8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Đối với công tác quản trị khoản phải thu
Nghiên cứu đã cho thấy mối quan hệ thuận chiều giữa hệ số vòng quay khoản phải thu và khả năng sinh lời, do đó ta phải thực hiện các biện pháp cụ thể sau nhằm quản trị khoản phải thu tốt hơn:
Giảm thời gian thu tiền của khách hàng thông qua các chính sách tín dụng thƣơng mại phù hợp cho từng khách hàng, chính sách tín dụng thƣơng mại giúp doanh nghiệp kích thích bán hàng, thắt chặt mối quan hệ với khách hàng và sử dụng nó nhƣ là vũ khí để cạnh tranh. Nhiều doanh nghiệp đã thay đổi các điều khoản tín dụng chuẩn của họ để lôi kéo các khách hàng mới và để giành đƣợc các đơn hàng lớn. Việc mở rộng tín dụng có thể kích thích doanh thu tăng lên và cũng là một cách giảm giá hữu hiệu giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Tuy nhiên điều đó có thể làm cho bộ phận tài chính của doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn đề về thanh khoản và dòng tiền, làm tăng rủi ro kinh doanh. Bộ phận kinh doanh thƣờng có xu hƣớng nới lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Do đó, việc nâng cao chất lƣợng quản trị tín dụng trong doanh nghiệp là một trong những vấn đề luôn đƣợc các nhà quản lý quan tâm hàng đầu, và mục đích lớn nhất của công tác quản trị tín dụng là rút ngắn chu kỳ quay của các khoản phải thu nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc doanh số bán của công ty. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng một chính sách tín dụng chặt chẽ với kỳ hạn thanh toán hợp lý để cải thiện dòng tiền hoạt động và khả năng sinh lời đồng thời không bị mất các khách hàng tốt của công ty. Chính sách tín dụng của doanh nghiệp thông qua việc kiểm soát các vấn đề sau:
* Tiêu chuẩn tín dụng
Nguyên tắc chỉ đạo là phải xác định đƣợc tiêu chuẩn tín dụng, tức là sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vị thế có thể chấp nhận đƣợc của khách hàng mua chịu.
Quan tâm, so sánh tiêu chuẩn tín dụng giữa doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hƣởng
nghiêm trọng, bởi bán chịu là yếu tố ảnh hƣởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu.
Khi hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu, nhà quản lý cần quan tâm đến sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu.
* Thời hạn bán chịu:
Khi quyết định thời hạn bán chịu, nhà quản lý phải cân nhắc các yếu tố nhƣ: rủi ro kinh doanh của khách hàng, khối lƣợng hàng mua và loại hàng hóa công ty bán cho khách hàng.
* Chính sách chiết khấu
Công ty có thể đề nghị một khoản chiết khấu thanh toán khi khách hàng thanh toán trƣớc thời hạn hoặc chiết khấu theo khối lƣợng hàng mua cho những khách hàng sẵn sàng ký hợp đồng mua dài hạn.
Bên cạnh xiệc xây dựng chính sách tín dụng hợp lý, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến công tác phân tích, đánh giá và theo dõi các khoản phải thu một cách chi tiết, cụ thể. Có thể áp dụng một số phƣơng pháp phân tích, đánh giá nhƣ:
* Xếp hạng nhóm nợ của doanh nghiệp
Phân loại các khoản nợ phải thu có khả năng thu hồi từ cao đến thấp, từ đó xác định đƣợc rủi ro các khoản phải thu khó đòi nhằm đƣa ra các biện pháp thu hồi và xử lý nợ kịp thời.
* Kỳ thu tiền bình quân
Kỳ thu tiền bình quân là số ngày cần thiết bình quân doanh nghiệp thu đƣợc các khoản phải thu. Kỳ thu tiền bình quân càng ngắn chứng tỏ doanh nghiệp ít bị khách hàng chiếm dụng vốn, ngƣợc lại, nếu kỳ thu tiền bình quân dài chứng tỏ thời gian thu hồi khoản phải thu chậm. Do vậy, khi kỳ thu tiền bình quân tăng mà doanh số bán và lợi nhuận không tăng thì cũng có nghĩa
vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng ở khâu thanh toán. Khi đó, nhà quản lý cần phải có biện pháp can thiệp kịp thời.
* Phân tích tuổi của các khoản phải thu
Việc xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tƣơng ứng của các khoản phải thu đó tại một thời điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đƣa ra các chính sách quản lý và biện pháp thu hồi nợ hợp lý.
* Xác định số dư khoản phải thu
Sử dụng phƣơng pháp này có thể thấy đƣợc số nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Cùng với các biện pháp theo dõi và quản lý khác, doanh nghiệp có thể thấy đƣợc ảnh hƣởng của chính sách tín dụng thƣơng mại và có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý với từng đối tƣợng khách hàng, từng khoản tín dụng cụ thể.
Thực hiện tốt công tác đánh giá khách hàng qua nhiều nguồn thông tin để đánh giá mức độ tín nhiệm của khách hàng: báo cáo tài chính của khách hàng, báo cáo về lịch sử thanh toán của khách hàng, các ngân hàng từng giao dịch với khách hàng hoặc lịch sử thanh toán của khách hàng với các nhà cung cấp khác.
Cần có bộ phận tín dụng theo dõi tuổi nợ và xử lý nợ trể hạn: nợ xấu ảnh hƣởng rất lớn đến vốn lƣu động, do đó phải kiểm tra và quản lý chặt chẽ hạn nợ và thực hiện tốt công tác thu nợ đối với khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp có mạng lƣới bán hàng rộng rãi, các khoản phải thu lớn, công tác quản lý nợ phức tạp và khó khăn hơn thì có thẻ đầu tƣ phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.