7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.3. Hồ sơ, nội dung kiểm soát hồ sơ và quy trình kiểm soát chi thường
xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão
2.2.3.1. Hồ sơ kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão
Đối với các Khoản chi theo hình thức rút dự toán tại KBNN: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (các đơn vị trường học sử dụng ngân sách và phòng giáo dục) gửi đến KBNN An Lão các tài liệu, chứng từ dưới đây:
* Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao;
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với Khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên); Trường hợp Khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu thì đơn vị gửi thêm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
* Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các Khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng theo quy định Thông tư số 13/2017/TT-BTC và các Khoản chi có cơ chế hướng dẫn riêng được phép chi bằng tiền mặt;
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển Khoản:
+ Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát;
+ Đối với những Khoản chi không có hợp đồng và đối với những Khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Trường hợp Giấy rút dự toán (tạm ứng) không thể hiện được hết nội dung tạm ứng, đơn vị kê khai rõ nội dung tạm ứng trên Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng
* Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau: - Thanh toán tạm ứng các Khoản chi tiền mặt: Đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN, - Thanh toán tạm ứng các Khoản chi chuyển Khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi được quy định.
* Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm: - Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Đối với những Khoản chi không có hợp đồng và đối với những Khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán
- Ngoài ra, tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với Khoản chi thanh toán cá nhân:
Đối với các Khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
Đối với các Khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các Khoản đóng góp, chi cho cán bộ, giáo viên đương chức: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ, giáo viên đương chức; Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, Điều chỉnh).
Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán. Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh).
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Chi phí thuê mướn: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). + Các Khoản chi khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
2.2.3.2. Nội dung kiểm soát hồ sơ chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão
Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão bao gồm:
Căn cứ vào các hồ sơ, tài liệu do các ĐVSDNS xã gửi đến để rút dự toán chi NSNN, cán bộ KSC KBNN An Lão thực hiện kiểm soát hồ sơ của đơn vị theo các nội dung sau:
- Kiểm soát, đối chiếu các Khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, bảo đảm các Khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài Khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi. - Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng Khoản chi. Kiểm tra, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của đơn vị sử dụng Ngân sách với mẫu dấu và chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN.
- Kiểm tra, kiểm soát các Khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các Khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước. KBNN căn cứ dự toán ngân sách nhà nước đã được cơ qua nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát
2.2.3.3. Mục tiêu của quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão
Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đúng chế độ quy định, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, tránh phiền hà cho khách hàng; có sự phân công nhiệm vụ cụ thể đối với từng cán bộ tham gia quy trình kiểm soát chi; các khoản chi phải được thanh toán trực tiếp đến đối tượng thụ hưởng.
2.2.3.4. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão
Hiện nay, KBNN An Lão áp dụng quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Kho bạc Nhà nước về việc ban hành Quy trình giao dịch một cửa kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước và Theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.
Chú thích:
: hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi : hướng đi của chứng từ thanh toán
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách
Giám đốc
Trung tâm thanh toán Bước 3
Thanh toán viên Bước 4 Bước 5 Thủ quỹ Bước 6 Bước 5 Bước 7 Kế toán trưởng Bước 2 Cán bộ KSC Khách hàng Bước 1
Trình tự thanh toán như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, kiểm tra và xử lý.
Khi có nhu cầu cấp phát, thanh toán, các ĐVSDNS cấp sự nghiệp giáo dục gửi KBNN (Tổ Kế toán) các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan theo chế độ quy định. KBNN (Kế toán viên) có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ: tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. Về hình thức hồ sơ: các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ.
Xử lý hồ sơ:
- Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, Kế toán viên KBNN tiếp nhận và làm thủ tục chi trả, thanh toán cho ĐVSDNS.
- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Kế toán viên KBNN trả lại cho ĐVSDNS và yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 2: Kiểm soát chi.
Kế toán viên KBNN kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, đối chiếu với dự toán NSNN được duyệt, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, kế toán viên thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định
Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt; hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung), kế toán viên KBNN lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN An Lão ký gửi cho ĐVSDNS (Mẫu số: 02 Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính)
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, ký duyệt.
Kế toán viên trình Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng hay thanh toán kinh phí NSNN.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng hay thanh toán sẽ ký (trên giấy, trên máy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho kế toán viên để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký.
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét. Nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho kế toán viên. Trường hợp Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng hay thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho kế toán viên. Kế toán viên KBNN lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN An Lão ký gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách (Mẫu số: 02 Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính)
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán viên thực hiện tách hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên:
Đối với trường hợp thanh toán song phương: Căn cứ chứng từ được lãnh đạo phê duyệt do kế toán viên chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền). Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát, ký chứng từ điện tử và chuyển chứng từ cho Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát và ký chứng từ điện tử.
Đối với thanh toán thủ công qua TK TGNH: Thanh toán viên in 02 liên Bảng kê chứng từ thanh toán qua TK TGNH; trình Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) ký kiểm soát bảng kê; trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký bảng kê.
Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống Kho bạc: Căn cứ chứng từ được lãnh đạo phê duyệt do kế toán viên chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền). Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát, ký chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
Đối với trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán viên đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Kế toán viên tiến hành lưu hồ sơ, chứng từ theo quy định.
Kế toán viên trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng khi thực hiện xong thủ tục thanh toán.
- Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm chứng từ báo nợ cho khách hàng, các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách).
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ)
Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng. Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
* Lưu hồ sơ, chứng từ:
Kết thúc ngày, kế toán viên in liệt kê chứng từ, kiểm tra chấm chứng từ, sắp xếp theo liệt kê và đưa vào lưu trữ theo quy định tại quyết định 856/QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 quy định về việc ban hành quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành Tabmis.
2.2.4. Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục và kết quả đạt được trong công tác kiểm soát chi thường nghiệp giáo dục và kết quả đạt được trong công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão giai đoạn năm 2015-2017
2.2.4.1. Công tác mở và sử dụng tài khoản của các đơn vị ngân sách sự nghiệp giáo dục
Ngay từ khi bắt đầu hoạt động, các ĐVSDNS phải tiến hành đăng ký mở tài khoản tại KBNN. Việc mở và sử dụng tài khoản được KBNN An Lão thực hiện theo Thông tư 61/2014/TT-BTC ngày 12/05/2014 hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN trong điều kiện áp dụng Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc. Hiện tại, KBNN An Lão đang quản lý 85 đơn vị mở tài khoản giao dịch tương ứng với 245 tài khoản; trong đó có 28 đơn vị thuộc ngân sách sự nghiệp giáo dục (chiếm 32,94% tổng số đơn vị giao dịch), với 112 tài khoản (chiếm 45,71% tổng số tài khoản sử dụng), gồm: 56 tài khoản dự toán và 56 tài khoản tiền gửi.
Hệ thống tài khoản được áp dụng theo Thông tư 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) và Công văn số 388/KBNN-KTNN ngày 01/03/2013 về việc hướng dẫn thực hiện KTNN áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS).
2.2.4.2. Kiểm soát lập dự toán chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão
Hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn của UBND huyện An Lão và đơn vị chủ quản là Phòng Giáo dục và đào tạo huyện các các đơn vị trực thuộc trên địa bàn tiến hành lập dự toán NSNN năm sau để gửi lên Phòng Giáo dục và đào tạo huyện tổng hợp cho cả ngành sau đó gửi lên Phòng TCKH huyện thẩm tra để UBND huyện ra Quyết định phân bổ dự toán cho cả ngành. Sau khi có Quyết định của UBND huyện đơn vị chủ quản Phòng Giáo dục và đào tạo huyện tiến hành phân bổ dự toán cho từng đơn vị trực thuộc theo tỷ lệ đã được thống nhất.
Các đơn vị giáo dục sử dụng ngân sách tiến hành lập dự toán năm sau chi tiết theo các mục, nhóm chi theo quy định bổ dự toán năm theo từng mã chương, ngành kinh tế trước ngày 31/12 hàng năm, gửi Phòng TCKH huyện An Lão thẩm tra trước khi trình UBND huyện phê duyệt. Sau đó, gửi phân bổ dự toán đã được phê duyệt về KBNN An Lão để làm căn cứ theo dõi, kiểm soát thanh toán.
Cán bộ kiểm soát chi KBNN sau khi kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ theo quyết định được giao và phân bổ dự toán thì tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống TABMIS.
Bảng 2.1: Số liệu dự toán chi thường xuyên ngân sách sự nghiệp giáo dục qua KBNN An Lão giai đoạn từ 2015 - 2017
ĐVT: triệu đồng
Năm 2015 2016 2017
Số tiền 98.567 102.177 112.042
(Nguồn: Báo cáo Tổ Kế toán KBNN An Lão)
Qua số liệu thể hiện tại bảng 2.1 cho thấy quy mô của chi thường ngân sách sự nghiệp giáo dục tăng qua từng năm. Điều này cho thấy nhiệm vụ chi