7. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Quá trình hoàn thiện tổ chức
1.2.4.1 Khái niệm
Quá trình hoàn thiện tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lựợc và những điều kiện môi trường của tổ chức. Đó là một quá trình liên tục bởi vì chiến lược có thể thay đổi, và các hoạt động của tổ chức không phải bao giờ cũng đem lại kết quả mong muốn
Lôgic của quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Logic của quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm
xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Chuyên môn hóa công việc
Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
1.2.4.2. Các bước của quá trình hoàn thiện tổ chức
- Nghiên cứu và dự báo
Trên cơ sở phân tích chiến lược và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu với những câu hỏi cần phải trả lời:
+ Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các công việc riêng biết đến mức độ nào?
+ Sẽ sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc thành các bộ phận của cơ cấu?
+ Sẽ sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức? + Sẽ lựa chọn tầm quản lý là bao nhiêu?
+ Thầm quyên ra các quyết định nằm ở đâu? + Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nào?
Những quyết định mang tính nguyên tắc trên sẽ cho phép xác định mô hình tổng quát của cơ cấu. Đó là cơ sở để xây dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức.
- Chuyên môn hóa (hay phân chia công việc)
Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược.
Quá trình chuyên môn hóa công việc
Sơ đồ 1.2: Quá trình chuyên môn hóa công việc
Những câu hỏi cơ bản cần trả lời là:
+ Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động (chức năng) mang tính đốc lập tương đối nào?
Phân tích các mục tiêu chiến lược Phân tích chức năng hoạt động Phân tích công việc
+ Mỗi chức năng bao gồm những nhiêm vụ nào?
+ Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành những công việc nào? Các công việc đó có mối quan hệ với nhau như thế nào?
+ Mỗi công việc được tiến hành ở đâu?
+ Thời gian tiến hành mỗi công việc trong một chu kỳ hoạt động? + Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc? - Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
Nếu như tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong tổ chức được hình thành thong qua quá trình chuyên môn hóa, thì các bộ phận và phân hệ của cơ cấu lại được hình thành thông qua quá trình tổng hợp hóa các công việc. Trên cơ sở của các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động, các mối quan hệ quyền hạn, tầm quản lý và mức độ phân quyền, trong giai đoạn này cần tiến hành những công việc cơ bản sau:
+ Bộ phận hóa các công việc. Hợp nhóm các công việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận. Xác định số người cần thiết trong các bộ phận.
+ Hình thành cấp bậc quản lý. Các cấp quản lý trung gian được hình thành căn cứ vào quyết định về tầm quản lý và tiêu chí hợp nhóm các bộ phận. + Giao quyền hạn, Xác định ai có quyền quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức. Giao quyền hạn cần thiết những người đứng đầu các nhóm để tiến hành quản lý các hoạt động.
+ Phối hợp. Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động của các bộ phận và cơ chế giảm sát kết quả của sự phối hợp đó. Cụ thể hóa các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng.
- Thế chế hóa cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng có tốt đến đâu cũng cần được thể chế hóa một cách rõ ràng để mọi đều có thể hiểu và làm cho nó trở nên có hiệu lực. Các
công cụ như sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiêu trên.
+ Sơ đồ tổ chức
Mỗi cơ cấu tổ chức đều có thể được biểu diễn bằng sơ đồ, trong đó xác định các bộ phận, các vị trí quản lý quan trọng của cơ cấu và mối quan hệ giữa các vị trí. Các bộ phận đó theo các tuyến quyền hạn chủ yếu. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho các nhà quản lý và nhân viên, họ đang ở đau trong tổ chức, gắn bó với những bộ phận khác và với toàn tổ chức ra sao. Nó là công cụ hữu hiệu để loại bỏ sự mập mờ, trốn tránh trách nhiệm, thiếu phối hợp, trùng lắp công việc, quyết định không đúng người đúng việc. Bên cạnh đó, sơ đồ còn cho thấy những điểm bất hợp lý cần phải hoàn thiện, đổi mới của cơ cấu tổ chức.
+ Mô tả vị trí công tác
Mô tả vị trí là tài liệu xác định các vị trí trong cơ cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những yêu cầu đặc trưng đối với nhân sự đảm nhiệm các vị trí đó
+ Sơ đồ quyền hạn quyết định
Một biện pháp tổ chức khác là đưa ra sơ đồ phân bố quyền hạn quyết định trong đó xác định các nhiệm vụ và quyền ra quyết định của các nhà quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ đó. Sơ đồ quyền hạn ra quyết định là công cụ hiệu quả nhất để xác định và làm rõ các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức, qua đó cho thấy ai có quyền ký duyệt các quyết định có liên quan tới việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định.