7. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Phân tích biến động chi phí
Chi phí là một trong những vấn đề quan trọng đƣợc nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt quan tâm vì nó tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc phân tích biến động chi phí để tìm hiểu l do tăng, giảm chi phí, từ đó, tìm ra các biện pháp để khắc phục tình trạng này. Để đạt đƣợc lợi nhuận doanh nghiệp phải tăng doanh thu, hạ chi phí. Việc tăng doanh thu và hạ chi phí có quan hệ t lệ nghịch với nhau. Việc tăng doanh thu phụ thuộc vào nhu cầu của ngƣời tiêu dùng và quy luật của nền kinh tế thị trƣờng. Bên cạnh đó, để đạt đƣợc lợi nhuận nhƣ mong muốn, nhà quản trị phải tìm mọi cách hạ thấp chi phí. Do đó, muốn kiểm soát
và phân tích biến động chi phí thì nhà quản trị phải hiểu đƣợc các loại chi phí đang phát sinh tại doanh nghiệp.
- Kiểm soát chi phí sản xuất:
Bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối với nhà quản l thì vấn đề kiểm soát đƣợc các chi phí là mối quan tâm hàng đầu. Bởi vì lợi nhuận thu đƣợc nhiều hay ít chịu ảnh hƣởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Kiểm soát đƣợc chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Qua phân tích có thể xác định đƣợc khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân về chủ quan và khách quan tác động đến tăng giảm chi phí thực tế so với dự toán, do đó kịp thời khắc phục những yếu điểm, góp phần tiết kiệm chi phí đồng thời giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn.
+ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Là chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dự toán với khối lƣợng sản xuất thực tế, đƣợc phân tích qua biến động mức tiêu hao nguyên vật liệu và biến động giá. Chi phí vật liệu trực tiếp chịu ảnh hƣởng bởi hai nhân tố là lƣợng vật liệu sử dụng (gọi tắt là nhân tố lƣợng) và chi phí đơn vị vật liệu (gọi tắt là nhân tố giá). - Chênh lệch giá đƣợc tính khi vật liệu đƣợc mua.
- Chênh lệch lƣợng đƣợc tính khi vật liệu đƣợc sử dụng cho sản xuất. Sơ đồ sau minh họa cách xác định chênh lệch giá và chênh lệch lƣợng vật liệu.
Các nhà quản trị của bộ phận mua thƣờng chịu trách nhiệm về chênh lệch giá và nhà quản trị bộ phận sản xuất thƣờng chịu trách nhiệm về chênh lệch lƣợng vật liệu. Giá định mức đƣợc sử dụng trong tính toán chênh lệch lƣợng để các nhà quản trị sản xuất không bị ảnh hƣởng bởi thành quả quản l của các nhà quản trị ở bộ phận mua.
Việc tìm ra nguyên nhân dẫn đến các chênh lệch có nghĩa quan trọng trong quản l . Khi đã xác định đƣợc nguyên nhân dẫn đến các chênh lệch, đặc biệt là các chênh lệch bất lợi, sẽ xác định đƣợc ngƣời chịu trách nhiệm, từ đó, sẽ có các giải pháp quản l thích hợp để kiểm soát tốt hơn cho các kỳ sau.
* Biến động về giá nguyên vật liệu:
Xét trên phƣơng diện các trung tâm trách nhiệm thì biến động về giá gắn liền với trách nhiệm của bộ phận cung ứng vật liệu. Khi kiểm soát biến động về giá, cần quan tâm đến các nguyên nhân do biến động của giá vật liệu trên thị trƣờng, chi phí thu mua, chất lƣợng nguyên vật liệu, thuế và cả các phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu (nếu có).
* Biến động lƣợng tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp:
Nhân tố biến động về lƣợng sử dụng thƣờng do nhiều nguyên nhân, gắn liền với trách nhiệm của bộ phận sử dụng vật liệu (phân xƣởng, tổ, đội…). Đó có thể là do khâu tổ chức sản xuất, mức độ hiện đại của công nghệ, trình độ công nhân trong sản xuất... Ngay cả chất lƣợng nguyên vật liệu mua vào không tốt dẫn đến phế liệu hoặc sản phẩm hỏng nhiều làm cho lƣợng tiêu hao nhiều. Khi tìm hiểu nguyên nhân của biến độngvề lƣợng cũng cần xem đến các nguyên nhân khách quan, nhƣ: thiên tai, hỏa hoạn, mất điện…
+ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Là chênh lệch giữa chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh với chi phí nhân công dự toán cho khối lƣợng sản xuất thực tế, đƣợc phân tích qua biến động giá nhân công và biến động
thời gian lao động.
Chi phí nhân công trực tiếp cũng chịu ảnh hƣởng bởi hai nhân tố là lƣợng lao động sử dụng (gọi tắt là nhân tố lƣợng) và đơn giá lao động (gọi tắt là nhân tố giá). Nguyên nhân của chênh lệch lƣợng lao động thƣờng bao gồm:Tay nghề công nhân; Chất lƣợng vật liệu; Máy móc thiết bị; …
Nguyên nhân chênh lệch giá lao động thƣờng bao gồm:Tay nghề công nhân; Hợp đồng lao động; ...
Các chênh lệch lao động có thể đƣợc kiểm soát một phần bởi các nhà quản trị sản xuất.
* Biến động giá nhân công: Là chênh lệch giữa thực tế và dự toán giá nhân công tính theo giờ lao động thực tế sử dụng.
Biến động về giá (Biến động đơn giá
tiền lƣơng) = = Số giờ lao động thực tế x
Đơn giá tiền lƣơng thực tế -
Đơn giá tiền lƣơng định mức Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sản phẩm ảnh hƣởng đến chi phí nhân công trực tiếp.
Biến động về giá thƣờng do các nguyên nhân gắn liền với việc trả công lao động nhƣ chế độ lƣơng, tình hình thị trƣờng cung cầu lao động, chính sách của nhà nƣớc v.v... Nếu ảnh hƣởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phí hoặc tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp, thì việc kiểm soát chi phí nhân công còn cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, làm ảnh hƣởng đến công tác quản l chi phí và giá thành. Nhân tố giá tăng hay giảm đƣợc đánh giá là tốt hay không tốt phải căn cứ vào chất lƣợng công nhân tức trình độ và năng lực làm việc của công nhân. Nếu giá giảm so với dự toán nhƣng chất lƣợng vẫn đảm bảo thì sự biến động đó là tốt và ngƣợc lại.
* Biến động lƣợng: Là chênh lệch giữa số giờ lao động trực tiếp thực tế với dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định.
Biến động về lƣợng (Biến động do năng suất lao động) = Đơn giá tiền lƣơng x Số giờ lao động thực tế - Số giờ lao động định mức Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về số giờ công để sản xuất sản phẩm ảnh hƣởng đến chi phí nhân công trực tiếp hay gọi là nhân tố năng suất. Ảnh hƣởng của nhân tố lƣợng thể hiện nhƣ sau:
Nhân tố thời gian lao động do nhiều nguyên nhân: có thể là trình độ và năng lực của ngƣời lao động thay đổi, do điều kiện trang bị máy móc thiết bị, chính sách lƣợng của doanh nghiệp. Biến động do nhiều nguyên nhân khác nhau tác động đến chi phí sản xuất có thể do chính quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoặc vì biến động của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Việc phân tích biến động chi phí sản xuất theo các khoản mục và theo nhân tố giá, nhân tố lƣợng giúp ngƣời quản l phát hiện, xem xét các yếu tố đã gây ra biến động nhằm đƣa ra biện pháp đúng đắn và kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các nhân tố đó theo hƣớng có lợi nhất cho doanh nghiệp.
+ Kiểm soát chi phí sản xuất chung:
* Kiểm soát biến động biến phí sản xuất chung: Biến phí sản xuất chung gồm những chi phí gián tiếp liên quan đến phục vụ và quản l hoạt động sản xuất. Chi phí này thƣờng thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Biến động của biến phí sản xuất chung do nhiều nguyên nhân, nhƣng về phƣơng pháp phân tích trong kiểm tra, nó cũng đƣợc phân tích thành ảnh hƣởng của nhân tố giá và nhân tố lƣợng nhƣ đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Ảnh hƣởng của nhân tố giá đến biến phí sản xuất chung thƣờng do sự thay đổi của các mức chi phí đƣợc xem là biến phí sản xuất chung. Các mức này thay đổi thƣờng do nhiều nguyên nhân
nhƣ: đơn giá mua vật tƣ gián tiếp cũng nhƣ các chi phí thu mua thay đổi, sự biến động giá cả chung của thị trƣờng, nhà nƣớc thay đổi mức lƣơng,…Nếu biến phí sản xuất chung đƣợc xây dựng chung cho nhiều yếu tố chi phí theo mức hoạt động thì ảnh hƣởng của nhân tố giá đƣợc xác định:
Biến động về lƣợng CPSXC biến đổi = T lệ phân bổ theo dự toán x Lƣợng cơ sở phân bổ thực tế - Lƣợng cơ sở phân bổ dự toán Biến động về giá CPSXC biến đổi = CPSXC biến đổi thực tế - CPSXC biến đổi dự toán - Kiểm soát iến động định phí sản xuất chung:
Định phí sản xuất chung là các khoản chi phí phục vụ và quản l sản xuất, thƣờng không thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động trong phạm vi phù hợp. Biến động định phí sản xuất chung thƣờng liên quan đến việc thay đổi cấu trúc sản xuất của doanh nghiệp hoặc do hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp... Kiểm soát định phí sản xuất chung nhằm đánh giá việc sử dụng năng lực tài sản cố định. Khi phân tích định phí sản xuất chung, ngƣời ta cần xem xét định phí tùy , định phí bắt buộc cũng nhƣ định phí kiểm soát đƣợc với định phí không kiểm soát đƣợc để xác định nguyên nhân, trách nhiệm cụ thể các bộ phận.
Biến động về lƣợng CPSXC cố định = T lệ phân bổ theo dự toán x Lƣợng cơ sở phân bổ thực tế - Lƣợng cơ sở phân bổ dự toán Biến động về giá CPSXC cố định = CPSXC cố định thực tế - CPSXC cố định dự toán
- Phân tích chi phí sản xuất để ra quyết định kinh doanh
* Phân tích chi phí cho việc ra quyết định ngắn hạn:
Các quyết định ngắn hạn của nhà quản trị doanh nghiệp thƣờng bao gồm nội dung: Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm); Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài; Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó; Nên bán ngay dƣới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thành phẩm rồi mới bán?; Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn...
Quá trình phân tích các thông tin thích hợp gồm các bƣớc sau: - Bƣớc 1: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến các phƣơng án cần xem xét. - Bƣớc 2: Nhận diện và loại trừ các thông tin không thích hợp, bao gồm các chi phí lặn và các khoản thu nhập, chi phí nhƣ nhau giữa các phƣơng án.
- Bƣớc 3: Phân tích các thông tin còn lại (thông tin thích hợp hay khác biệt để ra quyết định)
Các thông tin không thích hợp với việc ra quyết định ngắn hạn bao gồm:
- Chi phí chìm (chi phí lặn) là loại chi phí không thể thay đổi đƣợc dù chọn phƣơng án nào. Chúng không phải là chi phí thích hợp vì không có tính chênh lệch.
- Các thu nhập và chi phí nhƣ nhau không phải là thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định ngắn hạn. Các khoản thu nhập và chi phí nhƣ nhau không tạo ra sự chênh lệch nên không cần quan tâm xem xét đến khi lựa chọn phƣơng án. Chúng đƣợc coi là thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định.
Tóm lại trong nền kinh tế thị trƣờng việc đề ra các quyết định nhanh chóng và chính xác có ảnh hƣởng rất lớn đến quá trình sinh lợi của doanh nghiệp. Do đó phân tích thông tin thích hợp là một công cụ tốt nhất nhằm hƣớng dẫn các nhà quản trị thực hiện chức năng quyết định.
Ra quyết định là một chức năng cơ bản của ngƣời quản l , đồng thời cũng là nhiệm vụ phức tạp và khó khăn nhất của họ. Trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh, ngƣời quản l luôn phải đối diện với việc phải đƣa ra các quyết định ở nhiều dạng khác nhau. Tính phức tạp càng tăng thêm khi mà mỗi một tình huống phát sinh đều tồn tại không chỉ một hoặc hai mà nhiều phƣơng án liên quan khác nhau đòi hỏi ngƣời quản l phải giải quyết.
Quyết định đầu tƣ dài hạn (còn gọi là quyết định đầu tƣ vốn ) là các quyết định liên quan đến việc đầu tƣ vốn vào các loại tài sản dài hạn nhằm hình thành hoặc mở rộng cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Các phƣơng án (dự án) liên quan đến quyết định đầu tƣ thƣờng gồm 2 loại:
* Dự án loại bỏ lẫn nhau (còn gọi là dự án xung khắc hoặc dự án sàng lọc) là loại dự án mà trong một quyết định chỉ đƣợc quyền chọn 1 dự án còn các dự án khác bị loại bỏ. Nhƣ vậy nếu chấp nhận dự án này thì buộc phải từ chối các dự án khác.
* Dự án độc lập (hay còn gọi là dự án tối ƣu) là các dự án mà khi thực hiện chúng không ảnh hƣởng gì đến dự án khác, nó có thể quyết định chọn chúng cùng lúc nếu chúng đều hiệu quả và doanh nghiệp có đủ điều kiện đầu tƣ.
Các quyết định này có ảnh hƣởng lớn đến qui mô cũng nhƣ đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đòi hỏi lƣợng vốn đầu tƣ lớn, thời gian thu hồi vốn đầu tƣ và sinh lợi phải trải qua nhiều năm nên phải đối diện với vô số điều không chắc chắn, khó dự đoán và độ rủi ro cao. Do vậy, các quyết định dài hạn đòi hỏi ngƣời ra quyết định sự cẩn trọng, sự hiểu biết căn bản về vốn đầu tƣ dài hạn cũng nhƣ kỹ năng sử dụng các phƣơng pháp tính toán đặc thù liên quan đến nó làm cơ sở cho việc ra quyết định. Có hai phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng để thực hiện vấn đề này: phƣơng pháp hiện giá thuần và phƣơng pháp tỉ lệ sinh lời điều chỉnh theo thời gian. Ngoài
ra, nhà quản trị có thể sử dụng các phƣơng pháp khác nhƣ phƣơng pháp kỳ hoàn vốn, phƣơng pháp t lệ sinh lời giản đơn. Quyết định về vốn đầu tƣ dài hạn thƣờng là các quyết định phức tạp, nhiều phƣơng pháp xem xét vốn đầu tƣ đƣợc xây dựng nhằm tăng cƣờng khả năng lựa chọn của nhà quản trị.