7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN
NHÂN LỰC TẠI VIETINBANK KON TUM TRONG TƢƠNG LAI
3.2.1. Hoàn thiện việ xá định nhu cầu, mụ t êu đào tạo
Hầu hết các đơn vị đều gặp nhiều khó khăn trong việc xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực một mặt là do họ chƣa nhận thức đúng về tầm quan trọng của vấn đề này, nhƣng chủ yếu vẫn là do quy trình xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo còn bất cập. Vietinbank Kon Tum cũng không phải ngoại lệ, vì vậy Ban lãnh đạo chi nhánh cần nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo cho toàn Chi nhánh và từng bộ phận của Chi nhánh. nhằm đảm bảo đào tạo đúng ngƣời, đúng việc, đúng thời điểm. Để làm tốt vấn đề này, trong tƣơng lai VitinBank Kon Tum cần làm là:
- Cần phải thực hiện nghiêm túc quy trình xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo với các bƣớc công việc cụ thể đó là: (1) phân tích con ngƣời thông
qua việc xác định kỹ năng, kiến thức dựa vào bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời lao động. Các trƣởng phòng tín dụng, kế toán là ngƣời đánh giá các nhân viên trong phòng của mình sau đó tổng hợp kết quả gửi lên phòng nhân sự, sử dụng bảng hỏi, phiếu điều tra để đánh giá; (2) phân tích nhiệm vụ theo căn cứ bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời lao động để xác định các kiến thức, kỹ năng cần thiết mà ngƣời lao động còn thiếu để đào tạo bổ sung.
- Việc đề xuất nhu cầu,mục tiêu đào tạo hiện nay tại ngân hàng chủ yếu dựa trên chủ quan của cán bộ phụ trách đào tạo, còn trƣởng các phòng ban hầu nhƣ không tham gia. Để xác định đúng nhu cầu đào tạo trong điều kiện hiện nay, Vietinbank Kon Tum cần áp dụng phƣơng pháp xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo theo vị trí công việc là phù hợp nhất. Để làm đƣợc điều này, trƣởng các bộ phận trên cơ sở theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên dƣới quyền để biết đƣợc nhân viên nào yếu, kém vấn đề gì qua đó đề xuất các yêu cầu cần phải đƣợc bổ sung, cập nhật kiến thức, kỹ năng, hay điều chỉnh hành vi cho nhân viên của bộ phận mình quản lý. Điều này làm cho công tác đào tạo nguồn nhân lực của Vietinbank phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.
- Việc xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo cần phải đƣợc làm thƣờng xuyên, phải đảm bảo đƣợc thực hiện trƣớc khi xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch đào tạo và phải đƣợc thực hiện đồng bộ, đầy đủ ở tất cả các đơn vị trong toàn hệ thống. Phòng Tổ chức - hành chính sẽ là đầu mối trong việc xây dựng các biểu mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo, các hƣớng dẫn trong việc phân tích doanh nghiệp, phân tích công việc và phân tích nhân viên để ngƣời làm công tác đào tạo ở các đơn vị học tập và làm theo.
- Ngoài việc xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo theo yêu cầu công việc hiện tại, lãnh đạo Chi nhánh cần căn cứ vào chiến lƣợc phát triển của Hội sở, căn cứ vào đặc điểm đặc thù hoạt động của Chi nhánh để quyết định một số
yêu cầu về phát triển nguồn nhân lực theo xu thế phát triển của tƣơng lai, theo nguyên tắc "Đi tắt, đón đầu". Để có thể làm tốt vấn đề xác định này, Chi nhánh có thể kết hợp với các cơ sở đào tạo, các trung tâm tƣ vấn chuyên ngành để tham khảo các chƣơng trình đào tạo trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế đang sử dụng để xem xét lựa chọn hoặc đề xuất yêu cầu cụ thể cho Chi nhánh. - Cần tạo cơ chế dân chủ hơn nữa khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến về việc xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo, để sao cho mỗi ngƣời nhân viên, từ thực tế công việc của mình, từ kinh nghiệm giải quyết công việc của mình mà tham gia đƣa ra ý tƣởng để hình thành nên nhu cầu, mục tiêu đào tạo. Vì vậy, hàng năm Phòng Tổ chức - Hành chính nên phát phiếu khảo sát nhu cầu, mục tiêu đào tạo đến từng nhân viên trong Chi nhánh. Việc này sẽ giúp nhu cầu, mục tiêu đào tạo đáp ứng mong muốn của ngƣời học.
- Các Phòng chức năng, Phòng giao dịch thuộc Chi nhánh cần chủ động phối hợp cùng Phòng Tổ chức - hành chính dành nhiều thời gian hơn để thực hiện khảo sát, đánh giá nhằm xác định chính xác nhu cầu, mục tiêu đào tạo của đơn vị mình (Xem phụ lục 1). Kết quả khảo sát hàng năm sẽ là thông tin nữu ích để Chi nhánh xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo cụ thể cho mỗi vị trí công việc.
- Cần tăng cƣờng tuyên truyền giáo dục nâng cao nhận thức về sự cần thiết của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực, có các chính sách, chế độ ƣu tiên cho hoạt động đào tạo nhằm khuyến khích, động viên, tạo điều kiện cho ngƣời lao động thƣờng xuyên tự đào tạo để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc đang đòi hỏi ngày càng cao.
3.2.2. Hoàn thiện việc lựa chọn đố tƣợn đào tạo
Đối tƣợng đào tạo cần đƣợc xác định sau khi đã xác định đƣợc nhu cầu đào tạo và đƣợc xác định cho mỗi công việc, mỗi vị trí trong công việc cụ thể.
Tiến trình lựa chọn đối tƣợng đào tạo cho các vị trí công việc nên dựa trên một số tiêu chỉ sau:
- Các yêu cầu công việc đối với vị trí đó. - Kết quả thực hiện công việc.
- Nhu cầu của đơn vị đối với mỗi vị trí. - Mức độ ƣu tiên mỗi vị trí.
- Tính cách của đối tƣợng đƣợc đào tạo(trách nhiệm công việc, đạo đức, thái độ).
- Nhu cầu đào tạo của ngƣời lao động. - Kiến thức, kỹ năng cần thiết.
Để có thể lựa chọn đƣợc đối tƣợng đào tạo phù hợp thì Phòng Tổ chức - Hành chính và lãnh đạo đơn vị cần có sự phối hợp, thống nhất dựa trên việc phân tích các tiêu chí trên, tránh việc lựa chọn theo chủ quan, cảm tính yêu, ghét của ngƣời quản lý, lãnh đạo đơn vị. Muốn vây cần:
- Lãnh đạo Vietinbank Kon Tum phải xác định mục đích và các đối tƣợng cần đào tạo trong các chƣơng trình đào tạo mà Hội sở xây dựng cũng nhƣ các chƣơng trình đào tạo khác mà nhân viên muốn theo học. Việc đọc, hiểu rõ công văn về các khoá học, nội dung các khoá học để cử đúng ngƣời đi học là việc rất cần thiết của ban lãnh đạo và cán bộ phụ trách đào tạo.
- Phải đánh giá, xem xét việc phân công ngƣới đi học mà vẫn đảm bảo công việc của họ, cử ngƣời đi học lâu dài mà sau họ có tâm huyết cống hiến cho ngân hàng không.
- Ngƣời phụ trách cũng phải thật hiểu biết cả về chuyên môn, nắm bắt nguyện vọng của nhân viên và thấu hiểu cả đời sống cá nhân của họ. Do đó, công việc này rất quan trọng và phải đảm bảo không làm tốn chi phí vô ích.
3 2 3 Rà soát, đ ều chỉnh, bổ sung các nộ un đào tạo
hàng cấp trên đƣa ra, Chi nhánh cử ngƣời đi tiếp thu rồi về truyền đạt lại. Các nội dung trong chƣơng trình đào tạo của Hội sở đa phần là các chủ trƣơng, chính sách của Hội sở ban hành, các quy trình, thủ tục nghiệp vụ để thực hiện các công việc cụ thể, các hƣớng dẫn thực hiện quy trình quản lý nội bộ… Nhìn chung, các nội dung chủ yếu là trong bị thông tin mang tính chất hành chính, chứ không thực sự là trong bị và phát triển tri thức, ít có giá trị trong việc nâng cao kỹ năng công việc và các ký năng khác cho ngƣời lao động. Chính vì vậy, trong tƣơng lai Chi nhánh cần chủ động phát triển các chƣơng trình đào tạo của mình bằng cách sẽ thiết kế mới các chƣơng trình đào tạo trên cơ sở các nội dung chính là từ Hội sở cung cấp, Chi nhánh sẽ lồng ghép, bổ sung, phát triển các nội dung sao cho vừa đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin, vừa đảm bảo phát triển tri thức và nâng cao kỹ năng, kinh nghiệm xử lý công việc. Để làm điều này, trong tƣơng lai cần:
- Phòng Tổ chức - Hành chính trên cơ sở nhận lãnh các nội dung, yêu cầu đào tạo từ Hội sở sẽ tiến hành nghiên cứu để hoàn thiện chƣơng trình đào tạo của Chi nhánh, không phải rập khuôn chƣơng trình của Hội sở vì mục tiêu của Hội sở là thông báo thông tin cho các cấp triển khai trung gian chứ không phải cho ngƣời lao động.
- Các chƣơng trình sau khi đƣợc Phong Tổ chức - Hành chính phác thảo sẽ đƣợc gửi để lấy ý kiến của các cán bộ lãnh đạo chuyên môn của các bộ phận liên quan đến nội dung đào tạo nhằm điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Chƣơng trình đào tạo sau khi đã đƣợc lấy ý kiến nội bộ, sẽ tổ chức lấy ý kiến chuyên gia đó là các nhà quản lý ngân hàng, các nhà khoa học tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành để kiểm tra tính khoa học, tính hợp lý và tính cập nhật của các nội dung dự kiến đào tạo.
tạo mới đƣợc đệ trình cho lãnh đạo Chi nhánh xem xét phê duyệt và đƣa vào thực hiện.
3.2.4. Hoàn thiện p ƣơn p áp đào tạo
Phƣơng đào tạo phổ biến hiện nay của Chi nhánh đó là các cán bộ đƣợc đi tập huấn ở cấp trên sẽ tiến hành báo cáo lại cho nhân viên vào mỗi ngày thứ Bảy hàng tuần hoặc sau giờ làm việc. Việc tập huấn chỉ mang tính chất thông báo nội dung hớn là trang bị kiến thức và phát triển kỹ năng. Phƣơng pháp này có nhiều hạn chế:
- Khả năng truyền đạt của báo cáo viên có hạn do không chuyên nghiệp, chất lƣợng truyền đạt chƣa cao, hạn chế đến nhận thức ngƣời học và việc thực hiện sản phẩm dịch vụ cho khách hàng.
- Chƣa có ngƣời, bộ phận nào chuyên lo nội dung đào tạo cho Chi nhánh, mà làm theo phòng ban nghiệp vụ, không gắn các phòng trong Chi nhánh với nhau.
Để khắc phục tình trạng này, giải pháp đặt ra là:
- Tăng cƣờng nội dung thảo luận: Để gắn kết các phòng ban, nhằm cho việc thực hiện sản phẩm dịch vụ đƣợc liên tục và đồng bộ, việc thảo luận về nghiệp vụ và các khâu nối tiếp nhau là rất quan trọng giúp cho công việc đƣợc liên hoàn. Trong quá trình học tập, tạo điều kiện thực tế cho học viên đƣợc học những nghiệp vụ, tình huống giống thực tế công việc. Việc học tập cũng là để phục vụ cho công việc thực tế đang làm, do đó việc học tập gắn liền với thực tế vừa tạo ra hiệu quả trong học tập, vừa có ý nghĩa cho doanh nghiệp.
- Tăng cƣờng khuyến khích nhân viên tự học thông qua việc tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin: Thực tế hiện nay có rất nhiều nội dung truyền đạt cho nhân viên chủ yếu chỉ là các quy định, các thay đổi trong chính sách từ hội sở hoặc của chính phủ. Những thông tin này thƣờng đơn giản, không mang tính chất khoa học kỹ thuật gì phức tạp, nhân viên hoàn toàn có
khả năng tự đọc, hiểu, nhận thức. Vì vậy, việc tập trung nhân viên lại để học tập ngoài giờ làm việc để truyền đạt, học tập các nội dung trên là không cần thiết. Trong trƣờng hợp này, nên chuyển sang ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển tải thông tin đến từng nhân viên và yêu cầu mỗi nhân viên phải đọc, nắm đƣợc thông tin. Bộ phận thông tin có thể giám sát việc thực hiện của nhân viên thông qua việc yêu cầu nhân viên xác nhận nhận tài liệu và kiểm tra nhận thức của nhân viên qua các khảo sát ngẫu nhiên. Vì vậy, việc tăng cƣờng kỹ năng tƣơng tác qua mạng internet nội bộ cho nhân viên phải đƣợc xem là nội dung ƣu tiên trong đào tạo NNL tại Vietinbank Kon Tum trong tƣơng lai. Thực tế hiện nay nhiều nhân viên còn yếu năng lực này.
- Tăng cƣờng hoạt động đào tạo trên công việc (OJT) tại nơi làm việc cho số cán bộ mới đƣợc đề bạt, số nhân viên mới đƣợc tuyển dụng. Học viên học đƣợc cách thức thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc dƣới sự hƣớng dẫn chỉ bảo của phụ trách các bộ phận và đồng nghiệp có kinh nghiệm. Để thực hiện hiệu quả hình thức này, các cá nhân đƣợc giao trách nhiệm đào tạo đều có quyết định chính thức của lãnh đạo chi nhánh. Những ngƣời đƣợc đào tạo phải tuân thủ nội dung, yêu cầu theo quy trình đào tạo và phải đƣợc đánh giá khách quan sau khi kết thúc quá trình đào tạo do Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện độc lập. Thời gian đào tạo tƣơng ứng với thời gian tập sự chuyên môn của mỗi vị trí công tác.
- Ngoài ra, chi nhánh cũng cần tiến hành một số hoạt động đào tạo theo chỉ dẫn. Phƣơng pháp này chủ yếu áp dụng để nâng cao hiểu biết về thông tin cho nhân viên khi xuất hiện những quy định mới, thủ tục mới… Các phòng chức năng sẽ liệt kê ở mỗi công việc những nhiệm vụ qui trình thực hiện cùng với những điểm mấu chốt cần lƣu ý khi thực hiện nhằm hƣớng dẫn nhân viên thực hành theo từng bƣớc. Cách thức đào tạo này thƣờng đi kèm với các ấn bản "sổ tay hƣớng dẫn công việc", cẩm nang thao tác… đây là hình thức phù hợp với các
công việc có qui trình và tiêu chuẩn nghề nghiệp rõ ràng và đối tƣợng học là nhóm nhân viên khối nghiệp vụ tác nghiệp.
- Đào tạo ngoài công việc: Hiện tại yêu cầu đòi hỏi về chất lƣợng nguồn nhân lực ngày càng tăng cao, đặc biệt là cán bộ quản lý. Rất nhiều kiến thức mới cần đƣợc bổ sung, cập nhật. Do đó nếu chỉ áp dụng các chƣơng trình đào tạo nguồn nhân lực nội bộ nhƣ tại VietinBank Kon Tum thời gian qua là không hợp lý. Vì vậy, trong những năm đến Chi nhánh cũng nên có quy hoạch đào tạo nâng cao, đào tạo phát triển cho số cán bộ nguồn của mình thông qua việc gửi đi đào tạo tại các cơ sở đào tạo chính thức trong và ngoài nƣớc. Hình thức đào tạo chủ yếu là đào tạo cao học chuyên ngành hoặc đào tạo các chứng chỉ nghiệp vụ chuyên sâu nhƣ chứng chỉ thẩm định giá, chứng chỉ thẩm định dự án, chứng chỉ nghiệp vụ thanh toán quốc tế… Các chƣơng trình đào tạo này, vừa là để đáp ứng mục tiêu phát triển, mục tiêu nâng cao chất lƣợng hoạt động của ngân hàng, nhƣng đồng thời vừa là phần thƣởng để thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên nhƣ là một phần thƣởng cho những ngƣời làm việc tốt, gắn bó với ngân hàng..
Nhƣ vậy, qua việc đa dạng hóa hoạt động, đào tạo không chỉ là hoạt động độc lập, tách biệt với các chức năng khác của quản trị phát triển nhân sự mà nó mà đƣợc thực hiện trƣớc bổ nhiệm, sau tuyển dụng và thƣờng xuyên trong quá trình làm việc, tùy thuộc theo từng đối tƣợng học viên. Đào tạo là một bộ phận không thể tách rời trong qui trình quản lý nhân sự. Để có đƣợc một đội ngũ nhân sự có chất lƣợng thì đội ngũ nhân sự phải đƣợc phát triển liên tục theo các tiêu chuẩn về chức danh nghề nghiệp, đồng thời có kế hoạch sử dụng bố trí nhân sự sau đào tạo.
3 2 5 Hoàn t ện ôn tá đảm bảo n p í o đào tạo
Đối với các chƣơng trình đào tạo do Hội sở tổ chức, chi phí đào tạo