6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty:
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng
Sơ ồ 2 3. Tổ h ộ ại C g
Kế toán trƣởng: Điều hành chung công việc kế toán, là ngƣời chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và phân công điều hành công việc của các kế toán viên. Kế toán trƣởng tham mƣu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính và ra các quyết định tài chính.
Kế toán tổng hợp: Là ngƣời đảm nhận hạch toán tổng hợp các đối tƣợng kế toán của đơn vị. Kế toán tổng hợp thực hiện công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, tổng hợp số liệu, tính giá thành và lập quyết toán tài chính cho đơn vị. Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán vật tƣ, TSCĐ Kế toán công nợ Thủ quỹ
48
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Thực hiện đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với Thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
Kế toán vật tƣ, TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi biến động về tăng, giảm TSCĐ tại đơn vị, tham gia kiểm kê để lập báo cáo lên kế toán tổng hợp.
Kế toán công nợ: theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả đối với từng đối tƣợng, thƣờng xuyên đôn đốc việc thu hồi nợ.
Thủ quỹ: Theo dõi thu chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán các đơn vị phụ thuộc: Thu thập và xử lý chứng từ ban đầu liên quan đến đơn vị phụ thuộc, tính lƣơng cho nhân viên tại đơn vị phụ thuộc, định kỳ gửi chứng từ về phòng Tài chính – Kế toán của Công ty.
Hình thức kế toán áp dụng: hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hằng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
49
2.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ R QU ẾT ĐỊNH TẠI CÔNG T TNHH MTV ĐẦU TƢ & PHÁT TRIỂN KỲ HÀ - CHU L I QUẢNG N M
2.2.1. Khái quát công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ ra quyết định tại Công ty định tại Công ty
a. Tổ chức lập dự toán hoạt động kinh doanh tại Công ty
Tại Công ty, thông tin dự toán chính là thông tin chủ yếu phục vụ cho việc ra quyết định. Do đó, việc lập dự toán hoạt động đƣợc quan tâm, cụ thể có các loại dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán lợi nhuận. Dự toán hoạt động kinh doanh đƣợc lập vào cuối quý IV mỗi năm và xây dựng cho cả năm dƣới sự phối hợp của các phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kế hoạch kinh doanh, phòng Tổ chức – Hành chính – Lao động và phòng Kỹ thuật chất lƣợng. Trong đó, phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính về công tác lập dự toán tại đơn vị và có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo dự toán của các bộ phận trình ban lãnh đạo xét duyệt. Trong quá trình xây dựng dự toán, Phòng Kế toán sẽ cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình thực tế thực hiện của những năm trƣớc, kết hợp với số liệu định mức tiền lƣơng từ phòng Tổ chức hành chính, thông tin tình hình giá cả thị trƣờng của vật liệu đầu vào cũng nhƣ giá cả các loại sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh trên thị trƣờng từ phòng Kế hoạch - Kinh doanh và một số thông tin kỹ thuật từ phòng Kỹ thuật chất lƣợng. Mỗi loại dự toán đƣợc lập theo phƣơng pháp khác nhau, căn cứ vào các nguồn thông tin khác nhau. Cụ thể:
-D i hụ đƣợc lập tại phòng Kế hoạch - kinh doanh theo
phƣơng pháp định tính, căn cứ vào số lƣợng hợp đồng đã ký kết và dự kiến ký kết, kết hợp với kinh nghiệm của nhà quản lý doanh nghiệp.
50
-D x đƣợc lập tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh, căn cứ
vào dự toán tiêu thụ, mức tồn kho mong muốn và khả năng đƣợc phép khai thác theo quy định của UBND Tỉnh.
-D gi h h đƣợc xây dựng tại phòng Kế toán dựa trên nền tảng
của các định mức về chi phí nhƣ định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung.
+ Đị h hi phí g i i p h g i p đƣợc
xây dựng theo phƣơng pháp kỹ thuật. Phƣơng pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lƣợng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Định mức về lƣợng đƣợc Phòng kỹ thuật kết hợp với bộ phận quản lý tại mỏ đá tiến hành theo dõi mức tiêu hao thực tế về lƣợng nguyên vật liệu và mức hao phí lao động theo từng công đoạn công việc, sau đó lấy giá trị trung bình của một số lần theo dõi để xây dựng định mức. Định mức về giá căn cứ vào giá cả thị trƣờng của các loại nguyên vật liệu đầu vào do bộ phận Kế hoạch - Kinh doanh cung cấp, giá công lao động của nhân công trực tiếp sản xuất do bộ phận Nhân sự cung cấp.
- D hi phí x h g đƣợc lập tại phòng Kế toán theo phƣơng
pháp ƣớc tính căn cứ vào chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh kỳ trƣớc, kết hợp so sánh giữa sản lƣợng sản xuất kỳ trƣớc và sản lƣợng kỳ kế hoạch.
-D hi phí h g hi phí ý d h ghi p đƣợc lập tại
phòng Kế toán căn cứ vào số liệu quá khứ, dự toán tiêu thụ trong kỳ và kinh nghiệm của nhà quản lý, kết hợp xem xét biến động của từng yếu tố chi phí nếu có.
- D i h đƣợc lập tại phòng Kế toán trên cơ sở tổng hợp dự
51
b. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Hoạt động khai thác và sản xuất đá đƣợc thực hiện bởi các tổ, đội sản xuất tại khu vực mỏ đá Granite Tam Nghĩa. Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất đá là các tổ, đội sản xuất theo các giai đoạn cụ thể trong quy trình sản xuất đá của doanh nghiệp. Đối tƣợng tính giá thành là các sản phẩm đá xây dựng: đá 0.5x1, đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6, đá cấp phối, đá hộc, bột đá.
Tại Công ty, chi phí đƣợc phân loại theo công dụng của chi phí. Việc phân loại chi phí đóng vai trò rất quan trọng, do đó việc phân loại chi phí theo công dụng mà không theo cách ứng xử của chi phí đã làm ảnh hƣởng đến tính chính xác của một số quyết định liên quan đến chi phí xảy ra tại đơn vị. Chi phí sản xuất tại mỏ đá bao gồm:
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Vì đặc trƣng của hoạt động kinh doanh là khai thác chế tạo đá từ tự nhiên nên nguyên vật liệu trực tiếp chủ yếu là thuốc nổ, kíp điện, chi phí điện, xăng, dầu dùng cho các máy chuyên dụng.
-Chi phí nhân công trực tiếp: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của công nhân các tổ, đội sản xuất.
-Chi phí sản xuất chung: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của nhân viên quản lý phân xƣởng, chi phí công cụ dụng cụ, khấu hao máy móc thiết bị, chi phí thuế tài nguyên, phí môi trƣờng và một số chi phí dịch vụ mua ngoài khác…
c. Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty chủ yếu là các báo cáo về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và một số báo cáo chứng minh quyết định quản trị. Hiện tại, đơn vị chƣa thật chú trọng vào công tác lập các báo cáo kế toán, do đó các báo cáo vẫn chƣa đầy đủ và hữu ích cho ngƣời sử dụng thông tin.
Công tác tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đƣợc thực hiện ở đơn vị cụ thể nhƣ sau:
52
X d g h g i h h g hi phí, h h p: Khi nhận các
chứng từ chi phí, thu nhập, căn cứ vào ký hiệu đã đƣợc mã hóa trên phần mềm, kế toán ghi nhận chi tiết trên tài khoản các cấp tƣơng ứng. Cuối kỳ, khi có nhu cầu thông tin chi phí, thu nhập, kế toán tổng hợp thông tin và lập các báo cáo chi phí, thu nhập theo yêu cầu quản lý.
-Báo cáo chi phí ở đơn vị dừng lại ở mức lập các báo cáo chi phí thực tế và chi phí dự toán theo chức năng của chi phí, chƣa có báo cáo chi phí theo cách ứng xử hoặc báo cáo theo từng bộ phận trong đơn vị.
-Báo cáo thu nhập ở đơn vị gồm có các báo cáo thu nhập theo từng loại sản phẩm, báo cáo thu nhập theo công đoạn (doanh thu bán thành phẩm, doanh thu thành phẩm), báo cáo thu nhập dự kiến trong tƣơng lai của các phƣơng án kinh doanh. Công ty chƣa có báo cáo thu nhập theo khu vực kinh doanh.
X d g h g i h h g i h : trên cơ sở thông tin
doanh thu và chi phí và áp dụng nguyên tắc phù hợp, kế toán xây dựng các báo cáo lợi nhuận theo yêu cầu quản lý. Báo cáo lợi nhuận ở đơn vị gồm báo cáo lợi nhuận thực tế, báo cáo lợi nhuận dự kiến, báo cáo lợi nhuận theo công đoạn.
X d g h h g h g i h ị h ị: Công ty
tiến hành theo từng bƣớc thu thập, phân tích tất cả thông tin về chi phí, thu nhập, lợi nhuận của một hoặc nhiều phƣơng án kinh doanh, sau đó tính ra các chỉ tiêu kinh tế cần thiết ở hiện tại hoặc tƣơng lai của các phƣơng án, cuối cùng đối chiếu kết quả phân tích với mục tiêu cần đạt đƣợc để chứng minh cho quyết định quản trị. Tại Công ty, điển hình có các báo cáo so sánh giữa các phƣơng án kinh doanh và báo cáo phân tích phƣơng án đầu tƣ dài hạn.
Công ty chƣa xây dựng đƣợc các báo cáo về phân tích biến động kết quả và giải thích nguyên nhân biến động của hoạt động kinh doanh.
53
2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn tại Công ty tại Công ty
a.Quyết định sản lượng sản xuất
Công ty hoạt động ở lĩnh vực khai thác và chế biến đá xây dựng, do đó qui trình hoạt động bắt đầu từ khâu sản xuất. Vấn đề đầu tiên đƣợc quan tâm ở khâu sản xuất chính là xác định mức sản lƣợng sản xuất bao nhiêu để phù hợp với điều kiện kinh doanh của đơn vị cũng nhƣ đáp ứng nhu cầu thị trƣờng. Công ty ra quyết định sản lƣợng sản xuất cụ thể cho từng mặt hàng để từ đó lên kế hoạch sản xuất theo từng quý, đồng thời làm cơ sở cho việc xây dựng các dự toán về chi phí sản xuất kinh doanh.
Bộ phận tham gia ra quyết định: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm về việc tổ chức thông tin để trình lên ban giám đốc, Giám đốc là ngƣời cuối cùng phê chuẩn và ra quyết định sản lƣợng sản xuất trong kỳ. Quyết định sản lƣợng sản xuất đƣợc thực hiện định kỳ, vào cuối quý IV của mỗi năm.
Tổ chức thông tin làm cơ sở ra quyết định sản lượng sản xuất tại đơn vị:
Thông tin để làm cơ sở ra quyết định sản lƣợng sản xuất là thông tin về khối lƣợng tiêu thụ dự kiến lấy từ dự toán tiêu thụ (Phòng kinh doanh cung cấp), tồn kho cuối kỳ dự kiến (theo tỷ lệ phần trăm trên số lƣợng hàng dự kiến bán trong quý tiếp theo) và mức tồn kho đầu kỳ thực tế. Sản lƣợng sản xuất đƣợc tính cho từng sản phẩm riêng biệt theo công thức:
Khối lƣợng sản xuất = Khối lƣợng tiêu thụ dự kiến + Khối lƣợng tồn kho cuối kỳ dự kiến - Khối lƣợng tồn kho đầu kỳ
Bên cạnh đó, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đối chiếu với một số thông tin về năng suất lao động, quy trình công nghệ sản xuất, công suất sản xuất cho phép do Phòng Kỹ thuật chất lƣợng cung cấp, từ đó xem xét và có sự điều chỉnh phù hợp.
54 Cụ thể tổ chức thông tin để ra quyết định sản lƣợng sản xuất năm 2015
tại đơn vị nhƣ sau:
Vào cuối quý IV năm 2014, dƣới sự chỉ đạo của Trƣởng phòng Kế hoạch kinh doanh, nhân viên kinh doanh tập hợp số liệu từ các hợp đồng đặt hàng trong năm và thu thập thông tin tiêu thụ trong quá khứ của các khách hàng hiện tại, dự đoán khách hàng tiềm năng, kết hợp xem xét số liệu về tiêu thụ của những năm trƣớc (xem Phụ lục 1), tiến hành lập dự toán tiêu thụ theo quý cho từng loại mặt hàng. Đơn giá sử dụng là đơn giá của năm trƣớc.
B g 2 1. D i hụ 2015 Loại sản phẩm Khối ƣợng tiêu thụ (m3 ) Giá năm 2014 (đồng) Doanh thu dự kiến (đồng) Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
Đá 1x2 12.000 12.960 12.960 10.080 48.000 200.000 9.600.000.000 Đá 2x4 3.600 3.880 3.880 3.040 14.400 160.000 2.304.000.000 Đá cấp phối 2.640 2.860 2.860 2.200 10.560 105.000 1.108.800.000 Đá 0.5x1 2.400 2.580 2.580 2.040 9.600 120.000 1.152.000.000 Bột đá 1.920 2.080 2.080 1.600 7.680 75.000 576.000.000 Đá 4x6 220 240 240 180 880 140.000 123.200.000 Đá hộc 740 780 780 580 2.880 110.000 316.800.000 Tổng cộng 94.000 15.180.800.000 (Ng ồ Phò g K h ạ h - Kinh doanh)
Sau khi Phòng Kế hoạch - Kinh doanh trình dự toán tiêu thụ lên Giám đốc, Giám đốc sẽ tổ chức cuộc họp với các Trƣởng phòng ban và bộ phận quản lý mỏ đá để xem xét và thông qua dự toán tiêu thụ đƣợc lập, từ đó xác
55 định mức tồn kho mong muốn để ra quyết định về sản xuất trong năm đến.
Mức tồn kho mong muốn của các mặt hàng năm 2015 là 15%. Nhƣ vậy, căn cứ vào dự toán tiêu thụ, mức tồn kho mong muốn và mức tồn kho thực tế cuối năm 2014 (Phụ lục 1), Phòng Kế hoạch – Kinh doanh sẽ lập bảng khối lƣợng sản xuất dự kiến năm đến để trình lên Giám đốc, từ đó Giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định khối lƣợng cần sản xuất trong năm 2015.
B g 2 2 Kh i g x d i 2015
ĐVT: 3
Sản phẩm Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
Đá 1x2 Khối lƣợng tiêu thụ 12.000 12.960 12.960 10.080 48.000 Tồn kho cuối kỳ 1.944 1.944 1.512 1.800 1.800 Tồn kho đầu kỳ 1.482 1.944 1.944 1.512 1.482 Khối lƣợng cần sản xuất 12.462 12.960 12.528 10.368 48.318 Đá 2x4 Khối lƣợng tiêu thụ 3.600 3.880 3.880 3.040 14.400 Tồn kho cuối kỳ 582 582 456 540 540 Tồn kho đầu kỳ 450 582 582 456 450 Khối lƣợng cần sản xuất 3.732 3.880 3.754 3.124 14.490 Đá cấp phối Khối lƣợng tiêu thụ 2.640 2.860 2.860 2.200 10.560 Tồn kho cuối kỳ 429 429 330 396 396 Tồn kho đầu kỳ 330 429 429 330 330 Khối lƣợng cần sản xuất 2.739 2.860 2.761 2.266 10.626 Đá 0.5x1 Khối lƣợng tiêu thụ 2.400 2.580 2.580 2.040 9.600
56
Sản phẩm Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
Tồn kho cuối kỳ 387 387 306 360 360 Tồn kho đầu kỳ 294 387 387 306 294 Khối lƣợng cần sản xuất 2.493 2.580 2.499 2.094 9.666 Bột đá Khối lƣợng tiêu thụ 1.920 2.080 2.080 1.600 7.680 Tồn kho cuối kỳ 312 312 240 288 288 Tồn kho đầu kỳ 236 312 312 240 236 Khối lƣợng cần sản xuất 1.995 2.080 2.008 1.648 7.732 Đá 4x6 Khối lƣợng tiêu thụ 220 240 240 180 880 Tồn kho cuối kỳ 36 36 27 33 33 Tồn kho đầu kỳ 100 36 36 27 100 Khối lƣợng cần sản xuất 156 240 231 186 813 Đá hộc Khối lƣợng tiêu thụ 740 780 780 580 2.880 Tồn kho cuối kỳ 117 117 87 111 111 Tồn kho đầu kỳ 167 117 117 87 167