Như đã trình bày ở trên, cần phải có 01 phần mềm thực hiện việc quản lý bảo dưỡng trang thiết bị y tế liên khoa, cho phép xây dựng các yêu cầu từ việc xây dựng đề xuất mua sắm từ các khoa phòng ban chức năng cho tới việc quản lý thiết bị, giao nhiệm vụ bảo trì bảo dưỡng,… cho đến việc tổng hợp trang thiết bị. Do
31 đó, cũng cần phải hiểu được các nhiệm vụ cơ bản của quá trình quản lý bảo dưỡng trang thiết bị bao gồm những gì, mà điều này được chỉ ra trong hình dưới đây.
Hình 3.1. Vai trò chức năng của các khoa phòng ban trong hệ thống quản lý TTBYT
Bên cạnh đó, để làm rõ các quá trình giao tiếp giữa các khoa phòng ban thì lưu đồ giao tiếp sẽ được chỉ ra trong bảng 3.1 dưới đây. Mà cụ thể, phần mềm sẽ cho phép các khoa phòng ban cập nhật trực tiếp, thống kê trực tiếp các thiết bị của khoa đang phụ trách cũng như cho phép phòng vật tư thống kê các trang thiết bị mà phòng vật tư phụ trách. Với việc xây dựng phần mềm mới thì điều này tương đối mất thời gian khi cập nhật thông tin mới. Tuy nhiên, để thuận tiện thì dữ liệu cơ bản sẽ được trích xuất từ phần mềm quản lý tài sản công mà các bệnh viện hiện đang dùng. Như vậy, việc cập nhật thông tin thiết bị sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều so với hiện nay.
Sau đấy, khi các khoa phòng ban xây dựng hạng mục mua sắm mới, dữ liệu sẽ được cập nhật trực tiếp lên phần mềm mà quản lý là phòng vật tư. Phòng vật tư sẽ thực hiện tổng hợp danh mục, lên cấu hình thiết bị, phân chia gói thầu, quyết định xây dựng các đầu bài thầu và thực hiện mua sắm. Thiết bị sau khi mua sắm sẽ được cập nhật vào phần mềm sau đấy sẽ phân bố cho các khoa phòng ban chức năng theo nhu cầu và dựa trên các đề xuất đã được phê duyệt.
Trong quá trình vận hành thiết bị, khi thiết bị có vấn đề cần sửa chữa hoặc có yêu cầu bảo dưỡng thì các yêu cầu sửa chữa này sẽ được các khoa phòng ban chức năng đưa lên thông qua phần mềm. Cán bộ phụ trách phòng vật tư dựa vào đấy, cùng với nhân lực cơ bản sẽ giao nhiệm vụ trực tuyến cho các nhân viên phụ
Khoa phòng ban
•Thống kê, cập nhật danh mục trang thiết bị y tế tại khoa •Xây dựng danh mục mua sắm đề xuất gửi lên phần mềm •Thông báo, đề xuất sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bi y tế
Phòng vật tư
•Thống kê, tổng hợp, bổ sung trang thiết bị y tế hiện có
•Phân bổ trang thiết bị về các đơn vị theo số lượng và yêu cầu thực tế •Quản lý, lựa chọn, xây dựng, thực hiện mua sắm TTBYT dựa trên yêu
cầu
•Quản lý, phân công, giao nhiệm vụ, theo dõi các quá trình sửa chữa bảo dưỡng
32 trách từng nhiệm vụ. Quá trình thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng thông qua đấy cũng được theo dõi trực tuyến và ghi nhận, nhằm làm cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Với việc mọi hoạt động giao nhận thực hiện thông qua phần mềm thì việc xây dựng các báo cáo, lập báo cáo tổng hợp thống kê và đánh giá hiệu quả đầu tư sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều so với trước đây.
Bảng 3.1. Quy trình giao tiếp phần mềm của các đơn vị liên quan
Khoa phòng ban chức năng
Phần mềm Phòng vật tư
Thống kê thiết bị Tổng hợp Thống kê thiết bị
Đề xuất mua sắm mới Tổng hợp Tổng hợp thông tin mua sắm Xây dựng biểu
mẫu, chia gói thầu
Xây dựng các gói thầu mua sắm thiết bị
Tổng hợp Cập nhật thông tin trang thiết bị mua mới
Tiếp nhận thiết bị được phân
Phân bổ trang thiết bị về cho các khoa
Thông báo hỏng hóc, yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị
Tổng hợp Quản lý nhân sự, giao nhiệm vụ, theo dõi quá trình sửa chữa bảo dưỡng
Xác nhận hoàn thành việc sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị và đưa thiết bị vào hoạt động
Tổng hợp trạng thái thiết bị
Cập nhật quá trình sửa chữa bảo dưỡng
Thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu
tổng hợp trang thiết bị đang có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài các yêu cầu chức năng và nhiệm vụ cần thực hiện thì phần mềm cũng cần có các tác vụ quản lý cho người sử dụng khi tương tác với hệ thống mà cụ thể là
- Quản lí – Admin quản lí hệ thống, người có quyền hạn cao nhất. - Xem, thêm, sửa, xóa thông tin người dùng.
- Xem, thêm, sửa, xóa thông tin thiết bị vật tư. - Xem thông tin thiết bị và vật tư.
33
3.2.2 Thiết kế phần mềm
Dựa vào các yêu cầu đã có, biểu đồ use case của phần mềm được chỉ ra như sau:
Hình 3.2. Biểu đồ use case tổng quát của hệ thống
Người dùng thông thường có thể truy cập vào hệ thống để quản lý các file có lưu trữ thông tin thiết bị y tế và quản lý chính các thiết bị y tế đó. Đồng thời, hỗ trợ tính toán các giá trị bảo dưỡng giúp người dùng có được cơ sở, căn cứ tin cậy để tiến hành lên lịch bảo trì.
34 Để thực hiện quản lý file dữ liệu, người dùng có thể xem danh sách file upload lên hệ thống hoặc download file về tùy theo quyền hạn của mỗi người sử dụng mà hệ thống đã phân quyền trước đấy. Trên thực tế, chỉ có admin mới có quyền upload các file dữ liệu cập nhật, còn người sử dụng chỉ có thể upload các tài liệu kỹ thuật đối với từng thiết bị mà mình phụ trách. Điều này tránh việc chồng chéo trong quá trình quản lý.
Hình 3.4. Mô hình quản lý file dữ liệu
35 Để quản lý thiết bị, việc cập nhật danh mục thiết bị cũng do admin cấp quyền cho phép người sử dụng cập nhật thiết bị hay quản lý thiết bị. Người quản trị sẽ có thể cho phép người dùng khác có các tác vụ như:
- Xem danh sách thiết bị - Tìm kiếm thiết bị
- Chỉnh sửa thông tin thiết bị - Xóa thiết bị
- Phân quyền tính toán giá trị bảo dưỡng của mỗi thiết bị
Từ các yêu cầu trên, sơ đồ liên kết dữ liệu được xây dựng như trong hình
Hình 3.6. Sơ đồ liên kết dữ liệu
Để làm chi tiết các mô hình liên kết dữ liệu thì các thực thể và thuộc tính được lần lượt chỉ ra trong bảng dưới đây.
36
Bảng 3.2. Thực thể và thuộc tính
Tên thực thể Tên bảng Thuộc tính
Người dùng User idUser, name, email, loginName, password, dateOfBirth, gender, address, telephone, hospital, department, role
File File idFile, name, idUser
Thiết bị Device idDevice, name, model, serial, provider, department, productDate, importDate, unit, originalSource, status, idFile, funcScore, appScore, maintainScore, histoscore, emScore, type, fre
Lịch sử đăng nhập Login History idLogin, idUser, loginTime
Với bảng user, mô tả vài trò và chức năng được chỉ ra trong bảng 3.3.
Bảng 3.3. Bảng chi tiết dữ liệu User
Tên Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
idUser Int Mã số người dùng
name Nvarchar Họ tên người dùng
email Varchar Email người dùng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
loginName Varchar Tên đăng nhập của người dùng
password Varchar Mật khẩu đăng nhập
dateOfBirth Date Ngày sinh của người dùng gender Nvarchar Giới tính của người dùng address Nvarchar Địa chỉ của người dùng telephone Varchar Số điện thoại của người dùng
hospital Nvarchar Bệnh viện người dung đang làm việc department Nvarchar Khoa/Bộ phận người dùng đang làm việc Role Int Phân quyền người dùng (0: admin, 1: user)
Bảng chi tiết dữ liệu file được chỉ ra trong bảng 3.4
Bảng 3.4. Bảng chi tiết dữ liệu File
Tên Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
idFile Int Mã số file
name Nvarchar Tên file
37 Bảng chi tiết đối với thiết bị được chỉ ra trong bảng 3.5.
Bảng 3.5. Bảng chi tiết dữ liệu thiết bị
Tên Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
idDevice Int Mã số thiết bị
Name Nvarchar Tên thiết bị
Model Varchar Email người dùng
Serial Varchar Tên đăng nhập của người dùng
Provider Varchar Mật khẩu đăng nhập
Department Date Ngày sinh của người dùng productDate Nvarchar Giới tính của người dùng importDate Nvarchar Địa chỉ của người dùng
Unit Varchar Số điện thoại của người dùng
originalSource Nvarchar Bệnh viện người dung đang làm việc Status Nvarchar Khoa/Bộ phận người dùng đang làm việc idFile Int Phân quyền người dùng (0: admin, 1: user)
funcScore Int Điểm chức năng thiết bị
appScore Int Điểm ứng dụng thiết bị
maintainScore Int Điểm bảo trì thiết bị histoscore Int Điểm lịch sử thiết bị
emScore Int Điểm EM
type Int Phân loại bảo dưỡng
fre Int Tần suất bảo trì
Bảng dữ liệu lịch sử truy cập được chỉ ra trong bảng 3.6
Bảng 3.6. Bảng chi tiết dữ liệu Login History
Tên Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
idLogin Int Mã số đăng nhập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
idUser Int Mã số người dùng
loginTime Datetime Ngày giờ đăng nhập
Phần mềm được xây dựng trên nền các công cụ lập trình có sẵn mà cụ thể bao gồm:
- Eclipse IDE: dùng để lập trình backend Java JSP cho web - Sublime Text: dùng để soạn thảo HTML, CSS, JS
38 - MySQL Workbench: xây dựng cơ sở dữ liệu, phân loại đối tượng quản lý, thiết lập ràng buộc các đối tượng.
Để thuận tiện cho việc xây dựng phần mềm, phần mềm được xây dựng theo mô hình MVC. MVC là từ viết tắt bởi 3 từ Model – View – Controller. Đây là mô hình thiết kế sử dụng trong kỹ thuật phần mềm. Mô hình source code thành 3 phần, tương ứng mỗi từ. Mỗi từ tương ứng với một hoạt động tách biệt trong một mô hình.
- Model (M): Là bộ phận có chức năng lưu trữ toàn bộ dữ liệu của ứng dụng. Bộ phận này là một cầu nối giữa 2 thành phần bên dưới là View và Controller. Model thể hiện dưới hình thức là một cơ sở dữ liệu hoặc có khi chỉ đơn giản là một file XML bình thường. Model thể hiện rõ các thao tác với cơ sở dữ liệu như cho phép xem, truy xuất, xử lý dữ liệu,…
- View (V): Đây là phần giao diện (theme) dành cho người sử dụng. Nơi mà người dùng có thể lấy được thông tin dữ liệu của MVC thông qua các thao tác truy vấn như tìm kiếm hoặc sử dụng thông qua các website.
Thông thường, các ứng dụng web sử dụng MVC View như một phần của hệ thống, nơi các thành phần HTML được tạo ra. Bên cạnh đó, View cũng có chức năng ghi nhận hoạt động của người dùng để tương tác với Controller. Tuy nhiên, View không có mối quan hệ trực tiếp với Controller, cũng không được lấy dữ liệu từ Controller mà chỉ hiển thị yêu cầu chuyển cho Controller mà thôi.
Ví dụ: Nút “delete” được tạo bởi View khi người dùng nhấn vào nút đó sẽ có một hành động trong Controller.
- Controller (C): Bộ phận có nhiệm vụ xử lý các yêu cầu người dùng đưa đến thông qua view. Từ đó, C đưa ra dữ liệu phù hợp với người dùng. Bên cạnh đó, Controller còn có chức năng kết nối với model.
MVC thường được sử dụng vào những dự án lớn. Do đó, với các dự án nhỏ, mô hình MVC có thể gây cồng kềnh, tốn thời gian trong quá trình phát triển cũng như thời gian trung chuyển dữ liệu. Chính vì thế, với mô hình phần mềm quản lý này thì mô hình MVC là mô hình thích hợp để xây dựng phần mềm.
3.3 Kết quả
Sau khi xây dựng phần mềm, kết quả phần mềm đạt được sẽ được mô tả chi tiết trong các phần dưới đây.
3.3.1 Quản lý người dùng
Giao diện đăng nhập hệ thống bằng tài khoản admin được hiển thị như trong hình 3.7. bên dưới. Hệ thống yêu cầu người dùng nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu để tiến hành đăng nhập. Nhấn nút Đăng nhập để gửi yêu cầu lên hệ
39
Hình 3.7. Giao diện đăng nhập tài khoản admin
Giao diện màn hình làm việc mặc định khi đăng nhập bằng tài khoản admin được thể hiện như hình 3.8. Màn hình làm việc gồm 3 phần chính: slidebar (chứa các section để người dùng tiến hành lựa chọn), frame hiển thị kết quả, selector đăng xuất khỏi hệ thống. Ví dụ hình ảnh bên dưới là màn hình kết quả lựa chọn section Thông tin cá nhân. Các thông tin như họ tên, tên đăng nhập, quyền hạn, phòng ban … được hiển thị trong khung kết quả.
Hình 3.8. Giao diện thông tin cá nhân
Nhấn nút Chỉnh sửa thông tin để sửa thông tin cá nhân như hình 3.9. Thực hiện thay đổi thông tin số điện thoại để kiểm tra chức năng có hoạt động đúng hay không.
40
Hình 3.9. Giao diện chỉnh sửa thông tin cá nhân
Chọn section Danh sách người dùng để xem danh sách người dùng. Kết
quả trả về có hiển thị thông tin người dùng như ID, họ tên, khoa/phòng, số điện thoại, email như hình 3.10.
Hình 3.10. Giao diện danh sách người dùng
Để thêm người dùng, sử dụng nút Thêm mới và người quản trị có thể thêm mới người dùng. Giao diện được chỉ ra trong hình 3.11.
41
Hình 3.11. Giao diện thêm mới người dùng
Sau khi điền đủ thông tin và xác nhận, giao diện xác nhận người dùng mới được thêm vào được chỉ ra trong hình 3.12. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong trường hợp thông tin chưa đúng, người quản trị có thể chọn phím quay lại để chỉnh sửa. Đồng thời trong trường hợp đã cập nhật và cần chỉnh sửa thông tin thì chỉ cần click trực tiếp vào tên người sử dụng là có thể thực hiện sửa các thông tin.
42
Hình 3.12. Giao diện xác nhận lại thông tin
3.3.2 Quản lý file
Với mục đích xử lý nhanh việc cập nhật dữ liệu từ các phần mềm đã có vào trong hệ thống, việc sử dụng các file dữ liệu đã có sẵn và tải lên hệ thống là cần thiết. Ở đây, phần mềm dựa vào cấu trúc file excel đã có sẵn như trong hình để cập nhật lên phần mềm hệ thống.
43 Đối với một số bệnh viện chưa có file dữ liệu thì dựa vào phần mềm quản lý tài sản công của MISA đã có thì việc trích xuất dữ liệu với các trường thông tin tự chọn có thể được thực hiện tương đối đơn giản (hình 3.14).
Hình 3.14. Trích xuất dữ liệu đã có từ phần mềm quản lý tài sản công của Sở y tế Hà nội
Khi đã có file dữ liệu, người quản trị có thể tải file dữ liệu lên bằng thao tác chọn danh sách file upload lên (hình 3.15)
Hình 3.15. Chọn danh sách file upload lên hệ thống
Thông qua file đã upload, các trường thông tin của dữ liệu sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống như trong hình 3.16. Tuy nhiên, ngoài việc cập nhật thông tin từ file đã có xong, phần mềm bổ sung một số các cột giá trị bao gồm:
- Điểm chức năng
- Điểm bảo trì
44
- Điểm bảo dưỡng EM
- Loại bảo dưỡng
- Và tần suất bảo trì
Hình 3.16. Danh sách thiết bị sau khi được cập nhật lên.
Ban đầu các thiết bị mới sẽ không có điểm chức năng, điểm bảo trì…. Các điểm bảo trì này có thể được lựa chọn bằng tay thông qua việc click vào các vùng tương ứng, sẽ được trình bày trong phần quản lý thiết bị dưới đây.
3.3.3 Quản lý thiết bị
Giao diện danh sách thiết bị được upload từ file Excel được hiển thị như trong Hình bên dưới. Lựa chọn các giá trị Điểm chức năng, Điểm ứng dụng, Điểm bảo trì, Điểm lịch sử cho phù hợp để hệ thống tiến hành tính toán giá trị EM, loại và tần suất bảo trì. Ví dụ lựa chọn tính toán được thể hiện trong hình 3.17.
45 Để chấm điểm cho thiết bị thì người quản trị hoặc người sử dụng chỉ cần click vào các khung cho điểm với các định mức có sẵn tương ứng với các cột điểm