Quản lý TTBYT là một công việc thường xuyên đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác. Hồsơ TTBYT cần phải lưu trữđầy đủ thông tin liên quan tới TTBYT được sử dụng trong từng khoa phòng. Các TTBYT hàng năm được đưa vào sử dụng là rất lớn và có nhiều chủng loại điều này gây khó khăn rất nhiều cho nhân viên quản lý, nhất là quá trình kiểm kê hay theo dõi tình trạng TTBYT sử dụng tại các Khoa phòng trong Bệnh viện. Dẫn đến yêu cầu thiết kế một hệ thống phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý TTBYT hiệu quả và tin cậy.
Sử dụng mã QR code cho từng thiết bị qua đó có thể truy vấn các thông tin của trang thiết bị đó một các dễ dàng cũng như có thể cài đặt việc đưa ra
thông báo tựđộng cho việc nhắc nhở lịch bảo trì bảo dưỡng định kỳ cho TTBYT giúp cho TTBYT có thể hoạt động ổn định lâu dài hỗ trợ bác sỹ trong việc chẩn
đoán và điều trị cho bệnh nhân.
Trong quá trình sử dụng thực tế máy có thể xảy ra hư hỏng, thông qua mã QR code người sử dụng có thể trực tiếp dùng điện thoại di động có kết nối mạng internet quét mã và gửi thông tin, tình trạng máy về người quản lý sửa chữa bảo
dưỡng tại phòng vật tư TBYT để kịp thời có phương án sửa chữa ngay.
Hiện nay, việc kiểm kê tài sản trong đó có TTBYT tại Bệnh viện chưa
thực sựđược chú trọng, việc kiểm kê chỉ dựa trên phương pháp kiểm đếm thực tế hàng năm và nhập lại số liệu vào file excel. Tuy nhiên, có thể nhận thấy những
13
khó khăn trong việc kiểm kê trang thiết bị y tế, đặc biệt là với những đơn vị có số lượng trang thiết bị y tế vừa và lớn, kiểm kê tài sản theo đợt 6 tháng hay 1 năm là
bài toán không hềđơn giản. Đểxác định được tình trạng, người đang sử dụng và chịu trách nhiệm trang thiết bị đó sẽ cần rất nhiều thời gian, kéo theo đó là nhân
lực và tiền bạc. Nhưng với giải pháp tạo QR Code bằng phần mềm để quản lý trang thiết bị, các khâu kiểm kê tài sản sẽđược rút ngắn thời gian xuống đáng kể.
Hình 1. 1. Ưu điểm của QR code
Nếu như những đợt kiểm kê, nhân viên sẽ phải dựa vào danh sách trang thiết bị của từng đơn vị rồi kiểm tra, nhận định từng thiết bị về vị trí, tình trạng,
người đang sử dụng, thời gian được chuyển giao… Theo quy trình đó, để kiểm
kê được một trang thiết bị cần rất nhiều thời gian để xem xét, cập nhật lên báo cáo liên tục. khi triển khai phần mềm quản lý trang thiết bị việc kiểm kê, quản lý thông tin trang thiết bị sẽ “dễdàng” hơn rất nhiều – quét mã QR Code, ngay lập tức smartphone sẽ hiển thị thông tin đầy đủ về tình trạng, loại, người sử dụng, thời gian bàn giao của trang thiết bị. Người quản lý chỉ cần đối chiếu thực tế và xác thực thông tin, hệ thống sẽ cập nhật thông tin tài sản vào báo cáo, giúp giảm thiểu thời gian đối đa và cập nhật nhanh chóng.
Với QR Code, các thông tin về trang thiết bị sẽđược minh bạch rõ ràng và cập nhật liên tục không chỉ với nhân viên kiểm kê mà thậm chí cấp quản lý cũng
có thể theo dõi, giám sát hoạt động này. Chính vì những tính năng ưu việt này mà việc kiểm kê và quản lý thông tin của trang thiết bị không những được thực hiện
14 nhanh chóng mà còn có độ chuẩn xác cao, giúp Ban giám đốc có thể quản lý tình trạng và các thông tin về trang thiết bị.
Hình 1. 2. Chức năng của QR code trong phần mềm
Những ưu điểm của Phần mềm quản lý trang thiết bị y tế: Là một chương trình được lập trình giúp Bệnh viện khép kín quy trình quản lý tài sản từ khi mua sắm, ghi tăng tài sản, in mã vạch & QR code cho tài sản, cấp phát tài sản, vận
hành…. đến khi thu hồi, thanh lý tài sản với nhiều ưu điểm: Dễ sử dụng, dễ dàng kiểm kê trên điện thoại.