2.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Thểdục thể thao: dục thể thao:
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao.
2.1.1.1. Về chức năng
Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là tổ chức trực thuộc Tổng cục Thể dục thể thao, có chức năng tham mƣu, giúp Tổng cục trƣởng tổng hợp, xử lý thông tin và tuyên truyền giới thiệu các hoạt động thể dục thể thao; điều phối và tổng hợp tình hình hoạt động giữa các cơ quan, đơn vị theo chƣơng trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; triển khai công tác pháp chế, thi đua khen thƣởng; đảm bảo các điều kiện và phƣơng tiện làm việc của cơ quan Tổng cục.
2.1.1.2. Nhiệm vụ
- Công tác tham mƣu, tổng hợp - Công tác hành chính, quản trị, - Công tác văn thƣ, lƣu trữ - Công tác tài chính
- Công tác khác thi đua, khen thƣởng
Thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng; công tác pháp chế, công tác khoa học, công nghệ. Duy trì và áp dụng hệ thống ISO 9001:2015 tại cơ quan Sở và các nhiệm vụ khác đƣợc Giám đốc Sở giao.
2.1.2. Về cơ cấu tổ chức
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt động chung của cơ quan, Văn phòng Tổng cục TDTT đã xây dựng quy chế hoạt
động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Về tên gọi: Văn phòng Tổng cục
Các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục gồm: Công tác tổng hợp, công tác tài chính- kế toán, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác hội họp, hậu cần, trật tự nội vụ…Đây là những mặt hoạt động chính. Ngoài ra, còn một số mặt hoạt động khác nhƣ công tác pháp chế, khen thƣởng, cải cách hành chính, đào tạo, bồi dƣỡng.
Về cơ cấu tổ chức:
Ngoài lãnh đạo Văn phòng còn có các chức danh đảm nhiệm những công việc chủ yếu nhƣ sau: tổng hợp, pháp chế, kế toán, thủ quỹ, văn thƣ, lƣu trữ, hành chính, quản trị, thi đua khen thƣởng, lái xe, tạp vụ…
Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó ChánhVăn phòng Tham Pháp Kế Văn mƣu, chế toán thƣ, Tổng lƣu hợ p trữ T Thi đua khen thƣởng tuyên truyền Hành chính, quản trị
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm điều hành của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao
Về cơ cấu lãnh đạo Văn phòng bao gồm: Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng là ngƣời giúp Chánh Văn phòng trên một số lĩnh vực công tác do Chánh Văn phòng phân công. Số lƣợng Phó Chánh Văn phòng có từ 01 đến 03 ngƣời.
Lãnh đạo Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng; Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ và quy chế làm việc của Tổng cục Thể dục thể thao. Chánh Văn phòng chỉ đạo chung, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng cục trƣởng và trƣớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng đƣợc Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng, trƣớc Tổng cục trƣởng và Pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công.
2.1.3. Chế độ làm việc, mối quan hệ công tác
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng là ngƣời giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về nhiệm vụ công tác đƣợc phân công. Công chức và ngƣời lao động Văn phòng chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo Văn phòng về nhiệm vụ công việc đƣợc phân công.
Mối quan hệ làm việc: Văn phòng thực hiện chức năng của mình là “bộ máy giúp việc” có mối quan hệ phối hợp, quan hệ theo chiều ngang với các Vụ, đơn vị trực thuộc cơ quan Tổng cục Thể dục thể thao.
2.1.4. Về số lƣợng, chất lƣợng công chức
2.1.4.1. Về số lượng và bố trí chức danh
Số lƣợng công chức và ngƣời lao động trong các Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao đƣợc bố trí trung bình khoảng 47 ngƣời gồm:
- Lãnh đạo Văn phòng: 3 ngƣời - Phòng Tổng hợp: 5 ngƣời
- Phòng Kế toán: 6 ngƣời
- Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ: 5 ngƣời - Phòng Thi đua – Tuyên truyền: 4 ngƣời - Phòng Pháp chế: 3 ngƣời
- Phòng Hành chính – Quản trị: 21 ngƣời
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Văn phòng Tổng cục TDTT và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của từng cán bộ, công chức, ngƣời lao động, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo ph bố trí, sắp xếp và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng ngƣời.
2.1.4.2. Về chất lượng công chức
Chất lƣợng công chức là yếu tố quyết định đến chất lƣợng hoạt động của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng. Bởi vì, con ngƣời là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của mọi hoạt động. Qua điều tra, khảo sát tại Văn phòng Tổng cục TDTT, chất lƣợng công chức và ngƣời lao động đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Về độ tuổi: Một cơ quan, tổ chức khi xây dựng và phát triển luôn phải xây dựng lực lƣợng cán bộ công chức đảm bảo đƣợc tính kế thừa. Tại Văn
phòng Tổng cục TDTT, lực lƣợng cán bộ, công chức, viên chức, lao động đáp ứng yêu cầu này, cụ thể:
- Dƣới 35 tuổi: 53 % - Từ 35- 45 tuổi: 38 % - Trên 45 tuổi: 9 %
Nhƣ vậy có thể thấy đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng có độ tuổi trẻ chiếm tỷ lệ trên 50%, với lợi thế là nhanh nhạy, linh hoạt, nhiệt tình, khả năng nắm bắt công việc tốt. Tuy nhiên có một số cán bộ, công chức trẻ lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn và hay nôn nóng trong giải quyết công việc, làm công việc đƣợc giải quyết kém hiệu quả, thiếu tính chuyên sâu. Bởi vậy, vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng và
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn, phƣơng pháp làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức trẻ là yêu cầu cần thiết nhằm từng bƣớc trẻ hóa đội ngũ cán bộ, công chức có hiệu quả và chất lƣợng.
- Chất lượng công chức theo trình độ đào tạo:
Chất lƣợng công chức, ngƣời lao động theo trình độ đào tạo chuyên môn đƣợc thể hiện ở bảng 2.1.
Bảng 2.1: Thống kê trình độ đào tạo của đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao
Đơn vị tính: Ngƣời
STT Tên phòng Tổng Tiến Thạc Đại Cao Trung Còn Ghi số sỹ sỹ học đẳng cấp lại chú 1 Lãnh đạo Văn 3 1 2 phòng 2 Phòng Tổng hợp 5 2 3 3 Phòng Văn Thƣ 5 4 1 Lƣu trữ 4 Phòng Hành 21 4 2 9 6 chính-Quản trị 5 Phòng Thi đua- 4 1 3 Tuyên truyền 6 Phòng Pháp chế 3 1 2 7 Phòng Kế toán 6 6 Tổng cộng: 47 1 6 16 3 9 6 Tỷ lệ % 100% 2,1% 12,8% 46,8% 6,4% 19,1% 12,8%
là 14,9%, số công chức có trình độ đại học là 46,8%, số công chức, lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp là 25,5%, còn lại là những ngƣời chƣa qua trình độ
đào tạo chiếm 12,8%. Bên cạnh đó, số ngƣời có trình độ thạc sĩ phần lớn lại có chuyên ngành về Thể dục thể thao, chƣa phù hợp với vị trí việc làm tại Văn phòng, khả năng đáp ứng công việc chƣa cao.
- Chất lượng công chức theo ngạch công chức:
Chất lƣợng đội ngũ công chức và ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục phân theo các ngạch công chức đƣợc thống kê theo bảng 2.2 và nhìn vào đó, ta thấy có sự chênh lệch tƣơng đối lớn. Trong số các phòng ban thuộc Văn phòng đã khảo sát chỉ có 01 công chức xếp ngạch chuyên viên cao cấp chiếm tỷ lệ 2.1%, xếp ở ngạch chuyên viên chính tỷ lệ rất thấp (14.9%). Số công chức xếp ở ngạch chuyên viên chiếm tỷ lệ (49 %); Công chức xếp ngạch cán sự và tƣơng đƣơng chiếm tỷ lệ (34%).
Bảng 2.2. Thống kê cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn phòng Tổng cục TDTT Đơn vị tính: Ngƣời STT Tên phòng Tổng CVCC CVC CV và CS và Còn lại số và TĐ và TĐ TĐ TĐ 1 Lãnh đạo Văn phòng 3 1 2 2 Phòng Tổng hợp 5 5 3 Phòng Văn Thƣ Lƣu 5 1 4 trữ 4 Phòng Hành chính- 21 1 4 16 Quản trị 5 Phòng Thi đua- 4 1 3 Tuyên truyền 6 Phòng Pháp chế 3 1 2 7 Phòng kế toán 6 1 5 Tổng cộng: 47 1 7 23 16
Nhƣ vậy, số lƣợng công chức đƣợc xếp ngạch từ chuyên viên trở lên trong Văn phòng Tổng cục là tƣơng đối cao so với tỷ lệ chung của Văn phòng, tuy nhiên tỷ số công chức đƣợc xếp ngạch chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính lại tƣơng đối ít. Điều này cũng có thể hiểu rằng ngạch công chức tại Văn phòng tỷ lệ thuận với độ tuổi của cán bộ, công chức trong văn phòng.
- Chất lượng công chức theo trình độ lý luận chính trị:
Theo văn bản của Đảng quy định về đánh giá trình độ lý luận chính trị tại Quy định số 256-QĐ/TW ngày 16/9/2009 của Ban Bí thƣ, qua khảo sát tại Văn phòng Tổng cục, trình độ lý luận chính trị của công chức Văn phòng chủ yếu là sơ cấp chiếm (62%) so với tổng số công chức, ngƣời lao động của Văn phòng Tổng cục TDTT, số ngƣời có trình độ cử nhân, cao cấp lý luận chính trị chiếm tỷ lệ (7,3%);
- Chất lượng công chức theo trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ cán bộ công chức, người lao động Văn phòng Tổng cục TDTT.
Bảng 2.3. Thống kê trình độ tin học, ngoại ngữ đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục TDTT
Đơn vị tính: Ngƣời
Tổng
Trình độ tin học Trình độ ngoại ngữ
Stt Tên cơ quan Chứng Chứng
số Đại học Đại học chỉ chỉ 1 Lãnh đạo Văn phòng 3 3 3 2 Phòng Tổng hợp 5 5 1 4 3 Phòng Văn Thƣ Lƣu 5 5 5 trữ 4 Phòng Hành chính- 21 15 15 Quản trị Phòng Thi đua-Tuyên
6 Phòng Pháp chế 3 3 3
7 Phòng kế toán 6 6 6
Tổng cộng: 47 41 2 39
(Tỷ lệ %): 87,2% 4,3% 83%
Tin học và ngoại ngữ là hai phƣơng tiện quan trọng hỗ trợ đắc lực giúp cho công tác quản lý nhà nƣớc đạt hiệu quả. Vì vậy trình độ tin học, ngoại ngữ cũng là tiêu chí cơ bản để đánh giá chất lƣợng của cán bộ công chức.
Thông qua bảng 2.3 cho thấy: tổng số cán bộ công chức có trình độ tin học từ chứng chỉ loại A trở lên chiếm tỷ lệ (87,2%), số công chức có trình độ đại học chiếm tỷ lệ (0%).
Nhƣ vậy, đội ngũ công chức Văn phòng có trình độ tin học tƣơng đối cao, cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chung của cơ quan và đẩy mạnh thực hiện tin học hóa quản lý hành chính nhà nƣớc hiện nay thì mỗi Văn phòng cần phải có ít nhất 01 chuyên viên có trình độ đại học chuyên ngành tin học để phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan. Với số lƣợng trình độ đại học chiếm tỷ lệ (0%) nhƣ hiện nay, chắc chắn các Văn phòng chƣa thể đáp ứng đƣợc yêu cầu chung của cả cơ quan.
Trình độ ngoại ngữ từ trình độ A trở lên chiếm tỷ lệ (83%), đại học (chiếm 4,3 %). Trình độ ngoại ngữ chủ yếu là tiếng Anh. Số lƣợng công chức, ngƣời lao động có chứng chỉ ngoại ngữ từ trình độ A trở lên chiếm tỷ lệ khá cao. Tuy nhiên qua khảo sát cho thấy, trình độ ngoại ngữ chƣa thực sự tƣơng đƣơng với bằng cấp hiện có, khá nhiều công chức chƣa thực sự đáp ứng đƣợc tiêu chuẩn của ngạch công chức và tiến trình đổi mới, hội nhập quốc tế hiện nay.
và tin học cho thấy, số công chức của Văn phòng chƣa thực sự đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc hiện nay chiếm tỷ lệ không nhỏ. Đây là một thực tế cần đƣợc xem xét nhằm nâng cao chất lƣợng đội ngũ công chức Văn phòng.
Việc bố trí công chức chƣa đúng ngành nghề đào tạo nên việc sử dụng công chức chƣa hợp lý, chƣa phát huy hết về khả năng, năng lực chuyên môn, lãng phí kinh phí đào tạo. Hạn chế nữa là cán bộ lãnh đạo chƣa có tiêu chuẩn thống nhất mang tính pháp lý nhƣ tiêu chuẩn về bằng cấp, chuyên ngành đào tạo đại học, trình độ lý luận chính trị.
Đội ngũ công chức tuy đã đƣợc chú trọng đào tạo, bồi dƣỡng, có những tiến bộ nhất định, song bên cạnh đó còn bọc lộ nhiều yếu kém, bất cập nhƣ chƣa tạo lập đƣợc đội ngũ cán bộ hành chính chuyên nghiệp, ổn định theo tiêu chuẩn, chức danh cần thiết của nền công vụ mới. Trình độ kiến thức, năng lực công tác của các công chức chƣa tƣơng xứng với yêu cầu nhiệm vụ. Tinh thần, trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, phẩm chất đạo đức công chức còn chƣa cao, phong cách làm việc còn thiếu khoa học, chậm đổi mới. Khoảng 75% công chức thực sự đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong cơ quan, còn khoảng 25% còn tƣơng đối yếu và chƣa yên tâm khi giao việc.
Do thiếu các văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn cán bộ theo chức danh và vị trí công tác, cho nên trong công tác tuyển dụng, đề bạt, bố trí, sử dụng cán bộ còn bị chi phối nhiều bởi yếu tố chủ quan, cảm tính.
Thực tế cho thấy, việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ công chức hành chính nhà nƣớc tại Tổng cục TDTT nói chung, Văn phòng Tổng cục TDTT nói riêng là một vấn đề có tính cấp bách. Song, hiện nay vấn đề này còn gặp nhiều khó khăn, nhất là các cơ chế chính sách, xác định vị trí việc làm; thu hút ngƣời có trình độ cao, chính sách tiền lƣơng, phụ cấp… Vì vậy, muốn nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ công chức của Tổng cục TDTT phải có chính sách thu hút, ƣu đãi, khuyến khích, đào tạo, đào tạo lại theo vị trí việc làm cho phù hợp, trong đó cần quan tâm đặc biệt đến đội ngũ cán bộ công chức, ngƣời
lao động trong Văn phòng.