- Xây dựng hệ thống sổ BHXH điện tử và thẻ BHYT điện tử, hệ thống in và quản lý thẻ BHYT, cung cấp thẻ BHYT với thời gian sử dụng từ
3.2.1. Văn bản pháp luật, hệ thống thể chế, chính sách về bảo hiểm xã hộ
trong thực hiện thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
Từ nay đến năm 2020, để đạt các mục tiêu nêu trên cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:
3.2.1. Văn bản pháp luật, hệ thống thể chế, chính sách về bảo hiểm xã hội hội
Công tác cải cách thủ tục hành chính tiếp tục được triển khai quyết liệt, đồng bộ theo đúng yêu cầu của Chính phủ và của BHXH Việt Nam. BHXH TP Hồ Chí Minh đã chỉ đạo các đơn vị có liên quan xây dựng Chương trình, Kế hoạch hành động thực Nghị quyết số 19-2017/NQ-CP ngày 06/02/2017 của Chính phủ về việc tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia năm 2017, định hướng đến năm 2020 và Nghị định số 166/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; đồng thời tiếp tục tập trung chỉ đạo BHXH các quận, huyện phục vụ tốt người dân, doanh nghiệp; thực hiện cải cách hồ sơ, quy trình, giảm bớt thủ tục kê khai thu nộp, giải quyết, chi trả chế độ BHXH, BHYT cho đơn vị, cá nhân có giao dịch với cơ quan BHXH; hạn chế tình trạng chậm, muộn, tồn đọng hồ sơ.
Tiếp tục đẩy mạnh các dự án về công nghệ thông tin, cung cấp môi trường vận hành hiện đại, an toàn, ổn định cho các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin, phục vụ công tác quản lý, hiện đại hóa hoạt động của Ngành, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và chỉ đạo của Chính phủ tại Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử.
Mặc dù đã đạt được những kết quả nhất định trong cải cách thể chế nhưng vẫn còn một số tồn tại như việc rà soát, tham gia đóng góp ý kiến sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật đôi lúc còn chưa kịp thời, nhiều đơn vị chỉ đóng góp chung chung. Vì vậy cần kiểm tra, rà soát văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động của ngành đầy đủ, thường xuyên.
Về Quy trình nghiệp vụ: Liên tục cải tiến và hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ và thủ tục hành chính, loại bỏ những bước xử lý không cần thiết. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các khâu tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ nhằm rút ngắn thời gian xử lý, cải thiện tiến độ và chất lượng xử lý, hoàn trả hồ sơ đúng hạn cho người dân và doanh nghiệp.
Nghiên cứu, xây dựng các quy trình thủ tục, hồ sơ gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được tính pháp lý của hồ sơ. Các quy trình TTHC hiện nay còn tình trạng nằm rải rác trong các văn bản khác nhau nên gây khó khăn cho CCVC thực hiện cũng như cho doanh nghiệp và người lao động muốn giải quyết hồ sơ. Vì vậy, BHXH TP HCM nên sớm ra quy trình chung cho các loại hồ sơ để tiện theo dõi và thực hiện.
Rà soát, đổi mới các quy trình nghiệp vụ, thay đổi các biểu mẫu dữ liệu tham chiếu đến các hệ thống phần mềm BHXH đang triển khai; Cải tiến cơ chế và các quy tắc kiểm tra xác thực thông tin trong các quy trình nghiệp vụ theo hướng tự động hóa gắn với CSDL dùng chung; Tích hợp các quy trình nghiệp vụ và biểu mẫu mới vào các hệ thống phần mềm BHXH.
Ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình, thủ tục cũng như những lợi ích có được khi thực hiện theo giao dịch điện tử. Đồng thời, tham mưu Uỷ ban nhân dânThành phố Hồ Chí Minh, Uỷ ban nhân dân quận, huyện ban hành công văn chỉ đạo tất cả các đơn vị trên địa bàn đẩy mạnh giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN…
Tiếp tục xây dựng, hoàn thiện các văn bản pháp quy, tạo cơ chế thông thoáng, một cửa, công khai, minh bạch, giải quyết nhanh chóng các thủ tục hành chính. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chứng từ, hồ
sơ điện tử.
Tập trung chỉ đạo đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Rà soát, đơn giản hóa, bãi bỏ các thủ tục hành chính không cần thiết, tạo mọi thuận lợi và giảm thời gian, chi phí cho người dân và doanh nghiệp.
Nhằm tiến tới việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các TTHC thông qua giao dịch hồ sơ điện tử, cơ quan BHXH cần có quy định bắt buộc thực hiện.
Ban hành Quy chế quản lý, vận hành sau khi các phần mềm, hệ thống thông tin được đưa vào sử dụng chính thức.
Xây dựng Kế hoạch phối hợp giữa các ban ngành về thúc đẩy gắn kết ứng dụng công nghệ thông tin với cải cách hành chính giai đoạn 2016-2020.
Hiện nay, giao dịch qua Bưu điện vẫn là hình thức giao dịch chủ yếu của cơ quan BHXH, điều này gây lãng phí rất lớn. Nếu như trước đây đơn vị thường tập hợp nhiều hồ sơ để kết hợp nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH (và kết hợp nhận hồ sơ) thì với hình thức giao dịch qua Bưu điện hiện nay do không phải trả cước phí nên đơn vị có phát sinh là gửi hồ sơ qua Bưu điện cho cơ quan BHXH, thậm chí gửi nhiều bao bì thư trong một ngày. Trong năm 2016, BHXH Thành phố đã chi chuyển phát hồ sơ qua Bưu điện số tiền là 12,998 tỷ đồng, đây là một con số không hề nhỏ.
Vì vậy, cần sớm ban hành Quy trình nghiệp vụ về giao dịch điện tử cho tất cả các lĩnh vực thu, sổ thẻ, giải quyết chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN để quy định có hiệu lực kịp thời khi Chính phủ ban hành Nghị định về giao dịch điện tử. Theo đó, nên có quy định về sổ BHXH điện tử và thẻ BHYT điện tử để có thể thực hiện giao dịch điện tử với tất cả các loại hồ sơ, cần sớm bổ sung mẫu biểu và quy trình giao dịch điện tử về giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe theo đề án của BHXH Thành phố đã được BHXH Việt Nam phê duyệt.
Hoàn thiện các chính sách, chế độ ưu đãi để thu hút cán bộ khoa học kỹ thuật, đặc biệt là cán bộ về CNTT về BHXH TP Hồ Chí Minh làm việc và cộng tác. Ban hành các quy định và tiêu chuẩn cụ thể việc sử dụng CNTT đối với cán bộ, công chức, viên chức.
3.2.2. Tổ chức bộ máy, phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông
tin
Tổ chức bộ máy tại BHXH TP HCM như đã trình bày trong phần thực trạng theo đánh giá hiện nay đang có sự mất cân đối giữa các phòng nghiệp vụ và BHXH quận, huyện, cùng với đó là tình trạng thiếu biên chế tại BHXH Thành phố Hồ Chí Minh.
Trên cơ sở biên chế được BHXH Việt Nam giao năm 2011 là 1190 biên chế, năm 2013, BHXH Thành phố được bổ sung thêm 153 biên chế (theo Quyết định số 396/QĐ-BHXH ngày 25/4/2013, và Quyết định số 1404/QĐ- BHXH ngày 25/12/2013). Từ năm 2013 đến nay, BHXH Thành phố chưa
được giao thêm biên chế, nên vẫn tính theo biên chế năm 2013 là 1343 người. Biên chế không tăng từ năm 2013 đến nay nhưng khối lượng công việc tăng nhanh qua các năm, mỗi chỉ tiêu tăng bình quân 30%. Khối lượng công việc ngày càng gia tăng nên đã tạo ra nhiều áp lực cho công chức, viên chức. Do công việc áp lực, thu nhập và tiền lương không tăng theo kịp với giá cả; việc chi tiêu, sinh hoạt tại Thành phố Hồ Chí Minh quá đắt đỏ. Do đó, nhiều CCVC đã xin nghỉ việc hoặc chuyển công tác và việc thu hút nguồn nhân lực trẻ là khó khăn
Với mỗi chỉ tiêu biên chế tăng bình quân 30% khối lượng công việc. Vì vậy, để đáp ứng được khối lượng công việc hiện nay của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh theo khảo sát tính toán thì cần phải tăng thêm 30% số biên chế làm chuyên môn nghiệp vụ hiện có, tương ứng với 330 người.
Tuy nhiên, hiện nay BHXH TP HCMchưa được BHXH Việt Nam bổ sung định biên nên tình trạng quá tải càng nghiêm trọng, đặc biệt là ở cấp
quận, huyện. Trong khi đó, nhân sự tại BHXH TP HCM đang có sự mất cân đối giữa các quận huyện và các phòng nghiệp vụ. Một số quận huyện thiếu biên chế trầm trọng như BHXH Quận 1 (thiếu khoảng 10 biên chế), BHXH
Quận Tân Bình (thiếu khoảng 4 biên chế), BHXH Quận 7, BHXH Quận 12 (thiếu khoảng 2 biên chế)…trong khi đó một số quận huyện có số lượng biên
chế dư thừa so với yêu cầu công việc (BHXH Quận 4, BHXH Quận 5, BHXH
Quận 6…)
Vì vậy,giải pháp đặt ra là BHXH TP HCM cần tính toán số biên chế dựa trên số đơn vị, số lao động, khối lượng công việc…mà các phòng nghiệp vụ và BHXH quận huyện đang quản lý để có biện pháp điều chuyển biên chế giữa các đơn vị nhằm hoàn thiện bộ máy, khắc phục tình trạng mất cân đối về khối lượng công việc giữa các quận huyện và các phòng nghiệp vụ, đảm bảo công việc được thực hiện trong tình trạng thiếu nhân sự hiện nay. Về vấn đề này cần có sự quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo, nhất là trong việc thuyết phục, động viên viên chức đơn vị mình điều chuyển sang địa bàn khác.
BHXH TP HCM không có biên chế cho cán bộ phụ trách CNTT, thêm vào đó cán bộ phụ trách CNTT phải kiêm nhiệm công tác khác. Ngay cả những đơn vị có số lượng CCVC lớn như BHXH Quận 1, BHXH Quận 3, phòng Nghiệp vụ Giám định 1…cán bộ phụ trách CNTT cũng đồng thời phải kiêm nhiệm nghiệp vụ khác. Điều này phần nào gây khó khăn cho việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ ứng dụng, phát triển CNTT trong các đơn vị thuộc BHXH TP HCM.
Về đơn vị phụ trách CNTT (Phòng CNTT) hiện còn thiếu cán bộ CNTT quản lý, phát triển phần mềm. Hiện BHXH TP Hồ Chí Minh vẫn chưa có đội ngũ CNTT chuyên trách cho phát triển ứng dụng chính thức. Nhóm nhân sự CNTT chuyên trách ở Phòng CNTT vẫn còn ít và không có nhân sự chuyên trách cho phát triển ứng dụng. Vì vậy, trong thời gian tới cần tăng cường đào tạo và tuyển dụng thêm nhân sự cho lĩnh vực phát triển phần mềm
này. Bên cạnh đó, họ còn phải có những hiểu biết cần thiết về các luật: Giao dịch điện tử, thanh toán điện tử, kinh tế thương mại và ngoại ngữ.
Để triển khai ứng dụng CNTT trong giải quyết các quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả, BHXH TP Hồ Chí Minh cần xây dựng và ban hành các cơ chế, chính sách về biên chế, thu hút, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ CNTT.Chính sách về lương luôn là xương sống trong công tác quản lý nhân lực. Mặc dù được đào tạo bài bản, là nguồn lao động chất xám nhưng người làm công tác CNTT tại các cơ quan nhà nước lại hưởng lương như văn phòng, chính sách đãi ngộ và tiền lương trong cơ quan nhà nước còn rất thấp. Trong khi đó, hiện nay các doang nghiệp, mức lương đối với người lao động trong lĩnh vực này khá cao nên đây là một thách thức lớn của BHXH TP HCM để giữ chân và phát triển nguồn nhân lực này.
Xây dựng đội ngũ CNTT chuyên trách là điều kiện để đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn định và cải tiến thường xuyên. Đội ngũ CNTT chuyên trách ở đây trước hết là cán bộ lãnh đạo quản lý CNTT, kế đến là đội ngũ quản trị mạng, đội ngũ lập trình viên chịu trách nhiệm phát triển các ứng dụng CNTT. Đội ngũ này sẽ đảm trách nhiệm vụ triển khai các ứng dụng phục vụ cho điều hành và tác nghiệp của các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. Vì thực tế, đi cùng với sự phát triển chung, các ứng dụng cần phải thường xuyên được nâng cấp về tính năng, công nghệ và bảo mật. Do đó, chỉ có đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên trách mới có thể đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn định và phát triển lâu dài.
Để thực hiện tốt công tác ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực CNTT đảm bảo đáp ứng 100% về số lượng và chất lượng phục vụ công tác ứng dụng CNTT, khai thác, vận hành và quản trị hệ thống CNTT của ngành. Chuẩn bị đủ nguồn lực: Tuyển dụng, bổ nhiệm, bồi dưỡng cán bộ phụ trách CNTT, giao cho họ những quyền hạn và nghĩa vụ tương xứng.
điểm từ bên trong hệ thống bằng việc tự động hóa hay tin học hóa một số khâu điều hành, tác nghiệp, qua đó xây dựng cơ sở dữ liệu trong đơn vị rồi mới hướng ra bên ngoài. Điều này có nghĩa là yêu cầu về sự sẵn sàng từ bên trong hệ thống. Cụ thể là yêu cầu về trình độ, kiến thức nhất định về CNTT của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong hệ thống, điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin; và cơ sở dữ liệu được số hóa. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của nhân tố con người.
Trước hết cần có sự thống nhất về nhận thức, nâng cao nhận thức về vai trò CNTT trong quản lý, trong hiện đại hoá công nghệ BHXH. Thống nhất nhận thức về mục tiêu, về yêu cầu và cách thức triển khai CNTT trong cơ quan BHXH TP Hồ Chí Minh. Các cán bộ lãnh đạo và cán bộ nghiệp vụ BHXH phải được trang bị kiến thức CNTT để có đủ năng lực truy nhập, khai thác và phân tích thông tin phục vụ yêu cầu quản lý. Quan trọng hơn là từ hiểu biết về CNTT sẽ giúp cán bộ thay đổi toàn bộ cung cách quản lý và phương pháp thực thi công việc.
Phải chủ động chuẩn bị lực lượng và chuẩn bị đội ngũ cán bộ CNTT, trang bị tin học cơ bản cho tất cả CCVC bảo hiểm xã hội. Đội ngũ cán bộ CNTT phải làm chủ công nghệ truy nhập, xử lý dữ liệu, truyền tải thông tin, quản trị dữ liệu, quản trị mạng, phân tích hệ thống và quan trọng hơn là phải biết phát triển và thường xuyên nâng cấp, hoàn thiện các phần mềm ứng dụng trong quản lý BHXH.
Chú trọng, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động của Bộ phận một cửa trong giải quyết TTHC, trong đó đặc biệt coi trọng việc triển khai thực hiện đúng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại BHXH Thành phố và BHXH quận, huyện. Tăng cường công tác kiểm tra việc chấp hành kỷ cương, kỷ luật, thực thi công vụ của CCVC trong công tác tiếp nhận và giải quyết các TTHC.
3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức Bảo hiểm xã
Trong tình trạng thiếu biên chế lại chưa được BHXH Việt Nam bổ sung hiện nay, để đáp ứng nhu cầu công việc nói chung, việc ứng dụng CNTT trong thực hiện TTHC nói riêng, BHXH Thành phố HCM cần thực hiện đồng loạt các giải pháp trong đó chú trọng phát triển, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc ứng dụng và phát triển CNTT ở BHXH TP HCM chưa đạt được hiệu quả cao là do việc chưa nhận thức và đánh giá đúng vai trò của việc ứng dụng CNTT. Khi nhận thức chưa rõ, chưa thống nhất thì mọi nỗ lực đầu tư hoặc chính sách đưa ra đều có thể bị vô hiệu. Vì vậy, nâng cao nhận thức về chính phủ điện tử và ứng dụng CNTT là một trong những giải pháp hết sức quan trọng.
Việc nhận thức ở đây trước hết phải bắt đầu ở các cấp lãnh đạo rồi đến các công chức, viên chức. Bởi lẽ, lãnh đạo được coi là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của việc ứng dụng CNTT, xây dựng chính phủ điện tử.
Ứng dụng CNTT trong công việc hàng ngày đối với cán bộ, công chức; coi đào tạo con người là nhân tố quyết định sự thành bại của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ của ngành. Đào tạo, hướng dẫn đội ngũ CCVC trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Thành phố để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu, nâng cao tinh thần phục vụ và trách nhiệm với