xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình
Trong những năm qua, đặc biệt là sau khi thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại thị xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình đã có những chuyển biến mạnh mẽ nhằm đáp ứng những yêu cầu khách quan và bức xúc từ thực tiễn đổi mới của đất nước. Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã đặt bước đi chắc chắn qua việc mở rộng phạm vi quản lý chứng thực, quy định rõ ràng trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực, phát huy trách nhiệm của từng cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước về chứng thực để đưa công tác quản lý nhà nước về chứng thực trên cả nước từng bước đi vào nề nếp. Đến ngày 16/02/2015 Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký... đã tạo ra bước chuyển biến mạnh mẽ trong tiến trình cải cách tư pháp nói riêng và cải cách hành chính nói chung, việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại địa bàn thị xã Ba Đồn đã có những biến chuyển khởi sắc và ngày càng nâng cao chất lượng, hiệu quả.
2.2.1. Thực hiện quy định pháp luật quản lý nhà nước về chứng thực
- Công tác ban hành văn bản chỉ đạo, điều hành việc thực hiện pháp luật về chứng thực
Thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ Tư pháp, sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình, Ủy ban nhân dân thị xã Ba Đồn đã ban hành nhiều văn bản
chỉ đạo điều hành liên quan đến công tác chứng thực trên địa bàn như: Công văn số 633/UBND-TP ngày 09/9/2014 về việc quy định thẩm quyền chứng thực bản sao đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ; Công văn số 319/UBND-TP ngày 10/5/2015 về việc hướng dẫn công tác chứng thực hợp đồng giao dịch; Công văn số 765/UBND ngày 06/8/2013 về việc thực hiện các quy định trong công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch; Công văn số 51/UBND ngày 31/7/2015 về việc cung cấp mẫu chữ ký khi ký chứng thực của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND các xã, phường theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Công văn số 92/UBND ngày 14/12/2015 về việc triển khai thực hiện Quyết định công bố mới thủ tục hành chính trong lĩnh vực Chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã; Công văn số 47/UBND ngày 19/9/2016 về việc triển khai thực hiện quyết định công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực áp dụng tại cấp xã... Ngoài ra, Ủy ban nhân dân thị xã Ba Đồn đã chỉ đạo Phòng Tư pháp thực hiện tốt trong việc tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã trong công tác quản lý nhà nước về chứng thực; ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời, đúng quy định; tham mưu thành lập các Đoàn kiểm tra về công tác chứng thực.
Như vậy, sự chỉ đạo kịp thời, chủ động của Ủy ban nhân dân thị xã Ba Đồn trong tổ chức thực hiện chứng thực trên địa bàn thị xã đã tạo căn cứ pháp lý, những điều kiện thuận lợi để công tác chứng thực được triển khai nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của người dân.
- Công tác chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện và áp dụng các quy định của pháp luật về chứng thực
Ngoài ban hành các văn bản chỉ đạo chung, Ủy ban nhân dân thị xã đã chỉ đạo Phòng Tư pháp thực hiện tốt công tác tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã trong công tác chứng thực trên địa bàn; ban hành các văn bản
hướng dẫn thực hiện và áp dụng các quy định của pháp luật về chứng thực; hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ cho công chức Tư pháp - hộ tịch cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Từ đó tránh những sai sót, tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện chứng thực tại các cơ quan có thẩm quyền. Hàng năm, Ủy ban nhân dân thị xã chỉ đạo Phòng Tư pháp phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức các buổi tọa đàm, đối thoại với nhân dân, tổ chức, doanh nghiệp một số nội dung trọng tâm liên quan đến công tác thực hiện các thủ tục hành chính, trong đó có lồng ghép các nội dung liên quan đến việc thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn. Qua đó, các cơ quan chuyên môn sẽ nắm được những bức xúc, kiến nghị của người dân về công tác chứng thực, từ đó, sẽ có hướng dẫn thực hiện bằng văn bản để hoạt động chứng thực được dễ dàng thực hiện trong thực tiễn.
Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho đội ngũ cán bộ, công chức và người dân trên địa bàn về thực hiện pháp luật về chứng thực cũng được chú trọng thực hiện. Việc tuyên truyền được thực hiện một cách thường xuyên, rộng rãitrên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương để mọi người dân biết và thực hiện, với nhiều hình thức, phong phú đa dạng phù hợp với từng đối tượng tuyên truyền. Từ năm 2014 đến năm 2017, trên địa bàn thị xã đã tổ chức 2.520 hội nghị tuyên truyền với 378.440 lượt người tham dự trong đó lồng ghép các nội dung của pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan. Tuyên truyền trên đài Truyền thanh - Truyền hình thị xã là 485 chương trình và trên hệ thống truyền thanh cơ sở là 12.960 chương trình [51].
Việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chứng thực được quan tâm thực hiện. Tại Bộ phận một cửa liên thông và Phòng Tư pháp thị xã được bố trí đầy đủ tủ đựng hồ sơ, tài liệu và được trang bị máy tính, máy photocopy. Ủy ban nhân dân thị xã đã chỉ đạo Ủy ban nhân dân các
xã, phường trang cấp đầy đủ các cơ sở thiết yếu nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác chứng thực. Một số xã, phường đã được trang bị máy photocopy hiện đại, như phường Quảng Thuận, phường Ba Đồn, xã Quảng Hòa...
Thực hiện tốt việc công bố công khai Bộ thủ tục hành chính trong đó có thủ tục chứng thực, thường xuyên rà soát thủ tục, kịp thời cập nhật, sửa đổi, bổ sung trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, căn cứ pháp lý và kết quả cần đạt được của thủ tục hành chính theo quy định. Đồng thời, chủ động phối hợp với các phòng, đơn vị tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc liên quan đến các việc chứng thực. Qua đó, góp phần tích cực trong việc đưa hoạt động công tác hộ tịch và chứng thực của thị xã Ba Đồn đi vào nền nếp, nâng cao chất lượng thực hiện pháp luật về chứng thực, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới của công tác cải cách hành chính và nhu cầu chính đáng của người dân.
Hằng năm, Ủy ban nhân dân thị xã đã chỉ đạo Phòng Tư pháp tập trung quản lý, chỉ đạo, kiểm tra công tác chứng thực, có kế hoạch kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực này. Đây là một trong những biện pháp để nâng cao nghiệp vụ về chứng thực và thực hiện đúng các quy định của pháp luật của các chủ thể có thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực, nhất là đối với cấp xã (từ năm 2014 đến nay, kiểm tra 12 lượt đơn vị) [51]; ngoài ra, việc kiểm tra công tác chứng thực được thực hiện thường xuyên thông qua lồng ghép vào các đợt kiểm tra về cải cách thủ tục hành chính. Qua thanh tra, kiểm tra đã hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ và kịp thời sửa chữa, khắc phục những sai sót.
2.2.2. Thực hiện quy định pháp luật về chủ thể có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Đối với Phòng Tư pháp thị xã: Căn cứ Thông tư liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày 22/12/2014 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tổ chức và biên chế của Phòng Tư pháp gồm: Phòng Tư pháp có Trưởng phòng, không quá 03 Phó Trưởng phòng và các công chức khác. Biên chế công chức của Phòng Tư pháp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng biên chế công chức của huyện được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc bố trí công tác đối với công chức của Phòng Tư pháp phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức theo quy định và đảm bảo đủ lực lượng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Trên cơ sở các quy định đó, Ủy ban nhân dân thị xã đã giao chỉ tiêu biên chế cho phòng Tư pháp thị xã Ba Đồn gồm có 06 biên chế, trong đó: 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và 04 chuyên viên. Trong số biên chế Phòng Tư pháp thị xã được giao, có 01 công chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp [51]. Công chức làm công tác chứng thực ở thị xã có trình độ Đại học chuyên ngành Luật, có nhiệm vụ: Tham mưu Phòng thực hiện quản lý nhà nước về công tác chứng thực tại địa phương; tham mưu việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực tại địa phương mình, tham mưu thành lập các đoàn kiểm tra về công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã; Tham mưu việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm liên quan đến công tác chứng thực trên địa bàn; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực tại địa phương để báo cáo Sở Tư pháp; kiểm soát quá trình thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực, không đặt thêm yêu cầu, hồ sơ, thủ tục khi chứng thực hay từ chối chứng thực trái quy định, không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các hợp đồng, giao dịch dân sự (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã: Hiện nay, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã của 16 xã, phường trên địa bàn thị xã có 34 đồng chí. Trong đó có 30 đồng chí đã được tuyển dụng vào ngạch công chức chuyên trách công tác Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, 04 cán bộ hợp đồng; có 02 xã, phường có 03 công chức Tư pháp - Hộ tịch. Có 22 cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã có trình độ Đại học Luật, 09 bằng Trung cấp Luật và 03 bằng Trung cấp khác [51]. Như vậy, trung bình mỗi xã, phường có 02 cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch, có những địa phương do dôi dư Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã khi thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương đã được sắp xếp làm công chức Tư pháp (xã Quảng Hòa, phường Quảng Thọ) nên ở những địa phương này có 03 công chức Tư pháp - Hộ tịch. Ngoài công chức trực tiếp thực hiện công tác Hộ tịch tại địa phương, thì toàn bộ 16 xã, phường vẫn đang có đầy đủ cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực. Trong những năm qua đội ngũ cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch đã thực hiện tốt nhiệm vụ, chuyên môn, tham mưu cho cấp ủy, chính quyền thực hiện tốt công tác quản lý về lĩnh vực tư pháp nhất là công tác chứng thực.
Trong việc thực hiện nhiệm vụ chứng thực, Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện tốt các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của mình; Tuân thủ đúng quy định pháp luật khi chứng thực, không đặt thêm yêu cầu, hồ sơ, thủ tục khi chứng thực, không từ chối chứng thực trái quy định; Bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong công tác chứng thực; Tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho người có thẩm quyền chứng thực và người được phân công tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã; Tổ chức tốt việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực và trực giải quyết các yêu cầu chứng thực của người dân, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần; Bảo đảm phương tiện vật chất cần thiết
cho công tác chứng thực; Bố trí kinh phí để thực hiện tốt và hiệu quả công tác chứng thực; Chú trọng công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định về chứng thực đến nhân dân; Rà soát các thủ tục hành chính thực hiện tại đơn vị mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định, khi tiếp nhận hồ sơ hành chính phải đối chiếu bản sao không có chứng thực với bản chính (nếu thuận lợi cho người nộp hồ sơ), người đối chiếu ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính; Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình công tác chứng thực tại địa phương cho Ủy ban nhân dân thị xã.
Đối với Văn phòng công chứng trên địa bàn: Hiện nay, trên địa bàn thị xã Ba Đồn có 01 Văn phòng công chứng tư nhân đang hoạt động có hiệu quả, với số lượng công chứng viên là 05 người [52]. Đây là các chủ thể có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch. Các công chứng viên tại Văn phòng công chứng đều có trình độ Đại học Luật và có đủ các điều kiện theo quy định hiện hành.
2.2.3. Thực hiện quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực
Thực hiện các Quyết định số 1840/QĐ-UBND ngày 25/5/2017 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của các tổ chức hành nghề; Quyết định số 1839/QĐ-UBND ngày 25/5/2017 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 1841/QĐ-UBND ngày 25/5/2017 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung
trong lĩnh vực Chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh. Cùng với các quy định của pháp luật về chứng thực ra đời cùng với việc tách chứng thực bản sao ra khỏi hoạt động công chứng, phân cấp mạnh mẽ việc chứng thực cho cấp xã và cấp huyện đã tạo điều kiện thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp trong việc chứng thực các bản sao văn bản, giấy tờ, chứng thực chữ ký. Tại thị xã Ba Đồn công tác chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường và Văn phòng công chứng đóng trên địa bàn đến nay đã đi vào nền nếp, ổn định. Các cơ quan này đã chứng thực một lượng lớn bản sao, chữ ký, đáp ứng nhu cầu của người dân