3 .1.1 Định hướng phát triển chung ngành y tế
3.2.Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí tại Bệnh viện Đa
Đa khoa tỉnh Bình Định.
3.2.1.Về chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNCL nói chung và trong Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Bình Địnhnói riêng có ý nghĩa quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý tài chính của đơn vị. Các chứng từ thu nhận tại đơn vị được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Qua đó giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh., ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý tài chính. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ trong kế toán hoạt động thu, chi Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Bình Định đã thực hiện cụ thể như sau:
- Khâu lập chứng từ kế toán: Phải đảm bảo đúng các nội dung kinh tế phát sinh trên mọi chứng từ kế toán, đơn vị phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của các nhân viên kế toán tránh tình trạng sử dụng chữ ký tùy tiện, chữ ký lần sau không giống chữ ký lần trước gây khó khăn cho công tác kiểm tra. Chẳng hạn, tại bộ phận phòng Tài chính kế toán bệnh viện có 29 người, nhưng chỉ có kế toán trưởng là có chữ ký đăng ký, còn lại 28 nhân viên không có sổ đăng ký chữ ký, nên để đảm bảo các chữ ký đúng chức danh cần đăng ký chức danh và chữ ký của từng kế toán viên theo chức trách nhiệm vụ được giao. Cụ thể như: mở sổ đăng ký chữ ký theo từng chức danh kế toán tổng hợp, kế toán ngân hàng, kế toán thuế....
150
không được quá rút gọn, khó hiểu. Công tác kiểm tra chứng từ phải được thực hiện thường xuyên ở khâu đầu và khâu cuối, tránh để tình trạng dồn chứng từ đến cuối tháng hoặc cuối quý, để đảm bảo cho việc phát hiện các sai phạm (nếu có) cũng như đưa ra các điều chỉnh một cách kịp thời.
- Tuân thủ đúng quy trình luân chuyển của chứng từ, ví dụ : hàng ngày, sau khi các bộ phận thu tiền viện phí của bệnh nhân chuyển về phòng Tài chính - Kế toán, kế toán tiền mặt viết phiếu thu, sau đó hoàn thiện đầy đủ các chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, người lập lúc đó bộ phận thu tiền mới được nhập tiền vào quỹ. Thực hiện tốt được kế hoạch luân chuyển chứng từ này thì mới đảm bảo tính liên tục và khép kín trong quy trình quản lý quỹ tiền mặt của bệnh viện.
(4) (7) (1) (2) (6) (3) (5)
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ quy trình kiểm tra việc luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Bình Định
Ghi chú:
(1) Người nộp tiền chuẩn bị tiền; (2) Lập phiếu thu tại bộ phận kế toán; (3) Bộ phận kế toán lập phiếu thu;
(4) Bộ phận kế toán trình ký kế toán trưởng. Giám đốc; TIỀN PHIẾU THU GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG GHI SỔ QUỸ, SỔ KẾ TOÁN LIÊN QUAN
NỘP TIỀN KẾ TOÁN TIỀN
MẶT, CÔNG NỢ
151
(5) Kế toán chuyển phiếu thu cho thủ quỹ; (6) Người nộp tiền vào quỹ nộp tiền; (7)Ghi sổ quỹ, sổ kế toán liên quan.
- Cần làm tốt công tác tổ chức lưu trữ chứng từ ở hầu hết các bộ phận của đơn vị. Cụ thể như: sau khi thực hiện quyết toán quỹ bảo hiểm y tế, các bộ phận cần phân loại chứng từ để chuyển vào lưu trữ tại kho đảm bảo tính khoa học, hệ thống để tiện cho công tác phục vụ thanh kiểm tra. Cần xử lý kịp thời chứng từ hết thời hạn lưu trữ. - Kiểm soát chặt chẽ việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đúng với tính chất, nội dung nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý.
- Cần thực hiện vận dụng, luân chuyển các chứng từ kịp thời giữa các bộ phận kế toán phần hành để khi kế toán tổng hợp ghi sổ thì số chứng từ phát sinh của tháng phát sinh trùng khớp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cần đôn đốc các bộ phận kế toán phần hành tổ chức chứng từ hợp lý để có thông tin thu nhận và xử lý kịp thời không còn chậm ảnh hưởng đến thời hạn lập báo cáo kế toán, cũng như công tác kiểm tra, kiểm soát kế toán.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phần mềm kế toán đã ra đời và được sử dụng rộng rãi trong các bệnh viện. Vì vậy, việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cần được các trường nghiên cứu để giảm bớt công việc kế toán. Bệnh viện cần xây dựng các mẫu chứng từ sẵn cho từng nghiệp vụ trên máy trên cơ sở mã hoá từng loại nghiệp vụ. Đồng thời với quá trình trên cần xây dựng việc bảo vệ chương trình phần mềm để chống lại virus, chống sữa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để bảo vệ tính pháp lý của chứng từ.
3.2.2. Về hệ thống tài khoản kế toán
• Một là, Bệnh viện cần thống nhất về mặt nội dung trong tổ chức hệ thống
tài khoản kế toán giữa các kế toán phần hành.
Việc chưa có sự thống nhất giữa các kế toán phần hành hàng tồn kho (TK152,153) khiến cho việc quản lý, theo dõi các nguyên vật liệu hành chính đang sử dụng như mực in, giấy in, văn phòng phẩm.… và các công cụ dụng cụ chưa đủ
152
điều kiện ghi nhận tài sản liên quan trực tiếp đến dịch vụ khám chữa bệnh như máy đo nồng độ SPO2, đèn đọc phim, bóng đèn halogen.… trở nên khó khăn, công tác xác định chi phí nguyên vật liệu và phân bổ chi phí công cụ dụng gặp nhiều hạn chế. Vì vậy, kế toán kho dược và kế toán ấn chỉ chuyên môn, TSCĐ và các khoản thuế cần phải thống nhất với nhau về việc chi tiết tài khoản 152,153. Theo đó cần mở thêm hai tài khoản cấp 2 là tài khoản 1523 “Kho vật tư hóa chất”
Việc Kế toán phần hành phải thu khách hàng (TK131) chỉ mở tài khoản chi tiết theo dõi nguồn thu khám chữa bệnh của Bệnh viện mà không chú trọng đến các nguồn thu từ các dịch vụ khác như thu tiền cho thuê căng tin, tắm cho bé, phòng theo yêu cầu… dễ dẫn đến tình trạng thất thoát, ảnh hưởng đến tài chính của đơn vị. Vì vậy, Kế toán phần hành tiền và thanh toán công nợ cần mở thêm tài khoản 1313 “Phải thu khác” chi tiết theo đối tượng để theo dõi thêm các khoản phải thu từ các đơn vị khác ngoài Bệnh nhân và BHXH
Hai là, tổ chức hệ thống tài khoản tại Bệnh viện gắn liền với yêu cầu quản lý từng nội dung, từng loại nghiệp vụ.
- Bệnh viện cần tổ chức chi tiết tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang” để tập hợp chi phí theo các đầu mục, từ đó xác định giá vốn của dịch vụ khám chữa bệnh và phần chí dở dang còn lại chuyển kỳ sau. Cụ thể có thể chi tiết theo nguồn thu như sau:
Tài khoản 1541 “ Chi phí dịch vụ khám chữa bệnh” gắn với nguồn thu dịch vụ. Tài khoản 1542 “ Chi phí dịch vụ khác” gắn với nguồn thu từ dịch vụ thuê căng tin, vận chuyển bệnh nhân, khám sức khỏe xuất khẩu lao động… Tài khoản 1543 “Chi phí dịch vụ quầy thuốc”
- Bệnh viện cần tổ chức chi tiết tài khoản 334 “ Phải trả người bán” để phục vụ công tác theo dõi quỹ lương nhân viên biên chế và lao động hợp đồng, thời vụ, Cụ thể bệnh viện có thể chi tiết thêm 2 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 3342 “ Phải trả lao động thuê khoán”
153
- Bệnh viện cần hủy tài khoản 1314 “ Thuốc tồn tại tủ thuốc cấp cứu các khoa”. chuyển số dư và theo dõi trên tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” để đúng với yêu cầu quản lý và nội dung nghiệp vụ.
- Lọc và phân loại một số khoản nguồn kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu từ quỹ bảo hiểm y tế từ tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” và tài khoản 3388“ Phải trả khác”, đưa về hạch toán tài khoản 511 “Nguồn thu từ NSNN cấp” theo đúng bản chất nội dung kinh tế
• Ba là, xây dựng phương pháp tài khoản kế toán cho một số nghiệp vụ kinh tế
phát sinh của Bệnh viện
Bệnh viện phải sử dụng tài khoản 632 “ Giá vốn hàng hóa” để phản ánh giá vốn của việc cung cấp dịch vụ y tế
• Bốn là, Bệnh viện cần cập nhật đầy đủ hệ thống Thông tư 107/2017/TT-BTC.
Đơn vị cần nghiên cứu xác định đúng bản chất nội dung kinh tế của nghiệp vụ và hướng dẫn hệ thống tài khoản của Thông tư 107 để vận dụng chính xác tài khoản quy định trong Thông tư, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các tài khoản gây ảnh hưởng đến thông tin kế toán trên báo cáo tài chính.
Các khoản bổ sung thu nhập trong kỳ của Bệnh viện phải ghi nhận vào tài khoản 137 “Tạm chi”.
Các khoản tạm ứng từ dự toán do NSNN cấp về quỹ tiền mặt Bệnh viện phải ghi nhận vào tài khoản 337 “Tạm thu”.
Lãi vay ngân hàng Bệnh viện phải ghi nhận vào tài khoản 615 “ Chi phí tài chính”
Lãi tiền gửi ngân hàng Bệnh viện phải ghi nhận vào tài khoản 515 “Doanh thu tài chính”
Nghiệp vụ thanh lý nhượng bán TSCĐ Bệnh viện phải ghi nhận tiền thu được vào tài khoản 771 “Thu nhập khác” và giá trị còn lại của TSCĐ vào tài khoản 811 “Chi phí khác”.
154