8. Kết cấu của khóa luận
3.4.1. Trang thiết bị, cơ sở vật chất
Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT đang có những bước tiến triển nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng tương lai sẽ phát triển theo hướng “Văn phòng tự động hoá”, “Văn phòng hiện đại hoá”. Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong công tác quản trị. Các phương tiện đó gồm có: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều thiết bị kèm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thông tin quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu thập, phân tích, xử lý,và chuyển tải thông tin một cách thông suốt, kịp thòi và chính xác, giúp cho lãnh đạo ra quyết định đúng.
Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cũng cần chú ý tính đồng bộ, tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương tiện đó
nhằm đem lại hiệu quả cao nhất và chi phí hợp lý nhất.
Để thực hiện ứng dụng CNTT mới nhất vào công tác quản lý và điều hành thì trước tiên phải trang bị các máy móc, trang thiết bị kỹ thuật phù hợp để thực hiện việc ứng dụng. CNTT thực ra chỉ là công cụ, việc mua sắm công nghệ là đơn giản và có thể thực hiện, việc vận hành được công nghệ để khai thác hiệu quả hoạt động hành chính của cơ quan mới là quan trọng. Điều này đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ, nhân viên đảm bảo được có thể sử dụng trang thiết bị phục vụ cho công việc.
Tóm lại, bên cạnh việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng là rất cần thiết nhưng phòng Hành chính quản trị vẫn cần phải chú trọng tới việc đào tạo nhân sự trong phòng. Đây mói là mục tiêu lâu dài mà Văn phòng Tổng cục cần phải đạt tới. Trong văn phòng hiện đại, yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, là yếu tố trung tâm của sự quản lý. Nếu không có con người thì các thiết bị cho dù có hiện đại đến đâu chăng nữa cũng chỉ là vô dụng. Chú trọng công tác đào tạo nhân sự sẽ tạo động cơ thúc đẩy con người phát huy hết năng lực, kích thích sự sáng tạo trong công việc, mở ra cơ hội thăng tiến trong con đường sự nghiệp của mình.