6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2 TIẾN TRÌNHĐÀO TẠO NHÂN LỰC
Hình 1.1 Tiến trình đào tạo nhân lực của tổ chức
1.2.1 Xá định nhu cầu đào tạo cán bộ, công chức, viên chức
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là bước đầu tiên quan trọng trong xây dựng chiến lược công tác cán bộ và phát triển nguồn nhân lực hành chính. Đào tạo, bồi dưỡng phải gắn với việc sử dụng cán bộ, công chức, tức là đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức theo vị trí việc làm, tránh đào tạo, bồi dưỡng sai vị trí, không đúng mục đích, đào tạo tràn lan, thiếu định hướng rõ ràng.
Xác định nhu cầu đào tạo nhằm trả lời các câu hỏi chính như: Những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc? Những kiến thức, kỹ năng cần thiết mà CBCC hiện có? Những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của CBCC
Xác định nhu cầu đào tạo Xác định mục tiêu đào tạo
Xây dựng chương trình và PP đào tạo
Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo
18
đối với vị trí công việc? Làm cách nào để xác định đúng những thiếu hụt đó? Những khóa học nào cần tổ chức để khắc phục những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng cho CBCC?
Để tránh lãng phí trong đào tạo, cần tiến hành điều tra tổng thể trình độ và nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng. Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là khoảng trống giữa thực trạng và yêu cầu. Đây là hoạt động phân tích, đánh giá nhằm xác định mức độ chênh lệch giữa năng lực hiện có trong thực hiện nhiệm vụ thực tế (bao gồm: trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất, thái độ) với mức năng lực cần phải có cho mỗi vị trí công việc. Vấn đề đặt ra cho khóa đào tạo, bồi dưỡng là lấp được khoảng trống, giải quyết được sự chênh lệch đó.
Có những chênh lệch có thể bù đắp thông qua hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và có những chênh lệch không thể bù đắp thông qua hoạt động việc xác định thiếu hụt ở 3 cấp:
- Cấp tổ chức -Cấp công việc -Cấp cá nhân
a. Phân tích cấp tổ chức
Tổ chức là một đơn vị (cơ quan) có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, có cơ cấu hoàn chỉnh, thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước giao. Chúng ta coi tầm nhìn chiến lược, mục tiêu của tổ chức là mức độ lý tưởng hoàn thành công việc. Sau đó tiến hành phân tích tình hình thực hiện công việc, thực hiện thực tế để có thể xác định mức thiếu hụt và nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này.
b. Phân tích cấp công việc
Phân tích đối với cấp độ công việc là phân tích mức độ chênh lệch giữa yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ và năng lựa thực hiện công việc đó ở
19
mức độ lý tưởng. Chúng ta có thể tiến hành thu thập các dữ liệu này thông qua các phương pháp:
+ Bảng mô tả công việc + Quan sát công việc + Nhật ký công việc + Phỏng vấn
Các tổ chức xây dựng danh mục vị trí việc làm chính là cơ sở phân tích nhu cầu ở cấp công việc.
c. Phân tích cấp cá nhân
Phân tích đối với từng cá nhân và vị trí việc làm của họ. Kiến thức, kỹ năng, thái độ và năng lực của họ đã đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại hay chưa?
Các công cụ để phân tích ở cấp độ cá nhân: - Bảng mô tả công việc
- Thông qua đánh giá của thủ trưởng đơn vị - Đề nghị của cá nhân
Tổng hợp dữ liệu phân tích nhu cầu đào tạo ở 3 cấp: cá nhân, công việc, tổ chức sẽ hình thành dữ liệu nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng của đơn vị. Trong đó, chúng ta cần quan tâm nhất đến nhu cầu đào tạo của tổ chức.
d. Lựa ch n đối t ợng đào tạo [10]
Theo Công văn hướng dẫn của Bộ Nội vụ về đào tạo – bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thì đối tượng đào tạo – bồi dưỡng bao gồm:
- Cán bộ, công chức đang công tác trong các cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, Nhà nước ở Trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở Huyện, Quận, Thị xã, Thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp Huyện).
20
- Cán bộ công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã) và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã quy định tại Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã.
- Đại biểu hội đồng nhân dân các cấp. - Viên chức thuộc các đơn vị sự nghiệp.
1.2.2 Xá địn mụ t êu đào tạo
Khi các nhu cầu đào tạo đã được xác định, bước tiếp theo là phải chuyển các yêu cầu này thành các mục tiêu đào tạo hay các kết quả mong muốn của hoạt động đào tạo. Mục tiêu đào tạo và phát triển của tổ chức là nhằm thay đổi kiến thức, hành vi và thái độ của người học.
Xuất phát từ đặc thù của lịch sử, trong thời gian trước đây, các cơ quan Bộ ngành trung ương xây dựng kế hoạch, cử cán bộ công chức, viên chức tham gia các khóa đào tạo nhằm đảm bảo cho cán bộ, công chức đáp ứng các tiêu chuẩn quy định về trình độ đào tạo, mặt khác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho cơ quan. Tuy nhiên, đến nay 100% cán bộ, công chức, viên chức cấp trung ương đến huyện đã đạt trình độ đào tạo theo tiêu chuẩn quy định. Lúc này. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức cần thực hiện đúng mục tiêu của nó, đào tạo bồi dưỡng nhằm tăng cường cập nhật kiến thức, trang bị kỹ năng, phương pháp làm việc theo vị trí việc làm. Khi nói đến vị trí việc làm tức là người được tuyển dụng, bổ nhiệm vào vị trí đã đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định, trong đó, trước hết phải đủ tiêu chuẩn về trình độ đào tạo. Đào tạo, bồi dưỡng công chức sẽ chú trọng tới mục tiêu trang bị kiến thức, kỹ năng phương pháp để cán bộ, công chức, viên chức có thể thực hiện tốt công việc ở vị trí của mình. Tùy theo vị trí việc làm, ngạch công chức của cán bộ công
21
chức, viên chức xác định các khóa đào tạo, bồi dưỡng mà cá nhân cán bộ, công chức, viên chức đó cần thiết phải tham gia. Việc này góp phần nâng cao hiệu quả, tiết kiệm cho ngân sách và hạn chế những rủi ro trong đào tạo công chức.
1.2.3. Xây dựng ƣơn trìn và p ƣơn p áp đào tạo
Chương trình đào tạo là hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp, phương tiện đào tạo và đội ngũ giáo viên cho phù hợp với mục tiêu và đối tượng đào tạo. Các kiến thức cần đào tạo chủ yếu bao gồm:
- Lý luận chính trị:
+ Trang bị trình độ lý luận chính trị theo tiêu chuẩn quy định cho các chức danh cán bộ, ngạch công chức và chức danh lãnh đạo quản lý.
+ Tổ chức phổ biến các văn kiện, nghị quyết của Đảng, bồi dưỡng cập nhật, nâng cao trình độ lý luận theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
- Kiến thức quốc phòng, an ninh
- Kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước:
+ Trang bị kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo chương trình quy định cho công chức các ngạch và theo chức vụ lãnh đạo, quản lý.
+ Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý chuyên ngành và vị trí việc làm theo chế độ bồi dưỡng bắt buộc tối thiểu hằng năm.
- Kiến thức quản lý chuyên ngành, chuyên môn, nghiệp vụ; đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp; kiến thức hội nhập quốc tế.
- Tin học, ngoại ngữ chuyên chuyên ngành, tiếng dân tộc cho cán bộ, công chức công tác tại các vùng dân tộc thiểu số sinh sống. [10]
22
a. Xây dựng kế hoạ h đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo và chuẩn bị các mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng, bước kế tiếp cần tiến hành xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hằng năm, ngắn hạn và dài hạn, cả trong nước và nước ngoài, đảm bảo tính cụ thể và thiết thực, đào tạo để nâng cao trình độ và kỹ năng nghiệp vụ, chứ không đảo tạo từ đầu, xây dựng kế hoạch đào tạo đến từng loại cán bộ, công chức, viên chức.
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cần phải rõ ràng về mục tiêu, phải cụ thể, đo lường được, đảm bảo tính khả thi và có thời hạn cụ thể. Việc đào tạo, bồi dưỡng phải có trọng tâm, trọng điểm, đúng yêu cầu, đúng đối tượng, tránh lãng phí trong đào tạo, phải gắn với việc bố trí, sử dụng cán bộ.
Có thể chia kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thành 2 loại: kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn:
- Kế hoạch đào tạo dài hạn là dựa trên tình hình thực tế về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, chức năng nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của tổ chức trong tương lai để lên kế hoạch tổng thể trong vòng 5 hoặc 10 năm. Kế hoạch này thường mang tính chiến lược lâu dài cho sự phát triển của tổ chức.
Kế hoạch đào tạo dài hạn của tổ chức bao gồm đào tạo đại học, sau đại học (Thạc sỹ, Tiến sỹ) và bồi dưỡng ngắn hạn (lý luận chính trị, quản lý nhà nước, ngoại ngữ, tin học, chuyên môn nghiệp vụ).
- Kế hoạch đào tạo ngắn hạn: thông thường kế hoạch này là kế hoạch lập cho 1 năm. Kế hoạch đào tạo ngắn hạn là kế hoạch hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cụ thể triển khai trong năm. Nội dung bao gồm: nội dung học, số khóa học, số học viên tham sự từng khóa, thời gian, địa điểm học...
b. Lựa ch n ph ơng pháp
23
trình đào tạo, nó có vai trò rất lớn trong việc quyết định đến hiệu quả của quá trình đào tạo. Căn cứ vào nhu cầu cần đào tạo, đối tượng đào tạo mà xây dựng chương trình đào tạo cho phù hợp. Vì vậy, để chương trình đào tạo có hiệu quả cao thì phải thường xuyên xây dựng, đối mới các phương thức đào tạo. Việc lựa chọn phương thức đào tạo thích hợp có vai trò hết sức quan trọng. Nếu đúng phương thức đào tạo sẽ tiết kiệm được nhiều kinh phí đào tạo, thời gian và đặc biệt là nâng cao chất lượng đào tạo.
Việc lựa chọn hình thức phù hợp sẽnâng cao chất lượng của việc học, giảm được tối thiểu chi phí đào tạo, bồi dưỡng. Nhà quản lý cần phải xem xét kiểm tra để lựa chọn hoặc tạo điều kiện cho nhân viên của mình có được một môi trường làm việc, học tập thoải mái và thuận lợi.
Theo Nghị định 18/2010/NĐ-CP về đào tạo bồi dưỡng công chức có quy định tại Điều 15: Hình thức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng:
1. Tập trung. 2. Bán tập trung. 3. Vừa làm vừa học. 4. Từ xa.
Khi nói đến hình thức đào tạo, bồi dưỡng thường có nhiều cách phân loại khác nhau. Về nguyên tắc có hai cách phân loại tổng quát:
- Đào tạo bồi dưỡng tại chức.
- Đào tạo, bồi dưỡng thoát ra khỏi công việc.
Tùy theo mục đích, phương pháp học ưa thích của nhiều người có thể phân loại thành kiểu chủ động và bị động. Nếu như kiểu chủ động đòi hỏi sự chủ động, linh hoạt, sáng tạo, ý thức tự phân tích, khám phá, tìm tòi cao gắn
24
với việc thực hành của người học thì kiểu thụ động lại bao gồm quan sát, chất vấn, đưa ra lời giải thích và sau đó đi đến tổng kết toàn bộ nội dung học.
Tùy theo từng mô hình đào tạo khác nhau mà có phương pháp đào tạo tương ứng. Ví dụ như với phương pháp thực hành sẽ gắn với mô hình hướng dẫn, với mô hình hội thảo thì thường sử dụng phương pháp sử dụng sáng kiến/ phân tích, còn mô hình thảo luận thì sẽ đặt ra các câu hỏi, lắng nghe để đưa ra ý kiến tranh luận cùng nhau…
Trong quá trình lựa chọn hình thức đào tạo, bồi dưỡng, cá nhân, tổ chức nói chung và cán bộ, công chức, cơ quan hành chính nhà nước nói riêng cần đảm bảo rằng người học có quyền tiếp cận với các chương trình đào tạo bao gôm nhân viên trong biên chế, những người làm việc bán thời gian và những người không đủ năng lực.
Trên thực tế có rất nhiều hình thức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. Việc đa dạng hình thức đào tạo bồi dưỡng giúp tăng thêm các cơ hội lựa chọn cho cán bộ, công chức, viên chức. Một số loại hình phổ biến ở Việt Nam hiện nay:
- Đào tạo bồi dưỡng thông qua kèm cặp trong công việc: hình thức này giúp cán bộ, công chức, viên chức có thể vừa học vừa làm ngay tại vị trí công tác của mình, thông qua việc kèm cặp hướng dẫn của lãnh đạo quản lý, người cố vấn hay người có kinh nghiệm làm việc trong đơn vị. Đây là con đường tắt để đạt trình độ cao về năng lực, kỹ năng thực hành trong lĩnh vực chuyên môn nhất định.
- Luân chuyển, thuyên chuyển, chuyển đổi vị trí trong công việc: đây là hình thức chuyển cán bộ, công chức, viên chức từ công việc này sang công việc khác nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Sự tích lũy kiến thức, kinh nghiệm thu được
25
trong quá trình chuyển đổi giúp họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai.
- Tổ chức lớp học: hình thức này giúp người học tách biệt với công việc. Bao gồm: học tập trung, bán tập trung, từ xa.
- Tự học: hình thức học sẽ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức chủ động hơn trong công tác đào tạo, bồi dưỡng. Người học có thể chủ động sắp xếp thời gian và lựa chọn chương trình học phù hợp với vị trí công việc được giao.
Ngoài ra còn áp dụng một số phương pháp đào tạo khác như là:
- Mô hình trò chơi, ứng xử giải quyết tình huống: là sự mô phỏng các tình huống hiện hành gần giống như phương pháp đóng vai, nó tạo được cảm giác thoải mái cho nhân viên khi tham gia.
-Hội thảo tập huấn trao đổi: phương pháp này hay còn gọi là phương pháp thảo luận là một phương pháp huấn luyện được sử dụng rộng rãi, trong đó các thành viên có chung mục đích thảo luận và cố gắng giải quyết vấn đề. Thông thường người điều khiển là một cấp quản trị nào đó.
-Đóng vai, thử: đây là một kỹ thuật đưa ra một vấn đề nan giải nào đó (có thật hay do tưởng tượng) rồi sau đó vấn đề được phân vai một cách tự nhiên. Các nhân viên sẽ tự nhập vai và xử lý tình huống đó.
c. Đội ngũ giáo viên
Một chương trình đào tạo không thể được triển khai có hiệu quả nếu
thiếu những giáo viên có khả năng. Đội ngũ giảng viên có thể từ các nguồn: nguồn bên ngoài và nguồn bên trong. Quan trọng là phải chọn đúng người và cung cấp cho họ những thông tin cần thiết.
d. Giáo trình, tài liệu
26
đội ngũ công chức, viên chức, đặc biệt là đội ngũ cán bộ quản lý:
- Các chương trình, tài liệu bồi dưỡng theo chức danh lãnh đạo, quản lý - Các chương trình, tài liệu đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức cấp xã.
- Các chương trình theo vị trí việc làm.
e. Kinh phí đào tạo
Các khóa đào tạo, bồi dưỡng cần xác định nguồn kinh phí để tổ chức từ đâu. Có thể từ các nguồn sau:
- Nguồn ngân sách nhà nước (do cấp trên giao trong năm) - Nguồn của đơn vị tổ chức thực hiện
- Nguồn tài trợ từ các tổ chức nước ngoài, tổ chức liên kệt - Nguồn từ Chương trình, dự án
- Nguồn từ đóng góp của các cá nhân.
Các khóa đào tạo, bồi dưỡng cần dự trù kinh phí để tổ chức thực hiện, chủ yếu gồm 2 loại chi phí:
- Chi phí cố định: ví dụ như chi tiền cho giáo viên, tiền thuê hội trường, thiết bị, phương tiện dạy học…
- Chi phí biến đổi: ví dụ như chi phí đi lại, in ấn tài liệu, thuê phòng ở cho giáo viên (nếu có)…
1.2.4. Tổ chức thực hiện ƣơn trìn đào tạo
Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cần trả lời các câu hỏi cơ bản như: có những hoạt động cụ thể nào? Phân công phối hợp như thế nào