6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. HOÀN THIỆN BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY
3.2.1. Phân loại chi phí theo cách ứng xử
Cách tốt nhất để theo dõi đúng yêu cầu quản trị chi phí là phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí.
Đây là cách phân loại chi phí theo khả năng phản ứng hoặc thay đổi nhƣ thế nào của chi phí khi có những thay đổi xảy ra trong các mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo đó chi phí đƣợc chia thành ba loại: Chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp.
Lập báo cáo chi phí theo cách ứng xử chi phí giúp nhà quản trị theo dõi chi phí tốt hơn, cũng nhƣ ứng dụng vào việc phân tích quan hệ chi phí – sản lƣợng – lợi nhuận sau này.
Theo tình hình thực tế tại Công ty, tác giả lập bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử tại Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh.
Bảng 3.1. Bảng phân loại các khoản mục chi phí theo cách ứng xử
TT Nội dung chi phí Biến phí Định phí Hỗn hợp
A Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x B Chi phí nhân công trực tiếp x C Chi phí sản xuất chung
1 - Chi phí lƣơng x
2 - Chi phí công cụ dụng cụ x
3 - Chi phí sửa chữa bảo dƣỡng x
4 - Chi phí nguyên, nhiên liệu sx x
5 - Chi phí điện x
6 - Chi phí nƣớc x
7 - Chi phí khấu hao TSCĐ x
8 - Chi phí khác x
D Các loại chi phí bán hàng
1 - Chi phí hoa hồng đại lý x 2 - Chi phí vận chuyển x
3 - Chi phí quảng cáo x
3 - Chi phí khác x
E Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp
1 - Chi phí lƣơng x
2 - Chi phí vật tƣ, dịch vụ sửa chữa x
3 - Chi phí văn phòng phẩm x
4 - Chi phí điện thoại, internet x
5 - Chi phí khấu hao TSCĐ x
6 - Phí, thuế và lệ phí x
7 - Chi điện, nƣớc x
8 - Công tác phí x
3.2.2. Hoàn thiện báo cáo dự toán
a. Báo cáo dự toán chi phí theo cách ứng xử
Các báo cáo dự toán chi phí
- Mục đích hoàn thiện dự toán : Khi chi phí đã đƣợc phân loại theo cách ứng xử , báo cáo dự toán chi phí cũng cần thay đổi.
Chi phí phân loại theo cách ứng xử đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Theo cách phân loại của tác giả, chi phí NVL TT, NCTT đều là biến phí. Do đó, các báo cáo đƣợc quan tâm hoàn thiện là báo cáo dự toán chi phí SXC và chi phí BH&QLDN.
- Thời điểm lập : cuối mỗi quý, tháng 12 hằng năm
- Ngƣời lập: Kế toán tổng hợp lập dƣới sự kiểm tra của Kế toán trƣởng - Nơi nhận thông tin báo cáo : Ban giám đốc.
- Cơ sở lập : dự toán doanh thu, các bản dự thảo cá nhân về chi phí do quản lý các bộ phận lập.
- Phƣơng pháp lập :
Dùng các phƣơng pháp phân tích chi phí hỗn hợp thành các yếu tố biến phí và định phí. Các phƣơng pháp phân tích: phƣơng pháp cực đại cực tiểu, phƣơng pháp đồ thị phân tán, phƣơng pháp bình phƣơng bé nhất.
+ Báo cáo dự toán chi phí SXC
Chi phí SXC bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí, vì vậy báo cáo cần thể hiện hai loại chi phí này.
Bảng 3.2. Báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung
Chỉ tiêu Quý Cả
năm
I II III IV
1. Tổng giờ công trực tiếp dùng vào sản xuất 2. Biến phí sản xuất chung/giờ công 3. Tổng biến phí sản xuất chung 4. Định phí sản xuất chung 5. Tổng chi phí sản xuất chung
+ Báo cáo dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chi phí BH&QLDN cũng tƣơng tự chi phí SXC, bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí, vì vậy báo cáo thể hiện hai loại chi phí này. Với biến phí xác định dựa trên số lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự toán
Mẫu báo cáo tại bảng 3.3
Bảng 3.3. Báo cáo dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chỉ tiêu Quý Cả năm I II III IV 1. Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ 2. Biến phí QLDN đơn vị sản phẩm 3. Tổng biến phí QLDN
4. Định phí quản lý doanh nghiệp 5. Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp
Báo cáo dự toán chi tiết chi phí tại trụ sở chính / VP đại diện
- Mục đích hoàn thiện dự toán : Theo nhu cầu của nhà quản lý cần lập thêm báo cáo dự toán chi tiết để kiểm soát chi phí khối văn phòng, chi tiết cho 2 văn phòng ở trụ sở chính và văn phòng đại diện ở TP. Hồ Chí Minh.
- Thời điểm lập : cuối mỗi quý, tháng 12 hằng năm, báo cáo này đƣợc lập để dự toán chi phí cho năm sau
- Ngƣời lập: Kế toán tổng hợp lập dƣới sự kiểm tra của Kế toán trƣởng - Nơi nhận thông tin báo cáo : Ban giám đốc.
- Cơ sở lập : dự toán tổng hợp chi phí. Tỷ lệ doanh thu từng khu vực trên doanh thu toàn công ty
- Phƣơng pháp lập : Chi phí tại trụ sở chính và VP đại diện đƣợc lập dự toán là chi phí BH &QLDN. Chi phí đƣợc phân loại thành biến phí và định phí. Trong đó, những chi phí chung đƣợc phân bổ cho trụ sở chính và VP đại diện đƣợc xác định dựa vào tiêu thức doanh thu.
Mẫu báo cáo cho trụ sở chính và VP đại diện đƣợc lập giống nhau để dễ so sánh, đánh giá. Xem Bảng 3.4
Bảng 3.4. Báo cáo dự toán chi tiết chi phí tại trụ sở chính / VP đại diện
Chỉ tiêu Trụ sở chính /VP đại diện
Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm I. Chi phí bán hàng
1. Định phí 2. Biến phí
II. Chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Định phí 2. Biến phí
Tổng cộng
b. Báo cáo dự toán tiêu thụ chi tiết theo kênh tiêu thụ và khu vực
- Mục đích hoàn thiện dự toán: Theo yêu cầu của nhà quản lý về việc theo dõi tiêu thụ hàng hóa qua các kênh tiêu thụ và khu vực khác nhau. Báo cáo tiêu thụ đƣợc lập chi tiết cho các hình thức tiêu thụ hàng hóa: đại lý, siêu thị, bán lẻ. Chi tiết cho khu vực là Đà Nẵng (trụ sở chính) và Tp.Hồ Chí Minh (văn phòng đại diện)
- Thời điểm lập : cuối tháng, cuối mỗi quý, tháng 12 hằng năm, báo cáo này đƣợc lập để dự toán tình hình tiêu thụ cho năm sau
- Ngƣời lập: Kế toán trƣởng kết hợp với quản lý kinh doanh, kế toán trƣởng chịu trách nhiệm chính.
- Nơi nhận thông tin báo cáo : Ban giám đốc, phòng kinh doanh
- Cơ sở lập : dự toán tiêu thụ toàn công ty. Tỷ lệ phần trăm doanh thu từng khu vực và theo từng kênh tiêu thụ.
- Phƣơng pháp lập:
Từ dự toán tiêu thụ đƣợc lập cho toàn công ty, chi tiết cho từng tháng. Doanh thu tiêu thụ theo từng kênh tiêu thụ và khu vực sẽ đƣợc phân bổ dựa vào tỷ lệ doanh thu do phòng kinh doanh đề xuất.
Tỷ lệ doanh thu đƣợc đề xuất dựa vào lịch sử tiêu thụ và dự kiến tình hình tiêu thụ năm tới.
Mẫu báo cáo dự toán tại bảng 3.5
Bảng 3.5. Báo cáo dự toán tiêu thụ theo kênh bán hàng và khu vực
Chỉ tiêu % DT Tháng Cả năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Kênh tiêu thụ Đại lý Siêu thị Bán lẻ 2. Khu vực Đà Nẵng Tp.Hồ Chí Minh
c. Báo cáo dự toán vốn bằng tiền
- Mục đích hoàn thiện dự toán: Đây là một trong số những dự toán quan trọng mà doanh nghiệp đã bỏ qua. Xuất phát từ nhu cầu thông tin về dòng tiền và quản lý tiền, Công ty cần lập dự toán vốn bằng tiền. Dự toán vốn bằng tiền thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền và cũng giúp nhà quản trị có những dự tính vay nợ thích hợp.
- Thời điểm lập : cuối mỗi quý , báo cáo này đƣợc lập để dự toán cho quý đến - Ngƣời lập: Thủ quỹ
- Nơi nhận thông tin báo cáo : phòng kế toán, ban giám đốc.
- Phƣơng pháp lập: Nội dung dự toán bao gồm ba phần: dòng tiền thu, dòng tiền chi và cân đối thu chi.
Dòng tiền thu bao gồm:
- Thu từ bán hàng : Với chính sách bán hàng của công ty và kinh nghiệm thu tiền thì 86% doanh thu đƣợc thu tiền trong quý, còn lại sẽ thu trong quý sau.
- Thu nợ, thu từ hoạt động tài chính, thu khác : Sổ chi tiết tài khoản Dòng tiền chi bao gồm:
- Chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi mua nguyên vật liệu trực tiếp, chi trả tiền lƣơng lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung gồm…, các khoản chi tiền mặt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đã đƣợc lập dự toán trong năm
- Các khoản chi khác nhƣ: Chi nộp thuế cho Nhà nƣớc, chi mua TSCĐ Cân đối thu chi : hiệu số dòng tiều thu vào và chi ra
Mẫu báo cáo dự toán vốn bằng tiền Phụ lục 6
d. Báo cáo dự toán kết quả kinh doanh theo phương pháp trực tiếp
- Mục đích hoàn thiện dự toán: Dự toán kết quả kinh doanh đang đƣợc phòng kế toán công ty lập theo mẫu báo cáo của kế toán tài chính. Dự toán này chƣa đƣợc lập theo dạng số dƣ đảm phí. Vì vậy cần lập báo cáo theo phƣơng pháp trực tiếp sẽ giúp ích hơn cho việc ra quyết định.
- Thời điểm lập : cuối quý, cuối mỗi năm vào tháng 12 hằng năm, báo cáo này đƣợc lập để dự toán cho năm đến
- Ngƣời lập: kế toán trƣởng
- Nơi nhận thông tin báo cáo : ban giám đốc.
- Cơ sở lập : dự toán doanh thu, dự toán chi phí theo cách ứng xử - Phƣơng pháp lập :
Nội dung của báo cáo dự toán kết quả kinh doanh mới sẽ đƣợc lập bao gồm:
• Doanh thu tiêu thụ : số liệu từ báo cáo dự toán tiêu thụ
• Biến phí : số liệu từ báo cáo dự toán chi phí theo cách ứng xử, mục biến phí
• Số dƣ đảm phí : đƣợc tính bằng cách lấy Doanh thu tiêu thụ trừ biến phí
• Định phí : số liệu từ báo cáo dự toán chi phí theo cách ứng xử, mục định phí
• Lợi nhuận : bằng số dƣ đảm phí trừ định phí Hình thức báo cáo tại bảng 3.6
Bảng 3.6. Báo cáo dự toán kết quả kinh doanh
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Doanh thu Biến phí
Số dƣ đảm phí Định phí Lợi nhuận
e. Bảng cân đối kế toán dự toán
- Mục đích hoàn thiện dự toán: Dự toán bảng cân đối có vai trò rất quan trọng đối với nhà quản trị. Lập bảng cân đối dự toán giúp nhà quản trị có thông tin về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp,từ đó có các quyết định kinh doanh dài hạn.
- Thời điểm lập : cuối quý, cuối mỗi năm vào tháng 12 hằng năm, báo cáo này đƣợc lập để dự toán cho năm đến
- Ngƣời lập: kế toán trƣởng
- Nơi nhận thông tin báo cáo : ban giám đốc.
- Cơ sở lập : các dự toán chi tiết và các dự toán tổng hợp, bảng cân đối kế toán năm trƣớc.
Dựa trên bảng cân đối kế toán năm trƣớc, đồng thời căn cứ trên các dự toán bộ phận nhƣ dự toán vốn bằng tiền, dự toán chi phí, kế hoạch kinh doanh
Bảng 3.7. Bảng cân đối kế toán dự toán
Tài sản Đầu kỳ 31/12/2016 Nguồn vốn Đầu kỳ 31/12/2016
Tiền 897,794,325 906,772,268 Phải trả nhà cung cấp 316,732,242 1,164,538,932 Nợ phải thu khách hàng 2,246,489,563 2,730,109,403 Vốn góp 1,000,000,000 1,000,000,000 Nguyên vật liệu 50,551,045 441,594,669 Lợi nhuận chƣa phân phối 3,498,938,604 4,512,820,041 Thành phẩm 12,168,460 1,324,835,816 Nguyên giá TSCĐ 2,070,301,923 1,782,712,415 Hao mòn TSCĐ (461,634,470) (508,665,599) Tổng 4,815,670,846 6,677,358,973 Tổng 4,815,670,846 6,677,358,973
3.2.3. Hoàn thiện báo cáo thực hiện và kiểm soát đánh giá
a. Báo cáo tình hình doanh thu theo kênh tiêu thụ và khu vực
- Mục đích hoàn thiện: Ngoài việc báo cáo tình hình doanh thu theo sản phẩm và nhóm sản phẩm hàng tháng, Công ty cũng cần thông tin về tình hình doanh thu theo kênh tiêu thụ và khu vực. Cũng giống nhƣ báo cáo tình hình tiêu thụ đã có, ngoài nội dung tiêu thụ thực tế, báo cáo này còn nội dung dự toán và phẩn trăm chênh lệch để đánh giá quá trình tiêu thụ trong kỳ có hoàn thành đƣợc kế hoạch đề ra hay không.
- Thời điểm lập : cuối mỗi tháng, mỗi quý và tổng hợp cho cả năm - Ngƣời lập: Kế toán chi tiết theo dõi doanh thu
- Nơi nhận thông tin báo cáo : ban giám đốc.
- Cơ sở lập : dựa vào chi tiết doanh thu thực tế bán ra phân theo khu vực và kênh bán hàng, số liệu báo cáo dự toán của dự toán tiêu thụ.
- Phƣơng pháp lập :
Chỉ tiêu dự toán lấy từ báo cáo dự toán tiêu thụ theo khu vực và kênh tiêu thụ. Phần thực tế là số liệu từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
Tỷ lệ % là chênh lệch giữa doanh thu theo dự toán và doanh thu thực hiện.
Bảng 3.8. Báo cáo tình hình tiêu thụ theo kênh bán hàng và khu vực
Chỉ tiêu Tháng 1 Dự toán Thực tế Tỷ lệ % 1. Kênh tiêu thụ Đại lý Siêu thị Bán lẻ 2. Khu vực Đà Nẵng Tp.Hồ Chí Minh
b. Báo cáo biến động nguyên vật liệu
- Mục đích hoàn thiện: Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, thƣờng xuyên, đúng thời hạn nên khả năng cung ứng nguyên liệu, vật liệu có vai trò rất quan trọng. Báo cáo biến động NVL cho nhà quản lý biết đƣợc tình hình NVL tăng giảm nhƣ thế nào, cung ứng trong kỳ đã đảm bảo và đúng nhƣ kế hoạch hay chƣa.
- Thời điểm lập : cuối mỗi quý và tổng hợp cho cả năm - Ngƣời lập: Quản lý kho
- Nơi nhận thông tin báo cáo : ban giám đốc.
- Cơ sở lập : báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo dự toán CP NVL, dự toán cung ứng NVL
- Phƣơng pháp lập :
Mua vào kế hoạch: Dựa vào dự toán cung ứng NVL
Mua vào thực tế trong kỳ : tình hình thu mua và biến động NVL thực tế tại Công ty lấy số liệu từ các báo cáo nhập, xuất, tồn kho hoặc sổ chi tiết.
Mẫu báo cáo tại phụ lục 7
c. Báo cáo chi phí theo cách ứng xử
- Mục đích hoàn thiện: Về các báo cáo chi phí có Báo cáo tổng hợp chi phí SXKD và báo cáo chi tiết chi phí tại VP trụ sở chính / tại VP đại diện
Các báo cáo này xác định chi phí sản xuất kinh doanh thực tế trong kỳ của toàn công ty và theo từng khu vực, đồng thời so sánh với dự toán đã lập giúp nhà quản trị doanh nghiệp trong việc kiểm soát chi phí một cách thuận tiện
- Thời điểm lập : cuối mỗi quý và tổng hợp cho cả năm - Ngƣời lập: Kế toán tổng hợp
- Nơi nhận thông tin báo cáo : ban giám đốc.
- Cơ sở lập : sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí trong kỳ. Báo cáo dự toán chi phí theo cách ửng xử. Báo cáo dự toán chi tiết chi phí tại trụ sở chính / VP đại diện
- Phƣơng pháp lập :
Số liệu thực tế là chi phí phát sinh thực tế trong kỳ đƣợc phân loại theo cách ứng xứ chi phí. Số liệu dự toán lấy từ Báo cáo dự toán tổng hợp chi phí theo cách ửng xử. Nhà quản trị có thể dựa vào chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch để đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch chi phí trong kỳ của doanh