6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NẾN NGUYÊN QUANG MINH
2.1.2. Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
a. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty TNHH Nến Nguyên Quang Minh
b. Mô tả đặc điểm chức năng từng bộ phận
Giám đốc: là ngƣời lãnh đạo toàn công ty, đứng đầu công ty, tổ chức điều hành giám sát mọi hoạt động trong công ty, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trƣớc pháp luật và cơ quan Nhà nƣớc.
Phòng Kế toán: Là bộ phận chức năng tham mƣu cho Giám đốc về công tác quản lý tài chính – kế toán cũng nhƣ công tác tổ chức cán bộ và quản lý hành chính trong đơn vị.
+ Thực hiện nhiệm vụ về kế toán tài chính, hạch toán kinh doanh, quản lý tài sản, nguồn vốn của công ty, quản lý tài chính hàng năm đảm bảo an toàn, hiệu quả và đúng nguyên tắc của chế độ kế toán tại Việt Nam. Có trách nhiệm cập nhật thƣờng xuyên những chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc. Nhắc nhở và đảm bảo các bộ phận khác liên quan trong việc quản lý chứng từ, tiền, hàng. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các vấn đề có liên quan đến công tác tài chính – kinh tế, quyết toán tài chính, thuế và tình hình thực hiện chế độ quản lý tài chính của công ty.
+ Tham mƣu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và bố trí nhân sự. Có nhiệm vụ quản lý công văn, sổ sách hành chính và con dấu. Quản lý nhân sự, hồ sơ lý lịch cán bộ công nhân viên, lao động và tiền lƣơng cho công ty. Hệ thống hóa các chính sách về lao động, tiền lƣơng, thƣởng,… đảm bảo đúng theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
Phòng Kinh doanh: chịu trách nhiệm về công việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách bán hàng, giá bán. Thu thập tổng hợp, phân tích, chọn lọc, sử dụng các thông tin trong kinh doanh. Quản bá hình ảnh công ty, tìm kiếm nguồn khách hàng, giới thiệu tƣ vấn các sản phẩm cho khách hàng, chăm sóc khách hàng. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và an toàn về tài chính.
Văn phòng đại diện Tp.HCM: Văn phòng đại diện là đơn vị đại diện về hành chính, tham gia hoạt động kinh doanh, giao dịch với khách hàng. Gồm quản lý , kế toán và nhân viên kinh doanh.
- Quản lý: Quản lý mọi hoạt động tại văn phòng. Lên kế hoạch kinh doanh, đảm bảo về doanh số tại miền Nam. Quản lý nhân sự tại văn phòng.
- Kế toán: Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, kế toán của văn phòng đại diện.
- Nhân viên kinh doanh: Khai thác, tìm kiếm khách hàng khu vực miền Nam. Giới thiệu tƣ vấn các sản phẩm cho khách hàng, chăm sóc khách hàng.
Kho: Gồm quản lý kho và nhân viên kho
- Quản lý kho: Tổ chức quản lý và giám sát việc thực hiện các công việc về bảo quản, xuất nhập hàng hóa, an ninh kho bãi. Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao hàng. Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng, lập hồ sơ, lƣu hồ sơ và chuyển cho bộ phận kế toán theo quy định. Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng. Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố trong quá trình giao nhận hàng. Quản lý nhân sự bộ phận kho vận và giao nhận. Thực hiện việc lập báo cáo, đối chiếu hàng hóa nhập xuất tồn và đối chiếu, hàng tuần, hàng tháng với các đơn vị liên quan.
- Nhân viên kho: Sắp xếp hàng hóa khoa học, ngăn nắp. Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho các bộ phận liên quan. Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn hàng ngày. Kiểm tra số lƣợng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ. Thực hiện những công việc khác do cấp quản lý phân công.
Xưởng sản xuất: Quản lý phân xƣởng và nhân công
- Quản lý phân xƣởng: chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty và phòng, ban chuyên môn về mọi hoạt động của xƣởng. Đảm bảo năng suất, chất lƣợng và hiệu quả của các họat động của xƣởng. Lập kế hoạch sản xuất và điều hành hoạt động sản xuất của xƣởng theo đúng quy trình công nghệ, đơn đặt hàng, và kế hoạch sản xuất đƣợc giao. Cân đối năng lực sản xuất của xƣởng sản xuất, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồn nhân lực sản xuất. Xây dựng và duy trì một lực
lƣợng lao động sản xuất hiệu quả tại xƣởng. Tổ chức phân công công việc, đôn đốc, hƣớng dẫn công nhân sản xuất đảm bảo đúng tiến độ, yêu cầu chất lƣợng. Đề xuất khen thƣởng và kỷ luật đối với công nhân trong xƣởng. Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, vật tƣ, thành phẩm, hàng hóa thuộc xƣởng sản xuất.
- Nhân công: Thƣc hiện công việc theo sự phân công của quản lý phân xƣởng. Vệ sinh máy vào mỗi buổi sáng trƣớc khi vào làm việc. Mở máy, khởi động máy 2 đến 3 lần, nếu phát hiện máy bị hƣ thì báo ngay cho quản lý phân xƣởng. Kiểm tra dụng cụ bảo hộ lao động nhƣ dây curoa, bảo hiểm kim. Khi làm việc, phải đúng vị trí, công đoạn do quản lý phân xƣởng sắp xếp, chú ý việc hƣớng dẫn kỹ thuật của kỹ thuật. Thƣờng xuyên theo dõi số lƣợng sản phẩm, báo cáo cho quản lý phân xƣởng. Tắt máy, tắt điện, vệ sinh máy khi ra về.