Khi đã đồng ý bảo hiểm, khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, người được bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CIF và thêm vào đó tỷ lệ lãi ước tính.
Công ty được phép chủ động nhận bảo hiểm cho những hàng hoá xuất nhập khẩu có số tiền bảo hiểm dưới 5 triệu USD. Khi áp dụng các điều khoản biểu phí, quy định, hướng dẫn hiện hành của Tổng công ty, nếu thấy cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế công ty sẽ trình đơn xin ý kiến chỉ đạo của công ty và chỉ được thực hiện khi công ty chấp nhận.
Các điều kiện bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển hiện đang được BIC Hải Phòng áp dụng gồm: Bộ điều khoản ICC
01/01/1982 hay 01/11/1963 hoặc QTC-90. Tuy nhiên ICC 01/01/1982 là thông dụng nhất và đang được sử dụng ở hầu hết các hợp đồng trong đó gồm có:
Điều khoản bảo hiểm hàng hoá (Institute Cargo Clauses), (A), (B), (C) ngày 01/01/1982; Điều khoản bảo hiểm chiến tranh cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982; Điều khoản bảo hiểm đình công cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982.
Đối với một số hàng hoá đặc biệt như xăng dầu chở rời, thực phẩm đông lạnh, thịt cá đông lạnh chỉ áp dụng các điều khoản tương ứng: - Điều khoản bảo hiểm thực phẩm đông lạnh (A), (B), (C).
- Điều khoản bảo hiểm thịt đông lạnh.
Hiện nay, BIC Hải Phòng đang sử dụng một hình thức cấp đơn bảo hiểm tiện lợi khác là sau khi đã ký hợp đồng nguyên tắc với khách hàng sẽ gửi phôi giấy chứng nhận bảo hiểm đã ký đóng dấu sẵn để khách hàng chủ động cấp đơn. Sau khi khách hàng cấp đơn bảo hiểm xong thì sẽ gửi ảnh giấy chứng nhận bảo hiểm cho BIC qua email, fax hoặc Zalo, thời hạn bảo hiểm sẽ bắt đầu từ khi BIC Hải Phòng nhận được ảnh giấy chứng nhận. Hình thức cấp đơn này chủ yếu áp dụng cho loại hình bảo hiểm hàng hóa định hạn container vì trong một ngày khách hàng có thể phát sinh rất nhiều giấy chứng nhận để đi cược vỏ tại các hãng tàu.