7. Kết cấu của đề tài
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác chứng từ
Kế toán nguồn kinh phí: Đề nghị BHXH Việt Nam khi cấp kinh phí chuyển cho BHXH tỉnh thông báo cấp kinh phí trong đó thể hiện chi tiết từng mục được sử dụng như ốm đau, thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; BHXH tự nguyện, BHTN…giúp cho BHXH tỉnh chủ động cân đối từng mục chi, phân tích, thuyết minh khi phát sinh số liệu thực chi cao hơn dự toán được giao đề nghị cấp bổ sung để chi trả kịp thời cho người thụ hưởng.
Kế toán chi kinh phí: Đơn vị cần xây dựng quy trình cụ thể đối với những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên giúp chứng từ luân chuyển qua các cá nhân, phòng nghiệp vụ được nhất quán về trình tự thực hiện; xác định trách nhiệm của các thành phần tham gia vào mỗi khâu của luân chuyển chứng từ, giúp thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong đơn vị xử lý kịp thời, không xảy ra mâu thuẫn giữa các bên. Ngoài ra chứng từ xử lý kịp thời tại các
56
phòng nghiệp vụ, cá nhân còn làm cho công tác ghi sổ kế toán, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý lập báo cáo của đơn vị được kịp thời. Tác giả xin đề xuất một số quy trình phổ biến:
Chi tạm ứng, thanh toán
Hình 3.1. Sơ đồ quy trình tạm ứng, thanh toán
Bước 1: Người tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD), người thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán (C37-HD) trình phụ trách phòng ký
Bước 2: Phụ trách phòng ký xác nhận chuyển kế toán thanh toán
Bước 3: Kế toán thanh toán kiểm tra số dư tạm ứng xác nhận số dư trình kế toán trưởng, nếu số dư tạm ứng lớn thì đề nghị người tạm ứng thanh toán số đã ứng trước khi xác nhận số dư trình kế toán trưởng
Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán nếu đầy đủ trình kế toán trưởng ký, nếu chứng từ chưa hợp lê, thiếu thì trả lại người đề nghị để bổ sung chứng từ
Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra số dư tạm ứng theo xác nhận của kế toán thanh toán, tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ nếu thiếu đề nghị bổ sung, đủ ký trình
(2) (1) Người đề nghị tạm ứng, thanh toán Phụ trách phòng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ, chuyển khoản (5) (3) (4) (4) (6) Kế toán thanh toán (5) (3)
57
giám đốc phê duyệt, nếu sai trả lại người đề nghị thanh toán, tạm ứng.
Bước 5: Giám đốc kiểm tra nếu đồng ý duyệt số tiền được ứng, số tiền được thanh toán chuyển kế toán thanh toán, nếu không đồng ý thì không ký duyệt trả lại cho người tạm ứng, người thanh toán
Bước 6: Kế toán thanh toán căn cứ số tiền được duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi (C31-BB) chuyển thủ quỹ chi tiền hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản, lập giấy thanh toán tạm ứng (C33-BB) đối với những khoản hoàn ứng, sắp xếp phân loại đưa vào lưu trữ.
Quy trình này giúp kiểm soát và hoàn chỉnh chứng từ chặt chẽ hơn, giúp cho chứng từ khi trình lên kế toán trưởng, giám đốc đầy đủ, đúng mẫu, hợp lý, hợp pháp và theo đúng nguyên tắc.
Hoàn thiện chứng từ chi hoạt động theo biểu mẫu hướng dẫn thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng BTC và Thông tư 102/2018/TT- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán BHXH.
Thanh toán chi phí mua đồ dùng rẻ tiền mau hỏng phục vụ công tác Văn phòng không sử dụng Giấy tự báo, Hóa đơn bán lẻ mà phải sử dụng Bảng kê mua hàng mẫu số C24-HD đóng tập theo từng năm.
58
Chứng từ bảng kê mua hàng
Khi tổng hợp thanh toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo, lớp học không sử dụng Giấy đề nghị thanh toán C37-HD để chi nội dung mà phải sử dụng Bảng kê đề nghị thanh toán mẫu số C41-HD để tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh như thuê hội trường, xe đưa đón đại biểu, nước uống phục vụ hội nghị, bồi dưỡng báo cáo viên, chi bù tiền ăn…thuận lợi cho việc thanh quyết toán.
Đơn vị: BHXH Bình Định Bộ phận: Văn phòng
Mẫu số C24 – HD
(Ban hành theo thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng BTC)
Mẫu số C40b- HD
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Mã đơn vị QHNS: 1057253 ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ MUA HÀNG
Ngày 5 tháng 12 năm 2018 Quyển số: 01
Số: 01
- Họ tên người mua: Nguyễn Thị Lợi Nợ: 66121
- Bộ phận (phòng, ban): Văn phòng Có: 111 S T T Tên, quy cách, phẩm chất hàng hoá, vật tư, công cụ dịch vụ Tên người
bán hoặc địa chỉ mua hàng
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Chổi quét nhà Lan – Chợ sân bay Cây 4 25.000 100.000
2 Giấy vệ sinh Thi – Chợ sân bay Cuộn 80 2.000 160.000
3 Nước lau nhà Lan – Chợ sân bay Can 1 150.000 150.000
Cộng x x x x 410.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn trăm mười nghìn đồng chẵn. * Ghi chú: ...
Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
59
Đơn vị: BHXH Bình Định Bộ phận: Văn phòng
Mẫu số C41 – HD
(Ban hành theo thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng BTC)
Mã đơn vị QHNS: 1057253
BẢNG KÊ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 28 tháng 12 năm 2018
Số: 01 Nợ: 66121 Có: …….. Họ tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thị Lợi
Nội dung công việc : Thanh toán chi phí tổ chức hội nghị tập huấn về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 Địa điểm tổ chức thực hiện: 38 Trường Chinh, Thành phố Quy Nhơn
Thời gian thực hiện: 01 ngày từ ngày 25/12/2018 đến ngày 25/12/2018
STT Nội dung chi Số tiền Ghi chú
A B 1 2
1 Tiền thuê phòng nghỉ 5.000.000
2 In bảng nội dung hội nghị 1.000.000
3 Nước uống hội nghị 400.000
4 Chi phí tổ chức ăn 9.000.000
Cộng 15.400.000
Kèm theo 04 hóa đơn GTGT, danh sách đại biểu, dự trù kinh phí, hợp đồng và thanh lý hợp đồng làm chứng từ gốc Số tiền đề nghị thanh toán (viết bằng chữ): Mười lăm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn./.
Ngày 29 tháng 12 năm 2018
Người đề nghị thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
60
Kế toán chi BHXH, BHYT rà soát chứng từ đã chi đối chiếu với các sổ chi tiết chi BHXH, BHYT đảm bảo đúng nguồn kinh phí được sử dụng, từ đó đối chiếu với Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN (B08a-BH) tại văn phòng BHXH tỉnh.
Kế toán thu BHXH, BHYT, BHTN: Để tránh sai sót trong việc nhập nhầm số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị này cho đơn vị khác thì:
- Kế toán phụ trách thu định kỳ hàng tuần hoặc cuối tháng nên kiểm tra đối chiếu chứng từ ngân hàng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xem đã vào chính xác đơn vị nộp tiền hay chưa.
- Mỗi đơn vị đều được cấp mã số quản lý in trong thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng, đề nghị cán bộ thu nhắc đơn vị đơn vị nên ghi mã số của mình vào nội dung chứng từ nộp tiền. Như vậy khi kế toán phụ trách thu nhập chứng từ chắc chắn sẽ biết đơn vị nào đóng tiền và có đóng cho đơn vị trực thuộc hay không.
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tài khoản, sổ kế toán
Kế toán nguồn kinh phí: Tuy chương trình kế toán chưa đáp ứng mở sổ theo dõi nguồn kinh phí đối với từng nguồn và sổ tổng hợp theo dõi nguồn kinh phí đối với tất cả các nguồn, Đơn vị cần mở sổ theo dõi nguồn kinh phí S42-H và sổ tổng hợp theo dõi nguồn kinh phí S43-H bằng Excel để thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu nguồn kinh phí thực nhận, kinh phí đã sử dụng, kinh phí chuyển kỳ sau với Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng mẫu số B02a-BH, Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng mẫu số B02b- BH, tài khoản 461 nguồn kinh phí hoạt động, tài khoản 441 nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Cuối kỳ kế toán thực hiện in và đóng sổ theo quy định chế độ kế toán HCSN, chế độ kế toán BHXH.
Kế toán chi kinh phí: Đơn vị phải mở sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH (S84-BH)
61
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Mẫu số: S42- H
BẢO HIỂM XÃ HỘI BÌNH ĐỊNH (Ban hành theo thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày
10/10/2017 của Bộ trưởng BTC)
SỔ THEO DÕI NGUỒN KINH PHÍ
Năm 2018
Loại kinh phí Chi hoạt động Nguồn kinh phí: Cấp trên cấp Nơi cấp: Bảo hiểm xã hội Việt Nam Mã ngành kinh tế: ...Mã nội dung kinh tế:... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ KP chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang Kinh phí thực nhận Kinh phí được sử dụng kỳ này KP đã sử dụng đề nghị quyết toán Kinh phí giảm Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau Số hiệu Ngày, Tháng DIỄN GIẢI A B C D 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu kỳ 201.859.376 ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5/12 88 5/12 BHXH Việt Nam cấp kinh
phí chi hoạt động tháng 12 4.006.000.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
- Cộng phát sinh trong kỳ 0
- Số dư cuối kỳ 201.859.376 51.099.000.000 51.300.859.376 50.955.366.543 2.768.925 342.723.908 - Sổ này có 70 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 70
- Ngày mở sổ:...
Ngày 05 tháng 01 năm 2019
62
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Mẫu số: S43- H
BẢO HIỂM XÃ HỘI BÌNH ĐỊNH (Ban hành theo thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017
của Bộ trưởng BTC)
SỔ TỔNG HỢP NGUỒN KINH PHÍ
Loại kinh phí: Kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí: Nguồn Ngân sách nhà nước Loại ...Khoản ...Nhóm mục ... (Hoặc mục):... Năm: 2018 Loại Khoản Nhóm mục Mục Kinh phí chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang Kinh phí thực nhận trong kỳ Kinh phí được sử dụng trong kỳ Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này Kinh phí giảm trong kỳ Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau A B C D 1 2 3 4 5 6= 3-4-5 Quí:... ... ... ... ... ... Quý 4: 6.457.487.220 11.734.873.020 18.192.360.240 17.676.194.387 2.768.925 513.396.928 - Sổ này có 70 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 70
- Ngày mở sổ: 01/01/2018
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
63
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Mẫu số S84-BH
BẢO HIỂM XÃ HỘI BÌNH ĐỊNH
(Ban hành theo Thông tư số 178/2012/TT- BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính)
SỔ TỔNG HỢP CHI LƯƠNG HƯU VÀ TRỢ CẤP BẢO HIỂM XÃ HỘI
Tháng 12 năm 2018
Loại trợ cấp: Chi BHXH Nguồn kinh phí: Ngân sách nhà nước Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phải trả tháng này
Số thực trả tháng này Số chưa trả cuối tháng này Số hiệu Ngày tháng Số tiền hưởng tháng này Số tiền các tháng trước chưa lĩnh Số tiền được truy lĩnh Số ngư ời Số tiền Số người Số tiền Số người Số tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu tháng 309.392.942.028
31/12 31/12 Hưu quân đội 1.08 5
6.216.517.400 - 469.500 1.084 6.208.785.700 1 8.201.200 31/12 31/12 Hưu công nhân viên chức 5.951 18.565.805.100 108.418.900 1.406.600 5.931 18.603.478.300 20 72.152.300
31/12 31/12 … … … … … … … … …
64
Cộng phát sinh tháng 10.7 82
28.489.885.000 170.131.100 1.876.100 11.440 36.882.125.200 55 120.230.200
Số dư cuối tháng 346.275.067.228
Cộng lũy kế từ đầu quý 95.076.454.300
- Sổ này có 70 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 70 - Ngày mở sổ:……….. Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu)
65
3.3.3 Hoàn thiện công tác báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
3.3.3.1 Hoàn thiện công tác lập BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách
Báo cáo quyết toán dùng để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí cấp trên, ngân sách cấp, tình hình thu, chi BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí chi hoạt động đã sử dụng của BHXH tỉnh Bình Định trong kỳ kế toán. BCTC cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho việc đánh giá tình hình, thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp BHXH tỉnh kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động.
Thực tế việc chấp hành chế độ lập gửi BCTC của BHXH tỉnh Bình Định tương đối đầy đủ, đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu báo cáo. Tuy nhiên, công tác lập BCTC, quyết toán ngân sách của đơn vị còn những hạn chế cần khắc phục:
Thời gian lập, nộp BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách gửi BHXH Việt Nam chậm hơn so với thời gian quy định. BHXH tỉnh Bình Định cần sắp xếp, bố trí thời gian hợp lý xét duyệt, thẩm định BCTC đơn vị cấp dưới để tổng hợp toàn tỉnh lập BCTC gửi BHXH Việt Nam đúng thời gian quy định.
Thuyết minh BCTC cần đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị, tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, khắc phục những tồn tại và vướng mắc trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
Thông tin trên BCTC tại đơn vị không thể hiện được số liệu toàn tỉnh về một số tài khoản như: số dư tiền mặt tài khoản 1111, số dư tiền gửi ngân hàng kho bạc tài khoản 1121, các khoản tạm ứng tài khoản 312, các khoản phải thu, phải trả…Làm ảnh hưởng đến việc nắm bắt, kiểm soát thông tin toàn tỉnh và quản lý của lãnh đạo.
Đề xuất lập Bảng tổng hợp số dư các tài khoản là dựa trên trên Bảng cân đối tài khoản của BHXH tỉnh Bình Định và các BHXH huyện, thành phố, thị xã trực thuộc, sẽ tổng hợp theo từng chỉ tiêu số dư tài khoản theo nguyên tắc:
66
BẢNG TỔNG HỢP SỐ DƯ TÀI KHOẢN
Quý…..năm….
Số hiệu Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ
TK
Tên tài khoản
Nợ Có Nợ Có
A Tài khoản trong bảng
…
…
…
B Tài khoản ngoài bảng
…
…
…
- Tài khoản trong bảng:
+ Những tài khoản giữ nguyên theo Bảng cân đối tài khoản của BHXH tỉnh Bình Định, không cộng thêm từ các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán BHXH các huyện, thành phố, thị xã:
Các tài khoản chi phí đã thực hiện bút toán kết chuyển tổng hợp toàn ngành tại BHXH tỉnh Bình Định: tài khoản 461, tài khoản 661, tài khoản 664, tài khoản 671, tài khoản 672, tài khoản 673, tài khoản 674, tài khoản 675.
Các tài khoản thanh toán về thu, chi giữa BHXH tỉnh Bình Định với BHXH Việt Nam, giữa BHXH tỉnh Bình Định với BHXH huyện, thị xã, thành phố : tài khoản 341, tài khoản 351, tài khoản 352, tài khoản 353, tài khoản 354 (những tài khoản này được tập hợp thanh toán vào cuối kỳ quyết toán).
Các tài khoản thanh toán lãi tiền gửi giữa BHXH tỉnh Bình Định với BHXH Việt Nam, giữa BHXH tỉnh Bình Định với BHXH huyện, thị xã, thành phố: tài khoản 5125, tài khoản 34212, tài khoản 34211
67
BHXH tỉnh Bình Định với BHXH huyện, thị xã, thành phố trực thuộc (thanh toán nội bộ về phôi tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT, cấp quỹ phúc lợi…).
+ Những tài khoản còn lại được cộng trực tiếp từ các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản để xác định chỉ tiêu tương đương trên Bảng tổng hợp số dư tài khoản.
- Tài khoản ngoài bảng:
Cộng trực tiếp từ các Bảng cân đối tài khoản của BHXH tỉnh Bình Định với BHXH huyện, thị xã, thành phố trực thuộc để xác định chỉ tiêu tương đương trên