6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Phù hợp với phân cấp quản lý tài chính, Cảng Đà Nẵng đã tổ chức kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, gồm bộ máy kế toán ở Văn
34
phòng Cảng và bộ máy kế toán ở Xí nghiệp thành viên.
a. Bộ máy kế toán ở Văn phòng Công ty
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Văn phòng Công ty
- Kế toán trƣởng:Là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý chung công tác kế toán tại Cảng, giúp kế toán đề ra các kế hoạch tài chính, đảm bảo vốn cho Cảng. Kế toán trƣởng còn hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công tác kế toán tại các xí nghiệp trực thuộc. Ngoài ra, kế toán trƣởng còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế tài chính ở Cảng.
- Phó Phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm chỉ đạo nghiệp vụ hạch toán kế toán, kiểm tra tài chính, phân công theo dõi vật tƣ,
KẾ TOÁN TRƢỞNG Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và theo dõi nợ phải trả Kế toán vật tƣ- TSCĐ Kế toán thuế Kế toán theo dõi doanh thu và nợ phải thu Kế toán thu cƣớc
Bộ phận kế toán ở các Xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc: XN Cảng Tiên Sa
35
TSCĐ, theo dõi và tổng hợp các số liệu vào bảng kê, bảng tổng hợp chi phí tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh của đơn vị, tổ chức lƣu trữ bảo quản chứng từ kế toán tại đơn vị...điều hành mọi công việc khi kế toán trƣởng đi vắng.
- Kế toán thu cƣớc: Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện giá cƣớc và đôn đốc khách hàng thanh toán tiền, theo dõi chi tiết từng khách hàng và các chứng từ thu chi tại đơn vị.
- Kế toán thanh toán, công nợ nội bộ và phải trả: quản lý chứng từ thanh toán cho cán bộ công nhân viên, khách hàng giao dịch với ngân hàng để xét duyệt thu chi séc, theo dõi các khoản phải thu, phải trả bao gồm cả xí nghiệp trực thuộc.
- Kế toán vật tƣ và tài sản cố định: Theo dõi về TSCĐ tại đơn vị, tình hình nhập xuất vật tƣ, theo dõi số dƣ, thẻ kho giúp cho thủ kho kiểm tra số lƣợng vật tƣ trong kho
- Kế toán thuế: kê khai thuế và làm việc với cơ quan thuế
- Kế toán theo dõi doanh thu nợ phải thu: lập hóa đơn và theo dõi khoản phải thu chi tiết theo từng khách hàng
Bộ máy kế toán tại các Xí nghiệp thành viên được khái quát như sau
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp thành viên
Trƣởng bộ phận Kế toán
Kế toán thanh toán, và chi phí
Kế toán thu cƣớc và doanh thu
Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Kế toán vật tƣ và thuế
36
Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán này nhƣ sau: + Trƣởng bộ phận kế toán Xí nghiệp: Điều hành và chịu trách nhiệm chính về toàn bộ công tác kế toán tại Xí nghiệp.
+ Các kế toán phần hành: Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành mình đảm nhận.
Cuối mỗi tháng, quý, kế toán các Xí nghiệp thành viên thực hiện in sổ Cái của tất cả các tài khoản để lƣu cùng với báo cáo tài chính tháng, quý.
Định kỳ hàng quý, bộ phận kế toán các Xí nghiệp thành viên sẽ lập báo cáo tài chính của Xí nghiệp gửi về Phòng Tài chính - Kế toán của Cảng
2.2. THỰC TRẠNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐÀ NẴNG
2.2.1. Báo cáo dự toán (kế hoạch)
a. Quy định và trình tự lập dự toán (kế hoạch) tại Cảng Đà Nẵng:
Hiện nay tại Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng đang sử dụng thuật ngữ lập kế hoạch để tiến hành lập dự toán và theo mô hình thông tin từ trên xuống nhƣ sau:
Vào quý 4 năm 2014, dựa vào kết quả sản xuất kinh doanh năm 2014 đồng thời căn cứ vào điều kiện thực tế của thị trƣờng và dự đoán tốc độ tăng trƣởng của năm 2015 so với năm 2014, Phòng Kế hoạch - Đầu tƣ sẽ tham mƣu cho các thành viên trong Hội đồng quản trị và ban Giám đốc công ty về “kế hoạch, định hƣớng của Hội đồng quản trị”. Ban Giám đốc đánh giá tình hình kinh tế chung của thị trƣờng ở khu vực và những báo cáo của cấp dƣới để xem xét, chỉnh sửa các chỉ tiêu cho phù hợp. Sau đó, Hội Nghị hằng năm sẽ đƣợc biểu quyết thông qua “kế hoạch, định hƣớng của Hội đồng quản trị”. “Kế hoạch, định hƣớng của Hội đồng quản trị” sẽ đƣợc ghi lại rõ ràng trong “Báo cáo thƣờng niên năm 2014”
37
hoạch đầu tƣ lập “kế hoạch sản lƣợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận”. Có thể nói báo cáo này là nền tảng để xây dựng cáo báo cáo dự toán (kế hoạch) của Công ty.
Căn cứ vào báo cáo “kế hoạch sản lƣợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận” và các tài liệu cần thiết khác (sẽ đƣợc đề cập cụ thể trong nội dung từng báo cáo) các phòng ban đƣợc phân công lập các báo cáo dự toán theo yêu cầu của nhà quản trị.
b. Các báo cáo dự toán (kế hoạch) tại Cảng Đà Nẵng Bảng 2.1. Các báo cáo dự toán tại Cảng Đà Nẵng
STT Tên báo cáo Bộ phận lập
1. Kế hoạch sản lƣợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Phòng Kế hoạch đầu tƣ
2. Dự kiến kế hoạch sản lƣợng – Doanh thu Phòng kinh doanh 3. Kế hoạch chi phí theo yếu tố kinh doanh
chính
Phòng tài chính kế toán
4. Kế hoạch đầu tƣ và xây dựng công trình Phòng kế hoạch-đầu tƣ
5. Kế hoạch sửa chữa Phòng kế hoạch-đầu tƣ
6. Kế hoạch công việc của từng phòng Phòng ban trực tiếp liên quan
Kế hoạch sản lƣợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận
- Thông tin cung cấp: Báo cáo này cung cấp thông tin dự kiến trong năm tiếp theo về: tổng sản lƣợng tiêu thụ, doanh thu và chi phí kinh doanh, lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh, thuế TNDN dự kiến, lợi nhuận sau thuế và cổ tức đƣợc chia.
- Thời điểm lập: 10/2014
38
+ Căn cứ vào “kế hoạch, định hƣớng của Hội đồng quản trị” để lập các chỉ tiêu về doanh thu, sản lƣợng, chi phí và lợi nhuận.
+ Số liệu lịch sử về chi phí để lập dự toán các khoản mục liên quan đến chi phí.
- Phương pháp lập:
Các kế hoạch, định hƣớng của Hội đồng quản trị trong năm 2015 nhƣ sau: + Về Kế hoạch sản lƣợng (2014-2018):
Trên cơ sở năng lực bốc xếp hiện tại của Cảng Đà Nẵng đạt khoảng trên 6 triệu tấn/năm và đánh giá khả năng tăng trƣởng sản lƣợng hàng hóa qua Cảng, Cảng Đà Nẵng xây dựng kế hoạch tăng trƣởng sản lƣợng bình quân năm trong giai đoạn 2014-2018 ở mức 10%, trong đó hàng container tăng trƣởng 15%/năm. Theo đó:
Sản lƣợng hàng hóa thông qua năm 2015 dự kiến là: 6.500.000 TTQ Trong đó: sản lƣợng container là 260.000 TEU
+ Về kế hoạch doanh thu (2014-2018):
Đối với hoạt động kinh doanh cơ bản (hay còn gọi là kinh doanh chính): Cảng Đà Nẵng đặt ra kế hoạch doanh thu hoạt động cơ bản tăng trƣởng bình quân năm ở mức 11% trong giai đoạn 2014-2018.
Đối với hoạt động tài chính và hoạt động khác (hay còn gọi là kinh doanh ngoài): Doanh thu hoạt động tài chính và hoạt động khác chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu doanh thu của công ty, do đó Công ty đặt ra mục tiêu kế hoạch doanh thu hoạt động tài chính và hoạt động khác dao động quanh mức 5% đến 7% tổng doanh thu, tƣơng đƣơng với 30 tỷ đồng mỗi năm. Theo đó, doanh thu kế hoạch năm 2015 nhƣ sau
Tổng doanh thu: 480 tỷ đồng
Trong đó: Kinh doanh chính: 450 tỷ đồng
39 + Về kế hoạch lợi nhuận và cổ tức :
“Kế hoạch định hƣớng của hội đồng quản trị” đặt ra trong năm 2015 nhƣ sau:
Lãi: 110 tỷ đồng
Dự kiến cổ tức năm 2015: 9%/năm
+ Tính toán chỉ tiêu “chi phí kinh doanh”
Chi phí kinh doanh = Tổng doanh thu – Tổng lợi nhuận trƣớc thuế = 480 – 110 = 370 (tỷ đồng)
Từ chi phí kinh doanh ƣớc tính, phòng Kế hoạch đầu tƣ căn cứ vào số liệu lịch sử và tình hình chi phí lãi vay trong năm 2015 để ƣớc tính chi phí kinh doanh chính và chi phí kinh doanh ngoài.
37
Bảng 2.2. Kế hoạch sản lượng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm 2015
STT Mục ĐVT Năm 2015 Bộ phận thực hiện phối hợp Bộ phận Bộ phận kiểm
tra, giám sát Ghi chú
I. Tổng sản lƣợng Tấn 6,500,000 P KD XN C Tsa Ban điều hành Các đơn vị phòng ban, XN, Cty CP cùng phối hợp, hỗ trợ
Trong đó:
Hàng container TEU 260,000 P KD XN C Tsa Ban điều hành Các đơn vị phòng ban, XN, Cty CP cùng phối hợp, hỗ trợ
II. Doanh thu
Tỷ
đồng 480
Kinh doanh chính
Tỷ
đồng 450 P KD P TCKT Ban điều hành Các đơn vị phòng ban, XN, Cty CP cùng phối hợp, hỗ trợ
Kinh doanh khác Tỷ đồng 30 XNCTS, P TCKT P KD P TCKT III. Chi phí KD Tỷ đồng 370 P TCKT Các đơn vị
liên quan Ban điều hành
Chi phí KD chính Tỷ đồng 366 Chi phí KD khác Tỷ đồng 4 IV. Lợi nhuận từ HĐ SXKD 110 P TCKT Ban điều hành
Lợi nhuận kinh doanh chính
Tỷ
đồng 84
Lợi nhuận từ tài Tỷ
P TCKT, Danatug,
38 Lợi nhuận KD khác Tỷ đồng 4 Tổng lợi nhuận trƣớc thuế Tỷ đồng 110 P TCKT Ban điều hành V. Thuế TNDN Tỷ đồng 24.2 P TCKT Ban điều hành
VI Lợi nhuận sau thuế
Tỷ đồng 85.8 P TCKT Ban điều hành VII Cổ tức dự kiến chia 9% Tỷ đồng 7.72 P TCKT Ban điều hành VIII
Lợi nhuận còn phân phối các quỹ và thƣởng ban điều hành Tỷ đồng 78.08
39
- Giải thích và đánh giá báo cáo:
Kinh doanh chính: Hoạt động kinh doanh chính của Cảng Đà Nẵng chủ yếu là hoạt động bốc xếp hàng hóa container hoặc hàng hóa tổng hợp. Ngoài ra còn có các hoạt động kinh doanh phụ nhƣ kinh doanh dịch vụ tàu lai, cung cấp dịch vụ cƣ trú ngắn ngày, các dịch vụ tƣ vấn về cảng biển…
Kinh doanh khác: Hoạt động kinh doanh khác của Cảng Đà Nẵng đƣợc đề cập trong báo cáo trên bao gồm hoạt động tài chính và hoạt động khác
Chi phí kinh doanh chính: là chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh chính bao gồm các chi phí trực tiếp (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) và các chi phí gián tiếp (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp)
Chi phí kinh doanh khác: là chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính và hoạt động khác
Lợi nhuận kinh doanh chính: Lợi nhuận của hoạt động kinh doanh chính
Lợi nhuận KDC = Doanh thu KDC – chi phí KDC Lợi nhuận tài chính là lợi nhuận từ hoạt động tài chính Lợi nhuận KD khác là lợi nhuận từ hoạt động khác
Nhìn chung báo cáo trên đã thể hiện đƣợc khá rõ ràng kế hoạch về sản lƣợng, doanh thu, lợi nhuận trong năm 2015. Tuy nhiên còn có một vài hạn chế sau:
+ Báo cáo sử dụng tên mục là kinh doanh chính và kinh doanh khác có thể gây khó hiểu cho ngƣời sử dụng báo cáo.
+ Các mục trong báo cáo chƣa thống nhất, dễ gây hiểu lầm cho ngƣời sử dụng thông tin. Cụ thể: trong mục doanh thu và chi phí kinh doanh, doanh thu và chi phí kinh doanh khác bao gồm cả doanh thu và chi phí tài chính, thu nhập và chi phí khác. Tuy nhiên phần lợi nhuận lại tách riêng thành “lợi
40
nhuận tài chính” và “lợi nhuận kinh doanh khác”.
+ Tên gọi của các mục trong báo cáo chƣa thống nhất với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo trên đã thể hiện đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ đề ra của Hội đồng quản trị trong năm 2015, tuy nhiên các tên đề mục trên báo cáo cần đƣợc xem xét nhằm thống nhất trong báo cáo và thống nhất với các báo cáo khác.
Từ số liệu ở bảng trên, cùng với số liệu của năm 2014, ta lập bảng đánh giá mức tăng trƣởng dự kiến về sản lƣợng, doanh thu, lợi nhuận
Bảng 2.3. mức tăng trưởng dự kiến về sản lượng, doanh thu, lợi nhuận
Chỉ tiêu Đvt Thực hiện năm 2014 Kế hoạch năm 2015 Mức tăng trƣởng 1- Sản lƣợng Tấn 6,020,000 6,500,000 8% Sản lƣợng container TEU 227,367 260,000 14,4%
2- Doanh thu Triệu đồng 452,000 480,000 6.2%
3- Tổng lợi nhuận Triệu đồng 93,000 110,000 18.3%
Có thể thấy, mức tăng trƣởng dự kiến của các chỉ tiêu sản lƣợng, doanh thu, tổng lãi trong năm 2015 không hoàn toàn tƣơng ứng với kế hoạch về sản lƣợng, doanh thu, lợi nhuận đƣợc đề ra trong giai đoạn 2014-2018. Nguyên nhân là do năm 2015 là một năm có nhiều thay đổi đối với Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng, vì vậy Hội đồng quản trị đề ra các mục tiêu trong năm 2015 vừa dựa trên kế hoạch giai đoạn 2014-2018, vừa dựa trên tình hình biến động của thị trƣờng và của Công ty.
Dự kiến kế hoạch sản lƣợng – Doanh thu
- Thông tin cung cấp: Cung cấp thông tin về sản lƣợng dự kiến, doanh thu dự kiến và giá bình quân dự kiến trong năm dự toán của hoạt động kinh
41 doanh chính.
- Thời điểm lập: Lập vào tháng 10/2014.
- Căn cứ lập: Căn cứ vào “Kế hoạch sản lƣợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm 2015”, hợp đồng đã kí kết năm 2014, tỷ trọng sản lƣợng từng mặt hàng trong quá khứ, tình hình chung của nền kinh tế và chính sách tiêu thụ của công ty.
- Phương pháp lập: Phòng Kinh doanh căn cứ vào chỉ tiêu “Tổng sản lƣợng” và chỉ tiêu “Tổng doanh thu” trên báo cáo “Kế hoạch sản lƣợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm 2015” để lập các chỉ tiêu tổng hợp trên báo cáo “Dự kiến kế hoạch sản lƣợng-Doanh thu”. Sau đó dựa vào hợp đồng đã kí kết năm 2014 và số liệu lịch sử của từng loại mặt hàng tiêu thụ, Phòng kinh doanh phân bổ sản lƣợng và doanh thu dự kiến cho từng loại mặt hàng.
Theo số liệu về sản lƣợng, doanh thu hàng năm, Cảng Đà Nẵng thống kê đƣợc sản lƣợng hàng hóa container chiếm khoảng 60% tổng sản lƣợng hàng hóa thông qua Cảng, doanh thu bốc dỡ hàng hóa container chiếm khoảng 40% tổng doanh thu kinh doanh chính. Sản lƣợng hàng hóa tổng hợp chiếm 40% tổng sản lƣợng hàng hóa thông qua Cảng. Doanh thu hàng hóa tổng hợp chiếm khoảng 58% tổng doanh thu kinh doanh chính. Doanh thu của các hoạt động kinh doanh phụ chỉ chiếm khoảng 2% tổng doanh thu kinh doanh chính
Từ số liệu đó, sản lƣợng và doanh thu kinh doanh đƣợc phân bổ cho mặt hàng container và mặt hàng tổng hợp nhƣ sau Sản lƣợng container = tổng sản lƣợng x 60% = 6,500,000 x 60% = 3,900,000 (tấn) Sản lƣợng hàng tổng hợp = 6,500,000 – 3,900,000 = 2,600,000 (tấn)
42
Doanh thu container = Doanh thu kinh doanh chính x 40% = 450,000,000 x 40%
= 180,000,000 (ngàn đồng) Doanh thu hàng tổng hợp = 450,000,000 x 58%
= 261,000,000 (ngàn đồng)
Sau khi lập kế hoạch tổng hợp về sản lƣợng và doanh thu, phòng kế hoạch ƣớc tính sản lƣợng và doanh thu chi tiết của từng loại mặt hàng và từng khách theo tỷ trọng sản lƣợng và doanh thu từng mặt hàng và từng khách hàng trong năm 2014.
Từ đó tính ra đơn giá bình quân của từng mặt hàng.
Đơn giá bình quân năm = Doanh thu dự kiến : Sản lƣợng dự kiến
Bảng 2.4. Dự kiến kế hoạch sản lượng-Doanh thu năm 2015
ĐVT: 1,000 VNĐ
STT Mặt hàng Khách hàng ĐVT
Kế hoạch dự kiến năm
2015 Dự kiến SL Dự kiến