2.2.1. Công tác thông tin, báo cáo
Đây là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng nhằm thu thập, tổng hợp các thông tin, tổ chức xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin có tính định hƣớng cho thủ trƣởng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành cơ quan. Văn phòng còn có trách nhiệm tổng hợp, viết báo cáo đánh giá hoạt động của cơ quan theo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và năm; báo cáo tổng kết và các báo cáo đột xuất gửi Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và các cơ quan có liên quan khi đƣợc yêu cầu.
Qua khảo sát tại Văn phòng cho thấy một số loại báo cáo mà Văn phòng thƣờng xuyên phải thực hiện gồm:
+ Theo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về công tác báo cáo:
báo cáo quý các cơ quan gửi về Bộ trƣớc ngày 15 của tháng cuối quý, báo cáo 06 tháng gửi trƣớc ngày 15/6, báo cáo 9 tháng gửi trƣớc ngày 15/9, báo cáo năm gửi trƣớc ngày 15/11. Thực hiện công tác báo cáo đúng thời gian quy định là một trong những tiêu chí để chấm điểm, đánh giá tại các cơ quan trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
+ Báo cáo tổng hợp hoạt động của đợn vị trực thuộc Bộ VHTTDL phục vụ công tác giao ban hàng tuần, nội dung báo cáo đều thực hiện là đánh giá kết quả hoạt động của tuần và triển khai nhiệm vụ tuần tiếp theo đối với các đơn vị
trực thuộc.
+ Các báo cáo định kỳ về công tác: Tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức (trƣớc 31/01 hàng năm), công nghệ thông tin, pháp chế, thi đua, khen thƣởng, báo cáo về công tác tài chính, công tác đào tạo, bồi dƣỡng, báo cáo tình hình thực hiện quy chế dân chủ cơ quan (báo cáo 06 tháng và báo cáo năm).
năm)…
Để thực hiện tốt công tác thông tin, báo cáo thì việc thu thập và xử lý thông tin là vô cùng quan trọng. Qua khảo sát cho thấy, các loại thông tin đƣợc thu thập chủ yếu trong Văn phòng Tổng cụcchủ yếu thông qua các tài liệu nhƣ các văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo định kỳ, ngoài ra nguồn thông tin, báo cáo từ các cuộc họp, hội nghị, giao ban, hội ý, điện thoại, Internet, Email, báo tạp chí và từ các thông tin khác. Qua khảo sát, tại Tổng cục TDTT công việc này đƣợc giao cho 1 Phó Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo và phụ trách.
2.2.2. Công tác tham mƣu, tổng hợp
Công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Tổng cục nhằm mục đích giúp lãnh đạo: xây dựng, tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác; xây dựng và triển khai thực hiện các Quyết định quản lý; ban hành và thực hiện các quy chế, quy định trong thực tế.
Qua khảo sát thực tế về công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Tổng cục thực hiện nhƣ sau:
+ Tham mƣu về xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện chƣơng trình công tác của cơ quan gồm: chƣơng trình công tác
tháng, Quý, 6 tháng, kế hoạch năm.
+ Xây dựng chƣơng trình, theo dõi, quản lý lịch hoạt động hàng tuần, hàng tháng của Lãnh đạo Tổng cục nhƣ sắp xếp lịch họp, đôn đốc các cuộc họp, lịch họp, lịch đi công tác của lãnh đạo; thực hiện công tác thƣ ký lãnh đạo Tổng cục TDTT.
+ Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch thực hiện nhƣ: Kế hoạch cải cách hành
chính hàng năm; Kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính, kế hoạch xây dựng các văn bản quy phạm, … Các kế hoạch đƣợc xây dựng trên cơ sở quy định hiện hành và hƣớng dẫn, giao nhiệm vụ thực hiện của Bộ.
Tổng cục Thể dục thể thao qua sơ đồ sau:
Dự thảo chƣơng
Tham gia vào dự
Hoàn thiện thảo chƣơng trình trình, kế hoạch chƣơng trình kế hoạch các của kế hoạch, trình các Vụ, đơn vị Lãnh đạo Tổng trực thuộc Tổng cục phê duyệt cục liên quan Tổ chức theo dõi việc triển khai thực hiện
Hình 2.2. Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao
Chƣơng trình, kế hoạch đƣợc chuyển đến các đơn vị trong cơ quan để tham gia ý kiến, sau đó đƣợc tổng hợp lại, hoàn chỉnh, trình lãnh đạo duyệt, chuyển đến các đơn vị để phối hợp thực hiện. Trong quá trình triển khai thực hiện, Văn phòng là đầu mối thƣờng xuyên phối hợp với các đơn vị có liên quan để điều chỉnh, bổ sung chƣơng trình cho phù hợp với thực tế và quy định của nhà nƣớc; Văn phòng theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị trong Tổng cục thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của Tổng cục
2.2.3. Công tác văn thƣ, lƣu trữ
- Công tác văn thư:
Công tác văn thƣ theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ bao gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thƣ tại Văn phòng Tổng cục cũng bao gồm tất cả các công việc nêu trên. Việc soạn thảo văn bản thuộc nhiệm vụ của Văn phòng và của các phòng chuyên môn, theo sự phân công của Lãnh đạo Tổng cục. Công chức làm công tác văn thƣ thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý các nguồn văn bản
Việc quản lý văn bản đến được thực hiện theo trình tự:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản; + Trình, chuyển giao văn bản;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); + Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản; + Lƣu văn bản.
Bảng 2.4. Thống kê số lƣợng Văn bản đi, đến từ năm 2015-2016 của Văn phòng Tổng cục TDTT
Stt Loại công văn 2015 2016
1 Công văn đi 4.274 4.712
2 Công văn đến 3.367 3.845
Cộng: 7.641 8.557
Qua số liệu thống kê tại bảng 2.5 cho thấy, số lƣợng văn bản đi- đến trung bình mỗi năm của Tổng cục TDTT là tƣơng đối lớn khoảng trên 8.000 văn bản. Nhƣ vậy, trung bình mỗi ngày có hơn 30 văn bản đi-đến.
Hiện tại, Văn phòng Tổng cục TDTT đang áp dụng phần mềm E-office trong công tác quản lý văn bản. Việc áp dụng phần mềm này tạo ra nhiều lợi ích thiết thực trong công tác quản lý, phục vụ tra cứu, tổng hợp và khai thác thông tin.
Quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Văn Thƣ Chánh Văn phòng Các Phó Tổng cục trƣởng Tổng cục trƣởng Các Vụ, đơn vị Chuyên viên xử lý
Hình 2.3. Mô phỏng luồng văn bản đến của quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục TDTT
- Văn Thƣ: khi văn thƣ nhận bản giấy Scan văn bản, nhập thông tin của văn
bản (Trích yếu, cơ quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng, sổ lƣu công văn đến,..); chuyển văn bản cho Chánh Văn phòng để kiểm duyệt;
- Chánh Văn Phòng: nhận văn bản từ văn thƣ chuyển, kiểm tra nội dung, hình thức văn bản: duyệt, trình Lãnh đạo Tổng cục, không duyệt, chuyển văn thƣ khởi tạo lại.
- Lãnh đạo Tổng cục: nhận văn bản từ Chánh Văn phòng chuyển đến và xử lý trực tiếp hoặc cho ý kiến, chuyển các Phó Tổng cục trƣởng hoặc Lãnh đạo các Vụ,
đơn vị liên quan.
- Phó Tổng cục trƣởng: Nhận văn bản từ Tổng cục trƣởng chuyển đến và xử lý trực tiếp hoặc cho ý kiến, chuyển các Vụ, đơn vị liên quan.
- Lãnh đạo các Vụ, đơn vị: Nhận văn bản và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Tổng cục và trực tiếp xử lý hoặc cho ý kiến và chuyển nhân viên xử lý (các ý
kiến xử lý phải ghi rõ yêu cầu xử lý, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ).
sau: trực tiếp xử lý văn bản và lƣu hồ sơ cá nhân. Ban hành Phòng Tổng hợp Lãnh đạo Tổng cục Lãnh đạo các Vụ, đơn vị Chuyên viên
Hình 2.4. Mô phỏng luồng văn bản đi của quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục TDTT
- Chuyên viên: khởi tạo văn bản đi trên chƣơng trình E-office, dự thảo file văn bản gửi kèm. Ghi ý kiến và đính kèm các văn bản liên quan trình lãnh đạo phòng. Nếu lãnh đạo Vụ, đơn vị sửa văn bản và chuyển lại thì xem nội dung, sửa theo chỉ đạo và chuyển lại lãnh Vụ, đơn vị đó.
- Lãnh đạo Vụ, đơn vị: nhận văn bản dự thảo từ chuyên viên gửi đến, sửa văn bản, ghi ý kiến, chuyển lại cho chuyên viên cho đến khi nội dung hoàn chỉnh. Sau khi văn bản hoàn chỉnh, lãnh đạo Vụ,đơn vị ghi ý kiến trình lãnh đạo Tổng cục ký (qua phòng Tổng hợp).
- Phòng Tổng hợp: nhận đƣợc văn bản từ cá Vụ, đơn vị gửi đến, kiểm tra tính pháp lý của văn bản, thể thức văn bản. Mở văn bản liên quan, kiểm tra thời hạn văn bản. Sau khi hoàn chỉnh, Phòng Tổng hợp chuyển văn bản đến Lãnh đạo Tổng cục ký. Sau khi Lãnh đạo Tổng cục ký văn bản, bộ phận Tổng hợp sẽ chuyển văn bản đến phòng Văn thƣ để vào số, đóng dấu và ban hành.
- Văn thƣ: nhận văn bản từ phòng Tổng hợp gửi đến bằng file đính kèm qua chƣơng trình E-office và bản giấy có chữ ký của lãnh đạo Tổng cục, thực
trên chƣơng trình E-office, kiểm tra so sánh thể thức văn bản theo đúng quy định. Cấp số cho văn bản giấy giống với số của văn bản điện tử; đóng dấu; nhập nơi nhận văn bản, ngƣời ký, số trang,... và ban hành.
Mặc dù đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ nhƣng thực tế số lƣợng văn bản, giấy tờ vẫn còn rất nhiều, trung bình có khoảng hơn 30 văn bản đi, đến trong ngày, đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thƣ phải có chuyên môn, nghiệp vụ tốt, năng động, nhiệt tình mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của Tổng cục TDTT đƣợc giao cho nhân viên văn thƣ (thuộc Phòng Văn thƣ-Lƣu trữ) giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thƣ không đƣợc giao dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ và chỉ đƣợc đóng dấu sau khi có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền và không đƣợc đóng dấu khống.
- Công tác lưu trữ:
Qua khảo sát tại Tổng cục TDTT đã có kho lƣu trữ riêng (thuộc sự quản lý của Văn phòng Tổng cục), đƣợc trang bị điều hòa nhiệt độ, các thiết bị chống ẩm, phòng cháy, chữa cháy theo đúng quy định với diện tích khoảng 40m2 và có cán bộ thực hiện công tác lƣu trữ chuyên trách, có trình độ nghiệp vụ về lƣu trữ. Ngoài việc các văn bản đƣợc lƣu trữ tại kho, Văn phòng Tổng cục còn thực hiện công tác lƣu trữ trên hệ thống máy tính, đồng thời thực hiện công tác lƣu trữ truyền thống, trên hệ thống sổ sách. Hiện nay, tại Tổng cục TDTT đã thực hiện công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu cũng đã đƣợc quan tâm, triển khai, hƣớng dẫn đến từng cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc, đúng quy định hàng năm.
2.2.4. Công tác Hành chính, Quản trị
2.2.4.1. Công tác tổ chức hội nghị, họp
nội dung từ việc xây dựng kế hoạch, bố trí, sắp xếp thời gian tổ chức; đến việc soạn thảo, gửi giấy mời, chuẩn bị hoặc đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung cuộc họp; gửi các văn bản dự thảo đến đại biểu khi tổ chức những cuộc họp lấy ý kiến tham gia; chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ nhƣ bố trí phòng họp, ánh sáng, loa, míc, máy chiếu…
Nhƣ vậy, để tổ chức tốt một hội nghị hay cuộc họp, Văn phòng phải chuẩn bị và thực hiện rất nhiều công việc. Kết quả khảo sát cho thấy số lƣợng các cuộc họp mà Văn phòng tổ chức trong Tổng cục Thể dục thể thao trung bình mỗi tháng tổ chức 5-15 cuộc, bao gồm các họp thƣờng xuyên (họp giao ban hàng tháng, họp sơ kết, tổng kết…), họp triển chỉ đạo, triển khai công việc, họp đột xuất…... Công việc này thƣờng do Văn phòng chịu trách nhiệm về nội dung (Cán bộ phòng Tổng hợp dự họp và ghi biên bản và trình Chánh Văn phòng ra thông báo kết luận cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng). Các cuộc họp do các Vụ, đơn vị đăng ký họp với Lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị liên quan (Nội dung họp sẽ do các Vụ, đơn vị đăng ký đề xuất và mời các thành phần liên quan dự họp).
2.2.4.2. Công tác hậu cần, lễ tân, tạp vụ, bảo vệ
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Thực tế hiện nay, các trang thiết bị của Văn phòng các cơ quan đƣợc trang bị tƣơng đối đầy đủ phục vụ công tác nhƣ: Máy vi tính, máy in, máy điện thoại, tủ hồ sơ, bàn ghế, đèn chiếu sáng, máy photocopy, máy fax, máy scan, quạt mát, điều hòa nhiệt độ...
Qua khảo sát cho thấy, Văn phòng Tổng cục thực hiện công tác quản lý, mua sắm, theo dõi việc sử dụng, bảo quản tài sản, các trang thiết bị của cơ quan trên cơ sở quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế quản lý tài sản công đƣợc ban hành và sửa đổi hàng năm (thông qua hội nghị cán bộ công chức đƣợc tổ chức vào đầu năm). Việc quản lý tài sản, phƣơng tiện kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan theo chế độ quy định (Văn phòng thực hiện các khâu nhƣ lập dự trù, mua sắm, ghi phiếu
sản phẩm, biên bản bàn giao trang thiết bị, bảo quản, sửa chữa, thanh lý). Hiện nay, Văn phòng của Tổng cục đã áp dụng tƣơng đối có hiệu quả quy trình quản lý tài sản tại cơ quan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Công tác an ninh, trật tự cơ quan đƣợc bảo đảm, hiện nay, tại Tổng cục TDTT thực hiện chế độ hợp đồng đối với 06 ngƣời làm công tác bảo vệ; hợp đồng thuê khoán với 02 lao động vệ sinh cơ quan. Bên cạnh đó Văn phòng phối hợp với công đoàn cơ quan thƣờng xuyên chăm lo, cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức; định kỳ tổ chức cho công đoàn viên đi thăm quan, nghỉ mát (thƣờng là vào dịp đầu năm và mùa hè), đồng thời tổ chức chu đáo việc hiếu, hỷ, thăm viếng cán bộ công chức và ngƣời thân khi ốm đau hoặc qua đời.
Văn phòng đại diện, thay mặt cơ quan đón và tiếp khách, bố trí địa điểm, thời gian đón tiếp, bảo đảm hài hòa, hợp lý. Qua khảo sát cho thấy, khi tổ chức hoặc công dân đến liên hệ công tác đều phải qua Văn phòng Tổng cục trình giấy giới thiệu, lãnh đạo Văn phòng báo cáo lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách nội dung công việc, bút phê chuyển phòng chuyên môn, sau đó, trực tiếp đƣa công dân đến làm việc với các Vụ, đơn vị liên quan. Cán bộ công chức Văn phòng luôn thể hiện thái độ niềm nở, lịch sự, chu đáo trong việc đón tiếp các tổ chức, công dân, thực hiện tốt quy tắc ứng xử nơi công sở.
Trong công tác tiếp dân, Văn phòng đã tham mƣu cho Lãnh đạo Tổng cục xây dựng nội quy, quy chế, lịch tiếp dân, bố trí phòng tiếp dân và cử cán bộ