tác lâu dài tại bộ phận này.
b. Xây dựng, nâng cấp, phát triển hệ thống phần mềm công nghệ thông tin
Eximbank cần nâng cấp hệ thống phần mềm xử lý dữ liệu Korebank để đảm bảo hệ thống truy xuất đƣợc các báo cáo thể hiện đầy đủ các tiêu chí cần thiết và đảm bảo độ chính xác phục vụ mục đích đánh giá và kiểm soát nói chung, đảm bảo đầy đủ các tiêu chí phân tích và đánh giá về hoạt động tín dụng, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh.
Chú trọng khai thác, nghiên cứu, phát triển phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ. Những phần mềm hỗ trợ có thể đƣợc thể hiện dƣới dạng các báo cáo, hệ thống biểu đồ hoặc các hệ thống cảnh báo sớm rủi ro hoạt động tín dụng nhờ đó cán bộ KSNB có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu đáng kể các công việc cho cá bộ KSNB nhƣ phải khai thác, chiết xuất dữ liệu từ hệ thống và tự phân tích dữ liệu để cho ra kết quả.
Xây dựng và phát triển các phần mềm để hỗ trợ cho công việc giám sát từ xa, các dữ liệu thực hiện giám sát từ xa hiện nay các cán bộ KSNB vẫn thực hiện giám sát và theo dõi thủ công, điều này làm mất nhiều thời gian trong tác nghiệp, việc theo dõi thủ công đôi khi không chính xác, thiếu sót dữ liệu, nhập nhầm dữ liệu vào báo cáo sẽ ảnh hƣởng không nhỏ đến kết quả giám sát. Đồng thời việc theo dõi thủ công gây khó khăn trong việc truy vấn thông tin lịch sử, thống kê dữ liệu toàn ngân hàng khi cần đánh giá thông tin theo chiều nghiệp vụ phát sinh.
c. Thiết lập lộ trình kiểm tra, kiểm soát quy về một đầu mối do Ban kiểm toán nội bộ thực hiện
Việc việc tồn tại song song bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ thuộc Tổng giám đốc và Ban kiểm toán nội bộ thuộc Hội đồng quản trị có chức năng, nhiệm vụ tƣơng đƣơng dễ dẫn đến sự chồng chéo trong tác nghiệp, gây lãng phí nguồn lực và kém hiệu quả. Tuy nhiên do yêu cầu khách quan, Eximbank vẫn phải duy trì hai bộ phận này tồn tại song song với nhau. Trong tƣơng lai, khi Eximbank đã thiết lập và duy trì đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các cơ chế, chính sách, thủ tục rõ ràng và đầy đủ cho mọi quy trình nghiệp vụ, đi kèm với các tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động rõ ràng thì ngân hàng có thể quản lý tốt hoạt động và các rủi ro liên quan. Khi đó, việc tự kiểm tra, kiểm soát thƣờng xuyên quy về một đầu mối do Ban kiểm toán nội bộ thực hiện. Do đó, không cần thiết phải thành lập bộ phận kiểm tra KSNB chuyên trách tồn tại song song với kiểm toán nội bộ nhƣ hiện nay.
Để hoàn thiện công tác này đối với Ban lãnh đạo Eximbank cần thiết phải cơ cấu lại bộ máy tổ chức của bộ phận KSNB thuộc Tổng giám đốc. Tuy nhiên cần phải tiến hành theo lộ trình sau:
Một là, trƣớc mắt tiếp tục cũng cố bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách trực thuộc Tổng Giám đốc nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình để hỗ trợ cho bộ phận kiểm toán nội bộ.
Hai là, đối với bộ phận kiểm toán nội bộ phải ƣu tiên nguồn lực một cách thích đáng cho việc hoàn thiện và phát triển của hệ thống này.
Ba là, sau một khoảng thời gian nhất định, khi bộ máy kiểm toán nội bộ đƣợc hoàn thiện và đi vào hoạt động ổn định, chuyên nghiệp, đồng thời khi Eximbank đã thiết lập đƣợc hệ thống KSNB tƣơng đối hoàn hảo thì tập trung thống nhất về một là Bộ máy kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
d. Bổ sung phân quyền cán bộ KTKSNB kiểm tra hồ sơ tín dụng của chi nhánh trước khi giải ngân trong một số trường hợp cần thiết
Ban lãnh đạo ngân hàng cần phải dựa vào mô hình tổ chức, chiến lƣợc phát triển của mình để tổ chức mô hình KSNB cho phù hợp với đặc thù ngân hàng, nhƣng phải tuân theo nguyên tắc KSNB cần phải tham gia vào các quy trình nghiệp vụ hàng ngày của ngân hàng để kịp thời phát hiện, xử lý các rủi