7. Kết cấu của đề tài
2.3. CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BHXH BÌNH ĐỊNH
2.3.1. Công tác chứng từ
Bản thân tôi thực tế làm việc tại phòng Kế hoạch Tài chính BHXH tỉnh Bình Định cho thấy việc sử dụng chứng từ kế toán tại đơn vị về cơ bản là đảm bảo theo đúng Chế độ kế toán BHXH quy định: chứng từ được sử dụng theo đúng biểu mẫu, mục đích và nội dung từng chứng từ.
Qui trình luân chuyển chứng từ tuân thủ qua 4 bước sau đây: Bước 1: Lập chứng từ
Việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác lập chứng từ đã giúp cho việc lập chứng từ kế toán tại BHXH Bình Định tương đối thuận lợi, hạn chế được sai sót không đáng có của việc lập chứng từ bằng tay, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán được sử dụng đảm bảo theo đúng quy định hiện hành.
Bước 2 - Kiểm tra và ký chứng từ
Hầu hết các chứng từ được tập hợp và lập bởi phòng Tổ chức cán bộ, Văn phòng, chuyển phòng Kế hoạch Tài chính kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ chứng từ, sau khi kiểm tra đầy đủ các yếu tố đảm bảo theo quy định thì ký chứng từ, trình lãnh đạo phê duyệt.
Bước 3: Phân loại sắp xếp ghi sổ kế toán chứng từ
Chứng từ kế toán tại BHXH tỉnh Bình Định được phân loại theo từng mảng phần hành công việc, mỗi kế toán phụ trách từng phần hành có nhiệm vụ ghi vào sổ kế toán và đóng tập theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế phát sinh.
Bước 4: Sử dụng chứng từ và bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán tại BHXH tỉnh Bình Định sau khi được phân loại, sắp xếp được lưu trữ bảo quản 1 năm tại phòng KHTC và được chuyển vào lưu trữ tại kho của cơ quan sau khi quyết toán năm được BHXH Việt Nam phê duyệt.
2.3.2. Công tác tài khoản, sổ kế toán
2.3.2.1. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại BHXH tỉnh Bình Định về cơ bản là đảm bảo theo đúng Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ngoài ra cơ quan
42
BHXH còn được quy định thêm một số tài khoản đặc thù. Tài khoản được vận dụng phù hợp với đặc điểm phân loại tài sản, các khoản công nợ và nguồn kinh phí của đơn vị.
* Ngoài các tài khoản (TK) kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC, Thông tư này hướng dẫn bổ sung các TK cấp 1 áp dụng cho các cơ quan BHXH như sau:
- Tài khoản 139- Phải thu của các đối tượng đóng bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu về các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng các loại bảo hiểm; phải thu về số chi sai các chế độ bảo hiểm của đối tượng; phải thu bảo hiểm của đối tượng quân nhân, công an nhân dân và các khoản phải thu bảo hiểm khác.
- Tài khoản 142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Phản ánh quan hệ phải thu nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dưới hoặc ngược lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.
- Tài khoản 145- Phải thu hoạt động đầu tư quỹ: Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu về hoạt động đầu tư quỹ như tiền lãi đầu tư tài chính; cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản phải thu khác.
- Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện: Tài khoản này phản ánh số chi các loại bảo hiểm từ quỹ bảo hiểm và NSNN đảm bảo cho các đối tượng.
- Tài khoản 335- Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng: Tài khoản này phản ánh các khoản tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng và các khoản tạm thu khác (nếu có) phát sinh tại cơ quan BHXH.
- Tài khoản 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả giữa cơ quan BHXH với các tổ chức, cá nhân là đối tượng có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm.
- Tài khoản 342- Phải trả nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh quan hệ phải trả nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với
43
cơ quan BHXH cấp dưới hoặc ngược lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm. - Tài khoản 343- Thanh toán về chi bảo hiểm với các đơn vị ngoài ngành: Tài khoản này phản ánh các khoản thanh toán với đại diện chi trả; đơn vị sử dụng lao động; cơ sở khám chữa bệnh; cơ sở dạy nghề; trường học; cơ quan lao động và các khoản phải thanh toán khác.
- Tài khoản 346- Kinh phí cấp cho cấp dưới: Tài khoản này chỉ mở ở các đơn vị cấp trên để theo dõi tình hình kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới có tổ chức kế toán riêng bằng tiền hoặc hiện vật. Các đơn vị cấp dưới khi nhận được kinh phí của đơn vị cấp trên cấp xuống không phản ánh ở tài khoản này mà phản ánh vào các tài khoản liên quan theo nội dung từng khoản kinh phí đơn vị cấp trên cấp.
- Tài khoản 375- Thu các loại bảo hiểm: Tài khoản này sử dụng để phản ánh số thu các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng các loại bảo hiểm trên địa bàn tỉnh, huyện.
2.3.2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Bảo hiểm xã hội Bình Định đang áp dụng phần mềm kế toán do BHXH Việt Nam quy định được thiết kế theo Chế độ kế toán BHXH với hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái.
Phần mềm kế toán thiết kế các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết tương đối đầy đủ và đảm bảo đúng mẫu theo quy định.
2.3.3. Công tác báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
Định kỳ hàng quý, năm sau khi kiểm tra, xét duyệt quyết toán báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán của BHXH huyện, thị xã, thành phố và thực hiện khóa sổ kế toán phòng Kế hoạch tài chính BHXH tỉnh Bình Định lập Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách toàn tỉnh. Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách được lập thống nhất theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam trong toàn tỉnh về các chỉ tiêu, phương pháp tổng hợp số liệu, đã phản ánh đúng tình hình tài sản, thu, chi và sử dụng các nguồn kinh phí của BHXH tỉnh Bình Định. Đơn vị đã lập đầy đủ biểu mẫu báo cáo, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu và nộp về BHXH Việt Nam theo quy định.
44
2.4. Khảo sát về thực trạng công tác quản lý tài chính và công tác kế toán tại BHXH Bình Định kế toán tại BHXH Bình Định
2.4.1 Thu thập dữ liệu
Để đánh giá các ưu điểm và tồn tại của công tác quản lý tài chính và công tác kế toán tại BHXH Bình Định, tác giả tiến hành điều tra, khảo sát các nhân viên kế toán tại BHXH tỉnh Bình Định thông qua bảng khảo sát (phụ lục 2). Bảng khảo sát gồm 2 phần khảo sát chính: phần thứ nhất là thông tin của đơn vị và cá nhân được khảo sát. Phần thứ hai là thông tin cần khảo sát về công tác quản lý tài chính và công tác kế toán tại BHXH Bình Định gồm 22 câu hỏi nhằm đánh giá các ưu điểm và tồn tại về công tác quản lý tài chính; Công tác chứng từ; Công tác tài khoản, sổ kế toán; Công tác lập báo cáo và báo cáo quyết toán; và Công tác kế toán ở một số phần hành chủ yếu.
Mẫu khảo sát gồm 34 nhân viên kế toán công tác tại phòng kế hoạch tài chính tỉnh và nhân viên phụ trách kế toán tại các huyện trực thuộc (phụ lục 1). Vì mẫu khảo sát chính là tổng thể cần nghiên cứu nên kết quả khảo sát này sẽ có độ tin cậy cao. Mỗi nhân viên sẽ nhận được một phiếu khảo sát thông qua mail, điện thoại hoặc khảo sát trực tiếp. Tỷ lệ trả lời khảo sát là 100%.
2.4.2 Phân tích dữ liệu khảo sát
Bảng khảo sát sử dụng thang đo Likert 5 điểm từ “Hoàn toàn không đồng ý” đến “Hoàn toàn đồng ý”. Người được khảo sát được yêu cầu nêu quan điểm của họ về các vấn đề được khảo sát. Dựa vào dữ liệu khảo sát được, tác giả sẽ sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả để cho ra kết quả khảo sát
45
Bảng 2.3 Kết quả thống kê mô tả Descriptive Statistics
N Minimum Maximum Mean Std. Deviation 1.Việc lập dự toán thu, chi ngân
sách tại BHXH Bình Định được thực hiện theo đúng quy định (DT1)
34 2.00 5.00 2.7000 .87986
2.Việc chấp hành dự toán thu, chi ngân sách tại BHXH Bình Định được thực hiện theo đúng quy định (DT2)
34 4.00 5.00 4.5444 .50081
3.Việc quyết toán thu, chi ngân sách tại BHXH Bình Định được thực hiện theo đúng quy định (DT3) 34 3.33 5.00 3.8593 .39338 4.Công tác chứng từ tại BHXH Bình Định nhìn chung theo đúng quy định (CT1) 34 4.00 5.00 4.5444 .50081 5.Kế toán BHXH Bình Định chủ động, kịp thời bổ sung những biểu mẫu chứng từ phát sinh mới chưa có hướng dẫn cụ thể để phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin (CT2)
34
4.00 5.00 4.5444 .50081
6.Các chứng từ thu, chi kinh phí tại BHXH Bình Định được chia thành từng mục rõ ràng, cụ thể (CT3)
34 2.00 5.00 2.7000 .87986
7.Quy trình luân chuyển, tiếp nhận các chứng từ tại BHXH Bình Định về thu, chi kinh phí được thực hiện rõ ràng (CT4)
46
Descriptive Statistics
N Minimum Maximum Mean Std. Deviation 8.Các chứng từ tại BHXH Bình
Định được lập theo đúng các biểu mẫu, thông tư do Bộ tài chính quy định (CT5)
34 3.33 5.00 3.8593 .39338
9.Các chứng từ tại BHXH Bình Định được phân loại và sắp xếp một cách khoa học (CT6) 34
2.00 5.00 2.8000 .92651
10.Các chứng từ thu chi tại BHXH Bình Định được ghi chép, nhập dữ
liệu chính xác (CT7) 34
3.33 5.00 3.8593 .39338
11.BHXH Bình Định cơ bản đã tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán BHXH, quy định của nhà nước về việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản, sổ sách kế toán và mục lục ngân sách (TK1)
34
4.00 5.00 4.5444 .50081
12.Tại BHXH Bình Định các nguồn kinh phí được trình bày, phân loại, tổng hợp rõ ràng trong các sổ sách kế toán (TK2)
34 2.00 5.00 2.8333 .86440
13.Các khoản chi kinh phí tại BHXH Bình Định được hạch toán vào đúng các tài khoản, mục lục ngân sách (TK3)
34 2.00 5.00 2.7000 .87986
14.BHXH Bình Định lập đầy đủ các báo cáo và báo cáo quyết toán theo quy định (BC1)
34 4.00 5.00 4.5444 .50081
15.Thời gian lập các báo cáo và báo cáo quyết toán tại BHXH Bình Định đúng quy định (BC2)
47
Descriptive Statistics
N Minimum Maximum Mean Std. Deviation 16.Thuyết minh báo cáo tài chính
tại BHXH Bình Định đầy đủ, rõ ràng, đúng quy định (BC3)
34 2.00 5.00 2.7778 .79008
17.Các báo cáo kế toán tại BHXH Bình Định cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho các cán bộ lãnh đạo (BC4)
34 2.00 5.00 2.7000 .87986
18.Công tác kế toán ở các phần hành tại BHXH Bình Định tuân theo quy định của nhà nước, của ngành (HT1) 34 4.00 5.00 4.5444 .50081 19.Việc tổ chức phần hành kế toán tại BHXH Bình Định khoa học, hợp lý (HT2) 34 2.00 5.00 2.8333 .86440 20.Kế toán tại BHXH Bình Định ngoài việc hạch toán còn phân tích, tư vấn cho ban lãnh đạo (HT3)
34 2.00 5.00 2.7778 .79008
21.Công tác tự kiểm tra, xét duyệt quyết toán hàng quý, hàng năm tại BHXH Bình Định được thực hiện tốt (HT4)
34 2.00 5.00 2.7000 .87986
22.Kế toán tài sản cố định tại BHXH Bình Định được thực hiện hợp lý, có kế hoạch cụ thể (HT5)
34 2.00 5.00 2.8000 .92651
Valid N (listwise) 34
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
2.5 Đánh giá thực trạng công tác quản lý tài chính và công tác kế toán tại BHXH tỉnh bình định toán tại BHXH tỉnh bình định
Dựa vào kết quả khảo sát ở bảng 2.3, có thể thấy các biến quan sát DT1, CT3, CT4, CT6, TK2, TK3, BC2, BC3, BC4, HT2, HT3, HT4, HT5 có kết quả không
48
đồng ý. Các biến quan sát còn lại có kết quả trung dung hoặc đồng ý. Dựa vào kết quả khảo sát này cùng với kinh nghiệm thực tế làm việc tại phòng kế hoạch tài chính BHXH tỉnh Bình Định và việc phỏng vấn trực tiếp các đối tượng nghiên cứu, tác giả xin đưa ra đánh giá thực trạng công tác kế toán tại BHXH Bình Định như sau
2.5.1 Công tác quản lý tài chính
* Ưu điểm: Về cơ bản, BHXH Bình Định thực hiện công tác quản lý tài chính theo đúng hướng dẫn của Bộ tài chính và BHXH Việt Nam.
* Tồn tại:
- Chưa xây dựng quy trình lập dự toán thu, chi; Chưa có nguồn số liệu xây dựng dự toán thu, chi cụ thể; Chưa có sự phối hợp giữa các phòng nghiệp vụ, dẫn đến thời gian lập dự toán, gửi dự toán thường chậm so với thời gian quy định; việc phân công trách nhiệm chưa rõ ràng (như số chi BHXH được cung cấp bởi phòng Chế độ BHXH hay phòng Kế hoạch tài chính)
- Biểu mẫu thuyết minh Báo cáo tài chính còn sơ sài chưa so sánh được số liệu quyết toán với dự toán giao, chưa phân tích kết quả đạt được và những tồn tại; từ đó tiếp tục phát huy những mặt mạnh, khắc phục những mặt yếu kém giúp cho đơn vị hoàn thành mọi chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao.
- Việc lập dự toán trên cơ sở quá khứ dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng, tỷ lệ lạm phát dự kiến tuy dễ lập nhưng số dự toán ít sát với thực tế như số chi thực tế BHXH, BHYT trong những năm gần đây thường tăng nhiều hơn so với dự toán do các yếu tố khách quan (các chính sách mới thường xuyên ra đời) và chủ quan (do những thủ đoạn trục lợi quỹ BHXH, BHYT ngày càng tinh vi, phức tạp hơn) tác động.
2.5.2 Công tác chứng từ
* Ưu điểm: Đơn vị cơ bản đã thực hiện công tác chứng từ theo đúng hướng dẫn của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tư quy định kế toán BHXH; chủ động, kịp thời bổ sung những biểu mẫu chứng từ phát sinh mới chưa có hướng dẫn cụ thể để phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin.
49
* Tồn tại:
- Các chứng từ kế toán nguồn kinh phí: Các chứng từ kinh phí BHXH Việt Nam cấp để chi BHXH, BHYT chỉ tách được 2 nguồn mà không theo dõi được chi tiết theo từng mục được sử dụng như ốm đau, thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; BHXH tự nguyện, BHTN...
- Các chứng từ kế toán chi kinh phí: Chưa quy định cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên như chi quản lý bộ máy, chi BHXH, chi BHYT, chi BHTN dẫn đến công tác này chưa được thực hiện một cách khoa học, rõ ràng, chứng từ luân chuyển qua các cá nhân, phòng nghiệp vụ đôi lúc chưa được nhất quán về trình tự thực hiện; việc xác định trách nhiệm của các thành phần tham gia vào mỗi khâu của luân chuyển chứng từ chưa có, thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong đơn vị đôi lúc bị xử lý chậm trễ tại các khâu gây ách tắc công việc, mâu thuẫn giữa các bên. Ngoài ra chứng từ xử lý chậm trễ tại các phòng nghiệp vụ, cá nhân còn làm cho công tác ghi sổ kế toán, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý lập báo cáo của đơn vị không được kịp thời.
Một số chứng từ được lập không theo hướng dẫn biểu mẫu thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán HCSN và Thông tư 178/2012/TT-BTC ngày 23 tháng 10 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán BHXH .
Việc phân loại, sắp xếp và lưu trữ chứng từ chưa khoa học, không theo một hình