6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2. QUẢN TRỊ CUNG ỨNG
Nhƣ ở trên đã phân tích thì quản trị chuỗi cung ứng bao gồm các vấn đề chính là thiết kế chuỗi cung ứng, hoạch định vị trí, quản trị nguyên vật liệu,
tồn kho, thu mua, vận tải và phân phối hàng hóa. Tuy nhiên, Doanh nghiệp tƣ nhân dịch vụ nông nghiệp Ea Kmat tỉnh Đắk Lắk là doanh nghiệp về kinh doanh dịch vụ với sản phẩm đặc thù là giống cây cà phê cho nên hoạch định nhu cầu và thu mua là hết sức quan trọng quyết định đến thành công của việc quản trị cung ứng giống cây cà phê. Trong nội dung thu mua thì hoạt động tìm và lựa chọn NCU chất lƣợng sẽ quyết định đến hiệu quả của việc thu mua. Chính vì vậy, đề tài sẽ tập trung phân tích về việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp chất lƣợng nhằm thực hiện hoạt động quản trị cung ứng giống cây cà phê một cách tốt nhất cho DN.
1.2.1. Hoạ địn n u ầu
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chịu ảnh hƣởng của nhiều nhân tố khác nhau nhƣng có hai nhân tố tác động đến kế hoạch kinh doanh của DN là hoạch định nhu cầu và tìm, lựa chọn NCU.
a. Dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu có vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng khi doanh nghiệp chƣa có đƣợc số liệu chính xác về kế hoạch kinh doanh, giúp lập đƣợc kế hoạch cung ứng từ đó giảm đƣợc chi phí cho hoạt động cung ứng.
b. Các nguồn thông tin cho dự báo
- Nguồn thông tin sơ cấp: đƣợc thực hiện bằng cách điều tra, khảo sát, thu thập số liệu của doanh nghiệp hàng năm.
- Nguồn thông tin thứ cấp: là những thông tin đã đƣợc thu thập. Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy bên trong doanh nghiệp nhƣ các tài liệu kế toán, kế hoạch sản xuất,…
c. Phương pháp dự báo
Các phương pháp định tính: là cách tiếp cận để dự báo dựa trên việc
đánh giá dựa vào trực giác hoặc phán đoán và thƣờng đƣợc sử dụng khi thông tin bị hạn chế, không sẵn sàng hoặc nếu có thì hiện tại là không liên quan.
Cách thức này có ƣu điểm là chi phí thấp những tính hữu hiệu lệ thuộc phần lớn vào kỹ năng và kinh nghiệm của ngƣời dự báo và thông tin liên quan hiện hữu. Các kỹ thuật định tính thƣờng đƣợc sử dụng để xây dựng dự báo dài hạn trong khi các dữ liệu hiện tại không còn hữu ích nữa và nó còn đƣợc dùng cho cả việc giới thiệu sản phẩm mới khi thông tin hiện tại không tồn tại. [3]
Bốn mô hình dự báo định tính phổ biến:
- Hội đồng ý kiến các nhà quản trị: đây là nhóm các nhà quản trị cấp cao, những ngƣời có kiến thức chuyên sâu về thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh và môi trƣờng kinh doanh, tập hợp lại với nhau để tiến hành dự báo. [3]
- Phƣơng pháp Delphi: phƣơng pháp thực hiện việc khảo sát một nhóm các chuyên gia nội bộ và bên ngoài qua vài vòng về khía cạnh những sự kiện tƣơng lại và dự báo dài hạn nhu cầu. [3]
- Tổng hợp lực lƣợng bán hàng: lực lƣợng bán hàng đại diện cho nguồn thông tin về thị trƣờng rất tốt. Cách dự này chủ yếu dựa trên kiến thức về thị trƣờng của đội ngũ nhân viên bán hàng và thực hiện ƣớc tính về nhu cầu khách hàng. [3]
- Khảo sát tiêu dùng: bản câu hỏi đƣợc xây dựng để thu thập thông tin từ khách hàng về những vấn đề quan trọng chẳng hạn nhƣ thói quen tiêu dùng trong tƣơng lai, các ý tƣởng về sản phẩm mới và những ý tƣởng về sản phẩm hiện tại. Khảo sát đƣợc thực hiện qua điện thoại, qua thƣ, Internet hoặc phỏng vấn cá nhân. Dữ liệu thu thập sau đó đƣợc phân tích trên cơ sở sử dụng các công cụ thống kê và đánh giá để có đƣợc những kết quả ý nghĩa. [3]
Các phương pháp định lượng: các mô hình dự báo định lƣợng sử dụng các kỹ thuật toán học dựa trên dữ liệu quá khứ và có thể bao gồm các biến ngẫu nhiên để dự báo nhu cầu. Dự báo chuỗi thời gian dựa trên giả định rằng tƣơng lai là dựa trên khuynh hƣớng hoặc sự mở rộng quá khứ, vì vậy các dữ liệu quá khứ có thể đƣợc sử dụng để dự đoán nhu cầu tƣơng lai. Dự báo
kết hợp giả định rằng một hoặc nhiều nhân tố có liên hệ với nhu cầu và vì thế có thể đƣợc sử dụng để dự báo nhu cầu tƣơng lai. Vì những dự báo này chủ yếu dựa trên số liệu quá khứ, tất cả các phƣơng pháp định lƣợng trở nên ít chính xác hơn khi thời gian dự báo dài hơn. Vì vậy đối với những dự báo trong khoảng thời gian dài, cách thức tốt nhất là kết hợp cả dự báo định tính và dự báo định lƣợng. [3]
1.2.2. Thu mua
Thu mua có lẽ là hoạt động đầu tiên trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy thu mua là gì?
a. Khái niệm thu mua
Việc mua hàng đưa ra cơ chế bắt đầu và kiểm soát dòng nguyên vật liệu trong chuỗi cung ứng. Việc thu mua nói chung liên quan đến việc xử lý thông tin. Nó thu tập dữ liệu từ nhiều nguồn và phân tích chúng và chuyển thông tin trong chuỗi cung ứng. [3]
Mua là một nhóm chức năng (tức là việc thực hiện hóa trên sơ đồ tổ chức) cũng như một loại hoạt động chức năng (tức là việc mua hàng hóa và dịch vụ). Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động (xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký kết hợp đồng, nghiên cứu thị trường cung cấp, đo lường, cải thiện và phát triển hệ thống thu mua;…) để đảm bảo mang lại giá trị tối đa cho tổ chức. [11]
b. Vai trò
- Thu mua là mối liên kết cơ bản giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng, là cơ sở cho việc phối hợp các dòng sản phẩm giữa các nhà cung cấp và khách hàng.
- Nó cung cấp cơ chế cho việc phối hợp các dòng sản phẩm giữa khách hàng và NCU.
c. Nội dung của thu mua
Xác định nhu cầu thu mua
Để xác định đƣợc nhu cầu thu mua thì doanh nghiệp thƣờng dựa vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Việc xác định nhu cầu thu mua sẽ giúp doanh nghiệp có đƣợc lƣợng nguyên vật liệu cần tối ƣu và từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Nội dung này sẽ trả lời câu hỏi mua của ai? Để thực hiện mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nhƣ thế nào?
Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng cho mình, có thể thông qua các hình thức: Thông qua chƣơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp; thông qua hội chợ, triển lãm; thông qua thƣ chào hàng; thông qua hội nghị khách hàng,...
Khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp cần nghiên cứu toàn diện các nhà cung cấp trƣớc khi đƣa ra quyết định lựa chọn, phải đánh giá đƣợc khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng cho doanh nghiệp.
Thương lượng và đặt hàng
Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn, doanh nghiệp tiến hành thƣơng lƣợng đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ
Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Việc giao hàng đƣợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng vận chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hƣởng đến họat động sản xuất của doanh nghiệp.
Việc đánh giá kết quả thu mua cần phải làm rõ những thành công cũng nhƣ những mặt tồn tại của hoạt động thu mua, đo lƣờng sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và bộ phận.
1.2.3. Xá địn nguồn ung ứng
Theo truyền thống, hoạt động chính của nhân viên quản lý mua hàng là tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng dựa vào mức giá và sau đó mua sản phẩm của nhà cung cấp với chi phí thấp nhất có thể. Sau đây là một số hƣớng dẫn liên quan đến các nỗ lực và cƣờng độ của các yêu cầu tìm kiếm trong quá trình đánh giá nhà cung cấp.[11]
- Các nhà cung cấp hiện tại: Một nguồn thông tin chính đến từ các nhà cung cấp hiện tại.
- Đại diện bán hàng: Tất cả ngƣời mua nhận đƣợc doanh số bán hàng và thông tin thị trƣờng từ các đại diện bán hàng.
- Thông tin cơ sở dữ liệu: Một số công ty duy trì cơ sở dữ liệu của các nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ một ngành công nghiệp hay dòng sản phẩm.
- Kinh nghiệm: Kinh nghiệm của nhân viên mua thƣờng có kiến thức vững chắc về các nhà cung cấp tiềm năng.
- Thƣ mục Thƣơng mại: Hầu nhƣ tất cả các ngành công nghiệp đều xuất bản thƣ mục của các công ty sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một ngành công nghiệp.
- Triển lãm: Hội chợ thƣơng mại có thể là một cách hiệu quả để đạt đƣợc tiếp xúc với một số lƣợng lớn các nhà cung cấp cùng một lúc.
- Bên thứ hai hoặc thông tin gián tiếp: Một nguồn thông tin của bên thứ hai - bao gồm ngƣời mua tin tức khác. Nguồn thông tin này bao gồm một loạt các địa chỉ liên lạc không trực tiếp là một phần của tổ chức của ngƣời mua.
- Nguồn nội bộ: Nhiều công ty lớn hơn chia tổ chức thành các đơn vị, mỗi một hoạt động mua riêng biệt. Việc chia sẻ thông tin nhƣ vậy có thể xảy ra trên đơn vị thông qua các cuộc họp không chính thức.
- Truy cập Internet. Ngƣời bán đang ngày càng sử dụng Internet nhƣ một phần quan trọng của các nỗ lực tiếp thị trực tiếp của họ vì vậy ngƣời mua có thể sử dụng internet để giúp xác định vị trí các nguồn tiềm năng mà có thể hội đủ điều kiện để đánh giá thêm.
a. Mục đích
Xác định nguồn cung ứng (nhận diện NCU) là nhằm xác định số lƣợng các NCU có sẵn trên thị trƣờng, lên danh sách các NCU mà công ty mua cần quan tâm và thu thập thông tin về các NCU này nhằm làm cơ sở để đánh giá NCU.
b. Tổ chức tìm kiếm NCU
Tổ chức tìm kiếm NCU cần đạt đƣợc các yêu cầu sau: - Đảm bảo về mặt tài chính với triển vọng lâu dài.
- Có khả năng và năng lực để cung ứng các nguyên vật liệu cần thiết. - Cung ứng một cách chính xác những nguyên vật liệu yêu cầu. - Cung ứng đúng thời hạn, đáng tin cậy với thời gian ngắn. - Định mức giá và các thỏa thuận về tài chính chấp nhận đƣợc. - Nhạy bén với những nhu cầu và thay đổi của khách hàng. - Có kinh nghiệm và chuyên gia về sản phẩm của mình. - Có danh tiếng tốt.
- Sử dụng các hệ thống thu mua dễ sử dụng và thuận tiện.
- Đã từng giao dịch thành công trong quá khứ và có thể phát triển mối quan hệ dài hạn.
c. Các phương pháp thường được sử dụng để thu thập thông tin về nhà cung ứng
Doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp bằng cách:
- Tham gia các cuộc triển lãm ngành nghề và các cuộc hội đàm để thu thập thông tin về NCU.
- Sử dụng tƣ liệu truyền thông và báo chí: Trên báo thƣờng có các thông tin của doanh nghiệp tham gia triển lãm, những thông tin này tƣơng đối đầy đủ và hoàn chỉnh.
- Thu thập danh thiếp: Các NCU tham gia triển lãm thƣờng đặt danh thiếp của mình ở gian hàng để khách hàng lấy, cũng có khi NCU chủ động trao danh thiếp cho khách hàng và trao đổi danh thiếp với khách hàng.
- Xin bảng thông tin của đơn vị tổ chức triển lãm: Thông thƣờng các đơn vị triển lãm sẽ có bảng thông tin về cuộc triển lãm, nội dung bao gồm: Tên các đơn vị tham gia triển lãm và cách thức liên hệ với NCU, thậm chí công ty mua còn có thể biết các chƣơng trình khuyến mại của NCU.
- Thông qua báo chí để thu thập thông tin của NCU: Chủ yếu là thông qua tin tức quảng cáo trên báo để thu thập thông tin, công ty mua có thể biết đƣợc địa chỉ, điện thoại liên lạc, tên đơn vị của NCU, các loại hàng của NCU, có khi công ty mua còn tìm đƣợc ngƣời liên lạc trực tiếp vừa nhanh, vừa hiệu quả.
- Tìm đọc trên các biển quảng cáo: Thông thƣờng, các tấm biển quảng cáo chứa đựng lƣợng lớn thông tin về NCU, thông tin khá xác thực, đáng tin, đồng thời thông qua phân loại ngành nghề sẽ tạo thuận lợi cho công ty mua có đƣợc thông tin của NCU.
- Thông qua quảng cáo để thu thập thông tin về NCU: Thông qua tin tức, quảng cáo trên các phƣơng tiện truyền thông, giao thông công cộng...
- Thông qua mạng Internet để thu thập thông tin NCU.
- Thông qua sự giới thiệu của bạn hàng hợp tác.
- Thông qua bảng câu hỏi: Theo phƣơng pháp này thì công ty sẽ lập danh sách bảng câu hỏi và gởi đến nhà cung cấp thông qua email hoặc tiếp xúc trực tiếp nhằm tìm hiểu các thông tin về NCU.
- Thông qua việc đến thăm các cơ sở NCU.
1.2.4. Đán g á á n à ung ứng t ềm năng
Đánh giá khả năng thực hiện của các NCU, theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt hàng của các NCU nhằm tìm ra ƣu, nhƣợc điểm của từng NCU. Hầu hết các tổ chức đều đánh giá các NCU của họ để đảm bảo rằng họ tiếp tục cung cấp dịch vụ làm thỏa mãn mình. Hoạt động này đƣợc gọi là đánh giá các NCU.[11]
a. Mục đích
Đánh giá NCU là nhằm đo lƣờng khả năng của NCU có đáp ứng đƣợc các yêu cầu của công ty mua hay không trên cơ sở đó để lựa chọn đƣợc NCU tiềm năng.
b. Cách tiếp cận
Một cách tiếp cận thƣờng gặp là sử dụng một danh sách kiểm tra gồm các nhân tố quan trọng và kiểm tra xem liệu nhà cung cấp có đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn trong đó hay không. Danh sách kiểm tra sẽ đề cập đến việc liệu NCU có tình trạng tài chính tốt hay không; họ có cung ứng đúng thời hạn không; giá của họ có cạnh tranh không; chất lƣợng nguyên vật liệu có đủ cao không; liệu họ có hỗ trợ kỹ thuật không.[3]. Nếu NCU không đáp ứng bất kỳ tiêu chuẩn nào khách hàng sẽ thảo luận về việc cải thiện hoặc tìm kiếm nguồn cung mới. Mục đích không thật sự là thay thể các NCU hiện tại, mà là để kiểm soát năng lực, xác định những lĩnh vực cần cải tiến và thống nhất về cách thức tốt nhất để đạt đƣợc những cải thiện đó. Chỉ đến lúc cuối cùng tổ chức mới nên bắt đầu tìm kiếm những NCU mới.
Một cách tiếp cận hữu ích hơn là công ty mua cho mỗi NCU điểm 10 cho việc cung ứng đúng hạn, và nếu điểm của một NCU giảm dƣới 8, họ có thể thảo luận về những cách thức cải thiện năng lực. Muốn đánh giá NCU theo cách này, công ty mua phải xác định những nhân tố quan trọng nhất liên quan đến năng lực của NCU, tầm quan trọng tƣơng đối của mỗi nhân tố đó, năng lực hiện tại đƣợc đánh giá và mức năng lực thấp nhất có thể chấp nhận đƣợc.[3]
c. Các yếu tố cơ bản cần xem xét khi thực hiện qui trình đánh giá nhà cung ứng:
Ngƣời đánh giá: Thƣờng thì chức năng đánh giá là do nhân viên của bộ