Đồn, tỉnh Quảng Bình
2.3.1. Hạn chế trong thực hiện quy định pháp luật quản lý nhà nước về chứng thực
Một số quy định pháp luật về chứng thực còn nhiều hạn chế. Mặc dù được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước chúng ta đã ban hành được một hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực tạo khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chứng thực cũng như đảm bảo hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả. Tuy nhiên, trong hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực chứng thực thì văn bản điều chỉnh trực tiếp của lĩnh vực chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã được ban hành ở cấp độ luật như: Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Nhà ở… Do đó, sự tuân thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy phạm pháp luật khác.
Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại một số địa phương chưa thực sự đồng bộ và có hiệu quả. Một số xã, phường chưa
dưỡng, đào tạo, nâng cao nghiệp vụ về chứng thực.Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực: Đối với hoạt động chứng thực, một số Ủy ban nhân dân xã, phường vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân dân, có hiện tượng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi, một số thời điểm do tình trạng lạm dụng bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu; chất lượng văn bản chứng thực trong một số trường hợp chưa bảo đảm; còn tồn tại một số trường hợp thu lệ phí chứng thực không đúng quy định...Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chưa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, như cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...
Sự phối hợp giữa các ngành, các cấp trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực chưa đồng bộ. Một số cơ quan, ban, ngành chưa có cơ chế thực hiện nghiêm túc quy định Điều 6 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ và Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thru tục hành chính. Dẫn đến tình trạng nhiều cơ quan tiếp nhận giấy tờ, văn bản không chấp nhận bản chụp để đối chiếu với bản chính mà buộc đương sự phải nộp bản sao có chứng thực, một số cơ quan thì vẫn yêu cầu xuất trình bản chính hoặc yêu cầu bản sao từ sổ gốc giấy tờ hộ tịch mặc dù đã có bản sao chứng thực, làm tăng số lượng việc chứng thực không cần thiết, gây lãng phí tiền của, thời gian, gây phiền hà, sách nhiễu đối với người dân, làm giảm hiệu lực quy định pháp luật.
Công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực tới tổ chức, công dân đạt hiệu quả chưa cao. Việc thực hiện pháp luật về chứng thực có đạt kết quả tốt một phần dựa vào công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực. Nếu công tác tuyên truyền, vận động cá nhân, tổ chức trên địa bàn thực hiện tốt thì ý thức của người dân trong công tác chứng thực sẽ được nâng lên rất nhiều lần. Tuy nhiên, công tác truyền thông về chứng thực trên địa bàn thị xã Ba Đồn còn tồn tại một số khuyết điểm, dẫn đến việc lạm dụng bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền tăng lên. Cá biệt, có những cơ quan quản lý nhà nước khi yêu cầu nộp hồ sơ bắt buộc phải có bản sao chứng thực, đi ngược lại với quan điểm chỉ đạo được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ. Hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực tại nhiều nơi vẫn còn mang tính chất hình thức, phong trào, chưa tập trung tuyên truyền theo chiều sâu, chưa có sự phối hợp tuyên truyền một cách nhịp nhàng giữa chính quyền và đoàn thể nhân dân, dẫn tới chất lượng tuyên truyền còn thấp. Nhiều công chức thực hiện cung ứng dịch vụ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã và thị xã chưa hiểu rõ các quy định pháp luật. Các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động tuyên truyền tuy đầy đủ, hiện đại nhưng thông tin cập nhật về các văn bản quy phạm pháp luật mới về chứng thực chưa được thực hiện kịp thời, nhanh chóng. Ví dụ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã có hiệu lực từ ngày 10/4/2015 nhưng đến nay vẫn chưa được đăng tải trên trang thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân thị xã.
Công dân, tổ chức chưa nắm rõ được văn bản mà mình sẽ đi chứng thực. Đôi khi công dân nghĩ chứng thực chữ ký là chứng thực tất cả các văn bản do công dân soạn thảo ra và công dân đảm bảo chữ ký về nội dung đó.
Công dân chưa thực sự hiều được có những văn bản không được xác định chữ ký theo văn bản tự soạn thảo mà phải làm theo thủ tục hành chính mà nhà nước đã ban hành.
Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật đôi khi còn chưa hiệu quả. Công tác hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp đôi khi chưa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chưa được phát hiện để chỉ đạo uốn nắn. Đặc biệt việc kiểm tra hoạt động chứng thực của các văn phòng công chứng trên địa bàn. Hiện nay, theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực còn được giao cho các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Trên địa bàn thị xã Ba Đồn, có 01 Văn phòng Công chứng thực hiện nhiệm vụ này. Tuy nhiên, Văn phòng Công chứng này thuộc sự quản lý của Sở Tư pháp nên Phòng Tư pháp không có thẩm quyền, chức năng để tác động đến các tổ chức này, làm ảnh hưởng đến việc đảm bảo công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực trên địa bàn thị xã.
2.3.2. Hạn chế trong thực hiện quy định pháp luật về chủ thể có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực có vai trò quan trọng trong quá trình triển khai thực hiện công tác tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng. Tuy nhiên thực tế tại địa bàn thị xã Ba Đồn cho chất lượng cán bộ công chức nói chung và cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập. Cán bộ làm công tác Tư pháp nhìn chung còn ít kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, sự am hiểu pháp luật còn hạn chế, số năm tham gia công tác chứng thực chưa nhiều, dưới 05 năm chiếm 47,1%, những người trên 50 tuổi chiếm tới 23,5%, điều
này gây khó khăn cho cán bộ chứng thực khi mà đầu việc của cán bộ tư pháp chiếm tới 23 đầu việc đối với Phòng Tư pháp và 07 đầu việc đối với cán bộ Tư pháp cấp xã [51]. Bên cạnh đó, việc làm giả giấy tờ ngày càng tinh vi, đòi hỏi yêu cầu độ quan sát, độ tinh nhạy đối chiếu văn bản, giấy tờ gốc so với bản sao cũng là khó khăn không nhỏ đối với lượng cán bộ trẻ tuổi hoặc đã lớn tuổi.
Về nghiệp vụ chuyên môn: Thực tế cho thấy năng lực chuyên môn yếu đã phần nào hạn chế chất lượng hoạt động của cán bộ, công chức thực hiện hoạt động tư pháp. Mặc dù cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực đã được chuẩn hóa và được đào tạo luật khá cao, tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, kiến thức xã hội, kiến thức quản lý nhà nước và các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ nên hiệu quả thực hiện hoạt động chứng thực chưa cao. Ngoài ra, các kiến thức hỗ trợ khác như ngoại ngữ hay tin học văn phòng chưa được cán bộ, công chức tư pháp quan tâm nên phần nào hạn chế khả năng. Bên cạnh đó, một bộ phận không nhỏ các công chức tư pháp chưa có tinh thần chủ động sáng tạo trong công việc, chưa ý thức được đầy đủ về vai trò và nhiệm vụ của mình
Về đạo đức công vụ: Trong khi thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng chức năng, thẩm quyền một bộ phận cán bộ, công chức vi phạm đạo đức nghề nghiệp, còn có hiện tượng cán bộ tư pháp cố ý làm trái, không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan công quyền và tiếp tay cho các loại tội phạm các hoạt động. Đồng thời với việc chứng thực đơn thuần, mang tính đơn giản khác có một số xã, phường xảy ra tình trạng chứng thực không đúng với bản chính do không có nghiệp vụ để phân biệt bản chính bị làm giả tạo. Hoặc có những loại giấy tờ được cấp sai thẩm quyền thì cũng không chứng thực được. Đôi khi chứng thực văn bản chỉ có dấu treo do một số cán bộ tư pháp chuyên môn
chưa vững. Cũng có trường hợp, do nể nang, chủ quan một số cán bộ tư pháp cấp xã đã chứng thực bản sao mà không có bản chính.
Chưa chú trọng công tác quản lý đào tạo công chức về văn hóa định hướng phục vụ nhân dân: Văn hóa phục vụ nhân dân là sự giao tiếp về công việc của cán bộ với người dân, thể hiện trách nhiệm của cán bộ, công chức - người đại diện cho Nhà nước để phục vụ nhân dân. Một số cán bộ, công chức thể hiện được văn hóa phục vụ của mình, sẽ khiến mối quan hệ giữa nhà nước và công dân trở nên bình đẳng là có trách nhiệm hơn, tạo niềm tin của nhân dân vào nhà nước. Khi thực hiện cơ chế một cửa nói chung, trong đó thực hiện chứng thực nói riêng, mặc dù cán bộ công chức đã được tập huấn về thái độ tiếp công dân: hòa nhã, niềm nở, hướng dẫn công dân làm thủ tục tận tình chu đáo nhưng đôi khi có những trường hợp cán bộ tiếp nhận hồ sơ tiếp xúc dân chưa được niềm nở, chưa thể hiện hết trách nhiệm của mình, còn có thái độ hách dịch, bớt xén giờ làm, trách nhiệm thấp của cán bộ chứng thực với hoạt động chứng thực.
Ngày nay, trong xu hướng cải cách hành chính, cải cách dịch vụ công, thì văn hóa phục vụ nhân dân càng trở nên quan trọng. Dịch vụ công sẽ có xu hướng được phân cấp nhiều hơn nữa cho cấp cơ sở và đẩy mạnh xã hội hóa, khi đó những giao dịch của nhà nước và công dân sẽ trở nên nhiều và thường xuyên hơn.
2.3.3. Hạn chế trong thực hiện quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực
- Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ. Tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ tại Điều 14 quy định về chế độ lưu trữ thì việc chứng thực bản sao từ bản chính không quy định chế độ lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối là sửa
chữa bản sao sau khi đã được chứng thực. Nếu không lưu trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra... Bên cạnh đó, hiện nay, các loại giấy tờ được làm giả ngày càng tinh vi nên người thực hiện chứng thực rất khó nhận biết đâu là giấy tờ giả, đâu là giấy tờ thật. Nguy cơ này càng gia tăng khi gặp phải các loại giấy tờ có giá trị quan trọng như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bằng tốt nghiệp, hay các loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Do vậy, cần phải có cơ chế hoặc giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề này.
- Đối với hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, thực tế vẫn có những loại giấy tờ có tính chất như bản chính, nhưng về hình thức do tính lịch sử hoặc do biểu mẫu mang tính đặc thù nên không hoàn toàn phù hợp các loại bản chính thông thường, nhưng cũng không thuộc các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính (ví dụ: một số giấy tờ được cấp từ thời kỳ trước đóng dấu vuông hoặc dấu màu xanh; giấy tờ, thẻ chứng nhận thành viên do một số tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội cấp đóng dấu vuông hoặc chỉ đóng dấu treo mà không có họ tên, chức vụ người ký cấp; một số giấy tờ ghi là Phó bản - không phải bản chính, cũng không phải bản sao …), nếu thực hiện chứng thực thì không bảo đảm cơ sở pháp lý (vì không phải là bản chính thuộc diện được chứng thực), nhưng nếu không chứng thực thì gây khó khăn, phiền hà cho người dân vì không thể có các bản sao chứng thực để nộp cho cơ quan, tổ chức có yêu cầu.
- Đối với việc chứng thực chữ ký, nếu xét về mặt bản chất, chứng thực chữ ký theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ nhằm xác nhận, xác thực là người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tức là xác nhận về hình thức; còn nội dung giấy tờ, văn bản thì do người yêu cầu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm. Tại Khoản 3 Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu
chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ XHCN Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân”. Quy định này sẽ không phát sinh vướng mắc, nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào được lập bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, nếu giấy tờ, văn bản đó được lập bằng tiếng nước ngoài thì người thực hiện chứng thực khó có thể hiểu được nội dung của giấy tờ, văn bản đó để giải quyết hay từ chối chứng thực... Chính vì vậy, nếu không có hướng xử lý tốt vấn đề này thì người dân lại phải tốn kém thêm về thời gian và chi phí do phải tìm người dịch các văn bản này rồi mới mang đi chứng thực chữ ký và cơ quan thực hiện chứng thực khi có bản dịch thì mới dám tự tin để chứng thực chữ ký đối với các loại văn bản giấy tờ được lập bằng tiếng nước ngoài...
Một trường hợp cũng gây khó khăn trong việc chứng thực chữ ký nữa đó là việc chứng thực chữ ký trong giấy bán, tặng cho xe. Tại điểm b khoản 1 Điều 6, Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải có quy địnhtrên mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên dùng: Ủy ban