6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Khái quát công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ ra quyết định
định tại Công ty
a. Tổ chức lập dự toán hoạt động kinh doanh tại Công ty
Tại Công ty, thông tin dự toán chính là thông tin chủ yếu phục vụ cho việc ra quyết định. Do đó, việc lập dự toán hoạt động đƣợc quan tâm, cụ thể có các loại dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán lợi nhuận. Dự toán hoạt động kinh doanh đƣợc lập vào cuối quý IV mỗi năm và xây dựng cho cả năm dƣới sự phối hợp của các phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kế hoạch kinh doanh, phòng Tổ chức – Hành chính – Lao động và phòng Kỹ thuật chất lƣợng. Trong đó, phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính về công tác lập dự toán tại đơn vị và có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo dự toán của các bộ phận trình ban lãnh đạo xét duyệt. Trong quá trình xây dựng dự toán, Phòng Kế toán sẽ cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình thực tế thực hiện của những năm trƣớc, kết hợp với số liệu định mức tiền lƣơng từ phòng Tổ chức hành chính, thông tin tình hình giá cả thị trƣờng của vật liệu đầu vào cũng nhƣ giá cả các loại sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh trên thị trƣờng từ phòng Kế hoạch - Kinh doanh và một số thông tin kỹ thuật từ phòng Kỹ thuật chất lƣợng. Mỗi loại dự toán đƣợc lập theo phƣơng pháp khác nhau, căn cứ vào các nguồn thông tin khác nhau. Cụ thể:
-D i hụ đƣợc lập tại phòng Kế hoạch - kinh doanh theo
phƣơng pháp định tính, căn cứ vào số lƣợng hợp đồng đã ký kết và dự kiến ký kết, kết hợp với kinh nghiệm của nhà quản lý doanh nghiệp.
50
-D x đƣợc lập tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh, căn cứ
vào dự toán tiêu thụ, mức tồn kho mong muốn và khả năng đƣợc phép khai thác theo quy định của UBND Tỉnh.
-D gi h h đƣợc xây dựng tại phòng Kế toán dựa trên nền tảng
của các định mức về chi phí nhƣ định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung.
+ Đị h hi phí g i i p h g i p đƣợc
xây dựng theo phƣơng pháp kỹ thuật. Phƣơng pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lƣợng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Định mức về lƣợng đƣợc Phòng kỹ thuật kết hợp với bộ phận quản lý tại mỏ đá tiến hành theo dõi mức tiêu hao thực tế về lƣợng nguyên vật liệu và mức hao phí lao động theo từng công đoạn công việc, sau đó lấy giá trị trung bình của một số lần theo dõi để xây dựng định mức. Định mức về giá căn cứ vào giá cả thị trƣờng của các loại nguyên vật liệu đầu vào do bộ phận Kế hoạch - Kinh doanh cung cấp, giá công lao động của nhân công trực tiếp sản xuất do bộ phận Nhân sự cung cấp.
- D hi phí x h g đƣợc lập tại phòng Kế toán theo phƣơng
pháp ƣớc tính căn cứ vào chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh kỳ trƣớc, kết hợp so sánh giữa sản lƣợng sản xuất kỳ trƣớc và sản lƣợng kỳ kế hoạch.
-D hi phí h g hi phí ý d h ghi p đƣợc lập tại
phòng Kế toán căn cứ vào số liệu quá khứ, dự toán tiêu thụ trong kỳ và kinh nghiệm của nhà quản lý, kết hợp xem xét biến động của từng yếu tố chi phí nếu có.
- D i h đƣợc lập tại phòng Kế toán trên cơ sở tổng hợp dự
51
b. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Hoạt động khai thác và sản xuất đá đƣợc thực hiện bởi các tổ, đội sản xuất tại khu vực mỏ đá Granite Tam Nghĩa. Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất đá là các tổ, đội sản xuất theo các giai đoạn cụ thể trong quy trình sản xuất đá của doanh nghiệp. Đối tƣợng tính giá thành là các sản phẩm đá xây dựng: đá 0.5x1, đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6, đá cấp phối, đá hộc, bột đá.
Tại Công ty, chi phí đƣợc phân loại theo công dụng của chi phí. Việc phân loại chi phí đóng vai trò rất quan trọng, do đó việc phân loại chi phí theo công dụng mà không theo cách ứng xử của chi phí đã làm ảnh hƣởng đến tính chính xác của một số quyết định liên quan đến chi phí xảy ra tại đơn vị. Chi phí sản xuất tại mỏ đá bao gồm:
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Vì đặc trƣng của hoạt động kinh doanh là khai thác chế tạo đá từ tự nhiên nên nguyên vật liệu trực tiếp chủ yếu là thuốc nổ, kíp điện, chi phí điện, xăng, dầu dùng cho các máy chuyên dụng.
-Chi phí nhân công trực tiếp: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của công nhân các tổ, đội sản xuất.
-Chi phí sản xuất chung: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của nhân viên quản lý phân xƣởng, chi phí công cụ dụng cụ, khấu hao máy móc thiết bị, chi phí thuế tài nguyên, phí môi trƣờng và một số chi phí dịch vụ mua ngoài khác…
c. Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty chủ yếu là các báo cáo về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và một số báo cáo chứng minh quyết định quản trị. Hiện tại, đơn vị chƣa thật chú trọng vào công tác lập các báo cáo kế toán, do đó các báo cáo vẫn chƣa đầy đủ và hữu ích cho ngƣời sử dụng thông tin.
Công tác tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đƣợc thực hiện ở đơn vị cụ thể nhƣ sau:
52
X d g h g i h h g hi phí, h h p: Khi nhận các
chứng từ chi phí, thu nhập, căn cứ vào ký hiệu đã đƣợc mã hóa trên phần mềm, kế toán ghi nhận chi tiết trên tài khoản các cấp tƣơng ứng. Cuối kỳ, khi có nhu cầu thông tin chi phí, thu nhập, kế toán tổng hợp thông tin và lập các báo cáo chi phí, thu nhập theo yêu cầu quản lý.
-Báo cáo chi phí ở đơn vị dừng lại ở mức lập các báo cáo chi phí thực tế và chi phí dự toán theo chức năng của chi phí, chƣa có báo cáo chi phí theo cách ứng xử hoặc báo cáo theo từng bộ phận trong đơn vị.
-Báo cáo thu nhập ở đơn vị gồm có các báo cáo thu nhập theo từng loại sản phẩm, báo cáo thu nhập theo công đoạn (doanh thu bán thành phẩm, doanh thu thành phẩm), báo cáo thu nhập dự kiến trong tƣơng lai của các phƣơng án kinh doanh. Công ty chƣa có báo cáo thu nhập theo khu vực kinh doanh.
X d g h g i h h g i h : trên cơ sở thông tin
doanh thu và chi phí và áp dụng nguyên tắc phù hợp, kế toán xây dựng các báo cáo lợi nhuận theo yêu cầu quản lý. Báo cáo lợi nhuận ở đơn vị gồm báo cáo lợi nhuận thực tế, báo cáo lợi nhuận dự kiến, báo cáo lợi nhuận theo công đoạn.
X d g h h g h g i h ị h ị: Công ty
tiến hành theo từng bƣớc thu thập, phân tích tất cả thông tin về chi phí, thu nhập, lợi nhuận của một hoặc nhiều phƣơng án kinh doanh, sau đó tính ra các chỉ tiêu kinh tế cần thiết ở hiện tại hoặc tƣơng lai của các phƣơng án, cuối cùng đối chiếu kết quả phân tích với mục tiêu cần đạt đƣợc để chứng minh cho quyết định quản trị. Tại Công ty, điển hình có các báo cáo so sánh giữa các phƣơng án kinh doanh và báo cáo phân tích phƣơng án đầu tƣ dài hạn.
Công ty chƣa xây dựng đƣợc các báo cáo về phân tích biến động kết quả và giải thích nguyên nhân biến động của hoạt động kinh doanh.
53