Nguồn lực tài chính cần thiết cho một chương trình bảo trì (như một thành phần của hệ thống quản lý y tế toàn diện) thuộc hai loại: chi phí ban đầu và chi phí vận hành. Chi phí ban đầu là các khoản đầu tư phải được thực hiện trước khi chương trình bắt đầu. Chi phí hoạt động là chi phí liên tục cần thiết để giữ cho chương trình hoạt động. Bảng 2.1 tóm tắt các mục chính trong mỗi loại.
Bảng 2.1. Nguồn lực tài chính cần thiết cho chương trình bảo trì
Chi phí ban đầu Chi phí vận hành
Vật lực Không gian, công cụ, thiết bị kiểm tra, máy tính, xe cộ và các thiết bị phục vụ vận chuyển
Vận hành, bảo dưỡng, bảo trì, kiểm định
Nhân lực Thuê mướn nhân lực, đào tạo Lương nhân viên, lợi nhuận, doanh thu, đào tạo liên tục
Bảo trì trực tiếp Hợp đồng dịch vụ, linh
kiện, vật tư, vật liệu, đi lại và vận chuyển
Bước đầu tiên trong việc tính toán chi phí là xác định nguồn lực vật chất và nhân lực cần thiết. Việc tính toán này dựa trên số lượng và loại thiết bị y tế trong kho cũng như mức độ và loại phương pháp bảo trì được chọn. Chi phí ban đầu và chi phí vận hành được tính dựa trên tỷ lệ áp dụng tại quốc gia hoặc khu vực.
Đối với hoạt động kiểm tra bảo trì phòng ngừa (IPM) cụ thể thì việc ước tính khối lượng công việc theo yêu cầu của chương trình là điều rất cần thiết, để có thể biết được thời gian ước tính cho việc kiểm tra. Bằng cách đếm số lượng thiết bị của từng loại (từng loại danh pháp chung) và nhân nó với thời gian ước tính, có thể xác định tổng khối lượng công việc ước tính cho chương trình kiểm tra bảo trì phòng ngừa. Thời gian thực hiện các thủ tục hành chính để tạo các biểu mẫu kiểm tra bảo trì phòng ngừa, thời gian chuẩn bị sẵn sàng để kiểm tra, thời gian để có được thiết bị cần kiểm tra (thời gian di chuyển thiết bị đến khu vực làm việc trung tâm hoặc đi đến vị trí của thiết bị), thời gian để ghi lại công việc đã hoàn thành và sắp xếp lại các phần bảo trì ngăn ngừa,… là tất cả các hoạt động nên được thêm vào tính toán tổng khối lượng công việc.
19 Chi phí bảo trì trực tiếp có thể khó ước tính ban đầu nhưng sẽ cải thiện theo thời gian và kinh nghiệm. Tuy nhiên, chi phí hợp đồng dịch vụ có thể được xác định bằng cách đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Những loại dịch vụ này có thể có được trên cơ sở thời gian và vật liệu hoặc bằng cách ký hợp đồng trong một khoảng thời gian định sẵn ở một tỷ lệ cố định. Trong cả hai trường hợp, chi phí phải được lên kế hoạch trước cùng với chi phí đề xuất có trong ngân sách liên quan.
Chi phí của tỷ lệ dịch vụ là một biện pháp hữu ích trong việc xác định hiệu quả tài chính của chương trình bảo trì. Tỷ lệ này được tính bằng cách chia tổng chi phí hàng năm để vận hành chương trình bảo trì thiết bị y tế cho giá trị (chi phí ban đầu) của thiết bị y tế trong kho.
Theo thời gian sẽ có cơ hội để đầu tư bổ sung trong chương trình bảo trì. Có tình huống, có những TTBYT thời gian đầu bảo trì có hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, sau một thời gian được nhà cung cấp dịch vụ trao đổi chuyên môn, thì cơ sở y tế lại sử dụng các nguồn lực nội bộ và nhân sự thay vì thuê ngoài công việc. Trong mỗi cơ hội như vậy, một kế hoạch kinh doanh đơn giản nên được soạn thảo bao gồm chi phí ban đầu và chi phí vận hành của đề xuất. Sau đó, chi phí và lợi ích của tình hình hiện tại cũng như của đề xuất mới có thể so sánh được. Quá trình ra quyết định cho các khoản đầu tư mới này đặc biệt hiệu quả khi được dựa trên các dữ liệu thực tế từ quá trình quản lý trang thiết bị y tế.