7. Phương pháp nghiên cứu
3.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
Hiệu quả”
3.4.1. Làm tốt việc tổ chức thực hiện trên cơ sở các quy định của từng lĩnh vực công tác cụ thể; thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO : 9001-2000.
- Trên cơ sở Quy chế làm việc của Văn phòng, các đơn vị xây dựng các quy định cụ thể cho bộ phận công tác, quy trình hoá các công việc thường xuyên, làm cơ sở để xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch;
- Lãnh đạo Văn phòng cụ thể hoá chương trình công tác của các lĩnh vực, làm tốt vai trò người đứng đầu, giao việc, chỉ đạo, quản lý sâu sát việc thực hiện của các đơn vị, kịp thời phát hiện và tháo gỡ vướng mắc; đảm bảo lập lịch công tác tuần đầy đủ, đúng hạn.
- Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo các đơn vị xây dựng và tổ chức thực hiện cơ chế phối hợp giữa các đơn vị thuộc Văn phòng, giữa Văn phòng với các đơn vị thuộc Bộ trong các lĩnh vực CCHC, tham mưu tổng hợp, quản trị, kế toán và các hoạt động khác có liên quan. Làm rõ đầu mối và phương thức phối hợp.
- Thủ trưởng đơn vị căn cứ Khung Kế hoạch công tác năm 2017 và các biện pháp thực hiện chung của Văn phòng xây dựng kế hoạch công tác cụ thể của đơn vị, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực. Lập kế hoạch tháng, tuần,
phân công, giao việc đến từng cá nhân có sự tham gia của CBCC và tổ chức thực hiện. Tăng cường kiểm tra, giám sát, đôn đốc tiến độ, kịp thời phát hiện, báo cáo, tháo gỡ vướng mắc. Thực hiện việc xây dựng và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, thực hiện kế hoạch công tác tuần, tháng của Lãnh đạo Phòng và chuyên viên quản lý trên Văn phòng điện tử.
- Tiếp tục cải tiến, hoàn thiện chương trình và phương pháp giao ban tháng của Văn phòng trên văn phòng điện tử theo hướng phát huy tính chủ động và trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị. Coi việc thực hiện chương trình giao ban là một phương tiện chính để giao, nhận, kiểm tra đôn đốc, báo cáo kết quả công tác của đơn vị.
- Tăng cường quan tâm phối hợp, hỗ trợ Cơ quan đại diện Văn phòng phía Nam trong quản lý cơ sở vật chất, tổ chức các hoạt động chung của Bộ tại phía Nam, nhất là thường trực CCHC của Bộ và thực hiện CCHC của Văn phòng.
- Phối hợp chặt chẽ giữa cấp uỷ Đảng, chính quyền, tổ chức Công đoàn, Đoàn TNCS HCM ở Văn phòng và các đơn vị, để phát huy tốt nhất vai trò từng tổ chức, đoàn thể trong lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao.
3.4.2. Thực hiện tốt Quy chế dân chủ, có cơ chế thiết thực khuyến khích từng cá nhân và tập thể phát huy năng động, sáng tạo, làm hết trách nhiệm, làm vượt khối lượng, làm thêm công việc do Văn phòng yêu cầu.
- Có biện pháp thích hợp nâng cao hiệu quả thực hiện đầy đủ các nội dung đảm bảo quy chế dân chủ. Mở rộng dân chủ bàn bạc, tập hợp các sáng kiến cải tiến của CBCC, người lao động, nghiêm túc nghiên cứu ứng dụng các giải pháp hữu ích.
- Hạn chế làm ngoài giờ do tổ chức sắp xếp công việc không khoa học. Những việc bắt buộc phải làm thêm giờ, thêm việc, cần được tổ chức theo dõi để kịp thời biểu dương và thực hiện chế độ bồi dưỡng phù hợp với quy định chung, đồng thời có phương thức thanh toán kịp thời những công việc có tính chất thuê khoán. Nghiên cứu phương án mở rộng khoán kinh phí cho các đơn vị thuộc Văn phòng để chủ động tiết kiệm, trực tiếp bồi dưỡng CBCC.
3.4.3. Nâng cao ý thức tự giác, ý thức tổ chức kỷ luật của từng CBCC, người lao động; tăng cường kỷ luật kỷ cương hành chính ở mỗi đơn vị
- CBCC phải nắm kỹ và thực hiện đúng các quy định liên quan đến vị trí làm việc, tính chất công việc và các mối quan hệ công tác của mình. Nghiêm chỉnh chấp hành giờ giấc làm việc, chế độ báo cáo, nghỉ việc, đi công tác, các quy định về quy chế văn hoá công sở và các quy định khác của cơ quan.
- Thủ trưởng đơn vị duy trì chế độ giao ban, kiểm tra đôn đốc; kịp thời nhắc nhở, chấn chỉnh, tập trung chỉ đạo, hỗ trợ các vị trí làm việc còn yếu kém.
- Các công việc có sử dụng kinh phí, ngân sách nhà nước đều phải chấp hành đúng các quy định về tài chính. Coi việc chấp hành các quy định này là thực hiện Luật phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
3.4.4. Đảm bảo điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn cho CBCC
- Sắp xếp ổn định phòng làm việc, đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho CBCC, nhất là hệ thống máy chủ, mạng và thiết bị tin học.
- Thường xuyên phòng ngừa, khắc phục nhanh các sự cố về các phần mềm tin học phục vụ tổng hợp báo cáo, giao ban, quản lý văn bản và các công tác chuyên môn khác của Văn phòng.
- Trang bị các công cụ làm việc cho CBCC, người lao động để nâng cao năng suất, chất lượng các công việc dịch vụ, phục vụ cơ quan.
- Đảm bảo kinh phí hoạt động cho các công việc không đủ nguồn nhân lực biên chế để thực hiện (chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị, phục vụ các hội nghị…); cho hoạt động CCHC; mua sắm trang thiết bị cần thiết; phát triển các phần mềm ứng dụng tin học.
3.4.5. Tiếp tục bố trí ổn định, sử dụng hiệu quả đội ngũ CBCC, người lao động
- Lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc mô tả các vị trí làm việc, sắp xếp cán bộ ở các đơn vị, xây dựng phương án quản lý Đoàn xe, đội ngũ lao động hợp đồng của Văn phòng.
- Thường xuyên làm tốt công tác tư tưởng, sâu sát, nắm bắt kịp thời nguyện vọng và khó khăn của CBCC, người lao động, động viên phấn đấu đồng thời với giáo dục nâng cao trách nhiệm.
3.4.6. Tổ chức các phong trào thi đua
Để công tác hiện đại hóa văn phòng được tiến hành thường xuyên, đi vào cuộc sống cần xây dựng nội dung kế hoạch cụ thể theo chương trình thi đua của Bộ. Từ đó tiếp tục đẩy mạnh thực hiện và tổng kết phong trào thi đua nâng cao chất lượng công tác Văn phòng. Xây dựng và đưa nếp sống văn hoá công sở vào cuộc sống, góp phần tạo chuyển biến tích cực việc xây dựng môi trường, cảnh quan cơ quan xanh sạch đẹp, nâng cao kỷ luật hành chính, hoạt động công vụ đi vào nền nếp, văn minh, hiện đại. Tổ chức các Hội nghị điển hình tiên tiến, tổng kết phong trào thi đua 5 năm (2016-2020) của Văn phòng Bộ.
TIỂU KẾT
Ở chương này đã trình bày một số nhóm giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT. Dựa trên sự tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác Văn phòng tại đây, tôi rất mong những giải pháp trên sớm được đưa vào sử dụng để khắc phục những hạn chế và góp phần vào công cuộc đổi mới và hiện đại hóa Văn phòng Bộ NN&PTNT.