2.4.1. Nguyên nhân kết quả đạt được
Dưới sự chỉ đạo và quan tâm sát sao của Thị uỷ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã, sự hướng dẫn tận tình về nghiệp vụ, chuyên môn của Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình, việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại thị xã Ba Đồn đã cơ bản thống nhất triển khai thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và từng bước triển khai thực hiện có hiệu quả hoạt động chứng thực ở tất cả các địa bàn, đơn vị hành chính trên địa bàn thị xã. Ủy ban nhân dân thị xã đã bám sát vào các Nghị quyết, chương trình, kế hoạch của Tỉnh, thị xã để ban hành các chương trình, kế hoạch hoạt động phù hợp, trong đó có hoạt động chứng thực.
Đối với thực hiện quy định của pháp luật quản lý nhà nước về chứng thực
Các cấp ủy đảng, chính quyền, thủ trưởng các đơn vị cơ bản đã có sự chuyển biến tích cực về nhận thức và ý thức trách nhiệm của mình trong công tác chứng thực; từng bước đã xác định đây là một nhiệm vụ quan trọng gắn với công tác cải cách tư pháp, cải cách hành chính ở địa phương. Ủy ban nhân dân thị xã đã căn cứ vào các quy định của pháp luật để chỉ đạo, điều hành Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường triển khai thực hiện tốt các nhiệm vụ được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản có liên quan. Làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, đặc biệt là các quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực, nhất là khi Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP được ban hành. Từ đó nâng cao nhận thức, ý thức pháp luật về chứng thực cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn. Công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chứng thực được chú trọng thực hiện,
luôn gắn công tác chứng thực với công tác cải cách tư pháp, cải cách hành chính của thị xã. Nhờ sự chỉ đạo kịp thời chủ động của Ủy ban nhân dân thị xã trong tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn thị xã đã tạo cơ sở pháp lý, những điều kiện thuận lợi để công tác chứng thực được triển khai nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của người dân.
Đối với thực hiện quy định pháp luật về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Bám sát các quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân thị xã đã chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thực hiện tốt các quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Theo đó, đã bố trí đủ cán bộ, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã và bố trí đủ biên chế công chức cho Phòng Tư pháp thị xã để thực hiện tốt hơn công tác chứng thực. Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực luôn được quan tâm hướng dẫn nghiệp vụ từ cấp trên, cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn đầy đủ. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác tổ chức, cán bộ liên quan đến công tác chứng thực, nên công tác chứng thực dần đi vào nền nếp. Cán bộ, công chức làm công tác chứng thực đã xác định được tầm quan trọng của công tác chứng thực nên đã tuân thủ trình tự, thủ tục của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng như Thông tư 20/2015/TT-BTP. Nghiệp vụ được nâng cao nên thụ lý hồ sơ và giải quyết hồ sơ một cách nhanh chóng, hướng dẫn rõ ràng cho người dân, do vậy, từ thị xã đến các xã, phường trong những năm qua chưa có khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác chứng thực.
Đối với thực hiện quy định pháp luật về trình tự, thủ tục chứng thực
Đã bám sát các ý kiến chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn của cấp trên, mà trực tiếp là Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình nên các quy định về trình tự, thủ tục chứng thực trên địa bàn thị xã Ba Đồn cơ bản đạt kết quả cao.
Với chỉ đạo xuyên suốt là thực hiện theo quy định của pháp luật và bộ thủ tục hành chính đã được tỉnh ban hành cho từng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền chứng thực, nên tình trạng trả chậm hồ sơ rất ít khi xảy ra. Cán bộ, công chức làm công tác chứng thực thường xuyên được bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nên cơ bản đã đáp ứng phần nào số lượng yêu cầu chứng thực ngày càng cao của người dân.
2.4.2. Nguyên nhân của hạn chế
Đối với việc thực hiện quy định quản lý về chứng thực:
Do có sự chênh lệch về phát triển kinh tế, xã hội ở các địa phương trên địa bàn thị xã Ba Đồn khác nhau nên công tác quản lý nhà nước về chứng thực tại một số xã, phường còn lỏng lẻo, chưa chủ động tham mưu hoặc chưa quan tâm đúng mức trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về chứng thực ở địa phương; chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý hoạt động chứng thực. Một bộ phận cán bộ làm công tác quản lý nhà nước về chứng thực yếu kém về năng lực chuyên môn và đạo đức dẫn đến hiện tượng tiêu cực trong quản lý nhà nước về chứng thực. Ngoài ra sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực có lúc chưa chặt chẽ, công tác hướng dẫn trong việc thi hành, áp dụng pháp luật về chứng thực chưa kịp thời, đôi khi còn chồng chéo giữa các cơ quan, ngành liên quan nên còn lúng túng trong quá trình thực hiện.
Hiện nay, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo các quy định pháp luật về chứng thực nằm trong chương trình chung của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp hàng năm. Song mảng tuyên truyền về chứng thực rất nhỏ, hầu như được đề cập rất ít. Vì thiếu một chương trình riêng, nên chưa có được các hình thức, biện pháp, nội dung phù hợp. Mặc dù địa bàn tỉnh Quảng Bình là địa phương khá quan tâm đến vấn đề này và thường xuyên có các chuyên đề, giải đáp về chứng thực trên đài phát thanh và truyền hình Quảng Bình nhưng
tuy nhiên về bản chất vẫn chưa đạt được hiệu quả. Đến ngay cán bộ, công chức làm việc trong các cơ quan nhà nước cũng chưa hiểu rõ được thuật ngữ “công chứng” và “ chứng thực”.
Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương và địa phương còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật đôi khi còn chưa hiệu quả. Công tác hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, Sở tư pháp, Phòng Tư pháp đôi khi chưa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chưa được phát hiện để chỉ đạo uốn nắn.
Mặc dù tại thị xã Ba Đồn đã có chương trình cải cách hành chính, cải tư pháp nhưng về vấn đề cải cách công tác chứng thực chưa được xây dựng thành chương trình riêng. Cải cách công tác chứng thực được lồng ghép trong chương trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp chưa có một cách nhìn tổng thể, một chiến lược tổng thể về chứng thực; cải cách chứng thực chưa được chú trọng đúng mức trong tiến trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Chính vì thế các giải pháp về chứng thực còn nặng về giải pháp tình thế, luôn bị động trước yêu cầu của cuộc sống; thiếu thống nhất và thiếu đồng bộ.
Tổng kết thực tiễn là hoạt động quan trọng trong quản lý nói chung cũng như quản lý tổ chức và hoạt động chứng thực. Qua tổng kết thực tiễn, kịp thời phát hiện những yếu kém, bất cập, những mâu thuẫn trong thể chế, tổ chức, hoạt động chứng thực, kịp thời rút ra bài học kinh nghiệm, tìm ra các nguyên nhân của tồn tại, yếu kém, bất cập để kịp thời kiến nghị, đề ra các biện pháp khắc phục. Tuy nhiên, tại thị xã Ba Đồn trong lĩnh vực chứng thực công tác tổng kết thực tiễn chưa được coi trọng. Kể từ năm 2007 đến nay đã có 02 Nghị định về chứng thực được ban hành, tuy nhiên, các hội nghị chuyên đề, hội nghị tổng kết đánh giá về mô hình tổ chức, hoạt động, hiệu quả hoạt
động, hiệu quả quản lý rất ít được tổ chức. Đến nay thị xã Ba Đồn chỉ tổ chức 01 hội nghị Tổng kết công tác 06 năm thực hiện Luật công chứng và 05 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ - CP theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp, của Sở Tư pháp. Do vậy những hạn chế, yếu kém trong công tác chứng thực chưa được tổng kết, đánh giá kịp thời để có các kết luận cụ thể, để kịp thời uốn nắn, rút kinh nghiệm.
Hiện nay, Phòng Tư pháp không có thẩm quyền trong việc quản lý các tổ chức hành nghề công chứng nên khó đảm bảo hiệu quả công tác quản lý nhà nước về cung ứng dịch vụ chứng thực trên địa bàn. Chưa có quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc phối hợp thực hiện các công việc để đảm bảo hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước ở lĩnh vực này.
Đối với việc thực hiện quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Mặc dù được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước chúng ta đã ban hành được một hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực tạo khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chứng thực cũng như đảm bảo hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả. Tuy nhiên, trong hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực chứng thực thì văn bản điều chỉnh trực tiếp của lĩnh vực chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã được ban hành ở cấp độ luật như: Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Nhà ở… Do đó, sự tuân thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy phạm pháp luật khác.
Đội ngũ cán bộ tư pháp, hộ tịch ở các xã hiện nay phải thực hiện nhiều loại việc khác nhau thuộc lĩnh vực tư pháp cơ sở, trình độ, năng lực còn hạn chế, còn thiếu hiểu biết cần thiết, thiếu kỹ năng cũng như kinh nghiệm trong
lĩnh vực công tác chứng thực. Mặc dù đã được các cấp quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho các UBND cấp xã, tuy nhiên, do đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp cấp xã và cấp huyện trình độ chưa đồng đều. Nên việc xảy ra sai sót trong quá trình chứng thực vẫn còn xảy ra.
Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại các địa phương trên cả nước chưa thực sự đồng bộ và có hiệu quả. Một số địa phương chưa quan tâm đến công tác quản lý nhà nước về hành chính tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực, nhất là việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động chứng thực. Một số Ủy ban nhân dân xã, phường vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân dân, có hiện tượng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi, một số thời điểm do tình trạng lạm dụng bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu; chất lượng văn bản chứng thực trong một số trường hợp chưa bảo đảm; còn tồn tại một số trường hợp thu lệ phí chứng thực không đúng quy định...
Phòng Tư pháp là một trong những cơ quan trong hệ thống hành chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước, đồng thời là chủ thể trực tiếp cung ứng dịch vụ chứng thực do chính mình quản lý. Như vậy, có thể dẫn đến việc thiếu khách quan làm cho công tác quản lý nhà nước không đạt được hiệu quả tối ưu và việc cung ứng dịch vụ cũng không đảm bảo chất lượng tốt nhất cho người dân. Hoạt động phối hợp giữa phòng Tư pháp và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chưa hiệu quả, còn bất cập gây khó khăn trong việc đảm bảo nghệp vụ chứng thực và xác định rõ trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
Sự bố trí, sắp xếp nhân sự trong công tác thực hiện về chứng thực và cung ứng dịch vụ chứng thực tại Phòng Tư pháp chưa thực sự hợp lý. Thông thường chỉ có một công chức trực tiếp tham gia cung ứng dịch vụ chứng thực dẫn đến tình trạng thiếu sự linh hoạt trong những trường hợp bất khả kháng.
Đối với việc thực hiện quy định về quy trình thực hiện chứng thực: Một số quy định về chứng thực trong các văn bản pháp luật không được quy định đồng bộ, nhất quán, nên còn có nhiều cách hiểu, cách làm khác nhau ở các địa phương. Ngoài ra, còn có những trường hợp khi áp dụng quy định trong văn bản luật vào thực tế khó được thực hiện, do chưa dự liệu hết các tình huống có thể xảy ra.
Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chưa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, như cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...
Tóm tắt chương 2
Qua thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn thị xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình cho thấy việc thực hiện pháp luật về chứng thực đã đạt được những kết quả nhất định. Thị xã đã triển khai thực hiện nhiều biện pháp, nhiệm vụ nhằm thực hiện tốt hoạt động chứng thực trên địa bàn, khắc phục những khó khăn còn gặp phải. Tuy nhiên, việc thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn thị xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, nhất là do các quy định pháp luật chưa thống nhất, việc triển khai trên thực tế còn có nhiều vướng mắc mà tác giả đã phân tích khá toàn diện tại Chương này. Từ thực trạng trên, phần tiếp theo tác giả trình bày quan điểm và các giải pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực ở địa phương mình.
Chương 3
QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT
VỀ CHỨNG THỰC - TỪ THỰC TIỄN THỊ XÃ BA ĐỒN, TỈNH QUẢNG BÌNH
3.1. Quan điểm bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực
Sau hơn 20 năm đổi mới, đất nước ta đang bước vào một giai đoạn phát triển mới với những tiềm năng, sức sống đầy triển vọng trên các lĩnh vực kinh tế, xã hội. “Hoàn thiện hệ thống pháp luật, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế. Tạo chuyển biến mạnh mẽ trong nhận thức và xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước nhằm phục vụ tốt nhất người dân và
doanh nghiệp” [40, tr.309] là một trong những nội dung quan trọng mà Văn
kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII đã khẳng định khi đề ra phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội. Nghị quyết số 48- NQ/TW ngày 24/5/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020; Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách Tư pháp đến năm 2020 đã xác định cần “Hoàn thiện chế định công