8. Kết cấu của khóa luận
2.2.2. Hệ thống cơ sỡ vật chất, trang thiết bị
Hệ thống cơ sở vật chất ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Văn phòng đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc. Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng như bàn làm việc, tủ cá nhân, máy vi tính, máy điện thoại và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị máy photocopy.
Theo số liệu tổng hợp từ năm 2014 đến 2016, đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật cho Văn phòng Tổng cục bao gồm một số trang thiết bị CNTT chủ yếu như:
Số máy vi tính đang sử dụng tại Văn phòng Tổng cục là 105 máy. Ngoài ra còn có 15 máy tính xách tay để phục vụ cho các chuyến công tác xa, dài ngày.
Bên cạnh đó còn có 22 máy quét (scanner), máy in 25 chiếc, máy sao chụp (photocopy) 12 chiếc, máy Fax 24 chiếc, máy hủy tài liệu 11 chiếc.
Văn phòng Tổng cục dùng chung trong hệ thông server, Ecustoms. Các server thuộc sự quản lí của Cục CNTT thuộc Tổng cục Hải quan.
Đường truyền sử dụng là đường truyền tốc độ cao ADSL. Tất cả máy tính cơ quan đều được kết nôi mạng nội bộ LAN.
Như vậy, việc trang bị thiết bị, cơ sở vật chất tin học cho Văn phòng Tổng cục khá đầy đủ, đảm bảo các điều kiện tốt cho quá trình thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác, yếu tố còn lại phải giải quyết là trình độ ứng dụng và việc điều hành quản trị hệ thống.
Tuy nhiên, nhìn trên góc độ chung việc trang bị cơ sở vật chất cho việc đồng bộ ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước phần lớn đã
được đầu tư nhưng chưa hoàn chỉnh. Với sự quan tâm thích đáng của Chính phủ, Bộ Tài chính, ngành Hải quan đã được tiếp nhận nhiều trang thiết bị hiện đại, vừa phục vụ trực tiếp công tác quản lý hải quan. Tuy nhiên, so với thực tế mức đầu tư mua sắm trang thiết bị, phát triển các công cụ hỗ trợ hoạt động hải quan đã được trang bị hiện đại nhưng để vận hành và sử dụng nó còn cần phải đào tạo, sắp xếp hệ thống hơn và cần có kế hoạch cụ thể. Cơ quan đã sử dụng máy tính trong thực hiện công việc nhưng việc kết nối mạng với nhau chưa thực hiện hoàn chỉnh. Yêu cầu hệ thống thông tin là chưa bảo đảm nên không thể điều hành duy nhất bằng tin học và phải tiếp tục thực hiện song song với điều hành bằng giây tờ, văn bản.
Trang thiết bị hiện đại, phù hợp là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo ngành Hải quan.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ CNTT vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao động được tăng lên.
- Trong công tác lưu trữ việc giữ gìn và đảm bảo cho tài liệu được an toàn đã được quan tâm. Hệ thống bảo quản tài liệu được hiện đại hóa với nhiều trang thiết bị hiện đại đáp ứng được yêu cầu trong công tác lưu trữ.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.