6. Kết cấu của luận văn thạc sĩ
1.2.4. Nội dung quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Nội dung quản trị chi phí trong doanh nghiệp là quá trình dựa trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và dự toán tƣơng lai tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến chi phí thích
hợp cho việc ra quyết định. Chức năng ra quyết định đƣợc vận dụng trong suốt quá trình hoạt động bao gồm những quyết định ngắn hạn và những quyết định dài hạn.
Các nội dung của quản trị chi phí đƣợc thể hiện thông qua 4 chức năng sau:
1.2.4.1. Lập kế hoạch chi phí
Lập kế hoạch chi phí phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Dự toán chi phí là nội dung rất cụ thể của lập kế hoạch chi phí. Dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong quản trị chi phí, bởi:
- Cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phí quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xác định đƣợc từng mục tiêu cụ thể thông qua các chỉ tiêu về chi phí. - Quá trình lập dự toán chi phí đòi hỏi tìm hiểu sâu về thị trƣờng cũng nhƣ môi trƣờng kinh doanh nên giúp cho nhà quản lý đƣa ra đƣợc phƣơng án khả thi nhất, hạn chế đƣợc rủi ro.
- Dự toán chi phí là cơ sở để kiểm soát các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.[9]
Các loại chi phí cần phải lập kế hoạch:
(1) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán nguyên liệu trực tiếp đƣợc lập để chỉ ra nhu cầu nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Việc lập dự toán nguyên liệu nhằm mục đích đảm bảo đầy đủ nguyên liệu phục vụ sản xuất và nhu cầu tồn kho nguyên liệu cuối kỳ. Một phần của nhu cầu nguyên liệu này đã đƣợc đáp ứng bởi nguyên liệu tồn kho đầu kỳ, số còn lại phải đƣợc mua thêm trong kỳ.[7]
Để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định: - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm. - Đơn giá xuất nguyên vật liệu.
(2) Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp đƣợc lập dựa trên dự toán sản xuất. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp cần đƣợc tính toán để doanh nghiệp biết đƣợc lực lƣợng lao động có đáp ứng đƣợc nhu cầu sản xuất hay không. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp đƣợc tính toán dựa trên tổng số lƣợng sản phẩm cần sản xuất ra trong kỳ và định mức thời gian lao động trực tiếp cần thiết cho một đơn vị sản phấm. Nếu có nhiều loại lao động khác nhau gắn với quá trình sản xuất thì việc tính toán phải dựa theo nhu cầu từng loại lao động. Nhà quản trị phải biết nhu cầu lao động trong cả năm để có dự toán lao động phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh không làm ảnh hƣởng đến sản xuất.[7]
Đối với chi phí nhân công trực tiếp, để lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng:
- Định mức thời gian lao động để sản xuất sản phẩm.
- Đơn giá của một giờ lao động trực tiếp (hoặc tiền công trả cho từng sản phẩm).
Ta có thể tính dự toán chi phí nhân công trực tiếp theo công thức sau:
(3) Dự toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung đƣợc lập dự toán theo định phí và biến phí sản xuất chung, dựa trên đơn giá phân bổ và tiêu thức đƣợc lựa chọn để phân bổ
(tiêu thức đƣợc chọn để phân bổ chi phí sản xuất chung là thời gian lao động trực tiếp hoặc số giờ máy).
- Đối với biến phí sản xuất chung: phải tính đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung và định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm. Biến phí sản xuất chung có thể đƣợc xây dựng cho từng yếu tố chi phí cho một đơn vị hoạt động (chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp,...) hoặc có thể xác lập biến phí sản xuất chung cho từng đơn vị hoạt động.
- Đối với định phí sản xuất chung: phải đƣợc ƣớc tính theo tổng định phí sản xuất chung trong kỳ dự toán, có thể căn cứ vào số liệu kỳ trƣớc và điều chỉnh cho phù hợp kỳ này.
(4) Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp nhà quản trị ƣớc tính các khoản mục chi phí ngoài sản xuất phát sinh trong kỳ dự toán.[9]
1.2.4.2. Tổ chức thực hiện chi phí
Quản trị chi phí cung cấp các thông tin (nhƣ thông tin về chi phí sản xuất, phƣơng án sản xuất, giá vốn, chi phí nghiệm thu, bảo hành sửa chữa, chi phí quản lý, …) để tổ chức thực hiện chi phí thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận cũng nhƣ con ngƣời cụ thể để có biện pháp kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực.
Với chức năng tổ chức thực hiện, các nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt giữa tổ chức, con ngƣời với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch đƣợc thực hiện có hiệu quả nhất. Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin
khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp. Trên cơ sở các thông tin đó, nhà quản trị cần quyết định cách sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực của công ty để đạt đƣợc các kế hoạch đã đề ra cũng nhƣ điều hành các hoạt động SXKD theo các mục tiêu chung. Giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đánh giá và báo cáo hàng tồn kho cũng nhƣ kết quả kinh doanh của DN. Giá thành sản phẩm cũng đóng vai trò to lớn đối với việc ra quyết định chiến lƣợc cũng nhƣ các quyết định kinh doanh hàng ngày của các nhà quản lý.
Quá trình tập hợp chi phí là quá trình xác định những chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, là cơ sở để xác định giá phí sản xuất sản phẩm. Tùy từng đặc điểm và yêu cầu sản xuất kinh doanh, chi phí có thể tập hợp cho từng công việc, từng sản phẩm/dịch vụ hay cho cả quá trình sản xuất. Tập hợp chi phí theo công việc là quá trình tập hợp và phân bổ chi phí có liên quan đến một sản phẩm/dịch vụ riêng biệt cụ thể hoặc một nhóm sản phẩm cụ thể. Tập hợp chi phí theo quá trình sản xuất là quá trình tập hợp chi phí và tính bình quân chi phí cho một số lƣợng sản phẩm lớn và đồng nhất trong quá trình sản xuất. Các kỹ thuật tính chi phí đƣợc sử dụng để thiết lập tổng chi phí của một sản phẩm nhằm xác định giá bán (giá bán đƣợc đề xuất là sẽ có lợi nhuận) và đánh giá những mục đích, hiệu quả.
Các kỹ thuật tính chi phí cũng rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho việc kiểm soát và ra quyết định. Tất cả những cách tiếp cận để tính chi phí đều đƣợc dựa vào một vài hình thức thƣớc đo chi phí và sự chú ý tới việc khôi phục (bù đắp) các chi phí chung. Hơn thế nữa, khi tính chi phí cần phải tuân thủ những nguyên tắc nhằm điều chỉnh thống nhất nhận thức cũng nhƣ cách thức tính chi phí theo mục tiêu đã xác định.
Thứ nhất là các thƣớc đo chi phí. Thƣớc đo chi phí liên quan đến việc đo những chi phí trực tiếp (gồm chi phí NVLTT và chi phí NCTT) cộng những chi phí chung (gián tiếp) bắt nguồn ở bộ phận sản xuất và ở các bộ phận khác trong công ty (nhƣ chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung ngoài địa chỉ sản
xuất sản phẩm, chi phí phát sinh từ hoạt động tài chính, hoạt động khác và chi phí thuế).
Thứ hai là sự chú ý tới việc khôi phục các chi phí chung. Muốn hoàn thành đƣợc nhiệm vụ của SXKD thì các DN cần phải tìm cách tính mọi loại chi phí đã (sẽ) phát sinh cho các đối tƣợng tính toán. Chi phí trực tiếp là những khoản mục chi phí rõ ràng, độc lập, có liên hệ trực tiếp tới đối tƣợng cần tính toán (đối tƣợng chịu phí); còn chi phí chung là những khoản chi phí khó xác định rõ ràng, liên quan tới nhiều đối tƣợng khác nhau và chúng sẽ đƣợc phân bổ cho đến đối tƣợng tính toán cuối cùng (thực hiện khôi phục chi phí chung). Vấn đề là ý tƣởng của việc phân bổ chi phí chung. Yêu cầu của việc phân bổ xuất phát từ yêu cầu cần sự chính xác trong việc xác định giá thành sản phẩm. Một sự phân bổ không chính xác sẽ dẫn đến sự bóp méo giá thành, làm sai lệch kết quả trong việc xác định hàng tồn kho, giá vốn hàng bán và thiếu cơ sở để xác định giá bán. Mặt khác, việc phân bổ chính xác sẽ là căn cứ đánh giá hiệu quả quản lý của từng bộ phận. Mục đích của việc phân bổ chi phí chung là: đạt đƣợc những động lực mong muốn, tính toán thu nhập và đánh giá giá trị tài sản và đạt đƣợc sự thu hồi.
Cơ sở phân bổ cũng đƣợc xem là tiêu thức phân bổ chi phí chung thƣờng là: mức tiêu hao NVL, thời gian lao động trực tiếp, mức tiêu hao năng lƣợng hoặc những cơ sở dựa theo kinh nghiệm khác.
Cuối cùng là các nguyên tắc trong tính chi phí. Để có cách nhìn nhận và giải quyết các vấn đề đặt ra trong lĩnh vực tính chi phí một cách nhất quán cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc chủ yếu: (1) phù hợp với sự ghi nhận tính toán của KTTC; (2) phù hợp với cơ cấu DN; (3) bảo toàn tài sản về mặt hiện vật; (4) ƣu tiên tính toán nhanh với độ chính xác chấp nhận đƣợc; và (5) hiệu quả.
Sau khi tập hợp và tính chi phí kinh doanh theo loại, tại sao cần phải thực hiện bƣớc tính chi phí theo nơi phát sinh? Lý do đơn giản là có hai loại
chi phí: chi phí trực tiếp gắn với một đối tƣợng tính toán xác định xong chi phí chung lại liên quan đến nhiều đối tƣợng khác nhau. Chính vì vậy, ở bƣớc tính này cần phải tìm cách tập trung các chi phí chung vào các nơi phát sinh chi phí nhất định rồi tìm cách phân bổ cho các đối tƣợng cần phân bổ.
Bƣớc tính cuối cùng là bƣớc tính chi phí theo đối tƣợng. Bƣớc tính này tính toán các chi phí phát sinh cho các đối tƣợng cụ thể.[7]
1.2.4.3. Điều khiển chi phí (Cost driver)
Điều khiển chi phí hay tác nhân tạo chi phí là một yếu tố bất kỳ có tác động làm thay đổi mức tổng chi phí. Để sản xuất sản phẩm hay dịch vụ chúng ta cần nguyên vật liệu, lao động, điện, nƣớc, máy móc thiết bị…. Khi đƣợc sử dụng chúng tạo ra chi phí: chi phí nguyên vật liệu, chi phí lao động, các chi phí khác.Với các mức sử dụng khác nhau, chúng tạo ra những mức tổng chi phí khác nhau. Đó chính là các tác nhân tạo chi phí.
Trong hầu hết các doanh nghiệp, chúng ta đều có thể phân biệt: tác nhân tạo chi phí theo hoạt động và tác nhân tạo chi phí theo sản lƣợng.
-Theo hoạt động: việc phân tích chi tiết các hoạt động sẽ xác định tác nhân tạo chí phí.
-Theo sản lƣợng: tổng chi phí của sản phẩm hình thành từ chi phí biến đổi và chi phí cố định, trong đó:
(1) Chi phí biến đổi: là một bộ phận của tổng chi phí sẽ thay đổi khi có
sự thay đổi trong số lƣợng tác nhân tạo chi phí. Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu, chi phí lao động trực tiếp.
(2) Chi phí cố định: là một bộ phận của tổng chi phí mà nó không thay
đổi theo sự thay đổi của số lƣợng tác nhân tạo chi phí. Ví dụ: khấu hao, thuế, bảo trì.
Tóm lại: Đối với các doanh nghiệp, để đạt mức chi phí thấp, thì việc điều khiển chi phí (quản trị các tác nhân tạo chi phí) là rất quan trọng.[10]
1.2.4.4. Kiểm soát chi phí
Sự biến động của chi phí sản xuất trƣớc tiên có liên quan đến biến động khối lƣợng sản xuất. Kiểm soát biến động khối lƣợng sản xuất nhằm đánh giá khối lƣợng sản xuất có đảm bảo thực hiện mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp hay không. Quá trình kiểm tra này còn nhằm xác định các chênh lệch về khối lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng của sản phẩm ở mỗi bộ phận để đánh giá thành tích của họ. Qua đó có thể xem xét, xác định các nguyên nhân ảnh hƣởng. Sau khi xem xét biến động về khối lƣợng sản xuất thì biến động chi phí liên quan trực tiếp đến biến động lƣợng và giá của từng khoản mục chi phí ở doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Phân tích biến động
- Biến động giá: là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp kỳ
thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định. Nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì nó phản ánh giá cả của một đơn vị nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm đã thay đổi nhƣ thế nào so với dự toán.
Ảnh hƣởng biến động về giá có thể là âm hay dƣơng. Nếu ảnh hƣởng là âm chứng tỏ giá vật liệu thực tế thấp hơn giá vật liệu dự toán đặt ra. Tình hình này đƣợc đánh giá tốt nếu chất lƣợng vật liệu đảm bảo. Ngƣợc lại, ảnh hƣởng dƣơng thể hiện giá vật liệu tăng so với dự toán và sẽ làm tăng tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Xét trên phƣơng diện các trung tâm trách nhiệm thì biến động về giá gắn liền với trách nhiệm của bộ phận cung ứng
vật liệu. Khi kiểm soát biến động về giá, cần quan tâm đến các nguyên nhân do biến động của giá vật liệu trên thị trƣờng, chi phí thu mua, chất lƣợng nguyên vật liệu, thuế và cả các phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu (nếu có) - Biến động lượng: là chênh lệch giữa lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp ở
kỳ thực tế với lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định. Biến động về lƣợng phản ánh tiêu hao vật chất thay đổi nhƣ thế nào và ảnh hƣởng đến tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ra sao. Biến động về lƣợng đƣợc xác định:
Biến động về lƣợng nếu là kết quả dƣơng thể hiện lƣợng vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toán; còn nếu là kết quả âm thể hiện lƣợng vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toán. Nhân tố lƣợng sử dụng thƣờng do nhiều nguyên nhân, gắn liền với trách nhiệm của bộ phận sử dụng vật liệu (phân xƣởng, tổ, đội…). Đó có thể là do khâu tổ chức sản xuất, mức độ hiện đại của công nghệ, trình độ công nhân trong sản xuất... Ngay cả chất lƣợng nguyên vật liệu mua vào không tốt dẫn đến phế liệu hoặc sản phẩm hỏng nhiều làm cho lƣợng tiêu hao nhiều. Khi tìm hiểu nguyên nhân của biến động về lƣợng cũng cần xem đến các nguyên nhân khách quan, nhƣ: thiên tai, hỏa hoạn, mất điện…[7]
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí, nhƣ kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT của công nhân trực tiếp vận hành từng quá trình sản xuất. Biến động của chi phí nhân công trực tiếp gắn liền với các nhân tố giá và lƣợng liên quan.
- Nhân tố giá: là chênh lệch giữa giá giờ công lao động trực tiếp thực tế
với dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định. Nhân tố này phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sản phẩm ảnh hƣởng đến chi phí nhân công trực tiếp.
Biến động do giá thƣờng do các nguyên nhân gắn liền với việc trả công lao động nhƣ chế độ lƣơng, tình hình thị trƣờng cung cầu lao động, chính sách của nhà nƣớc vv... Nếu ảnh hƣởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phí hoặc tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp, thì việc kiểm soát chi phí nhân công còn cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, làm ảnh hƣởng đến