6. Kết cấu
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo các cơ quan, lãnh đạo Văn phòng chƣa quan tâm đúng mức, coi trọng công tác văn thƣ; đội ngũ nhân viên văn thƣ chƣa thực sự nhận thức đƣợc hết về trách nhiệm của bản thân trong công việc; các viên chức chuyên môn chƣa có ý thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác này.
- Phần lớn tài liệu, công văn đi, công văn đến chƣa đƣợc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học. Do tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ nên cán bộ khó có thể nắm đƣợc chính xác và cụ thể mình đang quản lý những tài liệu gì để kịp thời và chủ động công bố, giới thiệu tài liệu hoặc khi có nhu cầu sử dụng thì không đáp ứng đƣợc kịp thời, nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu từ các bộ phận chƣa đƣợc thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Có những bộ phận nộp lƣu thì việc nộp lƣu cũng không đầy đủ hoặc chỉ nộp lƣu những hồ sơ, tài liệu ít giá trị vì những hồ sơ, tài liệu có giá trị phản ánh những sự kiện quan trọng vẫn còn nằm ở các cá nhân.
- Do thiếu đầu tƣ kinh phí và thời gian nên tài liệu bị tồn đọng lâu ngày, không đƣợc xử lý thiếu các phƣơng tiện bảo quản và trong môi trƣờng bảo quản không thích hợp nên đã bị xuống cấp nghiêm trọng, số lƣợng tài liệu bị hƣ hỏng cần phải đƣợc tu bổ khá nhiều... Cũng do hạn chế về kinh phí nên vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong công tác chỉnh lý tài liệu, đầu tƣ trang thiết bị, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ - lƣu trữ.
- Vẫn còn thiếu các văn bản của Viện về hƣớng dẫn cụ thể các nội dung của văn thƣ nhƣ: quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu… Điều này gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác văn thƣ.
- Các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cho cán bộ văn thƣ thƣờng là những chƣơng trình có thời gian đào tạo ngắn hạn, lớp học thƣờng rất đông, nên không thể truyền tải hết những kiến thức, kỹ năng, yêu cầu công việc. Do đó, cán bộ văn thƣ cũng không tiếp nhận đƣợc nhiều.
Tiểu kết chƣơng 2
Qua việc tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cũng nhƣ hoạt động của Viện Hàn lâm và Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Đồng thời, khảo sát dựa trên 04 nội dung chính trong công tác văn thƣ đó là tình hình về nhân sự, tổ chức phòng làm việc, sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện, tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn, nghiệp vụ công tác văn thƣ, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thƣ. Trong chƣơng 2, tôi đã đƣa ra đƣợc một số nhận xét, đánh giá về ƣu điểm, hạn chế của công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện.
Từ kết quả quan sát, nghiên cứu nói trên, tôi sẽ mạnh dạn đƣa ra những giải pháp ở chƣơng 3 nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
Chƣơng 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
Công tác văn thƣ là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức nên việc nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ là vô cùng cần thiết. Xuất phát từ thực trạng công tác văn thƣ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN hiện nay và yêu cầu của cải cách nền hành chính Nhà nƣớc, tôi xin đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác văn thƣ trong thời gian tới nhƣ sau:
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thƣ.
Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thƣ cơ quan sẽ giúp cụ thể hóa các quy định của nhà nƣớc về công tác văn thƣ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thƣ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản, giữ gìn tài liệu lƣu trữ để sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, hệ thống các văn bản quy định về văn thƣ của Viện vẫn chƣa đƣợc đổi mới, chƣa có quy định cụ thể về quản lý văn bản mật bằng cách ban hành quy chế mới sửa đổi, bổ sung quy chế cũ.
Quy chế công tác văn thƣ của cơ quan cần đƣợc xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau:
- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức;
- Các luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành;
- Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thƣ nhƣ: Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về công tác văn thƣ; các Thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện Nghị định nói trên và các văn bản quy phạm pháp luật khác;
Văn thƣ và lƣu trữ nhà nƣớc, ban hành nhƣ: các tiêu chuẩn ngành về giá, hộp, sổ thống kê…, các văn bản hƣớng dẫn về quản lý văn bản đi - đến;
- Những văn bản pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, về quản lý và sử dụng con dấu.
Ngoài ra, để công tác văn thƣ đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả cao trong thời gian tới, khi ban hành các văn bản hƣớng dẫn, Viện nên chú ý những vấn đề sau:
- Ban hành Quy chế Văn thƣ nhằm chuẩn hóa và thống nhất quy trình và trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong cơ quan đối với công tác Văn thƣ. Thông qua quy chế này, mỗi ngƣời sẽ nắm đƣợc những công việc mình cần phải làm, quy trình giải quyết công việc một cách cụ thể, chính xác và rõ ràng nhất. Qua đó Lãnh đạo sẽ nắm bắt và kiểm soát đƣợc tình hình thực hiện công việc của nhân viên đã đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ hay chƣa.
- Ngoài ra, Viện nên nghiên cứu, hƣớng dẫn và ban hành văn bản về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, trong đó phải quy định thẩm quyền ban hành của từng bộ phận không chỉ Ban lãnh đạo Viện nhƣ: Hội đồng Khoa học; các Ban, đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện; các phòng, phải quy định cụ thể thẩm quyền để tránh sự nhầm lẫn ban hành sai thẩm quyền. Phân công trách nhiệm soạn thảo giữa các phòng, ban, đơn vị để tránh đùn đẩy trách nhiệm hoặc nhiệm vụ soạn thảo bị chồng chéo giữa các phòng. Điều này cũng dễ dàng trong việc quy trách nhiệm đối với cá nhân khi thực hiện sai công việc.
- Cần phải có văn bản quy định về quy trình quản lý văn bản. Trƣớc hết nên ban hành quy định về việc giao trách nhiệm theo dõi, giải quyết văn bản có đúng thời hạn hay không để tránh tình trạng giải quyết chậm hoặc giải quyết sai gây ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của Cơ quan.
- Cần bổ sung thêm những văn bản hƣớng dẫn: Quy định đối với sử dụng tài liệu điện tử. Do việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ tại các cơ quan, tổ chức sẽ ngày càng phổ biến. Để xác định, nâng cao
ý thức và truy cứu trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công tác văn thƣ, đến văn bản thì việc ban hành quy chế trong đó quy định về việc sử dụng tài liệu điện tử là vô cùng cần thiết;
- Ban hành văn bản quy định, hƣớng dẫn về lập hồ sơ và nộp hồ sơ nhƣ: bảng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Viện, Văn phòng Viện. Đây sẽ là một cơ sở pháp lý để giúp các đơn vị, công chức, cá nhân thuận lợi hơn trong công tác lập hồ sơ và lựa chọn đƣợc những hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lƣu trữ cơ quan.
3.2. Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thƣ
Nhân tố con ngƣời có nội dung cơ bản đƣợc xác định nhƣ là những chỉ tiêu về số lƣợng, chất lƣợng nói lên khả năng của con ngƣời, của cộng đồng ngƣời bao gồm các tiềm năng cần khai thác và phát huy. Đó là số lƣợng lao động, sức khỏe, trình độ học vấn, chuyên môn kỹ thuật, thái độ lao động, ý thức xã hội chính trị của cá nhân, của nguồn lao động, của các giai cấp, tầng lớp trong xã hội. Nó chỉ ra những tiêu chí nói lên mức độ, khả năng sáng tạo của con ngƣời trong hệ thống các quan hệ xã hội cũng nhƣ tiến trình phát triển của lịch sử mà trong đó con ngƣời là chủ thể. Nhƣ vậy, việc đầu tƣ cho con ngƣời, phát huy vai trò của nhân tố con ngƣời luôn là nhiệm vụ trung tâm của tổ chức.
Ngƣời thực hiện công tác văn thƣ là tất cả những ngƣời làm các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thƣ chuyên trách. Vì thế, cần mở những lớp đào tạo về văn thƣ cho các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, để trang bị cho họ những kiến thức cơ bản về công tác văn thƣ. Đối với những cán bộ văn thƣ chuyên trách, cần đƣợc tham gia các lớp bồi dƣỡng, bổ sung thêm những kiến thức bổ trợ về quản lý nhà nƣớc, về hệ thống chính trị, hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tin học ứng dụng nâng cao… Ngoài ra, để thích ứng và
theo kịp sự phát triển ngày càng cao của nền thị trƣờng ngày nay cán bộ văn thƣ cũng cần đƣợc trang bị thêm các kỹ năng về máy tính và ngoại ngữ, nhằm thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Đồng thời, Viện cần tạo điều kiện về mặt thời gian, sắp xếp thời gian tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ văn thƣ, đặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình, và có các chính sách động viên hợp lý về tinh thần và vật chất để kích thích tinh thần làm việc và tinh thần học hỏi của cán bộ, nhân viên.
Xuất phát từ thực trạng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ của Viện Hàn lâm còn ít, khối lƣợng công việc lại nhiều, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng còn chƣa hợp lý, trong khi đó, muốn hiện đại hóa công tác văn thƣ thì cần hiện đại hóa ngay chính tƣ duy và khả năng làm việc của đội ngũ nhân sự làm văn thƣ. Cũng bởi vậy, nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ làm công tác văn thƣ nắm vững quy trình, nghiệp vụ là hết sức cần thiết.
3.3. Tăng cƣờng đầu tƣ về kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cho công tác văn thƣ
Để hỗ trợ cho công tác Văn thƣ thì cơ sở vật chất đóng vai trò nhƣ công cụ đắc lực để thực hiện công việc.
Viện nên đầu tƣ phần mềm chuyên dụng quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ số để tăng hiệu suất quản lý và hiệu quả công việc. Viện có thể tham khảo một số phần mềm quản lý văn bản nhƣ:
- Tạo phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên trang web Viện. - Phần mềm Cloud office.
- Bên cạnh đó, hệ thống máy photocopy tại cơ quan hiện nay đã cũ và thƣờng xuyên trục trặc, mờ mực. Vì vậy nên đầu tƣ hệ thống máy phôtô mới để phục vụ cho công tác sao, chụp văn bản nhanh chóng, tránh làm hỏng tài liệu.
- Tại Văn phòng, hệ thống máy in, máy hủy tài liệu và cặp hộp hồ số còn thiếu cần đƣợc bổ sung để công tác quản lý văn bản và lập hồ số thuận
lợi.
Trong công tác văn thƣ có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện, bao gồm:
- Tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thƣ cho các bộ phận, tổ chức trong Viện Hàn lâm; Hội nghị tập huấn, mở các lớp đào tạo nghiệp vụ văn thƣ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thƣ.
- Kinh phí đầu tƣ xây dựng mới, cải tạo nhà kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu văn thƣ.
- Tổ chức triển lãm, xuất bản sách giới thiệu về tài liệu văn thƣ. - Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ.
- Kinh phí cho các đoàn đi học tập, khảo sát công tác văn thƣ ở các cơ quan trong nƣớc và ngoài nƣớc…
Với một khối lƣợng lớn các công việc nhƣ vậy, rất cần sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đặc biệt là trong việc tạo nguồn kinh phí để duy trì hoạt động, tiến tới đầu tƣ và hiện đại hóa công tác văn thƣ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nói chung của toàn Viện.
3.4. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ
Công nghệ thông tin hiện nay đƣợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thƣ, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lƣu văn bản, hồ sơ, thể hiện tính đƣợc tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.
Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND thành phố Hà Nội vừa ban hành, triển khai công tác văn thƣ lƣu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lƣu trữ, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính.
Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thƣ thì Viện Hàn lâm KHXH VN Việt Nam cần có những biện pháp sau:
- Quan tâm hơn nữa cán bộ, viên chức làm công tác văn thƣ, tăng cƣờng tập huấn thông qua các lớp bồi dƣỡng về tin học, về ứng dụng CNTT vào triển khai các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thƣ từ khâu soạn thảo văn bản đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
- Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với các sở, ban, ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan Trang bị hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo tốt nhất về chất lƣợng, thông tin, tín hiệu khi nhận.
- Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trƣờng mạng cho cán bộ chuyên trách làm công tác văn thƣ.
- Thƣờng xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá năng lực ứng dụng CNTT của cán bộ làm công tác văn thƣ.
Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thƣ, lƣu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice để công việc tại bộ phận văn thƣ sẽ đƣợc giảm tải, công tác quản lý đƣợc thống nhất. Những văn phòng không giấy sẽ đƣợc hình thành, là điều kiện đảm bảo hiện đại hóa công tác văn thƣ.
3.5. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thƣ
Công tác kiểm tra có thể diễn ra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất. Nội dung kiểm tra sẽ đƣợc lập ra trong bản tiêu chuẩn với các nội dung: kiểm