7. Kết cấu của đề tài
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ như trên, Đài đã tổ chức một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các viên chức kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của Đài.
- Kế toán trưởng: Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Đài, kế toán trưởng chịu
trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng Kế hoạch –Tài chính; điều hành các hoạt động nghiệp vụ tổ chức kế toán phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nước; phân công công việc hợp lý với các thành viên trong phòng; thường xuyên có kế hoạch kiểm tra, đôn đốc, giám sát mọi hoạt động tài chính trong Đài; tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho các thành viên trong phòng; xây dựng dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi nhằm đảm bảo cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao; thực hiện chế độ sổ sách, báo cáo thanh toán, quyết toán, kiểm kê định kỳ.
phòng, giúp trưởng phòng chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ công tác của phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng lĩnh vực công tác được phân công phụ trách. Và vừa là kế toán tiền lương, phụ cấp lương; BHXH: Chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương, phụ cấp lương; BHXH cho CBVC theo chế độ.
- Các thành viên trong phòng: được phân công các công việc cụ thể, đồng
thời được giao quản lý theo dõi các nguồn kinh phí, chịu sự giám sát chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng:
+ Kế toán thanh toán (ngân hàng, kho bạc, tiền mặt) vửa là kế toán thuế ( thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân); vừa là kế toán theo dõi công nợ khách hàng : Chịu trách nhiệm tổng hợp chứng từ thanh toán(ngân hàng, kho bạc, tiền mặt), ghi sổ kế toán thanh toán; và chịu trách nhiệm theo dõi đối chiếu công nợ với từng công ty hàng tháng.
+ Thủ quỹ: Ghi chép phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ; đối chiếu, kiểm tra thực hiện việc thu chi tiền mặt theo chứng từ phát sinh; quản lý quỹ và báo cáo tồn quỹ theo quy định.
Hình 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định
(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính của Đài PT & TH Bình Định)
Kế toán các khoản chi tại Đài PT & TH Bình Định bao gồm kế toán các khoản chi hoạt động và kế toán các khoản chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ. Trước tiên kế toán phải thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin
Kế toán trưởng
Phó trưởng phòng
về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho Đài được quy định theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế ở Đài, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Đài đã tổ chức kiểm tra chứng từ trước khi sử dụng. Chứng từ được kiểm tra các vấn đề như tính hợp pháp của nội dung kinh tế các nghiệp vụ; tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu; tính chính xác của các số liệu trên chứng từ và kiểm tra các định khoản kế toán trên chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện bởi kế toán phụ trách từng phần. Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ kế toán được xác nhận là chính xác, đúng đắn, đảm bảo chất lượng trước khi ghi số kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Thủ trưởng ký duyệt.
Qua khảo sát thực tế tại Đài thì một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã
ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Hiện nay, theo chế độ kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức kế toán là Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính. Tuy nhiên, trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phù hợp.
Tại Đài đang áp dụng thống nhất hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và đã thực hiện tin học hóa trong công tác kế toán. Đơn vị hiện đang sử dụng chương trình phần mềm kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp, phần mềm kế toán có tên “Phần mềm Kế toán Hành chính sự nghiệp IMAS” (sau đây gọi tắt là Phần mềm IMAS) do Trung tâm Chuyển giao Công nghệ và Hỗ trợ Kỹ thuật cung cấp. Một số nội dung về vận dụng hệ thống sổ kế toán như sau:
Căn cứ vào các chứng kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu theo từng bộ phận nghiệp vụ, kế toán theo sự phân công, phân nhiệm thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ kế toán. Ở Đài PT & TH Bình Định hiện nay công tác ghi sổ kế toán theo từng bộ phận kế toán và được phân công cho từng nhân viên kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán trưởng nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết được mở theo chế độ kế toán quy định như: Sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ): S03-H; Sổ quỹ tiền mặt: S11-H; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc: S13-H; Sổ kho: S21-H; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: S22- H;Sổ TSCĐ: S31-H; Sổ chi tiết các tài khoản: S33-H;Sổ theo dõi dự toán ngân sách: S41-H; Sổ chi tiết nguồn kinh phí: S42-H; Sổ chi tiết các khoản thu: S52-H...
Cuối tháng, kế toán hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán. Đài đã sử dụng chương trình kế toán máy
đều được thực hiện tự động hoàn toàn thông qua phần mềm kế toán. Kế toán trưởng tổ chức hệ thống sổ chi tiết , sổ cái và khai báo các danh mục sổ kế toán vào chương trình. Sau đó, kế toán trưởng nhập số liệu từ chứng từ gốc hoặc Bảng tống hợp chứng từ gốc, máy tính sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ có liên quan. Bằng việc ứng dụng CNTT nên khối lượng công việc của kế toán trưởng được giảm nhẹ, việc sửa chữa sai sót nếu có được tiến hành rất đơn giản. Khi cần thông tin có thể in số sách ra bất cứ lúc nào nên rất thuận tiện. Hơn nữa Đài có thể bổ sung hoặc thay đối các chỉ tiêu để phục vụ tốt hơn cho quản lý mà các loại số sách in sẵn theo mẫu quy định không có được.
Tuy nhiên, hiện nay việc sử dụng chương trình kế toán máy gặp hạn chế, không đồng bộ là do sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau như phần mềm quản lý tiền lương, phần mềm kế toán IMAS, phần mềm BHYT do cơ quan BHXH cung cấp,... chưa thể tích hợp thành một phần mềm quản lý chung cho toàn Đài. Việc áp dụng nhiều phần mềm kế toán tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin chung đã gây ra lãng phí về thời gian, công sức và gây khó khăn cho hoạt động quản lý của tài chính, hoạt động kiểm tra, của các cơ quan chức năng có thẩm quyền liên quan.