7. Phương pháp nghiên cứu
2.3.1. Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng
Ngày 14 tháng 8 năm 2015 tại Đà Nẵng, Bộ NN&PTNT đã tổ chức Hội nghị công tác văn phòng năm 2015 với chủ đề: “Nâng cao chất lượng công tác Văn phòng phục vụ Chương trình Tái cơ cấu ngành nông nghiệp gắn với XD NTM.”
Báo cáo tại Hội nghị, Ông Trần Quốc Tuấn, Chánh văn phòng Bộ cho biết, từ năm 2008 đến hay, hệ thống tổ chức về công tác Văn phòng từ Bộ đến cơ quan đơn vị thuộc Bộ và các Sở NN&PTNT các tỉnh, thành phố đã được kiện toàn và đồng bộ, từng bước chính quy, hiện đại và chuyên nghiệp; nhất là việc từng bước hoàn
thành hệ thống quy chế, quy định và chế độ công vụ, nghiệp vụ công tác văn phòng.
Việc xây dựng quy trình ISO được thực hiện tại Văn phòng Bộ cũng dần được hoàn thiện. Theo danh mục các quy trình ISO thực hiện tại Văn phòng Bộ, hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng tại Khối cơ quan Bộ NN&PTNT, bao gồm:
STT Đơn vị/Tên loại/Quy trình Tên viết tắt
quy trình soạn thảo Đơn vị trình số Quy Ghi chú
1 Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản
đến của bộ QT-VBĐ BNN-VP 01 2 Quy trình trình ký, phát hành văn
bản của Bộ
QT-VBPH BNN-VP 02 3 Quy trình lắp đặt, sửa chữa, dịch
chuyển điện thoại, fax của Bộ QT-LĐĐT BNN-VP 03 4 Quy trình xây dựng chương trình
công tác năm, tháng của Bộ QT-CTCT BNN-VP 04 5 Quy trình xây dựng báo cáo công
tác tháng, năm của Bộ
QT-THBC BNN-VP 05 6 Quy trình tổ chức hội nghị QT-TCHN BNN-VP 06 7 Quy trình tổ chức cuộc họp, làm
việc của lãnh đạo Bộ QT-TCLV BNN-VP 07 8 Quy trình thanh toán tiền mặt,
chuyển khoản
QT-TTT BNN-VP 08 9 Quy trình cung cấp và quản lý tài
sản công QT-QLTS BNN-VP 09 10 Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ
tài liệu lưu trữ của Bộ QT-KTTL BNN-VP 10 11 Quy trình sửa chữa, thay thế thiết
bị công nghệ thông tin
QT-HTKT BNN-VP 14 12 Quy trình phục vụ xe đi công tác QT-PVX BNN-VP 12 13 Quy trình tổ chức công tác bảo vệ QT-TTBV BNN-VP 13
Trên đây là 13 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đang áp dụng tại Khối cơ quan Bộ NN&PTNT. Những quy trình này tương đối hoàn chỉnh, nó đề ra tiêu chí cho hệ thống quản lý hành chính nhà nước tại Văn phòng Bộ NN&PTNT. Hoạch định những khuôn khổ hành động cho các cá nhân trong cơ quan, tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả. Đây cũng là cơ sở giúp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn phòng kiểm tra, giám sát công việc của từng đơn vị, từng bộ phận. Tuy nhiên, việc áp dụng Tiêu chuẩn này còn mang tính máy móc, không linh hoạt khi có những tình huống bất ngờ xảy ra như: văn bản gấp, văn bản đến hạn trả lời cần trình ký nên đã không thể tuân theo đúng quy trình, gây nên tình trạng trình tắt, văn bản thiếu chữ ký của người soạn thảo hoặc Lãnh đạo văn phòng duyệt thể thức... Cần bổ sung thêm Quy trình tuyển dụng nhân sự để công tác quản lý và tuyển dụng nhân sự được chuẩn hóa theo quy định của nhà nước.