Tổng cục Thể dục thể thao
3.2.1.1. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, bố trí hợp lý công chức, người lao động làm việc tại Văn phòng
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Văn phòng, cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: từ nhiệm vụ, công việc để bố trí cán bộ và xây dựng tổ chức bộ máy, không phải vì cán bộ mà lập ra tổ chức bộ máy. Trƣớc hết, cần rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cũng nhƣ của từng phòng ban, đơn vị trong cơ quan để phát hiện, khắc phục những nhiệm vụ còn chồng chéo hay bỏ sót, để từ đó tìm ra một cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của Văn phòng. Thực tế cho thấy, trong xu hƣớng tổ chức bộ máy đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ hiện nay, Văn phòng phải đảm nhiệm rất nhiều công việc “không tên” và một số công việc chƣa thực sự đúng hoặc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
Một là, Việc tổ chức các hoạt động trong Văn phòng cần đƣợc thực hiện thống nhất, bố trí công chức, ngƣời lao động làm việc trong Văn phòng theo hƣớng tập trung, gọn nhẹ, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, khoa học. Căn cứ vào thực tế nhiệm vụ và số lƣợng, chất lƣợng công chức, ngƣời lao động trong Văn phòng để bố trí những công chức có chất lƣợng, năng lực đảm nhiệm các công việc chính, quan trọng trong Văn phòng, các công việc khác nhƣ: Lái xe, tạp vụ, hậu cần nên thực hiện theo hƣớng dịch vụ hóa bằng việc hợp đồng có thời vụ, hoặc thuê khoán nhân lực bên ngoài.
Hai là,Các cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu, ban hành một mô hình mẫu về cơ cấu tổ chức của Văn phòng các cơ quan cấp Tổng cục (trực thuộc Bộ) để làm cơ sở pháp lý, là “ thƣớc đo” giúp cho Văn phòng có một cơ cấu tổ chức thống nhất, hợp lý từ đó hoạt động mang lại chất lƣợng. Mô hình có thể gồm 2 phần, phần cứng là các tổ chức, bộ phận phải có trong tất cả các Văn phòng; phần mềm sẽ tùy thuộc vào điều kiện thực tế, đặc thù của từng địa phƣơng, cơ quan để bố trí cho phù hợp.
Lãnh đạo Văn phòng:
- Chánh Văn phòng
- Phó Chánh Văn phòng
(01-03 ngƣời)
Tham mƣu, Tổng hợp
Thi đua, Tuyên truyền
Pháp chế
Kế toán
Hành chính-Quản trị
Văn thƣ, Lƣu trữ
Hình 3.1: Mô hình Văn phòng theo phần cứng
Bố trí các chức danh đảm nhiệm các nhiệm vụ theo hình 3.1 sẽ đáp ứng đƣợc đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục TDTT. Các công việc chính đều có công chức chuyên trách đảm nhiệm; các công việc còn lại sẽ bố trí kiêm nhiệm. Nhƣ vậy, đòi hỏi mỗi công chức, ngƣời lao động phải có tinh thần trách nhiệm cao, đồng thời phát huy đƣợc tính tự chủ, sáng tạo trong công việc. Đồng thời dễ dàng đánh giá đƣợc trình độ, năng lực, phẩm chất của mỗi ngƣời trong thực hiện nhiệm vụ, góp phần làm cho tổ chức tinh gọn, giảm đƣợc các chi phí hành chính trong Văn phòng và toàn cơ quan.
3.2.1.2. Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Văn phòng với các Vụ, đơn vị liên quan
Phối hợp là một phƣơng thức, một quy trình kết hợp hoạt động của các cơ quan, tổ chức lại với nhau để bảo đảm cho các cơ quan, tổ chức này thực hiện đƣợc đầy đủ, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao, nhằm đạt đƣợc các lợi ích chung.
Chất lƣợng hoạt động của Tổng cục TDTT đƣợc đảm bảo bằng chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của Vụ, đơn vị trực thuộc, lãnh đạo Tổng cục, toàn thể cán bộ công chức, viên chức, ngƣời lao động. Vì vậy các Vụ, đơn vị chức năng, các cá nhân phải có sự hỗ trợ, phối hợp, tham mƣu cho lãnh đạo Tổng cục
Nhƣ đã đề cập ở Chƣơng 2, hiện nay do tác động của nhiều yếu tố mà công tác phối kết hợp giữa Văn phòng và các Vụ, đơn vị chức năng với nhau vẫn còn nhiều tồn tại. Để khắc phục tình trạng trên cần quan tâm giải quyết những vấn đề sau:
- Chƣơng trình, kế hoạch công tác của Tổng cục TDTT khi xây dựng hàng năm phải phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm khi có sự vi phạm. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ đƣợc giao cho một đơn vị, một ngƣời phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Không đƣợc làm thay, làm hộ. Công việc đƣợc giao cho đơn vị nào thì thủ trƣởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm về công việc đƣợc giao.
- Xây dựng cơ chế phối hợp mang tính pháp lý chặt chẽ, trong đó quy định rõ ràng các vấn đề cụ thể nhƣ trách nhiệm, quyền hạn của các đơn vị chủ trì, đơn
vị tham gia, đơn vị đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp; phƣơng thức thực hiện, các hình thức phối hợp, điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp, chế độ khen thƣởng và xử lý vi phạm.
- Các Vụ, đơn vị có trách nhiệm phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, đảm bảo dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo
đúng phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc pháp luật quy định. Trong quá trình phối hợp phải tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo đúng quy định.
3.2.1.3. Tăng cường cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên
Kiểm tra, giám sát có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc thực hiện đúng, đầy đủ, có hiệu lực, hiệu quả các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Qua đó nhằm hỗ trợ, phát hiện, đề xuất các giải pháp và uốn nắn kịp thời giúp việc điều chỉnh thực hiện tốt các quy định, quy chế đã ban hành.
Công tác kiểm tra, giám sát thƣờng xuyên của lãnh đạo đối với việc thực hiện nhiệm vụ, chuyên môn của Văn phòng trên cơ sở các tiêu chí cụ thể theo từng lĩnh vực nghiệp vụ. Tiêu chí càng mang tính khái quát, cụ thể bao nhiêu,
càng giúp lãnh đạo Tổng cục TDTT đánh giá chính xác việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị đƣợc đánh giá.
Văn phòng cần có cơ chế giám sát để thực hiện vai trò giúp lãnh đạo việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ Văn phòng đƣợc giao chủ trì, phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác. Giám sát, kiểm tra để đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ theo đúng chƣơng trình, kế hoạch đã đƣợc thực hiện. Bên cạnh đó, giám sát, kiểm tra thƣờng xuyên giúp đảm bảo cho tính hiệu lực, hiệu quả của chƣơng trình, kế hoạch đƣợc xây dựng, giúp việc điều chỉnh kịp thời các chƣơng trình, kế hoạch khi cần thiết, phù hợp với nguồn lực hiện tại, tăng tính chủ động của chủ thể.
Bên cạnh đó có thể xây dựng hệ thống các tiêu chí để thực hiện các hình thức kiểm tra, đặc biệt cần tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các phòng ban, đơn vị trong ngành hoặc giữa các Văn phòng cơ quan khác nhau. Việc tiến hành kiểm tra chéo đem lại nhiều tác dụng, hiệu quả tích cực, tạo đƣợc sự giao lƣu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các Vụ, đơn vị. Việc xếp loại trong kiểm tra chéo cũng là một yếu tố giúp kích thích sự ganh đua giữa các cơ quan, đơn vị trong việc quan tâm, đầu tƣ cơ sở vật chất, nhân lực nhằm thực hiện tốt công tác Văn phòng. Trong Văn phòng cần phân nhóm, chia cụm theo sự tƣơng đồng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho công tác Văn phòng ngày càng hoàn thiện hơn. Nội dung kiểm tra chéo công tác Văn phòng cần tập trung vào các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng. Các nội dung trên đƣợc cụ thể hóa thành các chỉ tiêu, tƣơng ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm cụ thể. Bảng chỉ tiêu kiểm tra chéo này sẽ đƣa ra các nội dung cần kiểm tra, tƣơng ứng với nó là số điểm tối đa mà các nội dung này có đƣợc nếu đƣợc thực hiện tốt và số điểm sẽ giảm dần theo mức độ thực hiện. Điểm tối đa của mỗi nội dung là khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, khối lƣợng công việc của mỗi nội dung đó.
Căn cứ Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và Thông tƣ số 05/2013/TT- BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ, trong đó quy định, vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu ngạch công chức của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và tỷ lệ % (phần trăm) công chức giữ các ngạch phù hợp với danh mục vị trí việc làm và biên chế công chức tƣơng ứng. Nguyên tắc khi xác định vị trí việc làm phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp với điều kiện thực tiễn. Khi xác định cơ cấu ngạch công chức phải căn cứ số lƣợng danh mục vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế đã đƣợc xác định; việc xác định chức danh ngạch công chức của mỗi vị trí việc làm phải đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động chuyên ngành; phải tuân thủ quy định về ngạch công chức cao nhất đƣợc áp dụng trong từng cấp hành chính hoặc từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; căn cứ tiêu chuẩn ngạch công chức và bản mô tả công việc, khung năng lực phù hợp của mỗi vị trí việc làm.
Vị trí việc làm bao gồm các vị trí lãnh đạo, vị trí thừa hành thực thi nhiệm vụ, mỗi vị trí ứng với từng chức vụ, chức danh và ngạch công chức nhất định, có tiêu chuẩn cụ thể về phẩm chất, năng lực và trình độ. Những vị trí việc làm với bản mô tả công việc, các yêu cầu về tính phức tạp, trình độ, năng lực, phẩm chất sẽ hình thành cơ cấu các ngạch công chức tƣơng ứng. Trong các cơ quan, nếu xác định đƣợc vị trí việc làm cần phải có thì sẽ xác định đƣợc số lƣợng biên chế. Từ đó có thể chuyển từ quản lý biên chế sang quản lý vị trí việc làm và cơ cấu công chức.
Việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức của Văn phòng là đặc biệt quan trọng. Bởi vì, Văn phòng các cơ quan phải đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Khi xác định đƣợc vị trí việc làm và cơ cấu công chức hợp lý, xây dựng
đồng bộ tiêu chuẩn, nghiệp vụ, chức danh, nhiệm vụ của công chức, ngƣời lao động Văn phòng sẽ đảm bảo tính hiệu quả trong sử dụng nguồn lực, phát huy hết năng lực của đội ngũ hiện có. Vì thế để đảm bảo thực hiện tốt việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, Văn phòng cần làm tốt việc thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng kể cả các công việc thực hiện chế độ hợp đồng lao động theo các quy định của pháp luật; tiếp theo là việc phân nhóm các công việc của Văn phòng; xác định các yếu tố ảnh hƣởng; thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có của Văn phòng về số lƣợng, chất lƣợng, việc sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ. Bƣớc tiếp theo Văn phòng cần xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm tại Văn phòng; xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm và bƣớc cuối cùng là xác định ngạch công chức tƣơng ứng với mỗi vị trí việc làm đã đƣợc xác định.
3.2.1.5. Hoàn thiện cơ sở vật chất của Văn phòng + Bố trí trụ sở làm việc hợp lý
Bố trí nơi làm việc của CBCC trong cơ quan là việc xác định vị trí các phòng làm việc theo trình tự nhất định, phù hợp với quy trình quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan và cho từng cá nhân CBCC. Bố trí nơi làm việc hợp lý, đảm bảo những yếu tố về môi trƣờng, tâm sinh lý, phù hợp với các điều kiện kỹ thuật và kinh tế sẽ góp phần cải thiện điều kiện lao động, nâng cao khả năng làm việc, khả năng sáng tạo của mỗi CBCC, từ đó chất lƣợng, hiệu quả công việc đạt đƣợc sẽ cao hơn.
Nhƣợc điểm bộc lộ rõ nhất ở nhiều cơ quan là nơi làm việc còn chật hẹp, công sở bố trí không đồng bộ, chƣa khoa học, khoảng cách giữa các công sở quá xa nhau, gây khó khăn cho việc liên hệ công tác giữa các cơ quan với nhau cũng nhƣ giữa công dân với các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Bên cạnh đó, việc xây dựng các cơ quan công sở bố trí chƣa theo vị trí, quy hoạch kiến trúc thống nhất.
Nhiều trụ sở cơ quan đã quá cũ nát, diện tích trật hẹp nên đã ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng, hiệu quả làm việc. Văn phòng Tổng cục TDTT nên thiết kế, bố trí nơi làm việc cho CBCC theo ý tƣởng sau:
- Bố trí nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan ở những vị trí trang trọng nhất và thuận lợi cho việc liên hệ, giải quyết công việc;
- Bố trí các bộ phận, Vụ, đơn vị có liên hệ thƣờng xuyên với nhau ở những vị trí liền kế nhau;
- Có sơ đồ phòng làm việc của cơ quan, bảng chỉ dẫn phòng làm việc để thuận lợi cho việc liên hệ công tác và dễ theo dõi;
- Trƣớc mỗi cửa phòng làm việc có treo biển tên phòng, đơn vị, chức danh cá nhân, mỗi CBCC có biển chức danh trên bàn làm việc;
- Việc bố trí chỗ ngồi của CBCC cần có tính khoa học, hình thành không gian thoáng mát, thoải mái để tạo cảm giác hứng thú làm việc. Ngoài ra, cần chú ý bảo đảm các yếu tố nhƣ: Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, màu sắc trong phòng làm việc, tạo điều kiện tốt nhất để CBCC làm việc nhằm đem lại hiệu quả, năng suất cao nhất.
+ Hiện đại hóa các trang thiết bị Văn phòng
Các trang thiết bị văn phòng hiện đại là yếu tố rất quan trọng làm tăng hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động trong các Văn phòng không thể thiếu các trang thiết bị, máy móc hiện đại nhƣ: máy vi tính, máy in, máy fax, máy scan, máy photocopy… Ngoài ra, các trang thiết bị, dụng cụ khác nhƣ: các loại giá, kệ, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm, bàn ghế, thiết bị chiếu sáng, quạt, máy điều hòa…là những vật dụng, trang bị thiết yếu để hỗ trợ CBCC làm việc.
Các thiết bị, dụng cụ nêu trên cần phải đƣợc trang bị đầy đủ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và phải đƣợc bố trí, sắp xếp hợp lý để giảm bớt phần lao động chân tay, gây áp lực sinh lý, đem lại năng suất, hiệu quả làm việc cao
cho CBCC. Việc trang bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở cần phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Phải thích hợp với từng loại công việc: điều này đảm bảo các phƣơng tiện
đƣợc trang bị sẽ giúp cho việc thực hiện các công việc đƣợc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả cao hơn.
- Phải tiết kiệm: các phƣơng tiện đƣợc trang bị phải thích hợp với yêu cầu