- Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK
2.2. Đánh giá việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí
thực hiện thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
2.2.1. Về văn bản pháp lý
Căn cứ pháp lý về giao dịch qua Bưu điện:
- Quyết định 1018/QĐ-BHXH ngày 10/10/2014 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam về việc cải cách thủ tục hành chính, giảm thời gian và số lần giao dịch của các doanh nghiệp khi tham gia BHXH, BHYT, BHTN;
- Công văn số 1862/BHXH-KHTC ngày 12/6/2015 của BHXH TP HCM (kèm phụ lục 03 Hợp đồng số 4774/TTDWBC/2014 của BHXH TP đã ký với Bưu điện Tp Hồ Chí Minh và biểu mẫu Bảng kê giao nhận bưu gửi);
- Công văn 2852/BHXH-TNQLHS ngày 04/9/2015 của BHXH TP HCM về tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua Bưu điện.
Căn cứ pháp lý về giao dịch điện tử:
- Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg ngày 09/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT;
- Kế hoạch số 991/KH-BHXH ngày 26/03/2015 của BHXH Việt Nam về việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN;
- Quyết định số 528/QĐ-BHXH ngày 14/4/2015của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
- Quyết định số 763/QĐ-BHXH ngày 10/7/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành quy định về hồ sơ thủ tục, quy trình đăng ký cung cấp dịch vụ I-VAN;
- Quyết định 1474/QĐ-BHXH ngày 3/12/2015 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành phần mềm giao dịch điện tử 2.0;
- Công văn 4588/UBND-VX ngày 07/8/2015 và Công văn số 2065/UBND-VX ngày 06/5/2016 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về triển khai thực hiện các thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT bằng giao dịch điện tử trên địa bàn Thành phố;
- Công văn số 2405/BHXH-THU ngày 27/07/2015 của Giám đốc BHXH TP. Hồ Chí Minh về việc giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT;
- Công văn 1258/BHXH-QLT ngày 13/5/2016 của BHXH TP HCM về việc triển khai thực hiện các thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT bằng giao dịch điện tử trên địa bàn Thành phố;
quy trình và phiếu giao nhận hồ sơ điện tử.
Để có cơ sở pháp lý triển khai hệ thống giao dịch BHXH điện tử, BHXH Việt Nam đã xây dựng trình Chính phủ ban hành Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg ngày 9/3/2015 thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để BHXH Việt Nam chính thức tiến hành giao dịch BHXH điện tử.
Mặt hạn chế và nguyên nhân:
Nhìn chung, văn bản pháp lý cần cho việc ứng dụng CNTT vào giải quyết TTHC tại cơ quan BHXH TP HCM được ban hành đầy đủ, tạo hành lang pháp lý cho việc triển khai giao dịch. Tuy nhiên, kế hoạch ứng dụng CNTT thường có nội hàm rộng, khó xây dựng, khó triển khai nên bước đầu triển khai gặp phải không ít khó khăn. BHXH TP HCM phải thực hiện nhiều giải pháp mới có thể vận động doanh nghiệp giao dịch qua Bưu điện và qua điện tử như: Ban hành văn bản buộc thực hiện giao dịch điện tử, từ chối nhận hồ sơ trực tiếp…
Bên cạnh đó, Luật BHYT sửa đổi, bổ sung có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015 có nhiều nội dung mới, nhưng các văn bản hướng dẫn Luật còn chậm, nên quá trình triển khai thực hiện gặp không ít khó khăn.
TTHC về BHXH, BHYT mặc dù đã được đơn giản hóa song vẫn tồn tại nhiều bất cập nhưng việc sửa đổi, bổ sung chậm còn do vướng các quy định pháp luật hiện hành. Việc hướng dẫn thực hiện một số chế độ theo quy định pháp luật của các cơ quan chức năng còn chưa đầy đủ hoặc chưa kịp thời, dẫn đến cơ quan BHXH lúng túng trong tổ chức thực hiện, quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT bị ảnh hưởng, nhất là người lao động làm việc tại các đơn vị đang nợ tiền đóng BHXH, đơn vị đang trong quá trình làm thủ tục phá sản, giải thể hoặc chủ sử dụng lao động bỏ trốn.
Các biểu mẫu, quy trình thực hiện giao dịch thay đổi thường xuyên, nhiều thủ tục được quy định trong nhiều văn bản khác nhau nên đơn vị khó nắm bắt, khó thực hiện.
2.2.2. Về tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực công nghệ thông tin
Năm 2017, cơ cấu tổ chức của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh gồm 01 Giám đốc và 04 Phó Giám đốc, 14 phòng nghiệp vụ và 24 BHXH quận, huyện. Trong những năm qua, BHXH Tp.Hồ Chí Minh đã kiện toàn bộ máy và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo sự phân cấp quản lý của BHXH Việt Nam.
Tổ chức bộ máy tại các phòng nghiệp vụ và BHXH quân, huyện thuộc BHXH TP HCM được phân bổ như sau:
Bảng 2.1. THỐNG KÊ NGUỒN NHÂN SỰ VÀ NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH CNTT TẠI BHXH TP HCM
STT Tên đơn vị trực thuộc
Tổng số biên chế đƣọc sử dụng năm 2017 Ghi chú Tổng Số CCVC phụ trách CNTT (x: CCVC phụ trách CNTT phải kiêm nhiệm công tác khác) I Khối văn phòng 430 1 Ban Giám đốc 5 2 Văn phòng 24 1 x 3 Phòng Tuyên truyền 4 0 x 4 Phòng Tổ chức cán bộ 13 1 x 5 Phòng Tài chính kế hoạch 22 1 x 6 Phòng Quản lý thu 58 1
7 Phòng Khai thác và thu nợ 15 1 x 8 Phòng Chế độ 40 1 9 Phòng Tiếp nhận và trả kết quả TTHC 29 1 x 10 Phòng Quản lý hồ sơ 7 0 x 11 Phòng Cấp sổ, thẻ 51 1 12 Phòng Giám định BHYT 1 86 1 13 Phòng Giám định BHYT 2 35 1 x 14 Phòng Kiểm tra 25 1 x 15 Phòng CNTT 14 14 II BHXH quận, huyện 910 1 Quận 1 68 1 2 Quận 2 29 1 x 3 Quận 3 50 1 x 4 Quận 4 26 1 x 5 Quận 5 36 1 x 6 Quận 6 30 1 x 7 Quận 7 38 1 x 8 Quận 8 30 1 x 9 Quận 9 36 1 x 10 Quận 10 32 1 x 11 Quận 11 30 1 x 12 Quận 12 39 1 x 13 Quận Gò Vấp 43 1 x 14 Quận Phú Nhuận 39 1 x 15 Quận Tân Bình 56 1 x 16 Quận Bình Tân 52 1 x
17 Quận Thủ Đức 38 1 x 18 Quận Tân Phú 43 1 x 19 Quận Bình Thạnh 51 1 x 20 Huyện Bình Chánh 33 1 x 21 Huyện Hóc Môn 35 1 x 22 Huyện Củ Chi 37 1 x 23 Huyện Nhà Bè 20 1 x 24 Huyện Cần Giờ 17 1 x Tổng cộng (I+II) 1.340 51
(Nguồn: BHXH TP Hồ Chí Minh năm 2017)
Tổ chức bộ máy tại BHXH TP HCM tương đối ổn định. Tại các phòng nghiệp vụ BHXH TPHCM và các quận huyệnđa phần đều có cán bộ phụ trách CNTT. Tuy nhiên, cán bộ phụ trách CNTT hầu hết đều phải kiêm nhiệm các công tác khác như thu, sổ thẻ, tiếp nhận hồ sơ...
Về đơn vị phụ trách ứng dụng CNTT (Phòng công nghệ thông tin): Tổng số nhân sự của đơn vị này là 14 người, trong đó có 10 nhân sự có trình độ Đại học Tin học trở lên nhưng chủ yếu phụ trách về phần cứng và quản trị mạng. Nhân lực chuyên trách phát triển ứng dụng CNTT (phần mềm) rất ít. Đây là một hạn chế rất lớn trong việc triển khai ứng dụng các phần mềm nghiệp vụ.
Tổng số biên chế hiện có 1340 người, trong đó:
+ Trên đại học: Tiến sỹ: 0 người; Thạc sỹ: 42 người, chiếm tỷ lệ 3,1 %; + Đại học: 1195 người, chiếm tỷ lệ 88,9 %;
+ Cao đẳng: 42 người, chiếm tỷ lệ 3,17 %; + Trung cấp: 49 người, chiếm tỷ lệ 3,69 %;
Về trình độ ngoai ngữ của đội ngũ CCVC:
+ Cao đẳng trở lên: 35 người, chiếm tỷ lệ 2,64%; + Chứng chỉ: 1136 người, chiếm tỷ lệ 85,67%; Về trình độ tin học của đội ngũ CCVC:
+ Cao đẳng trở lên: 125 người, chiếm tỷ lệ 9,43%; + Chứng chỉ: 1158 người, chiếm tỷ lệ 81,67%;
Như vây, đội ngũ CCVC Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hầu hết đều có trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và tin học để ứng dụng vào việc xử lý các hoạt động chuyên môn. Các CCVC đều có ý thức chủ động nghiên cứu, cập nhật các ứng dụng CNTT vào hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc, đảm bảo hoàn thành nhanh, đúng tiến độ, từ các khâu như thu BHXH, BHYT, quản lý đối tượng cho đến khâu cấp sổ BHXH, thẻ BHYT…
Hàng năm, BHXH TP HCM đã tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho CCVC trong ngành về sử dụng các phần mềm chuyên ngành cũng như thiết bị và ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng lực nghiệp vụ, qua đó đã giúp CCVC ứng dụng CNTT đạt hiệu quả cao hơn, chất lượng công việc do vậy đã được nâng lên rõ rệt.
Một số lớp đào tạo bồi dưỡng cho CCVC về CNTT như: Tập huấn quản trị hệ thống phần mềm nghiệp vụ cho 24 BHXH quận huyện và khối Văn phòng; hướng dẫn sử dụng chữ ký số chuyên dùng do Ban cơ yếu Bộ Quốc phòng cung cấp theo đầu mối đơn vị BHXH quận huyện, các phòng nghiệp vụ liên quan để chuẩn bị cho giao dịch điện tử và các hoạt động liên kết với Bưu điện cũng như sở Kế hoạch và Đầu tư…
Hầu hết các cán bộ BHXH đều được hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm, thực hành trực tiếp trên máy tính, cách cài đặt sử dụng phần mềm,
các kỹ năng kê khai hồ sơ, tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ BHXH qua hệ thống điện tử, đối chiếu theo dõi số liệu…
Với những việc làm như trên thì chất lượng của nguồn nhân lực trong việc ứng dụng CNTT vào thực hiện quy trình nghiệp vụ của ngành BHXH đã được nâng cao, dần đáp ứng được yêu cầu đặt ra đối với chất lượng nguồn nhân lực.
Mặt hạn chế và nguyên nhân:
Trong quá trình sử dụng lao động nói chung, ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC nói riêng, BHXH Thành phố cũng gặp phải một số khó khăn:
Đội ngũ CCVC đang có nguy cơ bị lão hóa. Theo thống kê cho thấy tỷ lệ CCVC có độ tuổi 30-50 chiếm tỷ lệ trên 60%, đáng chú ý là tỷ lệ này đang có chiều hướng gia tăng do sự thiếu hấp dẫn của khu vực hành chính nhà nước đối với nguồn nhân lực trẻ. Điều này phần nào gây khó khăn trong việc triển khai ứng dụng CNTT, đòi hỏi sự nhanh nhạy của nguồn nhân lực trẻ.
Từ năm 2013 đến năm 2016, khối lượng công việc tăng quá nhanh, tăng thêm 15.051 đơn vị sử dụng lao động với 282.577 người tham gia BHXH và 1.348.978 người tham gia BHYT. Ngoài ra, biến động (tăng – giảm) người tham gia quá lớn (bình quân 800.000 người mỗi năm) làm phát sinh khối lượng công việc phải xử lý quá lớn (so với các Tỉnh bạn). Trong khi đó, định biên vẫn ổn định. Vì vậy, chất lượng công việc không thể cải thiện, viên chức phải liên tục làm thêm ngoài giờ. Do cường độ làm việc quá căng thẳng nên khá nhiều người không thể tiếp tục làm việc, phải xin chuyển hoặc nghỉ việc. Do đó, với số lượng nhân sự hiện nay đang sử dụng tại BHXH Thành phố vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu công việc.
Mặt khác, việc thành lập mới 3 phòng nghiệp vụ từ năm 2016, BHXH Thành phố tạm sắp xếp bộ máy, điều chuyển cán bộ từ các phòng nghiệp vụ khác về. Do đó, khối lượng công việc tăng nên rất cần bổ sung biên chế để đảm bảo hoạt động.
Một khó khăn về mặt tổ chức, đó là BHXH TP HCM không có biên chế cho cán bộ CNTT chuyên trách. Do đó, nhân sự CNTT được tuyển vào thường làm công tác thu, kiểm tra hoặc các nghiệp vụ khác và kiêm phụ trách quản lý việc ứng dụng CNTT trong đơn vị. Vai trò của cán bộ chuyên trách CNTTvẫn chưa được coi trọng, điều này gây nhiều khó khăn về mặt tổ chức triển khai thực hiện và công tác tuyển dụng, cũng như “giữ chân” nguồn nhân lực CNTT lâu dài trong bộ máy.
Chất lượng của đội ngũ CCVC nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển về CNTT. Một số CCVC vẫn còn thụ động, ít chịu đổi mới, chưa hình thành thói quen thường xuyên sử dụng, khai thác và trao đổi thông tin trên môi trường CNTT. Khi sử dụng chương trình còn gặp những sự cố về kỹ thuật mà cán bộ thu chưa trực tiếp xử lý được phải nhờ đến sự hỗ trợ từ cán bộ Công ty CP TS24.
Mặc dù với 100% CCVC của BHXH TP HCM biết sử dụng máy tính và có trình độ tin học phổ cập nhưng hiểu biết của họ còn chưa cao chỉ mới dừng lại ở mức biết sử dụng máy tính và biết sử dụng phần mềm, bởi vậy hiệu quả của ứng dụng CNTT vào xử lý các quy trình nghiệp vụ còn chưa thực sự hiệu quả.
Phần lớn CCVC trong ngành không được học chuyên sâu về máy tính mà chỉ được tiếp cận ở trường học trong quá trình đào tạo chính quy, trong các chương đào tạo ngắn hạn của cơ quan tập huấn về ứng dụng CNTT trong quản lý BHXH.
BHXH TP HCM chưa có một đội ngũ chuyên gia thực thụ về CNTT để quản lý, xây dựng và phát triển các ứng dụng CNTT. Một phần là do chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho phát triển ứng dụng CNTT chưa được coi trọng, một phần là do chính sách đãi ngộ về tiền lương và chất lượng đào tạo vẫn chưa được chuẩn hóa, hầu hết nhân lực về CNTT còn thiếu các kỹ năng về quản lý dự án, thiếu kỹ năng về quy trình làm việc. Đây không chỉ là điểm hạn chế của BHXH TP HCM mà là hạn chế chung trong ngành
BHXH.
2.2.3. Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin
Như chúng ta đã biết, nói đến CNTT là nói đến những máy móc trang thiết bị (phần cứng), sử dụng mạng, và các phần mềm ứng dụng. Để có thể nối mạng và ứng dụng các phần mềm trong thực hiện TTHC thì điều kiện tiên quyết là phải có cơ sở vật chất. Nhận thức được điều này trong những năm qua cơ quan BHXH TP HCM đã không ngừng đầu tư trang thiết bị tạo điều kiện tốt nhất để công tác ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC đạt hiệu quả cao.
BHXH TP HCM đã trang bị gần như đầy đủ các loại máy móc thiết bị cho hoạt động của ngành như máy fax, máy in, máy photocopy, máy scan… Đây là điểm vượt trội của BHXH TP, việc đầu tư một cách đầy đủ như trên đã thể hiện tầm nhìn và nhận thức đúng đắn của BHXH TP HCM trong việc ứng dụng CNTT vào BHXH. Tại các phòng nghiệp vụ BHXH tỉnh và BHXH các quận huyện, được trang bị mỗi người 01 máy vi tính, 1 điện thoại, mỗi bộ phận dùng 1 máy in để phục vụ cho công tác quản lý, triển khai các phần mềm nghiệp vụ.
Bảng 2.2.CƠ SỞ VẬT CHẤT VỀ CNTT CỦA BHXH TP HCM STT Tên thiết bị Số lƣợng (chiếc)
1 Máy tính cá nhân 1.379 2 Máy chủ 29 3 Máy tính xách tay 42 4 Máy in 289 5 Máy photocopy 28 6 Máy scanner 41 7 Máy fax 41
(Nguồn: BHXH TP Hồ Chí Minh năm 2017)
Về việc nối mạng internet cho máy tính, tại BHXH TP, các quận huyện đã có mạng LAN để kết nối các phần mềm nghiệp vụ và mạng Internet để truyền và nhận dữ liệu qua đường truyền FTP đảm bảo an toàn, chính xác và nhanh chóng.
Thiết lập hệ thống máy chủ đủ mạnh phục vụ cung cấp tra cứu thông tin kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động; thiết lập mô hình công nghệ ảo hóa, mô hình quản trị cơ sở dữ liệu phiên bản mới để tiết kiệm và tận dụng hết các tính năng của các thiết bị sẵn có, tiếp nhận và cấu hình