7. Phương pháp nghiên cứu
2.3.3. Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng
Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, nhiệm vụ đặt ra cho chúng ta trong giai đoạn hiện nay là phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chức năng cai trị thuần túy sang bộ máy phục vụ nhân dân. Muốn làm được như vậy, việc tiến hành các công tác như: công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư - lưu trữ, công tác quản trị nhân sự, công tác quản trị thiết bị và việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là những nhiệm vụ quan trọng không thể bỏ sót.
2.3.3.1.Công tác Tham mưu – Tổng hợp
Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Trong hoạt động quản lí, tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định.
Công tác tham mưu tổng hợp trong Văn phòng là hoạt động của cá nhân hoặc đơn vị đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, sáng tạo, tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho lãnh đạo Bộ trên cơ sở tổng hợp những thông tin hữu ích có liên quan. Do đó hoạt động “Tham mưu” là thành
quả của “Tổng hợp” và chất lượng của “tổng hợp” quyết định chất lượng “tham mưu”.
Tham mưu của Văn phòng bộ là tham mưu về việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan, cụ thể là tham mưu trong xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của cơ quan và của ngành Nông nghiệp. Hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Bộ, của ngành phụ thuộc vào việc tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đó. Chức năng tham mưu của Văn phòng Bộ gắn liền với chức năng thông tin tổng hợp, chức năng cơ bản có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý.
Trong năm 2016,Văn phòng bộ đã phối hợp với các đơn vị tổng hợp, xây dựng gần 50 báo cáo định kỳ và đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, rà soát tổng hợp các nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao, xây dựng và ban hành kịp thời gần 90 thông báo kết luận, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo tại cuộc họp, đôn đốc các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tại các thông báo kết luận.(5)Số liệu cung cấp từ phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ.
Văn phòng Bộ đã đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, tích cực chỉ đạo, chấn chỉnh công tác thông tin, bảo đảm tại các đơn vị, Đối với báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, gần như 100% các đơn vị đều gửi báo cáo đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng.
Văn phòng Bộ đã chủ động xây dựng kế hoạch, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao; đẩy mạnh công tác quản lý hành chính, nâng cao công tác tham mưu, xử lý văn bản cho Lãnh đạo Văn phòng. Đồng thời, tăng cường ứng dụng CNTT trong triển khai công tác Văn phòng nhằm rút ngắn thời gian, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Đặc biệt, Văn phòng Bộ đã nghiên cứu, xây dựng phiên bản đầu tiên của Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng trên Cổng thông tin điện tử của Văn phòng Bộ, phục vụ tiếp nhận thông tin về các điểm nóng về phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn, sự cố môi trường biển, đảo, quản lý rừng, các thông tin trao đổi, hỏi đáp giữa cộng đồng và Văn phòng Bộ. Dự kiến đầu năm 2017, Văn phòng Bộ sẽ đưa vào vận hành thử nghiệm và sớm đưa Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng vào vận hành chính thức ngay sau đó.
Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ thường xuyên theo dõi, tổng hợp các tin tức nhạy cảm về nông nghiệp và phát triển nông thôn trên các phương tiện thông tin
đại chúng; phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ triển khai các biện pháp xử lý thông tin. Trong năm 2016, Văn phòng đã tham mưu lãnh đạo Tổng cục xử lý 54 tin “nóng”, tin tức “nhạy cảm” trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Văn phòng Bộ đã tích cực triển khai duy trì, nâng cấp, vận hành, bảo đảm an ninh dữ liệu, hoạt động ổn định và an toàn, kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh cho toàn bộ Hệ thống CNTT của Văn phòng và của các đơn vị thuộc Bộ; cập nhật trên 10.000 tin, bài, video clip, banner, flash, ảnh minh họa về công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, công tác điều hành, quản lý ngành trên Cổng thông tin điện tử của Bộ và Văn phòng Bộ bằng tiếng Việt và tiếng Anh,... Các tin, bài có chất lượng cao, kịp thời cung cấp thông tin liên quan tới quyền lợi, trách nhiệm của cộng đồng, các thông tin được dư luận đặc biệt quan tâm; đồng thời, hỗ trợ đắc lực cho công tác định hướng quản lý nhà nước trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn cho các Bộ, ngành và địa phương. Tính đến tháng 6 năm 2017 cổng thông tin điện tử của Văn phòng đã thu hút được hơn 3.070.116 triệu lượt truy cập khai thác và sử dụng thông tin.
2.3.3.2. Công tác Văn thư - Lưu trữ
Hình 6. Phòng Văn thư – Lưu trữ
Vấn đề đặt ra đối với công tác Văn thư – Lưu trữ trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay với tư cách là một trong những biện pháp để thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Việc đổi mới công tác văn thư – lưu trữ, đổi mới
toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Đây là những công việc đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không.
2.3.3.2.1. Công tác Văn thư
Nội dung công tác văn thư bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. ( Xem thêm phụ lục 6. Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản kèm theo quyết định số 484/QĐ-BNN-VP của Bộ trưởng Bộ NNPTNT ngày 12 tháng 3 năm 2012)
-Ứng dụng CNTT vào công tác Văn thư
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư trước hết nhằm nâng cao chất lượng công tác này đồng thời giải phóng phần nào sức lao động của CBCC. Điều này được thể hiện rõ ở chỗ, văn bản hình thành trong cơ quan được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây, việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đảm bảo nguồn thông tin phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo. Lãnh đạo có thể truy cập vào bất kỳ lúc nào chỉ cần máy tính kết nối internet hoặc wifi. Sự tiện ích nằm ở chỗ từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành quản lý văn bản tất cả đều được quản lý trong cơ sở dữ liệu của máy tính.
- Xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng
Việc triển khai xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường mạng đã có nhiều kết quả tích cực, giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn bản, giảm độ trễ trong quá trình xử lý văn bản, lưu lại được tiến trình, thời gian xử lý, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đúng hạn, từng bước tăng cường trách nhiệm của các CBCC trong quá trình giải quyết công việc.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 139/VTLTNN- TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Nội dung văn bản hướng dẫn quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Do chưa có văn bản quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nên tình hình ứng dụng CNTT trong công tác quản lý điều hành, đặc biệt là hệ thống quản lý, xử lý văn bản chưa theo yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ về quy trình tạo lập, chuyển giao, xử lý và lưu trữ văn bản ở giai đoạn văn thư cũng như việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị lưu trữ của văn bản, tài liệu. Phần mềm ứng dụng quản lý văn bản hiện nay ở cơ quan chủ yếu xuất phát từ nhu cầu phục vụ xử lý thông tin nhanh bằng phương tiện điện tử, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả thông tin kịp thời. Việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của tài liệu từ khi sản sinh, được lựa chọn để lưu trữ lâu dài chưa được thực hiện.
- Nhiệm vụ Cải cách hành chính trong thời gian tới
+ Phổ biến Quyết định số 4941/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 14 tháng 11 năm 2014 về Bộ chỉ số CCHC của các cơ quan hành
chính trực thuộc Bộ và báo cáo kết quả tự chấm điểm của Văn phòng Bộ năm 2017 theo bộ chỉ số trên.
+ Chỉ đạo các đơn vị cần nâng cao nhận thức về công tác CCHC cho CBCC và người lao động của Văn phòng Bộ;
+ Quan tâm chỉ đạo việc đánh giá các hoạt động cải cách hành chính;
+ Căn cứ vào Kế hoạch cải cách hành chính năm 2017 của Bộ tại Quyết định số 5228, ngày 08 tháng 12 năm 2014 để rà soát điều chỉnh,
+ Bổ sung kế hoạch cải CCHC do đơn vị mình phụ trách và đề xuất kinh phí thực hiện;
+ Tập trung xây dựng văn bản quy phạm pháp luật theo đúng kế hoạch. + Xây dựng và hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn; + Tiếp tục xây dựng, thực hiện kế hoạch “Đẩy mạnh cải cách công vụ, công chức của Bộ” theo Quyết định 1557/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 18 tháng 10 năm 2012.
+ Rà soát, điều chỉnh, bổ sung nhiệm vụ Kế hoạch CCHC năm 2017 cho phù hợp; hoàn thành phê duyệt dự toán kinh phí CCHC của khối Văn phòng Bộ theo dự toán được giao; triển khai tự đánh giá về CCHC của Bộ năm 2017 theo Bộ chỉ số CCHC và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
+ Tiếp tục công tác thông tin tuyên truyền, kiểm tra, giám sát triển khai nhiệm vụ kế hoạch CCHC, phát huy vai trò của tổ chức Đảng, đoàn thể và trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng Bộ đối với công tác CCHC của Bộ.
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
24622 26572 25693
10078 10312 11277
Hình 8. Bảng số liệu công văn đến và đi của Bộ qua các năm
Qua biểu đồ diễn tả số liệu trên cho thấy số lượng văn bản đến và văn bản đi năm 2015 tăng so với năm 2014. Nhưng đến năm 2016 số lượng văn bản đến của Bộ đã giảm xuống do công tác CCHC thời gian này đang được triển khai sâu rộng trong cơ quan Bộ. Tuy nhiên, văn bản đi vẫn tăng dần theo các năm.
- Cơ chế một cửa quốc gia
Phó Thủ tướng Chính phủ - Trưởng ban chỉ đạo quốc gia về cơ chế một cửa quốc gia và cơ chế một cửa ASEAN Vũ Văn Ninh đã chính thức mở cơ chế một cửa quốc gia tại 3 Bộ gồm Y tế, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp đã tích cực, chủ động triển khai Cơ chế một cửa quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN và tạo thuận lợi thương mại đạt được một số kết quả, như: Đến tháng 4 năm 2017 có trên 328.000 bộ hồ sơ hành chính được xử lý trên Cổng thông tin điện tử quốc gia với 11.000 doanh nghiệp tham gia; thời gian thực hiện thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa đã giảm... Qua đó góp phần giảm chi phí, cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và của nền kinh tế.
Trong đó tập trung thực hiện ngay rà soát, hoàn thiện cơ sở pháp lý và các thủ tục hành chính để phục vụ cho việc triển khai Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN.
Bên cạnh đó, xây dựng, triển khai hệ thống CNTT để thực hiện Cơ chế một cửa quốc gia theo hướng tập trung trên nền tảng Cổng thông tin một cửa quốc gia, đẩy mạnh thuê dịch vụ trong việc cung cấp các tiện ích cho doanh nghiệp và người dân trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo cung cấp các dịch vụ công quốc gia theo Nghị quyết số 36a/NQ-CP của Chính phủ ngày 14 tháng 10 năm 2015 về Chính phủ điện tử.
Đầu tư cơ sở vật chất, nguồn lực, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động kiểm tra chuyên ngành; tăng cường công tác truyền thông, đào tạo và nâng cao năng lực hoạt động kiểm tra chuyên ngành cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa và các đơn vị, tổ chức có liên quan đến hoạt động kiểm tra chuyên ngành hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, trong đó tập trung thực hiện rà soát, hoàn thiện hệ thống cơ sở pháp lý phục vụ cho hoạt động kiểm tra chuyên ngành; áp dụng phương pháp quản
lý rủi ro trong kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; đơn giản hóa về thủ tục, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa; chuyển mạnh sang hậu kiểm.
Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin cho công tác triển khai Cơ chế một cửa quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN và tạo thuận lợi thương mại.
2.3.3.2.2. Công tác Lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của cơ quan Bộ, bao gồm những vấn đề về lý luận và thực tiễn về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ chính và chủ yếu của công