7. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
3.2.3. Hoàn thiện phân tích chi phí xây lắp để ra quyết định kinh doanh
Tác giả đưa ra giải pháp quản lý chi phí xây lắp theo định phí và biến phí do đó việc tập hợp chi phí xây lắp tại công ty cần phân tích theo định phí và biến phí. Để tập hợp được chi phí xây lắp như trên thì công ty cần phải xây dựng lại hệ thống tài khoản kế toán nhằm đảm bảo được mục đích của KTQT trong việc kiểm soát chi phí xây lắp của công ty. Công ty nên thiết kế hệ thống kế toán quản trị kết hợp với một số tài khoản của kế toán tài chính.
(Phụ lục số 07)
3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát biến động chi phí xây lắp
Nhằm giúp nhà quản lý có cơ sở so sánh thực tế và dự toán để có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời trong quản lý hoạt động kinh doanh của mình thì ngoài những báo cáo hiện có, Ban chỉ huy công trường cần thiết kế thêm các báo cáo phân tích chi phí có xác định mức ảnh hưởng của yếu tố lượng và giá để phục vụ cho kiểm soát chi phí tại từng bộ phận có liên quan.
toán. Báo cáo chi phí xây lắp có thể lập theo mẫu sau: Bảng 3.2. Báo cáo chi phí xây lắp
(Dùng cho bộ phận trực tiếp thi công)
Đội thi công xây dựng số:……….. Phần I: Chi phí dự toán chi tiết:
Yếu tố chi phí Công trình, hạng mục công trình X Công trình, hạng mục công trình Y … Dự toán Thực
hiện Chênh lệch Dự toán
Thực
hiện Chênh lệch
A 1 2 3=2-1 4 5 6=5-4
… Tổng
Phần II: Chi Phí dự toán chung
Loại chi phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch
A 1 2 3
Tổng
Bảng 3.3. Báo cáo chi phí xây lắp
(Dùng cho bộ phận trực tiếp)
Loại chi phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch
A 1 2 3
công trình, từng hạng mục công trình để lập báo cáo chi phí xây lắp. Cụ thể theo mẫu báo cáo như sau:
Bảng 3.4. Báo cáo chi phí sản xuất
Công trình, hạng mục công trình:………
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Ghi chú
A 1 2 3=2-1 B
- Biến phí
+ Nguyên vật liệu trực tiếp + Biến phí sử dụng máy + Biến phí sản xuất chung - Định phí
+ Định phí sử dụng máy + Định phí sản xuất chung
Nhằm cung cấp thông tin giá thành của từng công trình, hạng mục công trình để so sánh, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đồng thời cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch và đưa ra các quyết định là mục đích của báo cáo giá thành. Vậy căn cứ vào bảng tính giá thành, phiếu chi phí công việc của từng công trình, hạng mục công trình và kế hoạch giá thành có thể lập báo cáo theo mẫu sau: (Bảng 3.5)
Bảng 3.5. Báo cáo giá thành
Công trình, hạng mục công trình:……… Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Ghi chú A 1 2 3=2-1 B
- Chi phí sử dụng máy thi công + Chi phí vật liệu
+ Chi phí nhân công
+ Chi phí khấu hao máy thi công …
-Chi phí sản xuất chung + Chi phí vật liệu
+ Chi phí nhân công
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Phiếu chi phí công việc: có tác dụng như một báo cáo về giá trị sản phẩm dở dang, đây thực chất là một loại sổ chi tiết dùng để tập hợp chi phí sản xuất theo từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi công trình, hạnh mục công trình lập một phiếu chi phí công việc. Khi có chứng từ gốc phát sinh như phiếu chi, phiếu xuất, bảng thanh toán lương hay các bảng tổng hợp thì lập phiếu chi phí công việc. (Lập theo mẫu Bảng 3.6)
Bảng 3.6. Phiếu chi phí công việc Công ty:………..
Địa chỉ:………. Công trình:……….. …. Mã số công việc:………
Ngày ký hợp đồng thi công:…………. Ngày khởi công:……….. Ngày hoàn thành:………. Ngày bàn giao:………. Ngày tháng Đội T.công Nguyên vật liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Máy thi công Chi phí sản xuất chung Ghi chú Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền Tổng
Báo cáo kế toán quản trị là một loại báo cáo thể hiện các số liệu về một công trình một cách toàn diện nhất, nó giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có những chỉ đạo sát sao hơn đối với tình hình thi công từng công trình.
Nội dung của báo cáo kế toán quản trị gồm các vấn đề sau: - Chi tiết chi phí xây lắp theo dự toán trúng thầu
- Giá trị khối lượng đến ngày báo cáo
- Doanh thu xác định từ khi khởi công đến ngày báo cáo
- Chi phí xây lắp đã tập hợp từ khi khởi công đến ngày báo cáo - Chi phí tài chính đến ngày báo cáo
- Số dư tài khoản đến ngày báo cáo.
Báo cáo nên lập định kỳ hàng tháng. Dựa vào số liệu trên báo cáo ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có những quyết định phù hợp với tình hình công trình trong thời gian tới.
Khi lập các báo cáo chi phí xây lắp đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được được định mức hao phí chi tiết và khoa học (căn cứ trên hóa đơn giá xây dựng, biến động giá cả, định mức xây dựng cơ bản,..), xây dựng được dự toán chi phí xây lắp cho từng đơn vị nội bộ (từng đội thi công, các bộ phận gián tiếp).
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giữa thực tế so với dự toán gắn với ba nhân tố là đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp, khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng và định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Có thể phân tích lượng và giá do các nguyên nhân trên cơ sở báo cáo tình hình thực hiện dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với dự toán như sau:
tăng hay giảm thì không phải do công tác quản lý của công ty.
+ Khối lượng tăng: do không kiểm soát tốt trong quá trình thi công làm thất thoát vật tư hay là do hao hụt vượt định mức dự toán của nhà nước cho phép. Vì thế, trong quá trình thi công cần tìm ra chỗ tăng khối lượng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Công ty có dấu hiệu tốt trong công tác quản lý khi tiết kiệm được tỷ lệ hao hụt mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình
- Về đơn giá tăng hay giảm do các nguyên nhân
+ Tăng giá do biến động giá: công ty không lường trước được thi trường giá cả để có kế hoạch đặt hàng trước. Nếu công ty ký hợp đồng thi công được phép điều chỉnh giá thì công ty ít bị thiệt hại vì sẽ được chủ đầu tư bù giá chênh lệch, nếu công ty ký hợp đồng bao thầu trọn gói thì chi phí vật tư sẽ tăng cao và có thể sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế.
+ Giảm giá do biến động thị trường giảm hay do công ty đã biết khai thác những loại vật tư tại chỗ như cát, đá..., chi phí vận chuyển giảm hay dùng sản phẩm thay thế có giá thấp hơn mà không làm thay đổi chất lượng công trình được tư vấn giám sát và chủ đầu tư chấp thuận.
Ta có bảng minh họa sau:
TT Nguyên nhân Tăng Giảm Kiểm soát
1 Nếu do thay đổi khối lượng
phát sinh x x Bình thường
2. Nếu do biến động giá x x Xem xét trong khi ký hợp đồng
3. Do thay đổi bằng vật liệu
khác x x
Kết quả tốt nếu chi phí giảm và ngược lại 4. Do tỷ lệ hao hụt thấp, tiết
kiệm vật tư tiêu hao x Kiểm soát tốt
toán hạng mục Nhà làm việc Ban chỉ huy quân sự xã Hoài Hảo (chi tiết Phụ lục số 1)
Qua bảng phân tích tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giữa dự toán được lập và thực tế thi công cho thấy tổng chi phí xây lắp của công trình giảm 52.378.823 đồng đó là do chi phí vật tư giảm 30.661.449 đồng, chi phí nhân công giảm 38.230.575 đồng, chi phí sử dụng máy thi công giảm 8.456.681 đồng. Điều đó cho thấy rằng công ty đã có kế hoạch thi công tốt làm cho chi phí thi công giảm, tuy nhiên bên cạnh đó thì chi phí sản xuất chung của Công trình tăng 24.969.882 đồng, công ty cần có kế hoạch tốt hơn để tiết kiểm chi phí sản xuất chung nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thực tế tại công ty thì không có sự thay đổi về thiết kế của công trình so với ban đầu do đó chi phí vật tư giảm 30.661.449 đồng là do 2 nguyên nhân chính đó là khối lượng nguyên vật liệu và đơn giá của nguyên vật liệu. Qua bảng phân tích trên thì ta thấy công ty đã lập dự toán tương đối chính xác so với thực tế thi công, tuy nhiên nếu so sánh cụ thể ta thấy khối lượng thực tế thi công thấp hơn so với dự toán một phần điều này chứng tỏ trong quá trình thi công công ty đã tiết kiệm nguyên vật liệu tiêu hao. Nguyên vật liệu thi công hạng mục Công trình Nhà làm việc Ban Chỉ huy quân sự xã Hoài Hảo do công ty thi công đã tiết kiệm được số lượng lớn gỗ ván cốt pha, tận dụng được các loại vật tư có thể tái sử dụng... Đơn giá của các loại vật tư trong quá trình thi công có biến động tuy nhiên biến động không đáng kể so với dự toán. Tóm lại ta có thể thấy rằng việc lập dự toán, tập hợp chi phí để so sánh là một công việc hết sức cần thiết, nếu công ty làm tốt công tác này sẽ giúp cho nhà quản trị nắm bắt tốt được lợi thế của mình để phát huy và tìm ra những điểm chưa tốt của đơn vị mà khắc phục nhằm mục tiêu mang lại hiệu
b. Chi phí nhân công trực tiếp
Tác giả không tiến hành phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công do công ty thực hiện công tác khoán nhân công do đó ảnh hưởng của chi phí nhân công chỉ là do khối lượng thi công thay đổi do thay đổi thiết kế làm tăng hay giảm chi phí nhân công trực tiếp mà những thay đổi này thì không một nhà quản trị nào có thể dự đoán chính xác.
c. Chi phí sử dụng máy thi công
Ảnh hưởng của chi phí sử dụng máy thi công chỉ là do khối lượng thi công thay đổi, số lượng ca máy thay đổi có thể do thời tiết, tình trạng của máy thi công, do không khảo sát kỹ địa hình, đơn giá máy thi công thay đổi có thể là do chi phí bảo trì, bảo dưỡng,... Vì đơn vị thực hiện công tác khoán chi phí sử dụng máy thi công nên những thay đổi này làm tăng hay giảm chi phí sử dụng máy thi công thì không một nhà quản trị nào có thể dự đoán chính xác được nên Tác giả cũng không tiến hành phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sử dụng máy thi công.
d. Chi phí sản xuất chung
Công ty sử dụng phương pháp so sánh nhằm đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán. Khoản mục này có nhiều nội dung chi phí, biến động có thể do các nguyên nhân như thay đổi phương pháp khấu hao TSCĐ, giá cả vật tư, dịch vụ mua ngoài biến động.
Như vậy, qua phân tích các biến động các khoản mục chi phí trong từng hạng mục công trình, chỉ huy công trường cũng như các cấp quản lý cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thi công, thực hiện nhiệm vụ được giao.