Nhân viên Sotrans sẽ đến Phòng đại diện của Hãng tàu để đóng dấu “Giao thẳng” lên lệnh giao hàng (D/O) để xác nhận là hàng nhận nguyên container. Đại diện hãng tàu sẽ giữ lại một ỉệnh giao hàng D/O. Dấu “ hàng giao thẳng” trên lệnh giao hàng là lệnh của hãng tàu cho phòng thương vụ cảng cấp phiếu giao nhận container cho chủ hàng. Nếu không có dấu “hàng giao thẳng”, thì Phòng thương vụ sẽ không cấp phiếu giao nhận container và khách hàng sẽ không lấy được hàng. Nhân viên Sotrans tiếp tục đưa 1 lệnh giao hàng và tờ khai bản chính cho hải quan để hải quan đối chiếu và ký tên đóng dấu số hiệu công chức lên lệnh giao hàng rồi đưa lại cho nhân viên Sotrans.
Nhân viên Sotrans sẽ mang một bản D/O gốc đã đóng dấu “giao thẳng” đến Phòng thương vụ cảng để làm thủ tục nhận hàng.
Tại Phòng thương vụ, nhân viên Sotrans sẽ phải đóng các khoản phí; phí nâng hạ container, phí lưu kho và phí chuyển bãi kiểm hóa (nếu có)
Sau khi đóng các khoản phí trên xong nhân viên Phòng thương vụ sẽ xuất hóa đơn thu tiền phí dịch vụ và đưa phiếu EIR- Equipment Interchange Receipt- 1 phiếu tương đương 1 container gồm 4 liên - cho nhân viên Sotrans.
Sau khi nhận phiếu EIR, nhân viên Sotrans sẽ kiểm tra lại số container, số seal, nếu có gì sai sót không phù hợp phải báo ngay cho nhân viên in phiếu EIR để chình sửa kịp thời. Tiếp theo đó nhân viên Sotrans sẽ đem tờ khai hải quan, lệnh giao hàng và phiếu EIR đến hải quan giám sát cổng để thanh lý hàng nhập. Trên lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận ghi số tờ khai, tên mặt hàng, Hải quan giám sát cổng sẽ căn cứ vào đó ký tên, đóng dấu lên phiếu EIR và sau đó trả lại cho nhân viên giao nhận tờ khai hải quan và phiếu EIR