7. Bố cục luận văn
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN
CHUYỂN TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ MOBIFONE KHU VỰC 3
Trong thời gian qua, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 đạt đƣợc là khả quan, song nhìn chung kết quả và hiệu quả có đƣợc chủ yếu đến từ việc tổ chức sắp xếp thị trƣờng và lao động, còn yếu tố quản trị vốn chƣa đƣợc đầu tƣ quan tâm đúng mức. Đơn vị có áp dụng một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng vốn luân chuyển nói riêng. Tuy nhiên, các giải pháp đã đƣa ra còn mang tính tạm thời và chủ yếu là giải pháp chung cho sản xuất kinh doanh mà chƣa có giải pháp cụ thể cho công tác sử dụng vốn luân chuyển cũng nhƣ chƣa có sự phân tích về hiệu suất, hiệu quả của việc quản trị
vốn luân chuyển. Việc quản lý và sử dụng vốn luân chuyển hiệu quả phụ thuộc nhiều vào công tác xác định nhu cầu thông tin phục vụ cho việc đƣa ra những quyết định quản trị đúng đắn. Dựa trên cơ sở nhận định từ thực tế hoạt động, đề xuất đơn vị cần thực hiện một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện công tác quản trị vốn luân chuyển.
3.2.1.Giải pháp về quản trị vốn ằng tiền
a. Lập dự toán vốn bằng tiền
Trong quản trị vốn bằng tiền việc quan trọng đầu tiên mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải quan tâm thực hiện đó là công tác lập dự toán vốn bằng tiền. Thông qua công tác lập dự toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp dự báo đƣợc nhu cầu chi tiêu và đầu tƣ sinh lợi từ vốn bằng tiền của đơn vị. Mặc dù tại Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 nhu cầu dự trữ vốn bằng tiền để chi tiêu hàng ngày là rất thấp, gần nhƣ không có vì lƣợng tiền bán hàng thu đƣợc trong ngày hoàn toàn đủ để đáp ứng các yêu cầu về thanh toán cho các nhà cung cấp khác. Tuy vậy, để tối ƣu công tác quản trị nguồn vốn luân chuyển và có công cụ để kiểm soát lƣợng tiền mặt tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng cũng nhƣ cung cấp thêm thông tin quản trị vốn luân chuyển thì Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 cần lập dự toán vốn bằng tiền. Với đặc điểm kinh doanh dịch vụ viễn thông và bán lẻ có sự biến động lớn về nhu cầu của khách hàng thì việc lập dự toán vốn bằng tiền trong dài hạn là công việc vô cùng phức tạp và hầu nhƣ không có nhiều giá trị sử dụng. Đối với Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 có thể xây dựng dự toán vốn bằng tiền trong ngắn hạn, ví dụ dự toán vốn bằng tiền trong tháng, để có thể cung cấp thông tin cho công tác quản trị điều hành hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn. Vì số lƣợng các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ cho Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 tƣơng đối ít và có thể thống kê đƣợc nên có thể lập dự toán vốn bằng tiền giản đơn bao gồm 3 biểu: Dự toán lịch thu tiền (dòng tiền vào), dự toán dòng tiền ra và dự toán vốn bằng tiền.
Doanh thu dịch vụ viễn thông đƣợc đơn vị chốt vào ngày 2 của hàng tháng và trong tuần đầu thì luồng tiền vào rất là lớn. Và tuần cuối cùng mỗi tháng thì đơn vị cung cấp hàng hóa cho các khách hàng để phục vụ công tác bán hàng cho tháng sau nên doanh thu tại đơn vị trong 1 tháng tập trung vào tuần đầu tiên và tuần cuối cùng của tháng thƣờng rất lớn. Do chính sách thu tiền của Công ty Dịch vụ MobiFone Khu vực 3, nên dòng tiền vào rất lớn vào các tuần đầu tiên và tuần cuối cùng trong tháng. Việc chi trả hàng hóa cho nhà cung cấp chủ yếu phát sinh vào các tuần thứ 2 và thứ 3 trong một tháng. Nhƣ vậy, với các chính sách thu nợ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp của Công ty Dịch vụ MobiFone Khu vực 3, tác giả nêu lên một ví dụ để lập dự toán vốn bằng tiền giản đơn tại đơn vị, nhƣ sau:
Căn cứ vào số liệu thống kê về doanh thu và số tiền thu đƣợc trong nhiều tháng trƣớc đó trong năm, tác giả có thể rút ra đƣợc quy luật số tiền thu đƣợc ngay trong tuần chiếm 70% doanh thu, thu tuần sau đƣợc 20% và đúng một tháng sau thu dứt điểm 10% còn lại, từ đó tác giả có thể nêu ví dụ về lập dự toán lịch thu tiền các tuần trong tháng 1 năm 2018 chi tiết tại Bảng 3.1
Bảng 3.1. Dự toán lịch thu tiền tháng 1 năm 2018
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ ti u Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
Doanh thu: 80.000 50.000 40.000 70.000
Thu trong tuần (70%) 56.000 35.000 28.000 49.000 Thu sau 1 tuần (20%) 14.000 16.000 10.000 8.000 Thu sau 1 tháng (10%) 8.000 5.000 4.000 7.000
Tổng òng tiền vào 78.000 56.000 42.000 64.000
Dự kiến trong tháng 1 năm 2018 có hoạt động chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nộp ngân sách các khoản thuế lệ phí và chi trả cho ngƣời lao động, ta có dự toán số tiền trả cho nhà cung cấp chi tiết tại
Bảng 3.2. Dự toán lịch chi tiền tháng 1 năm 2018
Đơn vị: Triệu đồng
Nhà ung ấp Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
TCT MobiFone 9.000 9.000 9.000 9.000 Nhà cung cấp hàng hóa khác 50.000 40.000 40.000 30.000 Nhà cung cấp dịch vụ 3.000 Nộp ngân sách nhà nƣớc 1.000 25.000 Chi trả CB-CNV 5.000 Tổng òng tiền r 65.000 52.000 74.000 39.000
Trên cơ sở số liệu dự toán tại Bảng 3.1 và Bảng 3.2, và với quy định tồn trữ vốn bằng tiền tối đa hàng tuần của Tổng công ty là 1 tỷ đồng, ta có thể lập Dự toán vốn bằng tiền trong tuần, chi tiết tại Bảng 3.3.
Bảng 3.3. Dự toán vốn bằng tiền tháng 1 năm 2018
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ ti u Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
Tồn quỹ đầu ngày 1.000 14.000 18.000 (14.000)
Tổng dòng tiền vào 78.000 56.000 42.000 64.000 Tổng dòng tiền ra 65.000 52.000 74.000 39.000
Tồn quỹ tối đa 1.000 1.000 1.000 1.000
Tồn quỹ uối ngày 14.000 18.000 (14.000) 11.000
Xem xét số liệu dự toán vốn bằng tiền trình bày tại Bảng 3.3, ta thấy ngay từ tuần 1 và tuần 2 và tuần 4 trong tháng 1 thì số tiền tồn trữ cao hơn mức trữ tiền tối đa và đến tuần thứ 3 của tháng 1 đã bắt đầu thiếu một lƣợng vốn bằng tiền khá lớn. Lúc này có hai cách thức để xử lý. Cách thứ nhất là dừng hoạt động thanh toán cho Tổng công ty Viễn thông MobiFone trong tuần 1 và tuần 2 để dồn tiền đến tuần 3 nộp ngân sách nhà nƣớc vì các khoản
nộp ngân sách là không thể trì hoãn. Mặc dù trong giai đoạn 2015 – 2017 Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 không lập dự toán vốn bằng tiền nhƣng khoản nộp ngân sách là có thể dự tính đƣợc nên đây cũng là cách thức mà đơn vị vẫn áp dụng. Với cách thức quản trị này thì cuối ngày tuần 1 và tuần 2 có một lƣợng vốn bằng tiền tồn trữ dƣ thừa rất lớn, gây ảnh hƣởng không tích cực đến hiệu quả quản trị vốn tại đơn vị. Trong phạm vi luận văn này, tác giả đề xuất xử lý trƣờng hợp nêu trên bằng cách thứ hai, đó là xem x t cân đối lập dự toán chuyển toàn bộ số vốn bằng tiền dƣ thừa hàng tuần cho Tổng công ty Viễn thông MobiFone vào cuối ngày trong tuần, chỉ để lại số dƣ thấp nhất. Đến tuần thứ 3 thì Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 làm công văn đề nghị Tổng công ty Viễn thông MobiFone chuyển trả lại số tiền 23 tỷ đồng để đáp ứng cho nhu cầu nộp ngân sách và cuối ngày không thanh toán cho Tổng công ty. Khi đó dự toán vốn bằng tiền sẽ đƣợc lập lại, trong tuần thứ 3 dòng tiền vào tăng lên một khoản 23 tỷ đồng do tài khoản Tổng công ty chuyển về cùng với tiền thu đƣợc trong tuần, còn dòng tiền ra cân đối hết chuyển thanh toán tiền cho nhà cung cấp chính là Tổng công ty Viễn thông MobiFone. Để ngắn gọn tác giả không trình bày bảng dự toán dòng tiền vào, dòng tiền ra mà chỉ trình bày dự toán vốn bằng tiền đƣợc lập lại tại Bảng 3.4.
Bảng 3.4. Dự toán vốn bằng tiền lập lại tháng 1 năm 2018
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ ti u Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tồn quỹ đầu ngày 1.000 1.000 18.000 0
Dòng tiền vào do TCT cấp 23.000
Tổng dòng tiền vào 78.000 56.000 42.000 64.000 Tổng dòng tiền ra 65.000 52.000 65.000 39.000
Dòng tiền chuyển về TCT 13.000 4.000 0 24.000
b. Các giải pháp nhằm giảm thiểu số tiền mặt tồn quỹ tại các cửa hàng, điểm giao dịch.
- Cùng với đà phát triển ứng dụng công nghệ thông tin ngày nay, Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 cần nhanh chóng và quyết liệt triển khai các ứng dụng và phát triển mô hình thanh toán bằng thẻ đối với khách hàng mua lẻ trực tiếp tại các cửa hàng của MobiFone.
- Tổ chức tuyên truyền cho khách hàng ứng dụng thanh toán cƣớc điện thoại qua phần mềm My MobiFone nhằm tạo đƣợc thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán cƣớc và hạn chế đƣợc tiền mặt tồn quỹ phát sinh qua việc thanh toán cƣớc tại cửa hàng trong các tuần đầu tháng.
- Bộ phận tài chính kế toán của công ty Dịch vụ MobiFone cần tăng cƣờng hoạt động thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động qua thẻ ngân hàng, hoạt động này sẽ giảm thiểu đƣợc lƣợng tiền mặt tồn quỹ tại cửa hàng trong những ngày trả lƣơng cho ngƣời lao động, nâng cao đƣợc hiệu quả công tác quản trị vốn bằng tiền.
3.2.2. Giải pháp về quản trị hoản phải thu
a.Chính sách về tín dụng
Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 cần dựa trên quy chế quản lý công nợ để xây dựng các tiêu chuẩn tín dụng nhằm phân loại đối tƣợng khách hàng, phân tích vị thế tín dụng của khách mua hàng. Để thực hiện đƣợc việc phân loại thì phải tổ chức khảo sát, đánh giá nhu cầu và khả năng thanh toán của khách hàng. Lập hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng để có cơ sở phân nhóm khách hàng. Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng tối thiểu phải có đầy đủ các thông tin sau:
+ Kỳ hạn thanh toán bình quân.
+ Thời gian đã có quan hệ kinh tế với đơn vị.
+ Sản lƣợng mua từng mặt hàng mỗi năm, mỗi quý. + Sản lƣợng tối đa, tối thiểu mỗi lần mua hàng.
+ Khả năng tài chính của khách hàng.
Dựa trên hệ thống tiêu chuẩn đã đƣợc xác lập, bộ phận phụ trách bán hàng chịu trách nhiệm tìm hiểu tiếp cận thông tin về khách hàng, lập hồ sơ khách hàng đầy đủ các thông tin, có ý kiến đề xuất bằng văn bản với ngƣời phụ trách bộ phận bán hàng và kế toán đối với từng trƣờng hợp khách hàng cụ thể để tham mƣu lập hợp đồng theo nhóm khách hàng đã đƣợc phân công.
Tổ chức đàm phán hợp đồng bán hàng trên cơ sở khuyến khích khách hàng trả tiền trƣớc khi mua hàng để nhận đƣợc các khuyến mãi, ƣu đãi về giá. Áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ đƣợc thanh toán trƣớc hay đúng hạn. Áp dụng các chính sách về thời gian bán nợ, chính sách thu tiền đối với từng đối tƣợng khách hàng khác nhau. Đối với nhóm khách hàng sử dụng dịch vụ viễn thông (Nhóm khách hàng trả sau), đề xuất phân thành 2 nhóm, gồm có:
+ Nhóm khách hàng doanh nghiệp: Nhóm khách hàng này có đặc điểm là mức doanh thu phát sinh cƣớc hàng tháng lớn, ngƣời sử dụng thƣờng là ngƣời không phải thanh toán tiền và thời gian thanh toán tiền phụ thuộc vào thời gian xuất hóa đơn và lập giấy đề nghị thanh toán của Công ty Dịch vụ Mobifone Khu vực 3 cho đơn vị sử dụng. Vì vậy, tác giả đề xuất áp dụng điều khoản tín dụng linh hoạt, với khoản thời gian trả chậm tiền sử dụng thanh toán từ 0 – 60 ngày, bắt buộc phải có đảm bảo thanh toán bằng bảo lãnh thanh toán của ngân hàng.
+ Nhóm khách hàng cá nhân: Đặc điểm của nhóm khách hàng này thƣờng có mức doanh thu phát sinh cƣớc hàng tháng thấp, ngƣời sử dụng chủ động trong việc thanh toán cƣớc cho Công ty dịch vụ MobiFone Khu vực 3. Vì vậy, tác giả đề xuất thời gian chậm thanh toán là 0 -15 ngày.
thiết bị truyền hình,…(Nhóm khách hàng hàng hóa và dịch vụ) đề xuất phân thành 3 nhóm, gồm có:
+ Nhóm khách hàng nhƣợng quyền thƣơng mại: Là nhóm khách hàng mua bán các sản phẩm của MobiFone, có sử dụng thƣơng hiệu MobiFone và chịu sự giám sát của MobiFone. Vì vậy, tác giả đề xuất áp dụng điều khoản tín dụng và chiết khấu giảm giá linh hoạt, với khoản thời gian trả chậm tiền mua hàng từ 0 – 30 ngày và chiết khấu giảm giá theo thời gian thanh toán, bắt buộc phải có đảm bảo thanh toán bằn bảo lãnh thanh toán của ngân hàng.
+ Nhóm khách hàng là tổng đại lý: Là nhóm khách hàng mua bán các sản phẩm của MobiFone, tuy nhiên không nhất thiết phải sử dụng thƣơng hiệu MobiFone và không chịu sự giám sát từ MobiFone. Vì vậy, tác giả đề xuất thời gian trả chậm tiền mua hàng trong khoản từ 0 - 30 ngày. Chỉ chấp nhận hình thức đảm bảo thanh toán bằng thƣ bảo lãnh thanh toán của ngân hàng.
+ Nhóm khách hàng mua lẻ tại cửa hàng, chi nhánh và điểm giao dịch: là nhóm khách hàng mua chủ yếu phụ vụ cho nhu cầu sử dụng cá nhân. Vì vậy, tác giả đề xuất thời gian chậm thanh toán là 0 ngày (hợp đồng mua hàng thanh toán tiền trƣớc khi nhận hàng).
b. Tổ chức theo dõi các khoản phải thu:
- Lập bảng phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu để theo dõi đánh giá công nợ phải thu, thực hiện các chính sách thu hồi nợ kịp thời để hạn chế phát sinh nợ quá hạn, khó đòi, nợ mất khả năng thanh toán. Kịp thời hoàn thiện các thủ tục pháp lý để trích dự phòng đối với các khoản công nợ dây dƣa, quá hạn thanh toán, khó đòi đảm bảo an toàn tài chính.
Bảng 3.5. Bảng phân tích tuổi nợ các khoản phải thu STT Tên khách hàng Số ƣ đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số ƣ cuối kỳ Định mức công nợ Vƣợt định mức Số nợ mất khả năng thanh toán PS tăng PS giảm Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tổng cộng: I. Nhóm 1 1 KH A 100 600 400 300 5 300 10 0 2 KH B 200 10.000 9.950 250 3 200 0 50 … II. Nhóm .. …
Theo ví dụ minh họa tại Bảng 3.5, ta có thể thấy rõ khách hàng đƣợc phân theo nhóm để thuận tiện trong công tác theo dõi đánh giá. Trong đó khách hàng A có số nợ cuối kỳ là 300 triệu đồng, bằng đúng định mức nợ theo hợp đồng nên không có số dƣ nợ vƣợt hợp đồng còn khách hàng B có số dƣ nợ vƣợt hợp đồng 50 triệu đồng. Cả hai khách hàng đều chƣa có số nợ mất khả năng thanh toán. Ta có thể đánh giá đối với khách hàng B thì bộ phận bán hàng của đơn vị trong kỳ đã làm không tốt nhiệm vụ, cụ thể là giải quyết bán hàng nợ vƣợt định mức hợp đồng cho khách. Còn đối với khách hàng A mặc dù có số nợ cuối kỳ không vƣợt định mức nhƣng bộ phận thu hồi công nợ của đơn vị cũng chƣa hoàn thành nhiệm vụ, cụ thể là để khách hàng chậm thanh toán vƣợt ngày nợ cam kết. Lúc này thông tin theo dõi khoản phải thu phải đƣợc cập nhật lại đối với khách hàng A, toàn bộ số nợ 300 triệu cuối kỳ là nợ đã quá hạn thanh toán. Tất cả các bộ phận có liên quan theo dõi quản trị khoản phải thu của đơn vị sẽ