6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.1. Sự hình thành và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
a.Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH MTV Đầu tƣ & Phát triển Kỳ Hà – Chu Lai Quảng Nam đƣợc chuyển đổi từ Công ty Đầu tƣ & Phát triển Kỳ Hà Chu – Chu Lai Quảng Nam theo Quyết định số: 1806/QĐ – UBND ngày 03/6/2010 của UBND tỉnh Quảng Nam và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp từ ngày 09/9/2010. Tiền thân là Xí nghiệp văn phòng phẩm Tam Kỳ.
Ngay từ khi mới thành lập Công ty TNHH MTV Đầu tƣ & Phát triển Kỳ Hà - Chu Lai Quảng Nam đã phải giải quyết hàng loạt những khó khăn do đƣợc thành lập dựa trên cơ sở của một doanh nghiệp đứng trƣớc nguy cơ phá sản, cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, xuống cấp, thị trƣờng không có, sản phẩm chƣa hoà nhập với thị trƣờng, đồng vốn kinh doanh tại thời điểm chuyển đổi Công ty bị âm bởi các khoản nợ.
Trƣớc tình hình đó, qua nhiều lần khảo sát nghiên cứu thị trƣờng, Ban lãnh đạo Công ty đã tìm ra đƣợc hƣớng đi đúng và kịp thời xác định đƣợc thị trƣờng, chiến lƣợc kinh doanh cho hiện tại và tƣơng lai.
* Gi i ạ 2002-2004:
Đây là giai đoạn đầu tiên của Công ty, là giai đoạn cơ bản sắp xếp tổ chức, đào tạo nguồn nhân lực và là bƣớc đi khởi đầu của tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban giám đốc Công ty không ngừng năng nổ tìm ra
42 hƣớng đi thích hợp để phát triển, cố vƣợt qua những khó khăn, thử thách
trong giai đoạn đầu phát triển.
* Gi i ạ 2004-2008:
Trƣớc tình hình đó, đƣợc sự quan tâm sâu sắc, sự lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp và hiệu quả của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Quảng Nam, sự cộng tác hỗ trợ của các Sở, Ban, Ngành chức năng liên quan và các ngân hàng khu vực Miền Trung. Đặc biệt là sự nhiệt tình năng nổ, dám nghĩ, dám làm của Lãnh đạo và toàn thể CBCNV, Công ty đã từng bƣớc khắc phục khó khăn, ổn định tổ chức bộ máy, đẩy mạnh các hoạt động SXKD và tạo nguồn thu cho Tỉnh.
* Gi i ạ 2008 : Đã đạt đƣợc những kết quả đáng kể,
Công ty đã khắc phục đƣợc những tồn tại của Xí nghiệp văn phòng phẩm Tam Kỳ trƣớc đây và từng bƣớc đi vào ổn định tổ chức sản xuất, xâm nhập thị trƣờng tƣơng đối rộng rãi và Công ty đã có đƣợc lƣợng khách hàng, bạn hàng ổn định. Công ty đã phát triển không ngừng, lợi nhuận tăng lên đáng kể.
Hiện nay Công ty có 03 đơn vị trực thuộc đóng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam:
- Xí nghiệp Xây dựng Chu Lai.
- Xí nghiệp Quản lý và khai thác KCN hậu cần Cảng Tam Hiệp. - Trung Tâm Bồi thƣờng hỗ trợ & Tái định cƣ.
* Tổ g C ộ g h i hi : 98 g ời
b.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu hiện nay của Công ty là: Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét; kinh doanh bán buôn tổng hợp; Dịch vụ Bồi thƣờng hỗ trợ & Tái định cƣ; Xây dựng các công trình công ích; Khai thác và kinh doanh tài nguyên khoáng sản nhƣ: Đất đỏ, cát trắng cung cấp nguồn nguyên liệu cho Khu Kinh tế mở Chu Lai.
43
Sơ ồ 2 1. Q h x i Công ty
* B ớ 1 (Bó ầ g ph ): Công đoạn này thực hiện quá trình khảo sát
chọn địa thế phù hợp đảm bảo chất lƣợng đá và yêu cầu kỹ thuật khai thác cho phép. Sau đó dùng máy múc, máy ủi dọn bằng cây cỏ, đất đá trên bề mặt địa thế đã chọn và tiến hành dọn các đƣờng cho phƣơng tiện vận chuyển ra, vào cho thuận tiện. Cuối cùng là nghiệm thu kỹ thuật bằng cách lập các biên bản nghiệm thu.
* B ớ 2 (Kh ổ ph ): Sau khi nghiệm thu kỹ thuật của công
đoạn bóc tầng phủ thấy đạt yêu cầu thì các chuyên viên kỹ thuật khảo sát tầng, thiết kế các bãi khoan nổ và tiến hành khoan nổ.
* B ớ 3 (Xú ph ơ g i h ể ): Sau khi đã nổ mìn khai
thác đá xong thì tổ xe máy xúc đá nguyên khai lên xe vận chuyển về tổ máy nghiền, sàng phân loại đá.
* B ớ 4 (Nghiề , g ph ại ): Đá nguyên khai vận chuyển từ
nơi khai thác đƣợc đổ vào tổ máy nghiền, sàng. Tại đây đá nguyên khai đƣợc
Bóc tầng phủ
Xúc đá ên phƣơng tiện
Vận chuyển thành phẩm về bãi chứa Khoan nổ mìn phá đá
Vận chuyển đá về nghiền Nghiền sàng thành đá thành phẩm
44 nghiền hai lần thành đá thành phẩm và đƣợc chuyền sàng lọc sẻ phân loại đá
ra thành các loại qua nhiều lƣới lọc có kích thƣớc lỗ lƣới tƣơng ứng với kích thƣớc đá sản phẩm từng loại.
* B ớ 5 (Xú h h phẩ ph ơ g i h ể ): Sau khi đá
đã đƣợc máy phân loại thì đẩy ra ngoài thành đống, tại đây xe cơ giới các loại nhƣ máy ủi, máy xúc đƣa đá thành phẩm lên xe tải và vận chuyển đi.
* B ớ 6 (V h ể h h phẩ ề ãi h ( h )): Xe vận chuyển đá
thành phẩm từ bãi sản xuất về đổ bãi chứa, thủ kho làm công tác kiểm kê, xác định khối lƣợng, chủng loại và cho đổ vào bãi.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản ý của Công ty
* Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng Sơ ồ 2 2. Tổ h ý C g Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tài chính - Kế toán Phòng TC- HC- Lao động Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kỹ thuật chất lƣợng Phòng Xúc tiến đầu tƣ Phòng Quản lý dự án và xây dựng Các XN, Đơn vị trực thuộc Chủ tịch hội đồng thành viên
Kiểm soát viên
45
* Ch ị h hội ồ g h h i : Cùng với hội đồng thành viên đƣa ra
quyết định, phê duyệt các chính sách chiến lƣợc kinh doanh, giao quyền và nghĩa vụ cho giám đốc thay mặt chủ sở hữu thực hiện.
* Gi : Là ngƣời đại diện pháp nhân của Công ty trong hoạt động
giao dịch, là ngƣời điều hành và chịu mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Phó gi : Là ngƣời hỗ trợ cho Giám đốc, quản lý điều hành sản
xuất, kinh doanh của toàn Công ty. Ngoài ra Phó giám đốc còn đƣợc Uỷ quyền giải quyết các công việc thay cho Giám đốc khi Giám đốc đi vắng.
* Phòng Tài chính- K :
Tham mƣu cho Ban Giám Đốc về công tác quản lý kinh tế, quản lý việc sử dụng tài sản vật tƣ, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh theo kế hoạch.
Tổ chức công tác ghi chép sổ sách kế toán một cách khoa học kịp thời và chính xác, thực hiện việc giám sát bằng đồng tiền đối với tất cả các hợp đồng sản xuất kinh doanh.
Tham mƣu cho Giám đốc về vấn đề tài chính, quản lý hàng hoá, đề xuất và thành lập các quỹ của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
* Phò g Tổ h - Hành chính- L ộ g: Tham mƣu cho Giám đốc
trong mọi công tác tổ chức bộ máy, lao động tiền lƣơng, bố trí đề bạt cán bộ, lập phƣơng án đào tạo dự nguồn và tham mƣu cho Giám đốc ký kết tổ chức và triển khai thực hiện các hợp đồng lao động.
* Phò g K h ạ h -Kinh doanh:
Lập kế hoạch khai thác và sản xuất kinh doanh theo định mức về sử dụng vật tƣ, nguyên liệu, theo dõi tiến độ và quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham mƣu cho Ban Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: nghiên cứu thị trƣờng, nắm bắt nhu cầu của khách hàng, đề ra chiến
46 lƣợc kinh doanh phù hợp, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập và xác định
các kênh phân phối sản phẩm, nghiên cứu, điều tra khai thác các khách hàng tiềm năng, lựa chọn các đối tác thích hợp để đảm bảo đáp ứng các nhu cầu cung ứng của Công ty một cách liên lục...
* Phò g Xú i Đầ : Có nhiệm vụ quảng bá, tiếp thị thu hút các nhà đầu tƣ trong và ngoài nƣớc, đầu tƣ tại các dự án mà Công ty đang quản lý, Theo dõi, hƣớng dẫn và hỗ trợ cho Nhà đầu tƣ hoàn chỉnh các thủ tục về hành chính khi triển khai đầu tƣ.
* Phò g Q ý d x d g: Tham mƣu cho Giám đốc trong
lĩnh vực quản lý xây dựng hạ tầng, dân dụng, công nghệ thẩm định các dự án đầu tƣ, nhà thầu, tổ chức đấu thầu các dự án,... Giám sát thi công các hạng mục công trình...
* Phò g Kỹ h h g: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật và giám sát chất lƣợng đối với các loại sản phẩm và những công trình, đƣợc Giám đốc phân công chỉ đạo giám sát ngay từ khi khởi công đến khi kết thúc công trình. Hàng ngày, phòng kỹ thuật - chất lƣợng có trách nhiệm nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành thực tế của đơn vị sản xuất, thi công... để làm cơ sở quyết toán hàng tháng. Phòng kỹ thuật - chất lƣợng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám đốc về khối lƣợng công việc hoàn thành đã nghiệm thu và báo cáo khối lƣợng sản xuất, thi công tham mƣu cho Ban giám đốc biết để có cơ sở lập kế hoạch cho đơn vị tạm ứng tiền hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh.
* C Xí ghi p h ộ : Có chức năng nhiệm vụ thay Công ty sử
dụng quản lý tài sản tại đơn vị, tổ chức hoạt động khai thác sản xuất sản phầm hàng hoá theo kế hoạch đƣợc duyệt từ Ban giám đốc Công ty. Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng lao động trực tiếp trong quá trình hoạt động khai thác sản xuất sản phầm, hàng hoá của đơn vị trƣớc Ban lãnh đạo Công
47 ty. Sử dụng vật tƣ, hàng hoá trong quá trình sản xuất một cách tiết kiệm và
có hiệu quả.
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty:
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng
Sơ ồ 2 3. Tổ h ộ ại C g
Kế toán trƣởng: Điều hành chung công việc kế toán, là ngƣời chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và phân công điều hành công việc của các kế toán viên. Kế toán trƣởng tham mƣu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính và ra các quyết định tài chính.
Kế toán tổng hợp: Là ngƣời đảm nhận hạch toán tổng hợp các đối tƣợng kế toán của đơn vị. Kế toán tổng hợp thực hiện công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, tổng hợp số liệu, tính giá thành và lập quyết toán tài chính cho đơn vị. Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán vật tƣ, TSCĐ Kế toán công nợ Thủ quỹ
48
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Thực hiện đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với Thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
Kế toán vật tƣ, TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi biến động về tăng, giảm TSCĐ tại đơn vị, tham gia kiểm kê để lập báo cáo lên kế toán tổng hợp.
Kế toán công nợ: theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả đối với từng đối tƣợng, thƣờng xuyên đôn đốc việc thu hồi nợ.
Thủ quỹ: Theo dõi thu chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán các đơn vị phụ thuộc: Thu thập và xử lý chứng từ ban đầu liên quan đến đơn vị phụ thuộc, tính lƣơng cho nhân viên tại đơn vị phụ thuộc, định kỳ gửi chứng từ về phòng Tài chính – Kế toán của Công ty.
Hình thức kế toán áp dụng: hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hằng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
49
2.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ R QU ẾT ĐỊNH TẠI CÔNG T TNHH MTV ĐẦU TƢ & PHÁT TRIỂN KỲ HÀ - CHU L I QUẢNG N M
2.2.1. Khái quát công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ ra quyết định tại Công ty định tại Công ty
a. Tổ chức lập dự toán hoạt động kinh doanh tại Công ty
Tại Công ty, thông tin dự toán chính là thông tin chủ yếu phục vụ cho việc ra quyết định. Do đó, việc lập dự toán hoạt động đƣợc quan tâm, cụ thể có các loại dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán lợi nhuận. Dự toán hoạt động kinh doanh đƣợc lập vào cuối quý IV mỗi năm và xây dựng cho cả năm dƣới sự phối hợp của các phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kế hoạch kinh doanh, phòng Tổ chức – Hành chính – Lao động và phòng Kỹ thuật chất lƣợng. Trong đó, phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính về công tác lập dự toán tại đơn vị và có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo dự toán của các bộ phận trình ban lãnh đạo xét duyệt. Trong quá trình xây dựng dự toán, Phòng Kế toán sẽ cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình thực tế thực hiện của những năm trƣớc, kết hợp với số liệu định mức tiền lƣơng từ phòng Tổ chức hành chính, thông tin tình hình giá cả thị trƣờng của vật liệu đầu vào cũng nhƣ giá cả các loại sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh trên thị trƣờng từ phòng Kế hoạch - Kinh doanh và một số thông tin kỹ thuật từ phòng Kỹ thuật chất lƣợng. Mỗi loại dự toán đƣợc lập theo phƣơng pháp khác nhau, căn cứ vào các nguồn thông tin khác nhau. Cụ thể:
-D i hụ đƣợc lập tại phòng Kế hoạch - kinh doanh theo
phƣơng pháp định tính, căn cứ vào số lƣợng hợp đồng đã ký kết và dự kiến ký kết, kết hợp với kinh nghiệm của nhà quản lý doanh nghiệp.
50
-D x đƣợc lập tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh, căn cứ
vào dự toán tiêu thụ, mức tồn kho mong muốn và khả năng đƣợc phép khai thác theo quy định của UBND Tỉnh.
-D gi h h đƣợc xây dựng tại phòng Kế toán dựa trên nền tảng
của các định mức về chi phí nhƣ định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung.
+ Đị h hi phí g i i p h g i p đƣợc
xây dựng theo phƣơng pháp kỹ thuật. Phƣơng pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lƣợng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Định mức về lƣợng đƣợc Phòng kỹ thuật kết hợp với bộ phận quản lý tại mỏ đá tiến hành theo dõi mức tiêu hao thực tế về lƣợng nguyên vật liệu và mức hao phí lao động theo từng công đoạn công việc, sau đó lấy giá trị trung bình của một số lần theo dõi để xây dựng định mức. Định mức về giá căn cứ vào giá cả thị trƣờng của các loại nguyên vật liệu đầu vào do bộ phận Kế hoạch - Kinh doanh cung cấp, giá công lao động của nhân công trực tiếp sản xuất do bộ phận Nhân sự cung cấp.
- D hi phí x h g đƣợc lập tại phòng Kế toán theo phƣơng
pháp ƣớc tính căn cứ vào chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh kỳ trƣớc, kết hợp so sánh giữa sản lƣợng sản xuất kỳ trƣớc và sản lƣợng kỳ kế hoạch.
-D hi phí h g hi phí ý d h ghi p đƣợc lập tại
phòng Kế toán căn cứ vào số liệu quá khứ, dự toán tiêu thụ trong kỳ và kinh nghiệm của nhà quản lý, kết hợp xem xét biến động của từng yếu tố chi phí nếu có.
- D i h đƣợc lập tại phòng Kế toán trên cơ sở tổng hợp dự