6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1.MỘT SỐ CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1.1. C ến lƣợ n o n ủ o n ng ệp
Trong giai đoạn 2015 - 2020, cố gắng, phấn đấu trở trành một doanh nghiệp có uy tín, danh tiếng trên thị trƣờng cung cấp giống cây cà phê. Đồng thời, tăng cƣờng năng lực của DN trong việc cung cấp giống cây cà phê cho ngƣời có nhu cầu. Đảm bảo khả năng cung cấp 4 triệu cây/năm, giảm tỷ lệ giống cây cà phê không đạt tiêu chuẩn dƣới 3%. Phấn đấu doanh thu hằng năm khoảng 16 tỷ đồng.
Đến năm 2020, mở rộng thị trƣờng kinh doanh giống cây cà phê phủ khắp địa bàn các tỉnh Tây Nguyên nhƣ: Gia lai, Kon Tum, Lâm Đồng, Đắk Nông.
Để đạt đƣợc điều này thì DN phải có giải pháp trong việc hoạch định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn NCU tiềm năng, chất lƣợng đảm bảo cho việc cung cấp giống cây cà phê chất lƣợng cho ngƣời mua nhằm nâng cao vị thế, uy tín của DN trên thị trƣờng cung cấp giống cây cà phê.
3.1.2. Xu ƣ ng p át tr ển ủ quản trị ung ứng
Cung ứng là một nhân tố có ảnh hƣởng quyết định đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cho nên mọi doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu không đƣợc cung cấp các yếu tố đầu vào. Cung ứng là hoạt động nhằm đáp ứng các nhu cầu đó cho nên quản trị cung ứng là một công tác hết sức cần
nhằm tạo nên một sự khác biệt mang tính sống còn, tìm ra những cách thức để tạo thêm giá trị và mở rộng các ranh giới của hiệu quả hoạt động trên cơ sở phải sàng lọc chuỗi cung ứng của mình để có thể luôn đi trƣớc một bƣớc trong cạnh tranh.
Thực tế này đã mang đến những kết quả sâu sắc và rộng khắp đối với những lựa chọn mang tính chiến lƣợc và việc lập kế hoạch hình thành của bất kỳ tổ chức nào. Với sự phát triển của thị trƣờng và xu hƣớng phát triển của quản trị cung ứng thì ngày nay, công tác quản trị cung ứng sẽ tập trung vào chiến lƣợc. Với xu hƣớng phát triển của quản trị cung ứng thì đối với công tác quản trị cung ứng giống cây cà phê của DN sẽ tập trung, chú trọng đến các chiến lƣợc.
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU, TÌM VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG GIỐNG CÂY CÀ PHÊ TẠI DN
3.2.1. Hoàn t ện ông tá oạ địn n u ầu g ống ây à p ê
Hoạch định nhu cầu giúp cho DN biết đƣợc việc thu mua giống cây cà phê nhƣ thế nào, vào lúc nào, với số lƣợng bao nhiêu để tránh đƣợc thất thoát trong quá trình chăm sóc giống cây cà phê để xuất bán cho ngƣời mua. Từ đó, tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí cho DN.
Dựa vào kế hoạch kinh doanh của DN sẽ tính toán, xác định cơ sở cho việc thu mua giống cây cà phê, đảm bảo cho việc sẵn sàng bán giống cây cà phê cho ngƣời mua trong cả thời kỳ.
Là sản phẩm đặc thù cho nên việc kinh doanh giống cây cà phê phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một trong những yếu tố đó là thời vụ (mùa mƣa). Vì vậy, vào thời điểm tháng 5, tháng 6 thì nhu cầu mua cây cà phê rất cao. Cho nên, để dự báo nhu cầu giống cây cà phê. DN cần bổ sung nguồn thông tin sơ cấp bằng cách điều tra, khảo sát, thu thập số liệu hàng năm.
Từ việc tổng hợp kết quả kinh doanh giống cây cà phê và số lƣợng tiêu thụ trong giai đoạn 2014 - 2016. Để dự báo nhu cầu giống cây cà phê năm 2017 nhƣ sau:
Dự báo n u ầu g ống ây à p ê năm 2017
Bảng 3.1. Dự báo nhu cầu giống cây cà phê năm 2017
Tháng G ống ây à p ê TR4 TR9 TR13 1 2 3 100.000 50.000 50.000 4 150.000 50.000 50.000 5 600.000 200.000 200.000 6 800.000 350.000 300.000 7 450.000 50.000 50.000 8 100.000 40.000 40.000 9 70.000 30.000 30.000 10 11 12
Từ dự báo tình hình tiêu thụ giống cây cà phê năm 2017, DN có thể dự báo nhu cầu giống cây cà phê cho các năm tiếp theo và dự báo cho giai đoạn từ năm 2017 - 2020.
3.2.2. Hoàn t ện ông tá tìm ếm t ông t n về n à ung ứng
Mục tiêu của giải pháp là có nhiều nguồn thông tin khác nhau để thu thập, xử lý làm cơ sở cho việc đánh giá thông tin đƣợc chính xác. Vì hiện nay, DN chủ yếu dựa vào nguồn thông tin từ các mối quan hệ nội bộ; thông tin từ mạng Internet; thông tin từ các thƣ chào hàng, báo giá của các đơn vị gửi đến;
thông qua danh thiếp trong các cuộc gặp gỡ tiếp xúc với các NCU tại các hội nghị, hội thảo cho nên nguồn thông tin thu thập có chất lƣợng không cao.
Nội dung của giải pháp này tập trung vào vấn đề chính là: bổ sung, cập nhật nhiều nguồn thông tin mới về NCU. Đồng thời, tiến hành phân tích thông tin để xây dựng lập cơ sở dữ liệu về “Hồ sơ thông tin về nhà cung ứng” trên cơ sở những thông tin thu thập.
a. Cách thực hiện
Thông tin về nhà cung ứng
Ngoài các nguồn thông tin mà DN hiện đang sử dụng thì mở rộng nguồn thông tin thu thập về NCU qua các kênh nhƣ sau:
- Thông tin từ các hiệp hội cà phê Buôn Ma Thuột, Viện Khoa học kỹ thuật Nông Lâm nghiệp Tây Nguyên, Trung tâm khảo kiểm nghiệm giống sản phẩm cây trồng Tây Nguyên.
- Tiếp cận các NCU là các hộ gia đình, vƣờn ƣơm, công ty trên địa bàn. - Thông tin từ Báo Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Báo Đắk Lắk. - Thông tin từ các trang tin của Trung tâm Khuyến Nông, Hội Nông dân.
Ghi chú:
, : quy trình cũ : quy trình mới
Hình 3.1. Nguồn thông tin về NCU của DN
Theo nội dung thì nhân viên phòng KH - KD sẽ tiếp cận từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để tăng độ chính xác của thông tin về NCU từ đó giúp cho việc đánh giá thông tin đƣợc chính xác, phản ánh đầy đủ về năng lực, chất lƣợng NCU. Với nhiều nguồn thông tin đa dạng sẽ giúp cho việc nhận diện hồ sơ thông tin đƣợc đầy đủ, rõ ràng mà không bỏ qua những NCU tiềm năng trên thị trƣờng.
Phòng KH - KD Thông tin về các nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng đạt yêu cầu Thông tin từ các mối quan hệ nội bộ Thông tin từ mạng Internet. Thông tin từ các thƣ chào hàng, báo giá Thông qua danh thiếp các nhà cung ứng Thông tin từ các hiệp hội, tổ chức Thông tin từ báo, bản tin, trang tin
Xây dựng hồ sơ thông tin nhà cung ứng
Sau khi thu thập tất cả những thông tin thì nhân viên phòng KH - KD cần chú trọng về kỹ năng và năng lực xử lý để lựa chọn điền vào “Hồ sơ thông tin nhà cung ứng”. Nội dung bao gồm:
- Thông tin cơ bản (thông tin chung): là những thông tin cơ bản nhất về NCU nhƣ: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, tài khoản, ngƣời đại diện.
- Khả năng NCU: là khả năng về ƣơm giống, số lƣợng giống cây cà phê cung cấp, phƣơng thức giao nhận. Đối với một số NCU có phƣơng tiện vận chuyển cho nên giá giống cà phê sẽ cao hơn các đơn vị không có phƣơng tiện vận chuyển. Ngoài ra, các NCU cũng có một số quy định về tiêu chuẩn vƣờn ƣơm để đảm bảo cho giống cây cà phê.
- Tình hình giao dịch: áp dụng cho những NCU đã giao dịch với DN trong những năm qua. Việc theo dõi tình hình giao dịch giúp cho việc đánh giá và lựa chọn NCU trong những năm tiếp theo. Đối với NCU mới chƣa có giao dịch với DN thì tiến hành theo dõi trong năm và lƣu trữ thông tin cho những năm tiếp theo.
+ Hồ sơ thông tin đối với vườn ươm và CT: là những đơn vị có tƣ cách
pháp nhân cho nên hồ sơ thông tin phải có đầy đủ thông tin về đơn vị thể hiện đƣợc tƣ cách pháp nhân của đơn vị cung ứng giống.
Bảng 3.2. Hồ sơ thông tin nhà cung ứng là vườn ươm, công ty
HỒ SƠ NHÀ CUNG ỨNG I. THÔNG TIN CƠ BẢN
Tên nhà cung ứng: Địa Chỉ:
Điện thoại: Fax: Địa chỉ Email:
Mã số thuế:
Giấy p ép đăng ý n o n số:
Số tài khoản: Mở tại:
Ngƣời đại diện: Chức vụ:
Điện thoại:
II. KHẢ NĂNG NHÀ CUNG ỨNG
Diện tích ƣơm giống: Số lƣợng cung cấp: Giá cả:
Phƣơng thức giao giống cây cà phê: Phƣơng thức thanh toán:
Các quy định khác:
III. TÌNH HÌNH GIAO DỊCH
NCU mới:
NCU đã giao dịch với DN Đã giao dịch với DN:
Phiếu theo dõi tình hình giao dịch
TT Giống cà phê Số lƣợng giống cây cà phê Chênh
lệch Thời gian giao hàng vụ hỗ Dịch trợ Ghi chú Đặt hàng Giao hàng Số lƣợng Lý do Ngày giao Sớm (+)/ Trễ (-) Lý do trễ 1 2 3 ….
+ Hồ sơ thông tin đối với hộ gia đình: chủ yếu là những thông tin cơ bản
Bảng 3.3. Hồ sơ thông tin NCU hộ gia đình
HỒ SƠ NHÀ CUNG ỨNG
I. THÔNG TIN CƠ BẢN
Hộ gia đình: Địa Chỉ: Điện thoại: Địa chỉ Email: Mã số thuế: Số tài khoản: Mở tại:
II. KHẢ NĂNG NHÀ CUNG ỨNG
Diện tích ƣơm giống: Nhân công lao động: Số lƣợng cung cấp: Giá cả: Thanh toán: Các quy định khác: III. TÌNH HÌNH GIAO DỊCH NCU mới:
NCU đã giao dịch với DN Đã giao dịch với DN:
Phiếu theo dõi tình hình giao dịch
TT Giống cà phê Số lƣợng giống cây cà phê Chênh
lệch Thời gian giao hàng vụ hỗ Dịch trợ Ghi chú Đặt hàng Giao hàng Số lƣợng Lý do Ngày giao Sớm (+)/ Trễ (-) Lý do trễ 1 2 3 ….
Thông tin từ các mối quan hệ nội bộ Thông tin từ mạng Internet. Thông tin từ các thƣ chào hàng, báo giá Thông qua danh thiếp các nhà cung ứng P. KH - KD Thông tin về các nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng đủ yêu cầu Thông tin từ các hiệp hội, tổ chức Thông tin từ báo, bản tin, trang tin
Hồ sơ thông tin
NCU đang
giao dịch Hồ sơ thông tin NCU đã từng giao dịch Hồ sơ thông tin NCU mới
b. Quy trình xây dựng hồ sơ thông tin nhà cung ứng
Sau khi có hồ sơ thông tin NCU thì có thể phân loại nhƣ sau: NCU mới, NCU đã từng giao dịch với doanh nghiệp và NCU đang giao dịch với DN. Từ đó, so sánh hồ sơ thông tin để lựa chọn đƣợc NCU đáp ứng yêu cầu. Nhƣ vậy, so với trƣớc đây thì việc xây dựng hồ sơ thông tin sẽ giúp cho DN không bỏ sót những NCU tiềm năng, đồng thời, DN đánh giá đƣợc tình hình của các NCU đã, đang và sẽ giao dịch với DN.
Ghi chú:
, : quy trình cũ
: quy trình mới
Hình 3.2. Quy trình xây dựng hồ sơ thông tin về các NCU
Lưu trữ thông tin của nhà cung ứng
Đây là một việc hết sức cần thiết khi mà càng ngày càng có nhiều NCU và việc thu thập thông tin về NCU tiêu tốn nhiều thời gian thì việc lƣu trữ thông tin sẽ giúp cho việc đánh giá, so sánh những thông tin sẵn có đƣợc nhanh chóng, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí cho DN. Khi thu thập thông tin về NCU thì nhân viên phòng KH - KD nên tiến hành phân tích xử lý những thông tin và lƣu trữ những thông tin về NCU để tránh việc trùng lặp và có đầy đủ thông tin cho những bƣớc sau. Đồng thời việc lƣu trữ thông tin giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc thu thập thông tin về NCU trong những lần kế tiếp. Việc lƣu trữ chi tiết và cẩn thận giúp cho việc chỉnh lý thông tin đƣợc nhanh hơn.
3.2.3. Hoàn t ện ông tá đán g á n à ung ứng g ống ây à p ê
Hiện nay, phòng KH - KD đánh giá về thông tin thu thập và phòng KT - VT đánh giá về chất lƣợng cho nên chủ yếu dựa vào các tiêu chí nhƣ: giá cả, chất lƣợng và thời gian giao hàng. Do đó, các tiêu chí trên chƣa thể phản ánh đầy đủ năng lực của NCU. Để vƣợt qua thách thức của cả vấn đề cấp bách và lâu dài trong chiến lƣợc quản trị cung ứng giống cây cà phê tại doanh nghiệp tƣ nhân dịch vụ nông nghiệp Ea Kmat tỉnh Đắk Lắk ở bối cảnh cạnh tranh và hội nhập là xu thế tất yếu, vì vậy, mục tiêu của giải pháp là đƣa ra thêm các tiêu chí đánh giá nhằm nâng cao tính chính xác cho phòng KH - KD và phòng KT - VT để tránh việc bỏ sót NCU tiềm năng. Với bộ tiêu chí đánh giá nhiều chiều và hợp lý thì DN có thể so sánh các NCU với nhau để cân nhắc, lựa chọn đƣợc NCU chất lƣợng cho DN.
Nội dung của giải pháp là dựa trên các tiêu chí đã đƣợc DN sử dụng thì mở rộng thêm tiêu chí đánh giá khác nhau để phòng KH - KD đánh giá thông tin một cách chính xác và phòng KT - VT đánh giá về chuyên môn đƣợc sát hơn, phản ánh năng lực của NCU để DN không bỏ qua những NCU tiềm năng và lựa chọn đƣợc NCU chất lƣợng.
Tăng cƣờng công tác đào tạo đội ngũ chuyên sâu, tay nghề cao trong tuyển chọn nguyên liệu giống để phản ánh chính xác về năng lực của NCU.
Ngƣời đánh giá: thực hiện bởi nhân viên phòng KH - KD và nhân viên phòng KT - VT và từng tiêu chí đánh giá thì nhân viên phải có trách nhiệm về việc đánh giá của mình. Cụ thể nhƣ sau:
+ Phòng KH - KD sẽ đánh giá các tiêu chí sau:
- Giá cả
- Thời gian giao hàng - Uy tín
- Thời gian đã giao dịch với DN - Các ƣu đãi
- Giải quyết khiếu nại - Dịch vụ hỗ trợ
+ Phòng KT - VT sẽ đánh giá các tiêu chí sau:
- Nguồn lực của NCU - Chất lƣợng sản phẩm - Khả năng cung ứng
Bảng 3.4. Tiêu chí đánh giá NCU
TT Tiêu chí Bộ phận đán g á
1 Nguồn lực của NCU Phòng KT - VT
2 Giá giống cà phê Phòng KH - KD
3 Chất lƣợng giống cà phê Phòng KT - VT
4 Thời gian giao giống cây cà phê Phòng KH - KD 5 Khả năng cung ứng giống cây cà phê Phòng KT - VT
6 Ƣu đãi Phòng KH - KD
7 Thời gian đã giao dịch với Doanh nghiệp Phòng KH - KD
8 Giải quyết khiếu nại Phòng KH - KD
9 Dịch vụ hỗ trợ Phòng KH - KD
3.2.4. Hoàn t ện ông tá lự ọn n à ung ứng g ống ây à p ê
Quyết định lựa chọn NCU là do Ban Giám đốc cho nên hồ sơ NCU phải thể hiện đƣợc tầm quan trọng của các tiêu chí. Mục tiêu chính là sử dụng phƣơng pháp phân phối trọng số để hỗ trợ cho việc đƣa ra quyết định một cách chính xác nhằm lựa chọn đƣợc NCU chất lƣợng cho DN.
Nội dung của giải pháp là sử dụng phƣơng pháp phân phối trọng số để đánh giá các tiêu chí của NCU nhằm đo lƣờng đƣợc năng lực của NCU từ đó giúp cho việc ra quyết định đƣợc nhanh chóng và chính xác hơn.
Phƣơng pháp phân phối trọng số là phƣơng pháp đánh giá dựa trên các tiêu chí chủ yếu. Các tiêu chí khác nhau sẽ đƣợc cho trọng số khác nhau để làm rõ mức độ quan trọng của tiêu chí.
Cách thực hiện
- Bƣớc 1. Xem xét các tiêu chí để tiến hành cho trọng số theo từng mức độ quan trọng của tiêu chí. Có thể xem xét các tiêu chí sau:
+ Nguồn lực của NCU + Giá cả
+ Chất lƣợng sản phẩm + Thời gian giao hàng + Khả năng cung ứng