2.3.1. Ƣu điểm
- Qua khảo sát cho thấy việc thu thập thông tin của tại Văn phòng Tổng cục từ khâu thu thập, khai thác thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp thông tin thực hiện tƣơng đối tốt, bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời cho việc xây dựng các báo cáo. Nội dung báo cáo đƣợc tổ chức, sắp xếp khoa học theo từng mặt hoạt động, dễ theo dõi và đƣợc phản ánh một cách trung thực các hoạt động của
cơ quan. Các số liệu đƣợc tổng hợp khoa học không vụn vặt, chi tiết quá. Các thông tin tập trung vào phản ánh các mặt hoạt động chính của Văn phòng và từng hoạt động chuyên môn của các bộ phận trong cơ quan. Thực hiện đầy đủ các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo hàng ngày, báo cáo theo từng vấn đề để phục vụ công tác quản lý.
- Việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch của Văn phòng đã dựa vào các
hƣớng dẫn, chỉ đạo của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và dựa vào tình hình thực tế công tác của cơ quan thu thập đầy đủ lƣợng thông tin từ các Vụ, đơn vị trong ngành, từ đó chủ động dự kiến xây dựng chƣơng trình công tác. Đảm bảo tuân theo chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng, các chế độ, chính sách của Nhà nƣớc và các quy định của pháp luật. Cán bộ làm công tác tham mƣu cơ bản đã nắm vững về chính trị, về chuyên môn, nghiệp vụ, có kiến thức tƣơng đối sâu về các
lĩnh vực mà mình phụ trách, tham mƣu. Các kế hoạch, chƣơng trình công tác đƣợc xây dựng trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc; nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của ngành.
Công tác tham mƣu ban hành các Quyết định phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Tổng cục đƣợc kịp thời, đúng quy trình, quy định, đảm bảo tính chính xác, khoa học, hiệu quả.
Qua khảo sát, Văn phòng Tổng cục ban hành đầy đủ các quy chế, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và trách nhiệm của cơ quan, của từng vị trí công tác tại Văn phòng. Việc quy định đã phát huy đƣợc tính chủ động, sáng tạo của mỗi cá nhân, không có sự chồng chéo hay bỏ sót công việc, tạo không khí dân chủ, cởi mở, đoàn kết trong cơ quan.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, đã ban hành quy chế Văn thƣ, lƣu trữ và đã triển khai thực hiện tốt. Nghiệp vụ văn thƣ đã đƣợc thực hiện theo trình tự, khoa học và mang tính chuyên nghiệp, áp dụng việc quản lý văn bản đi, đến theo hệ thống phần mềm E-office tƣơng đối có hiệu quả, rất tiện lợi cho việc lƣu trữ, tra cứu văn bản. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin về lƣu trữ cũng đƣợc quan tâm và đầu tƣ từng bƣớc, góp phần hiện đại hóa công tác lƣu trữ, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ đƣợc chặt chẽ, hiệu quả hơn.
-Văn phòng Tổng cục đã thực hiện tốt trong việc chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, đôn đốc các Vụ, đơn vị chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo, cơ quan. Tổ chức tốt vai trò là thƣ ký ghi biên bản các cuộc họp thƣờng kỳ nhƣ giao ban hàng tuần, tháng, họp lãnh đạo …thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Tổng cục để các Vụ, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện. Với tinh thần cải cách hành chính, Văn phòng Tổng cục đã tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan giảm bớt số lƣợng, nâng cao chất lƣợng cuộc họp, hội nghị, từ đó đã tiết kiệm đƣợc nhiều kinh phí và thời gian, đồng thời góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo điều hành của thủ trƣởng cơ quan.
tài sản công, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan. Bảo đảm việc trang bị đầy đủ, kịp thời các phƣơng tiện vật chất, kỹ thuật phục vụ tốt cho công tác, trừ bộ phận lái xe, phục vụ, còn lại 100% cán bộ công chức cơ quan đƣợc trang bị đầy đủ phƣơng tiện vật chất, kỹ thuật để làm việc. Làm tốt công tác chuẩn bị, phục vụ tốt các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan (bố trí phƣơng tiện, đảm bảo các điều kiện vật chất, bố trí ăn, nghỉ…). Chế độ tiền lƣơng, các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công chức đƣợc đảm bảo. Công tác kế toán tài chính đều thực hiện, quản lý việc chi tiêu chặt chẽ, rõ ràng theo quy định.
- Văn phòng Tổng cục đã đƣợc trang bị đầy đủ, đồng bộ về máy tính, khai thác mạng Internet, mạng LAN, các cán bộ xử dụng, ứng dụng tƣơng đối tốt công nghệ thông tin trong công việc… Trừ lái xe và tạp vụ thì tất cả công chức còn lại của Văn phòng Sở đều có trình độ tin học từ chứng chỉ A trở lên, việc sử dụng,
ứng dụng công nghệ thông tin tƣơng đối hiệu quả. 2.3.2. Hạn chế, bất cập
Bên cạnh những mặt đã làm đƣợc và làm tốt của Văn phòng Tổng cục TDTT thì vẫn còn bọc lộ những hạn chế, bất cập sau:
- Việc tổ chức nắm bắt, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin, dự báo tình hình, nhất là những vấn đề chiến lƣợc chƣa sâu sắc, toàn diện; tính sáng tạo, nhạy bén trong nắm bắt, phát hiện xử lý những vấn đề lớn, phức tạp chƣa cao; tinh thần phối hợp của các đơn vị tham gia chƣa tốt, còn mang tính thụ động, các thông tin còn thiếu, chƣa kịp thời làm cho việc xây dựng và điều hành kế hoạch công tác vẫn còn nhiều lúc bị động. Nội dung một số báo cáo, tổng hợp còn sơ
sài, chung chung, mang tính hình thức, đối phó.
- Công tác tham mƣu, tổng hợp, xây dựng và quản lý chƣơng trình công tác, giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của cơ quan còn nhiều việc chƣa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra dẫn đến tình trạng tổ chức, điều hành của lãnh đạo đôi khi còn lúng túng; các công văn, báo cáo, văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ còn khiếm khuyết cả về nội dung và hình thức.
Việc đề xuất các chủ trƣơng, giải pháp để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ còn thiếu sự sắc sảo, nhạy bén, chủ động. Trong thực tế, các chƣơng trình, kế hoạch công tác còn thiếu tính liên thông, nhất là với các chƣơng trình, kế hoạch công tác trƣớc đây có cùng nội dung hoặc phạm vi điều chỉnh có liên quan. Nhiều chƣơng trình, kế hoạch công tác còn mang tính áp đặt, chủ quan, chƣa xuất phát từ đòi hỏi bức xúc đặt ra từ thực tiễn công tác.
- Tình trạng văn bản không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vẫn còn nhƣng bộ phận Văn thƣ vẫn cập nhật và cho phát hành. Việc triển khai và áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên E-office vẫn còn chậm, chƣa khai thác, phát huy hết tác dụng của phần mềm, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa đƣợc triển khai mạnh mẽ, đồng bộ còn gặp rất nhiều khó khăn; hòm thƣ công vụ còn chƣa đƣợc cấp cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan.
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của một số đơn vị còn chƣa thực hiện theo đúng thời gian quy định tại Thông tƣ 07/2012/BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Hàng năm việc thống kê văn bản đối với một số bộ phận chƣa đƣợc thực hiện; tài liệu lƣu theo dõi công việc để nhiều năm chƣa thống kê và cho vào lƣu trữ nên khi có ngƣời chuyển công tác thì các hồ sơ, tài liệu bị thất lạc gây khó khăn cho việc tra cứu khi cần hoặc phải mất nhiều thời gian mới tìm đƣợc.
- Công tác lễ tân, giao tiếp, tổ chức họp, hội nghị đƣợc chú trọng, tuy nhiên với số lƣợng công việc rất lớn, nhiều nhiệm vụ đột xuất trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, phải bổ xung vào kế hoạch nên không tránh khỏi những sai sót nhất định, tổ chức các cuộc họp, hội nghị nhiều khi còn lúng túng, chƣa chu đáo, hiệu quả chƣa cao.
Chế độ tiền lƣơng, phụ cấp nói chung còn thấp. Trong khi làm ở các phòng ban khác trong cùng cơ quan có điều kiện làm thêm tăng thu nhập thì công việc
của công chức, ngƣời lao động Văn phòng lại nhiều hơn, vất vả hơn mà ít có thu nhập thêm, vì vậy không tạo đƣợc động lực khuyến khích công chức, ngƣời lao động Văn phòng dành hết thời gian, trí tuệ cho công việc.
Việc sử dụng điện nƣớc, điện thoại, các văn phòng phẩm chƣa đƣợc cụ thể hóa còn gây lãng phí do ý thức tiết kiệm, chống lãng phí ở một bộ phận cán bộ còn thấp trong việc sử dụng tài sản công còn tồn tại.
- Hệ thống thông tin còn tản mạn, chƣa kết nối liên thông với nhau thành một hệ thống nhất hoặc chƣa khai thác sử dụng hết hiệu quả nhƣ việc sử dụng
hòm thƣ điện tử. Một số phần mềm ứng dụng phát huy tác dụng thấp, trang website đôi khi chƣa đƣợc cập nhật thông tin thƣờng xuyên, việc khai thác thông tin hiệu quả chƣa cao. Công tác triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trên E-office còn chậm.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập
- Do khối lƣợng công việc phát sinh ngày càng nhiều, tính chất công việc đa dạng, phức tạp đòi hỏi các đơn vị triển khai nhanh, kịp thời trong khi quỹ thời gian thực hiện ngắn, nguồn lực hạn hẹp, hoạt động của Văn phòng thƣờng rơi vào thế bị động nên chất lƣợng công tác tham mƣu, tổng hợp, cung cấp thông tin còn yếu.
- Cán bộ, công chức làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo chƣa chuyên sâu
vào các lĩnh vực, mà dàn trải kiêm nhiệm ở nhiều lĩnh vực nên việc đƣa ra các phƣơng án, kế hoạch, chƣơng trình và tính dự toán, dự báo chất lƣợng còn chƣa cao.
- Cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ đa phần chƣa đƣợc đào tạo chuyên
môn sâu, trình độ, năng lực chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ vẫn còn hạn chế, không đúng với chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ hoặc đào tạo về trình độ văn thƣ lƣu trữ nhƣng ở trình độ trung cấp, sơ cấp. Bên cạnh đó, cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ không phải là công chức, viên chức mà là lao động, kiêm nhiệm công tác văn thƣ, lƣu trữ và các công tác khác. Một số vấn đề
quản lý nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ phát sinh trong thực tiễn còn chƣa đƣợc quy định cụ thể, đầy đủ rõ ràng. Điều này tập trung ở các vấn đề nhƣ tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ, chế độ kinh phí cho lƣu trữ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ công bố, khai thác sử dụng tài liệu.
- Mức độ khoán kinh phí hiện nay đối với các cơ quan hành chính nhà nƣớc là thấp; ý thức trách nhiệm của ngƣời sử dụng tài sản còn kém, chƣa phân tích đƣợc trách nhiệm tập thể với trách nhiệm cá nhân trong thực hành tiết kiệm chống lãng phí. Việc phân tích, nghiên cứu công việc của từng cán bộ công chức, có mức độ sử dụng các tài sản vật chất cho công việc chƣa đƣợc thực hiện.
- Trụ sở cơ quan Tổng cục Thể dục thể thao đều đƣợc xây dựng và sử dụng từ thời xƣa (Một khu nhà sử dụng là nhà cổ của Pháp thời xƣa) nên thƣờng xuyên phải sửa chữa, tôn tạo. Mặt khác, do kinh phí còn hạn hẹp, diện tích đất nhỏ nên chủ trƣơng xây dựng mới các khu nhà làm việc cho cán bộ còn khó khăn (hiện
nay tại Tổng cục TDTT trung bình 3-4 cán bộ/1 phòng làm việc rộng khoảng 15m2 ).
- Công chức Văn phòng đa số cũng chỉ có chứng chỉ tin học văn phòng, chƣa khai thác triệt để việc tra cứu, sử dụng khai thác thông tin trên mạng
Internet để tra cứu thông tin phục vụ công tác chuyên môn. Cán bộ phụ trách công nghệ thông tin còn yếu, chủ yếu tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học tại chức, rất ít ngƣời có bằng đại học chính quy về công nghệ thông tin, điều đó đã ảnh hƣởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng cũng nhƣ toàn bộ cơ quan Tổng cục.
2.4. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục TDTT
2.4.1. Mức độ sẵn có và chất lƣợng thông tin do Văn phòng cung cấp
Qua khảo sát cho thấy, Văn phòng Tổng cục rất quan tâm đến công tác thông tin, bảo đảm về sự đa dạng, tính sẵn có của nguồn thông tin. Trên thực tế, để có đƣợc những thông tin chính xác nhất, đầy đủ nhất, kịp thời nhất thì Văn phòng đã xây dựng mối quan hệ phối hợp hết sức chặt chẽ với các phòng ban
chuyên môn, đơn vị trực thuộc để có đƣợc những thông tin cần thiết trong từng lĩnh vực công tác, từ đó xử lý các thông tin theo đúng yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin chuyển lên cơ quan cấp trên và cấp dƣới đảm bảo đúng thời gian quy định, thông tin trong các báo cáo, trong các cuộc họp, hội nghị đƣợc chuẩn bị kỹ trƣớc khi phát hành. Văn phòng Tổng cục đã thực hiện tốt việc soạn thảo văn bản, thẩm định, đôn đốc, tổng hợp ý kiến tham gia trực tiếp vào văn bản.
Bên cạnh đó, với trình độ đội ngũ công chức Văn phòng làm công tác tổng hợp có trình độ từ Đại học trở lên, trẻ tuổi nên độ nhanh nhạy, nắm bắt nội dung các thông tin, đánh giá thông tin, giỏi về công nghệ thông tin nên việc xử lý các nội dung thông tin tƣơng đối tốt, cung cấp thông tin kịp thời, đáp ứng đƣợc yêu cầu của lãnh đạo.
Mức độ sẵn có và lƣợng thông tin đƣợc cung cấp rất đa dạng và dƣới nhiều hình thức. Để lƣợng thông tin đƣợc cung cấp một cách có hệ thống, đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm cao. Qua khảo sát thực tế cho thấy các loại báo cáo, kế hoạch do Văn phòng Tổng cục thực hiện theo định kỳ (Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, kế hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, kế hoạch cải cách hành chính) đều dựa trên đề cƣơng chi tiết hƣớng dẫn báo cáo của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chủ trì theo từng đề mục đảm bảo việc cung cấp thông tin đầy đủ, thống nhất, có tính hệ thống.
Chất lƣợng thông tin, báo cáo đƣợc đánh giá tƣơng đối tốt, đúng thời gian quy định và thống nhất trong toàn cơ quan. Trên thực tế đánh giá cho thấy các chƣơng trình, kế hoạch đƣợc xây dựng có tính khả thi cao. Nội dung của các báo cáo đƣợc tổ chức, sắp xếp khoa học theo từng mặt hoạt động, dễ theo dõi và đƣợc phản ánh một cách trung thực các hoạt động của cơ quan. Nội dung các báo cáo đƣợc tổ chức, sắp xếp khoa học theo từng mặt hoạt động, dễ theo dõi và đƣợc phản ánh một cách trung thực các hoạt động của cơ quan.
Ở tiêu chí này Văn phòng Tổng cục đã đảm bảo tƣơng đối tốt mức độ sẵn có và chất lƣợng thông tin cung cấp. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của
khoa học, kỹ thuật, khối lƣợng công việc ngày càng nhiều, đa dạng, phức tạp nhƣ hiện nay, sự hạn hẹp về chỉ tiêu biên chế tại các cơ quan hành chính nhà nƣớc, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải kiêm nhiệm nhiều vị trí, nội dung công việc thì chất lƣợng công tác tổng hợp, cung cấp thông tin nhiều khi chƣa kịp thời; chất lƣợng thông tin chƣa cao, nội dung thông tin, các báo cáo còn sơ sài vẫn còn mang tính hình thức, đối phó, tính nhạy bén trong việc nắm bắt và xử lý thông tin của công chức làm công tác tổng hợp đôi khi còn chƣa cao.