Câu 1: Tại Văn phòng Viện, nhân sự làm công tác văn thƣ có tổng số...ngƣời Câu 2: Trình độ chuyên môn của lãnh đạo Văn phòng, Trƣởng phòng TC - HC?
Sau Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Bồi dƣỡng ngắn hạn
Câu 3: Chuyên ngành đào tạo của lãnh đạo Văn phòng, Trƣởng phòng TC - HC? Hành chính văn thƣ
Văn thƣ Lƣu trữ Quản trị văn phòng
Ngành khác……….………...
Câu 4: Tại Viện, ai là ngƣời có trách nhiệm quản lý con dấu? Lãnh đạo Viện Chánh Văn phòng Nhân viên văn thƣ Cán bộ chuyên môn Câu 5: Công tác đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên văn thƣ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đƣợc thực hiện: Hàng năm; cụ thể ..…năm/lần Định kỳ theo quý Chƣa có hoạt động này Ý khác :……….
Câu 6: Xin anh/chị vui lòng cho biết những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: ………
………
………
………
PHIẾU KHẢO SÁT
CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN
(Phiếu dành cho nhân viên văn thư)
Anh/chị vui lòng điền giúp một số thông tin sau:
I. NGƢỜI CUNG CẤP THÔNG TIN
Họ và tên: ……….………... Giới tính: Nam Nữ
Năm sinh: ………..……….. Chức danh :……….……….………. Đơn vị công tác:………
II. NỘI DUNG KHÁO SÁT
Câu 1: Trình độ của nhân viên Văn thƣ? Sau Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Bồi dƣỡng ngắn hạn
Câu 2: Ngành đào tạo của văn thƣ Cơ quan? Hành chính văn thƣ
Văn thƣ Lƣu trữ Quản trị văn phòng
Câu 3: Anh/chị có thƣờng xuyên đƣợc tham gia các khóa đào tạo bồi dƣỡng nghiệp vụ về công tác Văn thƣ không?
Thƣờng xuyên Đã từng tham gia Chƣa bao giờ
Nếu từng tham gia, anh/chị vui lòng chia sẻ khóa đào tạo bồi dƣỡng đó là gì
và diễn ra vào thời gian nào: ……….………...…………..…
……...……….………...….………
….……….…...………
…...……….………
………
………
Câu 4: Công tác văn thƣ đƣợc thực hiện theo những văn bản hiện hành nào dƣới đây? Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Văn bản quy định khác: ……….………...…
Câu 5: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN có ban hành các văn bản hiện hành quy định về công tác văn thƣ hay không? Có Không Nếu có, anh/chị vui lòng kể tên những văn bản đó:………
………
Câu 6: Phƣơng tiện đăng kí văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng Viện là: Sổ đăng kí văn bản đi, văn bản đến
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản
Phƣơng tiện khác:……… Câu 7: Hệ thống chƣơng trình quản lý văn bản và điều hành công việc ở cơ quan anh/chị là chƣơng trình nào?
Chƣơng trình cài đặt riêng trên máy chủ
Chƣơng trình chạy trên nền Internet, một số trình duyệt phổ biến nhƣ: Firefox, chrome,…
Chƣa sử dụng chƣơng trình nào
Loại khác:………..…………... Câu 8: Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan anh/chị đƣợc thực hiện bằng những cách nào?
Nhập từ bàn phím Scan
Sử dụng chƣơng trình nhận dạng để chuyển file ảnh ra text hoặc pdf Những cách khác:……… Câu 9: Số lƣợng văn bản đi, văn bản đến đƣợc thống kê số lƣợng vào thời gian nào trong năm:……….
Câu 10: Anh/chị vui lòng cho biết số lƣợng văn bản đi trong từng năm (2013-2017) là:
Năm Số lƣợng văn bản đi
2013 2014
2015 2016 2017
Câu 11: Anh/chị vui lòng cho biết số lƣợng văn bản đến trong từng năm (2013-2017) là: Năm Số lƣợng văn bản đến 2013 2014 2015 2016 2017
Câu 12: Anh/chị hãy kể tên các loại con dấu tại Văn phòng Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội VN: ……….… ………….……… ……… ……… ……… ………
Câu 13: Con dấu đƣợc giao cho ai giữ và đóng dấu? Nhân viên văn thƣ Trƣởng phòng TC – HC Chánh văn phòng Nhân viên khác:………..
Câu 14: Công tác nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan đƣợc thực hiện theo hình thức nào?
Chuyển hồ sơ giấy, có biên bản bàn giao,... Copy dữ liệu
Phần mềm có chức năng chuyển giao dữ liệu
Hình thức khác:……… Câu 15: Hình thức trao đổi văn bản với cơ quan khác
Hình thức trao đổi Cơ quan các cấp Thƣ điện tử Gửi qua bƣu điện Gửi trực tiếp Mạng/ Thiết bị điện tử Nội bộ Ngang cấp
Cơ quan cấp dƣới Cơ quan cấp trên
Hình thức khác:...
Câu 16: Việc đánh giá thi đua, khen thƣởng, xử lý vi phạm về công tác văn thƣ đƣợc thực hiện:
Định kỳ hàng năm Định kỳ theo quý Định kỳ theo tháng
Câu 17: Tại bộ phận văn thƣ Cơ quan, việc áp dụng ISO vào trong quá trình quản lý, giải quyết văn bản đƣợc thực hiện nhƣ thế nào?
Đang áp dụng ISO 9001:2008 Đang áp dụng ISO 9001:2015 Chƣa áp dụng
Ý kiến khác:………...………..
Câu 18: Xin anh/chị vui lòng cho biết những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
PHIẾU KHẢO SÁT
CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN
(Phiếu dành cho cán bộ, viên chức tại các phòng chuyên môn)
Anh/chị vui lòng điền giúp một số thông tin sau:
I. NGƢỜI CUNG CẤP THÔNG TIN
Họ và tên: ……….………...
Giới tính: Nam Nữ Năm sinh: ………..………..
Chức danh :……….……….……….
Đơn vị công tác:………
II. NỘI DUNG KHÁO SÁT Câu 1: Kể tên những loại văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của anh/chị: ………
……… ……… ……… ……… ……… ………
Câu 2: Kể tên những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của anh/chị: ……… ……… ……… ……… ……… ………
Câu 3: Anh/chị có đƣợc tập huấn về nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan hay không?
Có Không
Câu 4: Anh/chị có tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan hay không?
Có Không
Câu 5: Xin anh/chị vui lòng cho biết những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam:
……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
PHỤ LỤC 13
PHIẾU TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT
CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN
Tỏng số phiếu phát ra: 40 phiếu Tổng số phiếu thu về: 40 phiếu Bao gồm:
- Phiếu dành cho Lãnh đạo Văn phòng, trƣởng phòng TC – HC: 05 phiếu - Phiếu dành cho Nhân viên Văn thƣ: 07 phiếu
- Phiếu dành cho cán bộ, viên chức tại các phòng chuyên môn: 28 phiếu 1. Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thƣ
Tại Văn phòng Viện, nhân sự làm công tác văn thƣ có tổng số: 08 ngƣời Trong đó:
- Ban lãnh đạo Văn thƣ Cơ quan: 03 cán bộ + Độ tuổi: 38 – 55
+ Gồm: 01 nam; 02 nữ
+ Chức danh: Trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính; Phó trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính
+ Trình độ chuyên môn: Sau Đại học
+ Chuyên ngành đào tạo: Hành chính Văn thƣ; Quản trị văn phòng - Văn thƣ chuyên trách: 02 nhân viên
+ Độ tuổi: 25– 45 + Gồm: 0 nam; 02 nữ
+ Trình độ chuyên môn: Đại học; Sau Đại học
+ Độ tuổi: 24 – 40 + Gồm: 01 nam; 02 nữ
+ Chức danh: Nhân viên đánh máy; Nhân viên thông tin liên lạc và photo tài liệu; Nhân viên làm công tác bảo hiểm xã hội
+ Trình độ chuyên môn: Đại học; Cao đẳng
+ Chuyên ngành đào tạo: Văn thƣ Lƣu trữ; Công tác xã hội
2. Việc quản lý công tác văn thƣ đƣợc thực hiện theo những văn bản quy định sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ
- Nghị định số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thƣ
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
3. Ngƣời có trách nhiệm quản lý con dấu là: Lãnh đạo Viện
4. Tất cả nhân viên văn thƣ đều thƣờng xuyên đƣợc tham gia các khóa đào tạo/ hội thảo/ chƣơng trình... về nâng cao nghiệp vụ công tác Văn thƣ. Cụ thể:
- Các buổi đào tạo ngắn hạn và các buổi tập huấn về công tác văn thƣ do văn phòng Viện HL KHXH VN tổ chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. Các buổi tập huấn này thƣờng đƣợc tổ chức vào các dịp cuối năm
- Tháng 12 năm 2015 Văn phòng Viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thƣ chuyên trách, cán bộ văn thƣ kiêm nhiệm của toàn Viện tham gia tập huấn về công
- Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng đã tạo điều kiện cho Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành nghiên cứu chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp đối với công tác hành chính văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học xa hội Việt Nam” vào năm 2014
5. Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đã ban hành các văn bản hiện hành quy định về công tác văn thƣ. Cụ thể:
- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chánh Văn phòng về việc ban hành một số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định số 1000/QĐ-KHXH ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch Viện về việc ban hành quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
6. Phƣơng tiện đăng kí văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng Viện là: Sổ đăng kí văn bản đi, văn bản đến và Hệ thống phần mềm quản lý văn bản 7. Hệ thống chƣơng trình quản lý văn bản và điều hành công việc là:
Chƣơng trình chạy trên nền Internet, một số trình duyệt phổ biến nhƣ: Firefox, chrome,…
8. Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến đƣợc thực hiện bằng những cách:
Nhập từ bàn phím; Scan;
Sử dụng chƣơng trình nhận dạng để chuyển file ảnh ra text hoặc pdf
Tháng 8 hàng năm
10. Số lƣợng văn bản đi trong từng năm (2013-2017):
Năm Số lƣợng văn bản đi
2013 5 008 2014 6 542 2015 6 588 2016 6 589 2017 6 602 Tổng số 31 329
11. Số lƣợng văn bản đến trong từng năm (2013-2017):
Năm Số lƣợng văn bản đến 2013 7 500 2014 5 464 2015 5 130 2016 6 713 2017 6 603 Tổng số 31 410
12. Tên những loại văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thƣ công,…
13. Tên những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc: Hồ sơ nghiệm thu đề tài;
Hồ sơ hội nghị, hội thảo, các lớp tập huấn; Hồ sơ tuyển dụng;
Hồ sơ bổ nhiệm;…
14. Cán bộ, viên chức tại các phòng chuyên môn có đƣợc tập huấn về nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan hay không:Có
15. Cán bộ, viên chức tại các phòng chuyên môn có tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan hay không: Có
16. Các loại con dấu tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN: - Dấu của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
- Dấu của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - Dấu chức danh của Lãnh đạo cơ quan
Ngoài ra, còn có các loại dấu khác nhƣ: dấu mức độ khẩn, mật; dấu đến; dấu sao văn bản;...
17. Ngƣời đƣợc giao giữ con dấu và đóng dấu là: Nhân viên văn thƣ
18. Công tác nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan đƣợc thực hiện theo hình thức:
19. Hình thức trao đổi văn bản với cơ quan khác: Hình thức trao đổi
Cơ quan các cấp
Thƣ điện
tử bƣu điện Gửi qua
Gửi trực tiếp Mạng/ Thiết bị điện tử Nội bộ Ngang cấp
Cơ quan cấp dƣới Cơ quan cấp trên
Hình thức khác: không có
20. Công tác đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên văn thƣ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đƣợc thực hiện:
Hàng năm; cụ thể 01 năm/lần (vào cuối năm)
21. Việc đánh giá thi đua, khen thƣởng, xử lý vi phạm về công tác văn thƣ đƣợc thực hiện:
Định kỳ theo tháng
22. Tại bộ phận văn thƣ Cơ quan, việc áp dụng ISO vào trong quá trình quản lý, giải quyết văn bản đƣợc thực hiện:
Đang áp dụng ISO 9001:2008
23. Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam:
- Đầu tƣ về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng và có chế độ đầu tƣ kinh phí hợp lý cho công tác văn thƣ.
- Hệ thống máy photocopy tại cơ quan hiện nay đã cũ và thƣờng xuyên trục trặc, mờ mực. Vì vậy nên đầu tƣ hệ thống máy phôtô mới để phục vụ cho công tác sao, chụp văn bản nhanh chóng, tránh làm hỏng tài liệu.
- Tại Văn phòng, hệ thống máy in, máy hủy tài liệu và cặp hộp hồ số còn thiếu cần đƣợc bổ sung để công tác quản lý văn bản và lập hồ số thuận lợi
- Công tác nộp lƣu hồ sơ và Lƣu trữ cơ quan cần ứng dụng công nghệ thông tin, để có thể nộp lƣu trên bản mềm.