8. Kết cấu của khóa luận
3.2. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
lãnh đạo có những chỉ đạo, chính sách cho việc mua sắm trang thiết bị.
Vấn đề triển khai khi thực hiện thật sự có hiệu quả, cần có sự quan tâm của lãnh đạo cũng như nâng cao ý thức của cán bộ,nhân viên và bảo quản, bảo vệ tài sản, bảo vệ tài liệu lưu trữ bằng cách xây dựng quy chế về quản lý tài liệu điện tử trong đơn vị, phân cấp một cách cụ thể trách nhiệm và quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử. Các tài liệu điện tử của mỗi cá nhân phải được lập hồ sơ một cách rõ ràng dưới sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng. Một yếu tố nữa quyết định chất lượng, hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là sự hỗ trợ đắc lực và phối hợp chặt chẽ của cán bộ tin học.
3.2. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin. dụng công nghệ thông tin.
Trong thời đại mới, thời đại của công nghệ thông tin, những người làm công tác văn phòng ngoài kiến thức chuyên môn cần phải có những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực tin học, đặc biệt là ứng dụng các phần mềm trong quản lý công tác văn phòng, trau dồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính. Người quản
trị văn phòng hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, nơi đặt máy tính của họ. Với văn phòng hiện đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng sẽ có nhiều thay đổi. Các cơ sở dữ liệu, các thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua e-mail, qua Website... là chủ yếu. Với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy vi tính và CNTT sẽ góp phần đưa đất nước tiến lên sánh vai với các nước trong khu vực và trên thế giới. Do vậy, để nâng cao trình độ tin học của cán bộ nhân viên trong Văn phòng Tổng cục lãnh đạo Tổng cục cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức những lớp đào tạo ngắn ngày về tin học cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Tổng cục Hải quan cũng có thể mời các chuyên viên về CNTT đến trao đổi một số vấn đề quan trọng về tin học và ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Tổng cục. Lãnh đạo Tổng cục cũng có thể tổ chức một vài cuộc thi nhỏ về tin học trong công tác văn phòng như thi hiểu biết về công nghệ thông tin, về ứng dụng phần mềm tin học trong công tác văn phòng và trong đờii sống... Có rất nhiều lĩnh vực của CNTT mà người làm công tác văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo trong việc nghiên cứu để phục vụ cho cuộc thi trên. Chính trong thời gian chuẩn bị cho cuộc thi, mọi người đi sâu tìm hiểu về CNTT sẽ học hỏi được không ít những điều thú vị và rất có ích cho công việc của chính mình.
Bên cạnh đó, bản thân các cán bộ nhân viên trong phòng cũng cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi khám phá về những điều chưa biết về công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng nó trong công tác văn phòng và công tác chuyên môn của mình.
Các cán bộ nhân viên của Văn phòng Tổng cục cũng phải chú trọng hơn nữa đến ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Ngày nay, nước ta đang trong tiến trình hội nhập khu vực và quốc tế, vì vậy biết ngoại ngữ là hết sức cần thiết. Hơn thế nữa Tổng cục hải quan cũng có những mối quan hệ với một số nước bạn, nên ngoại ngữ lại càng quan trọng. Bên cạnh đó, một lí do mà cán bộ nhân viên thậm chí cả lãnh đạo Tổng cục cần phải biết ngoại ngữ đó là hệ thống máy tính hiện nay ở Tổng cục có phần mềm của các hãng máy tính nước ngoài viết nên ngôn ngữ là tiếng Anh. Để có thể khai thác và hiểu hết những dòng thông báo trên máy tính thì không thể
không biết tiếng Anh. Có thể nói, biết một chút tiếng Anh sẽ giúp người làm công tác văn phòng cũng như chuyên môn hiệu quả hơn rất nhiều.
Sau khi đào tạo phải có sự đánh giá hiệu quả sau đào tạo để đưa ra các biện pháp xử lý. Có thưởng đối với những cán bộ công chức áp dụng những gì được học vào công việc và mang lại hiệu quả trong công việc, Bên cạnh đó có những biện pháp phạt đối với cán bộ công chức không tiến bộ sau đào tạo.