8. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Hoạt động điều hành
Hoạt động điều hành là cách thức, phương pháp mà nhà quản lý sử dụng để làm cho hoạt động của các cá nhân, tập thể, tổ chức hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Hoạt động điều hành bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hành, phối hợp, chỉ đạo hoạt động, đôn đốc, kiểm tra,...nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân, tập thể, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của đơn vị đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của đơn vị đó.
Trong điều kiện mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay việc sử dụng những phương thức điều hành hiện đại thông qua việc dùng các thiết bị hiện đại, đặc biệt là máy vi tính và các thiết bị văn phòng, các thiết bị truyền tin, các thiết bị xử lý thông tin hiện đại sẽ giúp cho việc thu thập, xử lý và khai thác thông tin được nhanh chóng và chính xác. Chúng có thể liên kết với nhau để tạo nên những cơ sở dữ liệu phong phú giúp cho các nhà quản lý có thể có được các thông tin cần thiết khi giải quyết công việc hàng ngày cũng như khi đề ra những quyết định chiến lược trong quản lý nói chung. Cùng với các thiết bị xử lý thông tin, các thiết bị văn phòng khác như máy sao chụp tài liệu, máy chuyển phát văn bản nhanh, tủ bảo quản hồ sơ,… không những tạo điều kiện để nâng cao năng suất lao động quản lý mà chúng còn góp phần làm cho hoạt động của công sở trở nên văn
minh hơn. Khi được trang bị các phương tiện kỹ thuật hợp lý thì năng suất làm việc sẽ tăng lên, đồng thời góp phần làm đổi mới nhận thức của các quản lý và cán bộ, công chức trong các cơ quan, công sở.
Việc ứng dụng CNTT trong điều hành công việc là một yêu cầu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay. Ứng dụng CNTT trong điều hành công việc được đặt ra như một nhu cầu thực tế vì nó sẽ làm cho công việc được giải quyết nhanh chóng và chính xác. Trong mọi trường hợp, việc điều hành công việc một cách khoa học trong các cơ quan luôn được đặt ra như một nhu cầu thực tế vì nó sẽ làm cho công việc được giải quyết nhanh chóng và chính xác. Điều hành không khoa học còn là nguyên nhân của lãng phí nhân lực và vật lực trong một cơ quan, công sở làm biên chế hành chính tăng lên. Phương thức điều hành công việc phải luôn có sự phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan, công sở. Phương thức điều hành thích hợp sẽ mang lại hiệu quả trong điều hành và ngược lại.
Hoạt động điều hành là hết sức phức tạp, nhiều loại công việc và trong quá trình giải quyết một công việc nhất định thường xuất hiện nhiều công đoạn có liên quan với nhau. Chính vì vậy, đòi hỏi tính tự giác cao và những định mức cần thiết. Thiếu những định mức và tiêu chuẩn cần thiết, việc điều hành công sở sẽ gặp khó khăn và không đạt được hiệu quả như mong muốn, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay.