CSDL LLTP. Với số lượng thông tin LLTP lớn, lại do nhiều cơ quan, đơn vị đầu mối cung cấp đòi hỏi việc kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin LLTP cần tỷ mỷ, cẩn trọng, tránh nhầm lẫn. Thực hiện tốt việc kiểm tra, phân loại sẽ giúp ích nhiều cho các hoạt động tiếp theo để xây dựng CSDL LLTP.
Việc kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin là hoạt động xem xét, xác định xem nếu người bị kết án có đăng ký cư trú tại tỉnh Nam Định thì sẽ tiến hành lập LLTP. Nếu người bị kết án đăng ký cư trú tại tỉnh khác, thì cung cấp thông tin LLTP đó cho Sở Tư pháp nơi người bị kết án đăng ký cư trú tiếp nhận, lập LLTP của người đó. Nếu người bị kết án không có nơi cư trú thì cung cấp thông tin đó cho Trung tâm LLTP quốc gia. Nếu thông tin chưa đầy đủ, có sai sót Sở Tư pháp có văn bản đề nghị các cơ quan cung cấp thông tin kịp thời bổ sung, đính chính.
Từ ngày 01/7/2010 đến ngày 31/12/2015, Sở Tư pháp Nam Định đã cung cấp 1.250 thông tin LLTP cho các Sở Tư pháp khác trên phạm vi cả nước căn cứ theo nơi cư trú của người bị kết án.
- Công tác lập Lý lịch tư pháp và cập nhật, bổ sung thông tin Lý lịch tư pháp tư pháp
Mục đích của hoạt động này là thu thập, cập nhật thông tin LLTP nhằm xây dựng CSDL LLTP phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, cấp Phiếu LLTP và yêu cầu quản lý nhà nước trong lĩnh vực này. Việc lập LLTP của một cá nhân, công dân là thẩm quyền riêng có của Trung tâm LLTP quốc gia thuộc Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp. Do vậy, việc các cơ quan nhà nước khác, các tổ chức hoặc công dân thu thập thông tin (có các thông tin này) không được coi là lập LLTP.
Sau khi tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin LLTP do các cơ quan có liên quan cung cấp, cán bộ làm công tác LLTP của Phòng Hành chính Tư pháp, Sở Tư pháp Nam Định thực hiện việc lập LLTP theo quy định tại khoản 1, Điều
4 Luật LLTP. Điều này có nghĩa chỉ được lập LLTP trên cơ sở bản án, quyết định hình sự của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; quyết định của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp, hợp tác xã bị phá sản đã có hiệu lực pháp luật.
LLTP do Sở Tư pháp lập bao gồm thông tin về nhân thân, thông tin về nội dung bản án và thông tin về tình trạng thi hành án (thông tin về tình trạng thi hành bản án từ khi có quyết định thi hành án đến khi người bị kết án đã chấp hành xong bản án, được đặc xá, đại xá, được xóa án tích). Mỗi LLTP có một mã số riêng và được lập thành hai bản (một bản lưu tại Sở Tư pháp và một bản được chuyển đến Trung tâm LLTP quốc gia). Mã số LLTP gồm mã của Sở Tư pháp Nam Định (41NĐ), năm lập, số thứ tự lập.
Yêu cầu cơ bản của dữ liệu LLTP là phải được lưu trữ trong trạng thái “động”, theo dõi suốt quá trình từ khi cá nhân bị kết án đến khi đã chấp hành xong bản án, được xóa án tích. Chính vì vậy, sau khi LLTP, Sở Tư pháp Nam Định tiếp tục cập nhật, bổ sung thông tin về tình trạng thi hành bản án vào LLTP của cá nhân đó khi nhận được thông tin do các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin như thông tin về miễn chấp hành hình phạt, giảm thời hạn chấp hành hình phạt, hoãn chấp hành hình phạt tù, tạm đình chỉ chấp hành hình phạt tù; về những bản án tiếp theo; về chấp hành xong bản án; về xóa án tích… và gửi bổ sung thông tin LLTP đã được cập nhật đó cho Trung tâm LLTP quốc gia. Từ ngày 01/7/2010 đến ngày 31/12/2015, Sở Tư pháp Nam Định đã lập LLTP và cập nhật bổ sung 28.698/30.448 thông tin LLTP theo quy định phải lập và cập nhật thông tin, trong đó có 14.349 bản LLTP bằng giấy. Số thông tin LLTP còn lại là 1.750 đang được cán bộ làm công tác LLTP lập, cập nhật theo quy định.